OA办公系统管理办法

OA办公系统管理办

法

OA办公系统管理办法

1 目的

为有效利用OA办公系统，建立信息化平台，规范信息的使用和传递，促进业务流程与信息流程的统一，提高经营管理的效率和效果，特制定本办法。

2 范围

本办法适用于公司OA办公系统（简称OA系统）的基本功能模块、报表系统和电子工作流程，其中，电子工作流程包括合同审批流程、公文审批流程、印章管理流程、文件处理单流程、费用报销流程等。根据公司发展需要，将对OA系统适用范围进行适时调整。

3 职责

3.1 OA系统的战略规划、重要信息系统政策等重大事项应当经由公司有权机构审批经过后，方可实施。OA系统使用部门应积极参与信息系统战略规划、重要信息系统政策等的制定工作。

3.2 公司行政部是OA系统的归口管理部门，可由其根据实际情况委托专业服务机构从事OA系统的开发、运行与维护等工作。

3.3 行政部信息管理员具体负责以下工作：

3.3.1 程序管理：负责保障并监控应用程序正常运行。

3.3.2 数据库管理：对OA系统中的数据进行存储、处理、管理，维护组织数据资源。

3.3.3 数据控制：确保原始数据经过正确授权，监控信息系统工作流程，协调输入和输出。

3.3.4 终端操作：终端用户负责记录交易内容，授权处理数据，并利用系统输出的结果。

3.4 行政部信息管理员，负责OA系统电子档案的存档工作。

3.5 行政部信息管理员定期核对OA系统上的人员名单。

3.6 行政部组织开展新员工培训及OA系统培训工作。

3.7 公司各部门、各分子公司，应配合开展OA系统电子工作流程的制定，积极参加培训，掌握OA系统使用技巧，实现熟练运用OA系统的目的。

4 程序

4.1 OA系统的开发、变更、运行与维护控制

4.1.1 OA系统的开发控制

4.1.1.1 公司行政部应当根据信息系统建设整体规划，提出信息系统项目建设方案，经审批后实施。

4.1.1.2 OA系统开发过程中，应当明确提出开发需求和关键控制点，采取多种方式与开发单位进行充分沟通，为系统开发奠定良好基础。行政部应当加强信息系统开发全过程的跟踪管理。

4.1.1.3 公司应当成立OA项目管理小组，负责信息系统的开发，对项目整个过程实施监控。

4.1.2 OA系统的变更控制

公司应当制定详细的信息系统上线计划。对涉及新旧系统切换的情形，OA系统用户部门应当积极参与数据迁移过程，对数据迁移结果进行测试。

4.1.3 OA系统的运行与维护控制

4.1.3.1 公司新入职（或离职）人员，由行政部信息管理员在1个工作日内完成用户注册（或注销）工作。

4.1.3.2 登陆OA系统后，新员工应首先进入“控制面板”，填写“个人信息”、“账号与安全”栏目。

4.1.3.3 每位员工的存储空间（包括个人邮箱、个人文件柜、内部短信）为100M，如要增加容量，须向行政部提出申请。

4.1.3.4 发布在OA系统“公告通知”的信息，经发文单位负责人审核、行政部经理审批后，方可进行信息发布。

4.1.3.5 电子工作流程发送后，流程发起人应根据工作的轻重缓急，对电子工作流程进行检查、催办。

4.1.3.6 流程经办人应及时处理收到的电子工作流。

4.1.3.7 公司各部门、各管理处，应指定专人，根据公司的规章制度，负责制作工作流程，填写《工作流程信息调查表》（详见附件

1）；填写完毕并签批后，提交给行政部信息管理员。

4.1.3.8 行政部信息管理员根据《工作流程信息调查表》，制作OA 电子工作流程，在经过试运行后，经过正式发文方式进行试运行，适时转入正式运行。

4.1.3.9 出现以下情况时，必须对工作流程进行修改：

a.公司规章制度和工作流程发生变动。

b.国家法律法规变化。

c.其它情况。

4.1.3.10 需要对工作流程做出修改时，相关人员填写《OA系统电子工作流程修改意见单》（详见附件2），经部门负责人、分管领导、总经理审批后，提交给行政部信息管理员组织修改工作。

4.1.3.11 需要废止某类工作流程时，由编写部门起草工作流程废止申请报告，说明废止原因，报公司领导审批后方可执行。

4.1.3.12 行政部信息管理员负责OA系统的存档工作。

4.1.3.13 涉及公司资金、法律权益、人事调整等重要事项的电子工作流程，如公文管理流程、合同管理流程、印章管理流程、招投标管理流程等，除进行电子存档外，还应打印纸质文本，根据公司《档案管理制度》进行存档。

4.1.3.14 OA用户应定期清理所属数据,如OA短信、邮件等，保证服务器的运行速度与质量。行政部信息管理员应定期检查服务器的可用资