如何组织高效会议

如何组织高效会议

更新日期2011-6-24 16:37:59共有303人浏览

作为企业管理者，每周可能约有35%以上的工作时间在开会。可以说，怎样开一个高效会议，是老板们的必修课。

高效会议怎么开

开会，开会，开会！说起开会人人都烦。据统计，全世界每天至少有6000万个事务性会议，而我国以每日1000万个会议名列榜首。作为企业管理者，每周可能约有34%以上的工作时间在开会。可以说，怎样开一个高效会议，是老板们的必修课。

会议成本亦惊人

一些人会说，开会不就是几张嘴几支笔再带几对耳朵？其实，会议成本通常是由三部分组成的，即会议工时成本，会议直接成本和效益损失成本。那么我们来算算会议的成本究竟是多少。

假设一家企业要组织一个10个人参加的项目会议，时长2小时，假设人均工时成本为30元/小时，薪资附回值系数为1.5，公司超额利润稍顷数为薪资附加值系数＋1。

按照国际通行的会议成本计算公式，会议工时成本＝参会人员平均小进工资×薪资附加值系数×会议小时数×（参会人数＋2位会前准备员工）×公司超额利润系数来计算，会议工时成本＝30×1.5×2×（10＋2）×（1＋1.5）＝2700元。

如果需外租会议室以及投影仪，会议室使用成本为120元/小时，投影仪使用成本为100元/小时，又会产生（150＋100）×2＝500元用费。

这些还不包括无形的效益损失成本，比如由于开会，会者不得不离开自己的工作岗位，影响工作效率，不及时处理突发事件乃至造成严重事故等。

10大因素致使会议效率不高

调查发现，至少有50%以上的会议是没有效能的。综合各种因素，会议效率不高通常由以下10大原因造成：

1.会议时间安排不当，每个人或精神困乏或饥肠辘辘，或因会议频繁，员工不胜其烦。

2.会议地点设置不当，或环境不好，致使会议时常被干扰。

3.开会对象的选择有误，通知到来的是一些可有可无的参与者，而一些"必须到会"者却因为有事务在身不能到场。

4.主持人缺乏影响力，不知如何表意，又不知如何引导，被与会者牵着鼻子跑，跑离了会议主题。

5.没做好会议的准备工作，致使会议匆促而无成效。

6.一把手不重视会议，不抓实效，使与会者敷衍了事，致使会议大多流于形式。

7.目的和结果在会议进行中忽然发现皆不明确，致使会议毫无意义。

8.会议缺少责任绩效制约，没有良好的会议制度。

9.领导者缺少会议成本观念，没有考虑会议时间的无形损失。

10.开会仍停留在"口＋笔"的传统模式，没有利用好现代技术，致使开会成本居高不下。

如何开一个高效会议

人生活在一个时时处处充满会议的世界，我们又不得不承认，有些会议对推动企业不断发展的确非常关键。如何才能开一个高效的会议，如何能在会议中切实解决问题，以提高企业竞争力？

明确会议目标

会议本身就是以目标为导向。有一个明确、对口的目标才能体现召开会议的意义。比如召开销售会的目的就是要调整相关营销策略、把市场占有率提高多少点、销售收入增加多少点等等，让与会者都有指标才有可能认真贯彻执行。

合理安排会议时间

上午9-10点之间，员工开始进入工作状态，思想活跃情绪饱满。这个时间段最合适开重要的会议，同样也是进行业务洽谈的最佳时机。上午10-11：30点或下午2-4点之间，较为适合调动员工集思广益，让大家能充分展开头脑风暴。其他时间可处理较为次要的会议。

制定会议计划，使会议标准化

会议计划主要包括确立适合的参会者、会议的记录、议程、时间、会场、开会的方式等。如会议讨论是分小组进行还是个人发言，决策是领导人拍板还是团队表决。在会议之前应建立清楚会议议程，将所要解决的问题、程序、时间、地点以文字形式分发给与会者，让他们对会议的目的、本质与架构等各种情况有一个详细的了解，使他们有充争的时间准备相关的资料进行有针对性地发言。

国内地产标杆企业万科到日本企业对标，发现日本人每次开会都是标准化操作模式，包括会议的目标/议程/参与者/主持/决议/执行等。连两个不同的会议前后隔几天都是标准的。这对万科震动很大，回国后也开始对会议进行梳理、分类，进行标准化管理。

制定会议议程细分表

一个大型会议议程、事项很多，为不使会议忙而出错，制订会议日程表很重要。开会当中，主持人可以不时抽出一些时间来检查议程明细表上的每一项，看看过去执行的情况，努力在计划规定的时间内把会议讨论全部落实，并及时结束会议。利用议程明细表还可对突发事件进行调整，以保证会议顺利进行。

巧妙控制会议过程

为使会议自始至妖冶保持良好运行状态，会议必须进行有效过程控制。会议开始时应由主持人说明会义的和期望，明确谁做会议记录和谁协助控制时间，并说明会议的规范，如关闭手机、做好笔录、网络连接、鼓励提问、不准中途离开等，以避免影响会议的正常进行。会议主持人的首要任务是要紧扣会议议题，防止跑题和偏题。同时还要设定时间，准时开始和结束，并对每个议程拟定大致的时间限制。一个议题不能讨论过久，如不能得出结论可暂放一下避免影响其他议题。

善于对付"会议麻烦制造者"

一个会议最怕的就是不配合的人，使会议难以顺利达到计划目标，我们把这些人称之为"会议麻烦制造者"，美国柯达公司把"会议麻烦制造者"归为六大类，并制定了对付这六大类人的方法。

迟到者--对有各种借口常迟到者，采取重点盯人术。在会前特别打招呼，屡教不改者会后就作相应处罚；对偶尔迟到者，会后多加补课，分发会议记录；对重点人物的迟到，就是会上简要快速回顾刚才会议主要