内部沟通与部门联系制度

内部沟通与部门联系制度

一、目的

为加强各部门之间的良好沟通，创造和谐高效的工作环境，使公司的各项管理工作顺利进行，特制定本管理制度。

二、适用范围

集团所有部门

三、职责

1集团所有子公司、部门均有责任协助相关其它部门完成相关的工作；

2人事行政部负责协调各部门之间未能协调解决的问题。

四、沟通原则

1.要有大局观念

不要认为问题与本部门利益无关而置之不理，而应从大局出发，替别人着想，也是为了公司的整体利益，积极配合别人解决问题，发扬协同作战的精神，做到分工不分。

2. 有正确的心态，

当有不同意见时，杜绝意气用事，抱着一切为解决问题的心态进行沟通。

3.主动性原则

不要在沟通遇到问题时，就把问题搁置，等领导解决，应主动寻求多方沟通，直至问题解快为止。

五、沟通方法

1.当面沟通

2.电话联系或QQ联系等

3.书面或OA系统传阅沟通

六、各部门之间沟通合作管理程序

1.各部门按照《部门事务联系函》理清本部门各员工岗位职责，实行责任到人的制度。

2.每次部门之间任何事项的联系必须有书面文档，以表单为主。表单制作必须清晰，且有流程说明。

3.一项工作需其它部门协助才可完成时，可通过《部门事务联系函》进行协调沟通，公司任何人都可以根据工作需要发《部门事务联系函》，接收《部门事务联系函》者必须全力配合发出人完成委托工作，接收人对发出人负责。

4.填写《部门事务联系函》时务必注明要求完成的日期，如书面提交时必须有接收部门负责人的签字。书面的《部门事务联系函》至少一式三份，即发出部门一份，接收部门一份，人事行政部一份。重大联络事项还需交一份至公司总经理。如在OA发出的，接收部门必须在OA系统中确应收到函件，并确认完成时间。

5.执行《部门事务联系函》者在接收《部门事务联系函》时可确定完成时间，需立即回复；若《部门事务联系函》交待事项较难确定完成时间，则在24小时内回复发出者完成时间。执行者在执行过程中因难度大、变化大、弹性大而不能在预计完成时间内完成该项工作，双方协商，经发出人同意后，可修改预计完成时间（在OA传阅中追加确认完成时间）。

6.执行者必须无条件接受《部门事务联系函》委托事项，不得以任何理由推卸，若不属于自己职责范围的工作，可以经上级转给人事行政部，重大事情可转交给公司总经理。

7.各部门之间的沟通本着对事不对人的原则，就事论事，每次针对每件事情进行分析、解决，获取结果。不得互相指责、抱怨，更不能漫无边际地议论某人或某事。

8.凡在公司内部工作期间，员工向领导汇报或商讨工作时，必须就某件具体事情交流，客观对待，绝对不允许带个人偏见地谈论工作中的人和事。

9.公司中高层管理人员的言行举止影响到每一位员工，所有管理人员必须做到言必行，行必果，以身作则，任何时候对待每件事情都要起带头作用。

七、沟通工作相关实施要求

1.建立分层协作制度，明确子公司总经理、各子公司部门负责人、具体岗位的职责分工：子公司总经理负责综合性的协调，人、财、物资源的匹配；部门负责人主抓协调工作的落实；具体岗位负责执行各项工作任务。

2.设立定期的工作例会制度。为开展部门间沟通方式，由各子公司轮流定期主持召开工作例会，相关部门列席会议，解决协调工作中遇到的实际问题；同时，也可将协作流程的合议，也一并纳入工作例会议题。

3.建立责任共担机制。跨部门合作不仅仅是各部门按业务程序规定做完自己分内的事情，亦有责任跟催和协助其他部门共同完成任务；同时，跨部门合作业务未达成预期指标的，相关责任应由所涉部门共同担负。特别是针对沟通不及时，导致工作准备不足，开展不利的，要追究相关的责任。

4.建立绩效共享机制。在跨部门合作中，预期绩效的产生，是协作各方共同努力的结果，只是由于分工的不同，对于绩效贡献的比例不同。因此，对横向沟通工作的绩效考评，必须重视绩效分享问题，而不能单纯归于某一部门。

5.设立协调工作牵头部门。将协调性工作纳入各部门的年度工作计划，由专门的牵头部门统一汇总、调度，并对效果工作开展情况进行考核。

八.部门之间联络以及事情处理未果的处理方法

1.人事行政部作为公司处理投诉部门，每接到一宗事务未处理的投诉事件，根据《部门联系单》或其他书面联系资料查核，一经属实，对未处理部门负责人处以100元/次的的奖金扣罚。

2.公司总经理、主管集团副总经理每接到一次事务未处理的投诉，即对被投诉部门负责人处以100元/次的的奖金扣罚。

3.公司级会议上每收到一次事务未处理的，对被投诉部门负责人处以100元/次的的奖金扣罚。

4.人事行政部负责对部门之间配合的每笔事项进行追踪，根据《部门联系单》提供的信息确认，一旦发现有事情未按时按质按量处理完毕的，不论是发出部门未做检查，还是接收部门未做回馈，都对两个部门的当事人处以50元/次的的奖金扣罚，同时对部门负责人处以100元/次的奖金扣罚。

5.各部门负责人对公司的发展起着引领作用，对所有员工的一言一行都起着指导和带领的责任，且有权责对公司员工的言行进行管理。若发现部门负责人对员工抱怨投诉的言行不作以制止或说理，对该负责人处以50元/次的奖金扣罚。

6.各部门在处理沟通协调工作中，能按时按质完成工作的，经年度汇总分析后，对完成各项符合按时按质要求的，且未受任何因事务未处理的投诉的，奖励部门负责人500元。

九，本管理制度自2013年2月1日起生效，试行三个月，试行期满若无异议，继续实施。之前相同权限下与之不相符的，以本管理办法为准。

部门间沟通处理流程

部门事务联系函