档案分类编号规则

QP/JMGE 03-XX-0010-A/0-2007

档案分类编号规则

2007-01-20发布 2007-01-20实施

南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司

前言

本流程为规范南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案分类编号工作，根据公司的实施情况，并参照ISO/TS16949相关要求制定。

本规定由信息部提出并归口管理。

本流程起草人：

本流程审核人：

本流程批准人：

企业标准

Q/JMGE52001--2006

1 范围

本办法规定了南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案的分类整理，组织案卷和案卷排列管理的基本要求。

本办法适用于公司的档案管理。

2 引用文件

3定义

无

4 职责

4.1 信息部

4.1.1负责对已入库的档案进行档案的分类整理、编号，并依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学的管理与开发利用.

4.1.1.1 档案的分类

4.1.2.1将文件材料按其产生年代分开;

4.1.2.2 按《档案分类表》的一级类目划分成十大类；

4.1.2.3在一级类目下按保管期限（永久、长期、短期）三种分类划分开，然后按公司《档案分类表》中的二级类目继续往下划分;

4.1.2.4在第一、二级类目划分完毕，按（内容）分类编写档案案卷顺序号（采用流水号的编排方式）;

4.2 档案的编号方法

4.2.1 公司档案各级类目代表统计表统一采用阿拉伯数字，每一级类目之间，用“-”隔开；

4.2.2 一级类目采用“十进位”编号制标识，即十个一级类目用阿拉伯数字从0-9顺序标识；

4.2.3 二级类目同样采用“十进位”编号制，从01号开始标识。

4.2.4 三级类目的设置,则是按立卷单位档案数量的实际情况来确定.

4.2.5档案案卷号按顺序用阿拉伯数字标识，流水号之间不能重号、缺号。

4.2.6公司档案分类编号确定之后，一般不能随意改动，要保持相对稳定

4.3 公司各类档案编号示意：

4.3.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理档案的编号，根据四大类档案形成的特点，结合其排列方法、编号时，在一级类目后加一个年度号以示区别。

案卷顺序号(排列流水号)

年)

（按其项目大小来设置分项）

4.3.7 外文档案的编号

例： 7 - VM –XX - 0X

案卷顺序号（排列流水号）

三级类目（外文档案内容）

二级类目（引进技术的代号）

一级类目（外文技术引进类档案代号）

4.3.8 公司特殊载体形式档案的编号

4.3.8.1 公司在一般管理工作过程中,包括党群工作、行政管理、经营管理和生产技术管理活动，形成的特殊载体的档案，分别对应其四个大类进行分类编号。

A、照片档案在其对应的四个大类代号后加上照片档案的代号“ZP”，直接对应编号。如：0-ZP-01，表示党群工作的第1张照片。

B、录音录像类档案的分类编号也可在对应四个大类代号后加上录音、录像档案的代号：“LY”、“LX”后，加上专题或专项活动编号，（专题或专项活动的代号，用阿拉伯数字进行标识，并应建立与之相应的一览表）其后以年度号进行标识。例：0-LY-1-2006，表示2006年度党群工作中第一个专题录音。

4.4 档案案卷排列要求

4.4.1 排列的基本要求:公司档案案卷排列遵循公司档案分类的基本原则，排列反映出《公司档案分类表》设置的7个基本大类；

4.4.2 党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类档案的案卷排列，采用按年度分大类排列的方法。即首先按年度排，再按各年度内大类顺序排。

4.4.3 产品类、新项目类、基本建设类、设备仪器类档案的案卷排列，采用按大类排列方法，即先按产品类、新项目类、基本建设类、设备仪器类顺序排开，再在每个大类内按单个项目顺序排列。 4.4.4 职工档案的案卷排列，采用干部和工人档案分开后，以姓氏笔划顺序排列。

4.4.5 特殊载体档案的案卷排列，采用其载体形式分专项后，按年度进行排列，在同一种载体形式内再按其所反映的专题顺序和时间顺序进行排列。

4.4.6 外文档案的案卷排列应维护原项目引进形态，并按各引进项目所反映问题的内容，进行顺序流水编号排列。

5 培训

5.1本办法所涉及的相关操作人员，须接受本办法的培训。

6 记录与表格

无