采购管理调研

1. 采购管理调研
访问对象： 访问对象：采购部门
部门领导姓名 职务 联系人名: 职责： 联系电话： E-MAIL 填写部门/单位 魏文光 股份公司副总
1.
采购工作组织
问题
采购部门组织结构？ 采购部门的职责是什么？是否包括接收物料的责任？ 是否存在多个采购部门？采购业务是否由统一的部门管 理？ 采购部具体的科室划分、各科室人数及岗位设置（职责描 述）、各岗位人员的职责范围？ 如果存在多个采购部门， 则采购部门与被采购的物资之间有 何联系或对应？ 与采购部门接口的部门/接口的岗位是哪些？ 集团是否对下属单位集中采购，哪些物资集中采购？ 集团是否对下属单位的财务进行实时监控？
答案 1、 集团供应部、各分公司供应科、 进出口公司、集团行政科等采购 部门 2、负责各种材料的采购工作；物料 接收由物资负责 3、存在多个采购部门；采购业务由 集团招标办负责管理 4、详见机构自责分工文件 5、由集团招标办统一管理 6、各相关部门 7、长线化工材料、价值较大材料 8、是
2.
采购政策及采购计划 是否制定采购政策及计划？采购政策及计划分别由哪些部 门负责制定及维护？采购政策及计划由谁来审批？ 采购计划的来源是什么？时间跨度为多少？ 采购业务流程及计划变更处理流程是怎样的？ 公司是否有采购成本（率）的目标计划？ 采购部是否定期对采购成本及采购费用做分析？ 采购目录由哪个部门制定？更新频次？是否制定参考进 价？
1、由物资制定统一的采购计划；由 股份公司统一审批 2、各具体使用部门；每月制定一次 3、有部分急用计划 4、有详见月计划 5、详见数字计划 6、由物资统一制定；一月一次；有 原进价及市场调研行情定价

3.
供应商管理
1、供应商信息是否统一由某一部门管理？还是根据供应物料范围，由不同部门分别管理？ 采购、库存、财务等部门是否共享供应商信息？ 由集团招标办统一管理供应商档案；共享信息，详见评审表 2、现行供应商是如何进行分类的？ 根据材料分类 3、现行供应商的编码规则是什么？ 根据进货材料分类 4、现行供应商供应存货信息是如何管理的？ 由集团招标办统一管理 5、是否定期进行供应商考核与评估？如何考核与评估供应商？ 由市场调研结合使用部门进行评估；主要根据使用及供货、信誉等方面 6、采购业务执行过程中，供应商检查与控制由哪个部门负责，具体流程？ 集团招标办市场调研
4.
采购价格 采购价格（例如计划价）是由哪个部门制定？ 是否有专门的采购存货表？如果有，则是哪个部门负责更 新？更新的频率？ 采购的基准价格采用什么价格？更新频率？ 如何向供应商进行询价/评审？流程如何？ 采购暂估是根据什么价格进行？
1、物资根据原进价详见评审表 2、有；由物资管理；一月制定一次 采购计划 3、评审表原进价；结合招标 4、由具体采购部门进行询价、评审； 由集团招标办统一组织招标汇报审 批 5、原进价结合市场调研行情估价
5.
采购合同 在什么情况下会制定采购合同？采购合同与采购订单的关 系？ 合同对实际付款是否有控制？如何控制？ 于合同执行情况的跟踪应包括有哪些信息？ 采购合同的签定流程？
1、购货前制定合同；采购订单必须 有采购合同 2、按照合同控制；必要时进行调整 3、 4、
6.
请购流程 哪些部门或人员可以提出请购？它们提出请购的物料范围 是什么？
1、具体使用部门及物资；各种材料

哪些物料是集中采购？哪些物料是各自采购？ 不同的采购件是否有固定的请购流程？ 对于请购计划， 是否建立了合理采购批次或采购量的管理方 法？ 是否有请购单？ 请购单如何传递？ 请购单上是否需要注明供应商？是否需要注明采购价格？ 各类物资请购时是否有最低/最少采购数量？或其他方面的 要求？ 7. 订单管理 企业存在哪些采购订单类型？ 怎样处理和发出采购订单？ 采购订单是否来源于请购单？ 是否会有外币订单？ 采购订单价格是否含税？ 采购订单是否可包含几张请购单的需求？ 是否存在内部采购订单？ 内部协议价格如何制定？ 内协如何付款？ 采购订单由哪些人员可以建立？ 采购订单是否有审批流程？哪些人员可以审批？ 一般如何处理采购订单中不同类型的存货？例如供应商提 供的正常/试用/赠品/其他等？ 8. 集中采购管理 集中采购流程由哪个部门制订？ 集中采购涉及的部门都有哪些？ 如何进行集中采购申请？ 如何处理集中采购申请？ 如何处理集中采购收货？ 如何处理集中采购与供应商结算？ 如何处理集中采购内部收付？ 9. VMI 采购 是否存在VMI采购方式？ VMI采购如何采购结算？如何确认成本？ 每月何时进行消耗汇总？ VMI仓库库管员属于供应商方还是本方？ 每月按时与供应商结算还是每月先进行暂估？ 是否单独对VMI费用进行结算？ VMI采购一般有哪些费用类型？哪些费用？如何处理这些费
2、按照价值、及材料分类 3、有 4、已建立 5、有 6、使用部门、物资、股份公司、供 应 7、一般不注明供应商（特殊情况时 需说明制定厂家） ；需注明 8、有
1、正常采购计划、急用采购计划 2、报正常采购计划 3、主要是 4、有 5、含税 6、包含 7、有 8、集体讨论研究决定 9、内部转账 10、物资 11、有审批程序；股份公司领导 12、物资处理；
1、车间、物资、供应 2、 3、 4、 5、 6、 7、
1、 2、 3、 4、 5、 6、 7、

用？ 10. 采购结算 采购过程中发生的费用一般记入何种科目？ 采购费用如何进行分摊？ 采购暂估使用何种方式？ 如何取得暂估价格？ 是否允许无发票结算？ 是否有赠品业务？ 是否允许异存货结算？ 采购费用如何进行结算？ 采购人员费用作为管理费用？ 如何进行采购成本分析？ 11. 采购收货与退货 如果供应商没有正确提供物料，怎样处理？ 是否存在多个接收部门或接收地点？ 采购接收类型是怎样的？ 采购检验结果如何表达？ 采购件是否有质量代码？ 是否允许采购件替代品的接收？ 是否允许采购件无订单接收？ 是否按原采购订单进行退货？ 在接收时发现采购件质量有问题如何退货？直接退货或先 入库再退货？ 采购到货是否存在多次到货？ 是否允许超过采购订单数量到货？ 采购过程中发生的途损/短少如何处理？ 12. 进口管理 有否国外供应商？有否国外采购订单？有否外币订单？ 外币汇率如何取值？ 进口采购结算与普通采购有何区别？如何处理这些区别？ 海关的某些业务是否会影响到采购成本的确认？例如是否 在保税品仓就已经可以确认成本？ 13. 采购与财务接口 付款计划的审批流程是怎样的？要求采购部提供的单据或 文档有哪些？ 当公司资金不足时，付款计划如何安排？ 发票是否需要与采购订单匹配？
1、采购费用 2、 3、 4、 5、 6、 7、 8、 9、 10、
1、淘汰供应商 2、是 3、 4、有检验传递单 5、 6、不允许 7、不允许 8、是 9、直接退货； 10、是 11、不允许 12、严格按照合同执行
1、有；外贸公司负责 2、外贸公司负责 3、 4、
1、每月制定资金计划经财务审查报 股份公司高层审批 2、根据实际情况 3、是