如何高效组织会议
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目标： 请在10分钟内讨论出团队旅游的时间、地点、 方案，需要项目组全员参加
案例1：对待“刺儿头”情景案例
“滔滔不绝”蝉： 说很多想去的地方并开始介绍每个地方哪里 好，介绍自己去过的地方…
“消极、攻击”鲨鱼： 对大家提出来的建议均反对，说某某没品味， 进行人身攻击…
案例1：对待“刺儿头”情景案例
– 会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的 问题和时间截点
– 会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
• 明确会议目的
– 想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 – 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开… – Smart原则
者，故意看别处等
对策
会前明确纪律，且以身作则
重要的会议用纸质材料
把手机叠起来，放到主持人 桌上
面对小团体，非语言暗示或 短暂沉默
面对小团体，是不是有什么 问题，建议提出来大家一起 讨论
案例1：对待“刺儿头”情景案例
背景： 某项目刚结束，因为项目进展顺利公司奖励 项目团队成员人均3000元作为团队旅游经费
会议效率不高的原因-会中
• 讨论未按照议程来进行 • 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 • 参会者发言跑题 • 犹豫不决 • 信息不充分，却贸然决策 • 少数人垄断会议 • 参会者未充分发言 • 参会者不标明真正感受和意见 • 参会者之间争论 • 参会者与会议主持争论 • 参会者注意力不集中 • 会议主持未能总结会议成果 • 未能遵守对事不对人，进行人身攻击 • 无休息时间 • 经常被外界打扰 • 视听器材发生故障 • 会议超出预定时间
• 提前指定记录者 • 会议记录内容全面而准确 • 与会议主持共同修正错误部分 • 及时发送会议记录 • 会议记录应有组织的整理 • 将会议记录发送给与会者 • 重要的会议应该进行录音
如何对待会议中的 “刺儿头”
如何对待会议中的“刺儿头”
• 面对“滔滔不绝”的蝉 • 面对“攻击、消极”的鲨鱼 • 面对“质疑现在、提议不同程序”的兔子 • 面对“跑题”的螃蟹
兔子： 可不可以不去，去旅游又不安全，又累，发 现金多好…
螃蟹： 小团体讨论，不跟主持人互动 各种跑题…
案例2：新合同拍板会
背景：BD与商家的合同改版，涉及到7个部门， 通过之前的准备，共确定了14个讨论点，需 要在一小时内做出决定
案例3：商家满意度调研项目启动会
背景：第一次商家满意度调研项目的启动会，需要确定调研问题的设计、流程 与各部门分工、时间点等问题
开 会 后
参会者的责任 学会说“NO” 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 准时参会 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 关注会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成，保持关注 分配给自己的任务如何完成
如何高效开会-会议记录
会议效率不高的原因-会后
• 无会议记录或记录不详细 • 记录与实际讨论不符 • 无对决议事项的跟踪 • 不能对会议成败得失进行检讨
会议效率不高的原因-按角色
会议组织者
欠缺目标或目标不明确 是否需要开会解决？只在必要时召开会议 欠缺议程或议程不明确 未提前设定会议主持或会议主持选择不当 参会人选择不当 会议时间不当 开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会） 开会通知内容欠周详 会议地点不当 会议场地设备欠佳 与会者无准备而来 未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当 会议总是不能准时开始 无达成共识的会议纪律 会议太多，参会者感到厌烦 向来开会较少，每次会议议案堆积过多 无休息时间 经常被外界打扰 视听器材发生故障 不能对会议成败得失进行检讨 无对决议事项的跟踪
• 主持人的守则与责任
– 按照议程进行，勇于挑战权威 – 营造和谐气氛 – 正确讨论、及时总结 – 引导发言者解释使人困惑的发言 – 帮助参会者理清不假思索的想法 – 尊重别人 – 减少与议题无关的争辩和讨论 – 保证中立态度
如何高效开会-会议主持来自百度文库
• 主持人的失败表现
– 仅向双方之一表示赞同 – 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题，引导双方攻
案例3：商家满意度调研项目启动会
案例3：商家满意度调研项目启动会
击你 – 听完陈述后，就没词了 – 建议举行一个你可能不是主持人的另一个会议 – 缩小问题的严重性 – 换话题 – 当双方争执时，表达不愉快的情绪
如何高效开会-会议主持
• 主持人沟通技巧
沟通漏斗
沟通金三角：换位思考
如何高效开会-会议主持
• 主持人倾听技巧
倾听的误区： – 别人讲话时，你在想自己的事情 – 边听边与自己的不同观点对照 – 经常打断别人的谈话 – 忽略过程只要结果 – 仅听自己想听或愿意听的东西 – 精力不集中，容易被其他东西干扰
如何组织高效会议
如何组织高效会议
• 会议效率不高的原因及建议方案
• 会议效率不高的原因
– 会前、会中、会后 – 角色
• 如何高效开会
– 会议组织者、会议主持、参会人、会议记录
• 如何对待会议中的“刺儿头”
• 案例
会议效率不高的原因-会前
• 欠缺会议目标或目标不明确 • 能力不胜任 • 信息不充分 • 是否需要开会解决？只在必要时召开会议 • 欠缺议程或议程不明确 • 未提前设定会议主持或会议主持选择不当 • 参会人选择不当 • 与会者无准备而来 • 未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当 • 会议总是不能准时开始 • 无达成共识的会议纪律 • 会议时间不当 • 开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会） • 开会通知内容欠周详 • 会议地点不当 • 会议场地设备欠佳 • 会议太多，参会者感到厌烦 • 向来开会较少，每次会议议案堆积过多
症状
有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意
见
对策
理解对方的想法和情绪 主持人不要被带进负面情绪
开始对咬，否则场面会变冷 反问对方的建议 给被鲨鱼咬的人“创可贴” 非语言性打断
面对“跑题”的螃蟹
症状
开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡 其他：以笔敲桌，背对发言
• 明确几个角色
– 会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人
– 参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限， 提前收集建议，以便做更充分的准备
– 会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的 问题和时间截点
– 会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
如何高效开会-会议组织者
• 明确会议目的
– 想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 – 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开… – Smart原则
• 明确几个角色
– 会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人
– 参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限， 提前收集建议，以便做更充分的准备
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。
员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的
2.是否一定要开会
3.确定会议的形式
4.安排会议的议程
5.决定会议的时间
6.确定会议的主持人
7.决定会议的地点
8.研究会场如何布置
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
• 只在必要时召集
– 开会成本：时间成本，机会成本，金钱成本 – 是否有更高效的解决方案，邮件，大象，电话会议？ – 如果你是唯一做决策的人… – 勇敢承担职责
• 明确会议议题
– 拆分问题和讨论步骤，准备充分，合理预估时间
症状
推翻或重新定义讨论议题 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
对策
会前充分准备，且保证会议 目的有效性，开场时明确讨 论议题
肯定贡献，但强调会议目标， 重申需要用现在的方法讨论
对兔子要非常的坚定，因为 破坏性最强，必要时使用 “上方宝剑”
忽略之，引入积极的与会者
面对“攻击、消极”的鲨鱼
会议主持
讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 参会者注意力不集中 参会者之间交头接耳 参会者发言跑题 犹豫不决 信息不充分，却贸然决策 少数人垄断会议 参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见 参会者之间争论 参会者与会议主持争论 会议超出预定时间 会议主持未能总结会议成果 对事不对人，不进行人身攻击
参会人
讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 参会者注意力不集中 参会者之间交头接耳 经常被外界打扰 参会者发言跑题 信息不充分，却贸然决策 参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见 参会者之间争论 参会者与会议主持争论 对事不对人，不进行人身攻击
发现问题等于解决了 问题的一半
面对“滔滔不绝”的蝉
症状
讲故事（和讨论的主题无关） 讲了很长才进入主题 讲的太模糊，没有具体事例 拒绝倾听别人的主要观点
对策
事先提醒关于会议的程序和 时间限制
事先明确发言时间 可用话语或非语言的暗示 封闭式问题 用总结的方式结束 引导积极与会者发言
面对“质疑现在、提议不同程序”的兔子
9.确定出席人员
10.安排出席者座位
11.是否准备会议名签
12.是否安排交通工具
13.是否安排与会者住宿
14.是否发出了会议通知
15.确定视听教材
16.确定辅助教材
17.准备会场周边位置图
18.是否要求与会者准备资料
19.确定自己人的相关资料
20.是否安排会后娱乐项目并 做好事先通知
如何高效开会-会议主持
• 四种群体决策
– 共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策 – 如何对待会议中的意外情况
• 做会议开场
– 系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等 – 使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略
如何高效开会-参会者
• 参会者的守则和责任
时间
开 会 前
开 会 中
• 会议时间、地点
– Eg.上午10-12点和下午2-4点 – Eg.封闭式会议地点，不被打扰；工作回顾不要在“上海厅”
上午10-12点和下午2-4点是比较适合开会的时段。
心绪尚且混乱，还需一段时间才 最适合调动员工集思广益、头脑风 能进入工作状态。不太合适开会。 暴，不断想出新点子、新方法。
合 适 的 时 间
案例1：对待“刺儿头”情景案例
“滔滔不绝”蝉： 说很多想去的地方并开始介绍每个地方哪里 好，介绍自己去过的地方…
“消极、攻击”鲨鱼： 对大家提出来的建议均反对，说某某没品味， 进行人身攻击…
案例1：对待“刺儿头”情景案例
– 会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的 问题和时间截点
– 会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
• 明确会议目的
– 想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 – 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开… – Smart原则
者，故意看别处等
对策
会前明确纪律，且以身作则
重要的会议用纸质材料
把手机叠起来，放到主持人 桌上
面对小团体，非语言暗示或 短暂沉默
面对小团体，是不是有什么 问题，建议提出来大家一起 讨论
案例1：对待“刺儿头”情景案例
背景： 某项目刚结束，因为项目进展顺利公司奖励 项目团队成员人均3000元作为团队旅游经费
会议效率不高的原因-会中
• 讨论未按照议程来进行 • 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 • 参会者发言跑题 • 犹豫不决 • 信息不充分，却贸然决策 • 少数人垄断会议 • 参会者未充分发言 • 参会者不标明真正感受和意见 • 参会者之间争论 • 参会者与会议主持争论 • 参会者注意力不集中 • 会议主持未能总结会议成果 • 未能遵守对事不对人，进行人身攻击 • 无休息时间 • 经常被外界打扰 • 视听器材发生故障 • 会议超出预定时间
• 提前指定记录者 • 会议记录内容全面而准确 • 与会议主持共同修正错误部分 • 及时发送会议记录 • 会议记录应有组织的整理 • 将会议记录发送给与会者 • 重要的会议应该进行录音
如何对待会议中的 “刺儿头”
如何对待会议中的“刺儿头”
• 面对“滔滔不绝”的蝉 • 面对“攻击、消极”的鲨鱼 • 面对“质疑现在、提议不同程序”的兔子 • 面对“跑题”的螃蟹
兔子： 可不可以不去，去旅游又不安全，又累，发 现金多好…
螃蟹： 小团体讨论，不跟主持人互动 各种跑题…
案例2：新合同拍板会
背景：BD与商家的合同改版，涉及到7个部门， 通过之前的准备，共确定了14个讨论点，需 要在一小时内做出决定
案例3：商家满意度调研项目启动会
背景：第一次商家满意度调研项目的启动会，需要确定调研问题的设计、流程 与各部门分工、时间点等问题
开 会 后
参会者的责任 学会说“NO” 根据个人的观点研究问题 依据提供的资料准备论证的材料 记下开会的日期、时间、地点 准时参会 倾听他人的意见 积极发表自己的见解 关注正在讨论的事项 与主持人密切配合以达到会议目的 关注会议达成了什么结果 还有哪些事情未完成，保持关注 分配给自己的任务如何完成
如何高效开会-会议记录
会议效率不高的原因-会后
• 无会议记录或记录不详细 • 记录与实际讨论不符 • 无对决议事项的跟踪 • 不能对会议成败得失进行检讨
会议效率不高的原因-按角色
会议组织者
欠缺目标或目标不明确 是否需要开会解决？只在必要时召开会议 欠缺议程或议程不明确 未提前设定会议主持或会议主持选择不当 参会人选择不当 会议时间不当 开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会） 开会通知内容欠周详 会议地点不当 会议场地设备欠佳 与会者无准备而来 未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当 会议总是不能准时开始 无达成共识的会议纪律 会议太多，参会者感到厌烦 向来开会较少，每次会议议案堆积过多 无休息时间 经常被外界打扰 视听器材发生故障 不能对会议成败得失进行检讨 无对决议事项的跟踪
• 主持人的守则与责任
– 按照议程进行，勇于挑战权威 – 营造和谐气氛 – 正确讨论、及时总结 – 引导发言者解释使人困惑的发言 – 帮助参会者理清不假思索的想法 – 尊重别人 – 减少与议题无关的争辩和讨论 – 保证中立态度
如何高效开会-会议主持来自百度文库
• 主持人的失败表现
– 仅向双方之一表示赞同 – 认为双方都有错误，指出两者各自存在的问题，引导双方攻
案例3：商家满意度调研项目启动会
案例3：商家满意度调研项目启动会
击你 – 听完陈述后，就没词了 – 建议举行一个你可能不是主持人的另一个会议 – 缩小问题的严重性 – 换话题 – 当双方争执时，表达不愉快的情绪
如何高效开会-会议主持
• 主持人沟通技巧
沟通漏斗
沟通金三角：换位思考
如何高效开会-会议主持
• 主持人倾听技巧
倾听的误区： – 别人讲话时，你在想自己的事情 – 边听边与自己的不同观点对照 – 经常打断别人的谈话 – 忽略过程只要结果 – 仅听自己想听或愿意听的东西 – 精力不集中，容易被其他东西干扰
如何组织高效会议
如何组织高效会议
• 会议效率不高的原因及建议方案
• 会议效率不高的原因
– 会前、会中、会后 – 角色
• 如何高效开会
– 会议组织者、会议主持、参会人、会议记录
• 如何对待会议中的“刺儿头”
• 案例
会议效率不高的原因-会前
• 欠缺会议目标或目标不明确 • 能力不胜任 • 信息不充分 • 是否需要开会解决？只在必要时召开会议 • 欠缺议程或议程不明确 • 未提前设定会议主持或会议主持选择不当 • 参会人选择不当 • 与会者无准备而来 • 未明确会议终止时间或每一议案时间分配不当 • 会议总是不能准时开始 • 无达成共识的会议纪律 • 会议时间不当 • 开会通知时间不当（太早通知或太晚通知开会） • 开会通知内容欠周详 • 会议地点不当 • 会议场地设备欠佳 • 会议太多，参会者感到厌烦 • 向来开会较少，每次会议议案堆积过多
症状
有攻击别人的倾向 总是给予消极的、否定的意
见
对策
理解对方的想法和情绪 主持人不要被带进负面情绪
开始对咬，否则场面会变冷 反问对方的建议 给被鲨鱼咬的人“创可贴” 非语言性打断
面对“跑题”的螃蟹
症状
开会的同时一并做别的工作 私自进入小团体讨论 时常接电话 瞌睡 其他：以笔敲桌，背对发言
• 明确几个角色
– 会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人
– 参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限， 提前收集建议，以便做更充分的准备
– 会议记录：客观做好记录，不明确的问题一定要会上确认，特别是由谁来负责的 问题和时间截点
– 会议人数：
解决问题型 调查问题型 工作汇报 动员会 信息发布会 决策会
如何高效开会-会议组织者
• 明确会议目的
– 想明白要解决的问题，通过会议要产出什么内容 – 所有问题的源头，决定了是否要开会，谁参加，谁主持，准备材料，什么时间开… – Smart原则
• 明确几个角色
– 会议主持：需要会前明确主持人，选择对这个问题最了解的人
– 参会人：提供必要信息的人，决策的关键性人物；按影响力和消极划分四个象限， 提前收集建议，以便做更充分的准备
员工进入工作状态。最适合进 行一对一的会谈，也是进行业 务会谈的最佳时机。
员工进入一天当中的倦怠期， 希望马上回家，这时会议往 往会事倍功半。
会议准备工作核对单
1.了解会议的目的
2.是否一定要开会
3.确定会议的形式
4.安排会议的议程
5.决定会议的时间
6.确定会议的主持人
7.决定会议的地点
8.研究会场如何布置
少于10人 少于30人 越多越好 无限制 最好限制7人以内，且是奇数 少于5人
如何高效开会-会议组织者
• 只在必要时召集
– 开会成本：时间成本，机会成本，金钱成本 – 是否有更高效的解决方案，邮件，大象，电话会议？ – 如果你是唯一做决策的人… – 勇敢承担职责
• 明确会议议题
– 拆分问题和讨论步骤，准备充分，合理预估时间
症状
推翻或重新定义讨论议题 质疑正在使用的程序 总是提议不同的程序或建议
对策
会前充分准备，且保证会议 目的有效性，开场时明确讨 论议题
肯定贡献，但强调会议目标， 重申需要用现在的方法讨论
对兔子要非常的坚定，因为 破坏性最强，必要时使用 “上方宝剑”
忽略之，引入积极的与会者
面对“攻击、消极”的鲨鱼
会议主持
讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 参会者注意力不集中 参会者之间交头接耳 参会者发言跑题 犹豫不决 信息不充分，却贸然决策 少数人垄断会议 参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见 参会者之间争论 参会者与会议主持争论 会议超出预定时间 会议主持未能总结会议成果 对事不对人，不进行人身攻击
参会人
讨论未按照议程来进行 讨论发散，且开始讨论未经准备的议题 参会者注意力不集中 参会者之间交头接耳 经常被外界打扰 参会者发言跑题 信息不充分，却贸然决策 参会者未充分发言 参会者不标明真正感受和意见 参会者之间争论 参会者与会议主持争论 对事不对人，不进行人身攻击
发现问题等于解决了 问题的一半
面对“滔滔不绝”的蝉
症状
讲故事（和讨论的主题无关） 讲了很长才进入主题 讲的太模糊，没有具体事例 拒绝倾听别人的主要观点
对策
事先提醒关于会议的程序和 时间限制
事先明确发言时间 可用话语或非语言的暗示 封闭式问题 用总结的方式结束 引导积极与会者发言
面对“质疑现在、提议不同程序”的兔子
9.确定出席人员
10.安排出席者座位
11.是否准备会议名签
12.是否安排交通工具
13.是否安排与会者住宿
14.是否发出了会议通知
15.确定视听教材
16.确定辅助教材
17.准备会场周边位置图
18.是否要求与会者准备资料
19.确定自己人的相关资料
20.是否安排会后娱乐项目并 做好事先通知
如何高效开会-会议主持
• 四种群体决策
– 共识决策、权威决策、少数服从多数决策、无异议决策 – 如何对待会议中的意外情况
• 做会议开场
– 系统简洁讲明白会议目的，时间安排，议事方式、纪律规则等 – 使得大家迅速进入会议状态以及达成会议纪律的共识，但经常被忽略
如何高效开会-参会者
• 参会者的守则和责任
时间
开 会 前
开 会 中
• 会议时间、地点
– Eg.上午10-12点和下午2-4点 – Eg.封闭式会议地点，不被打扰；工作回顾不要在“上海厅”
上午10-12点和下午2-4点是比较适合开会的时段。
心绪尚且混乱，还需一段时间才 最适合调动员工集思广益、头脑风 能进入工作状态。不太合适开会。 暴，不断想出新点子、新方法。
合 适 的 时 间