如何有效地组织会议

如何有效地组织会议

如何有效地组织会议？

在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎么有效的组织会议？如何让你组织会议更加合理有序？那么怎样组织会议才算成功？

◆在最短的时间内达到会议目的。

如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。

会议的必要性

什么情况下有必要开会，开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。

◆需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。

◆需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。

◆需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。

◆传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。

◆身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。

◆汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。

什么情况下没必要开会，开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会：

◆传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。

◆已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。

◆资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。

◆你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。

会议的准备

与会人选的确定，如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：

◆会议决策的执行者或者会议决策的参与者

◆与会主题相关的专业人士能不能到场

◆开会时提供特定咨询的人

【案例】

如果今天要开一个新产品发布会，参加会议的人有哪些？决策者可能是总经理，可能是比总经理更高职务的董事。新产品开发的发布会，开发部的人是不是要参加？开发部的主管要参加吗？销售部要不要参加？采购部相关原料的采购是不是属于相关人员要不要参加？同时开会时提供特定咨询的人，是不是也要参加?

一个会议确定合适的人选很重要，跟这个会有关的或者参与决策的，或者是有协调部门的，有特

4．时间。会议最长不宜超过90分钟，最好只有60分钟。如果议事内容太多，要安排休息。

5．准时。要准时开始。等了一次，就总是要等。检查一下是否所有中断会议和影响会议的因素都排除掉了？

6．纪律。与会者的自律和时间纪律。是否确定了掌握时间的人，以及最好的时段安排，并确定了结束会议的时间？

7．视觉工具。视觉辅助工具的使用，如白板，投影仪，记录纸，图纸板等。讨论的内容应该让所有人都能看得到。

8．会议管理。有权威的会议管理人。限制离题的讨论，检查事先通过的会议目的是否达到了。

9．会后行动。与会者达成一致，并决定以什么样的后续行动保证会议结果的推行：谁在何时完成什么？

10．纪要。手写的行动计划和会议纪要可以马上照下来或复印，让所有与会者拿到。