工作表的编辑和格式化操作
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第4章 表格处理软件Excel 2010
• (1) 对需要分类汇总的数据按关键字进行排序（升 序或降序都可以） • (2) 单击数据清单中任意一个单元格。在功能区 “数据”选项卡下“分级显示”组单击“分类汇 总”按钮 ，出现 “分类汇总”对话框。 • (3) 在“分类字段”列表框中选择的分类字段要和 排序的字段相同。 • (4) 在“汇总方式”列表框中，选择一个汇总函数。 • (5) 在“选定汇总项”列表框中，选择要汇总的字 段。 • (6) 单击“确定”按钮，出现分类汇总后的结果。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
• (1) 选定需要合并计算的目标区域“总评”工作表的单元 格区域。 • (2)单击功“数据”选项卡下“数据工具”组的“合并计算” 按钮。出现“合并计算”对话框。 • (3)单击“函数”列表框，选择合并计算中将
要用到的汇总函数。 • (4)单击“引用位置”后面的折叠对话框按 钮,添加其它工作表中要合并计算的单元格 区域。 • (5)单击“确定”按钮，完成合并计算功能。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5 数据管理
本节内容
• • • • • •
建立数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总 数据透视表 合并计算
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5.1 建立数据清单
数据清单是由工作表中的单元格构成的包含标题的一 组数据，即一张二维表。数据清单中的数据一列称为一 个字段，一行称为一个记录，第一行为数据清单的列标 题，由若干个字段名组成。
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第4章 表格处理软件Excel 2010 14
2．高级筛选
高级筛选可以设定多个条件对数据进行筛选，还可 以保留原数据清单的显示，而将筛选的结果显示到工作 表的其他区域。 进行高级筛选时，首先要在数据清单以外的区域输 入筛选条件，然后通过“高级筛选”对话框对筛选数据 的区域、条件区域及筛选结果放置的区域进行设置进而 实现筛选操作。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5.2 数据排序
数据排序是指按一定的规则将数据清单的数据变成有序 的数据。
• (1)单击数据清单中的要排序字段内的任意一个单元格。 • (2)单击功能区“数据”选项卡中的“排序和筛选”组下的 “升序” 或“降序” 按钮，即可完成所选数据列升序或降序 的排列。 升序排序的默认次序如下： 数字：从最小的负数到最大的正数。 文本以及包含数字的文本：按0~9、A~Z。 逻辑值：False优先于True。 空格始终排在最后。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5.6 合并计算
使用“合并计算”将多张工作表的数据合并在一张工作表 中。合并计算不仅可以进行求和汇总，还可以进行求平均值、 计数统计和求标准差等运算。 • 要想合并计算数据，首先要为合并数据定义一个目标区域， 用来显示合并后的信息，此目标区域可位于与源数据相同 的工作表中，也可以在另一个工作表中；其次需要选择合 并计算的数据源，此数据源可以来自单个、多个工作表或 多个工作簿。
• 3．合并单元格
• 选中要进行合并的单元格区域，单击功能区“开始”选项 卡下“对齐方式”组中的“合并后居中” 下拉按钮，在展 开的列表中选择一种合并选项即可完成单元格的合并。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.4.4 工作表的格式化
• 1．调整行高和列宽
• 选定要调整行高或列宽的单元格，在“开始”选项卡的 “单元格”组中单击“格式”按钮 ，在弹出的下拉列表中 选择所需要设置的选项即可。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5.3 数据筛选
数据筛选功能将数据清单中不满足条件的数据行隐藏起来， 这样可以更方便地让用户对满足条件的数据进行查看。
• (1)单击数据清单中任意一个单元格。 • (2)单击功能区“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的 “筛选”按钮 ，在数据清单每个字段名旁出现一个下拉 按钮。在数据清单每个字段名旁出现一个下拉按钮。 • (3)单击字段名右侧的下拉按钮，显示自动筛选选项，选中 其中一项，即可按照选中项目进行自动筛选条件设置。 • (4)如果要取消筛选，只需再次单击“数据”选项卡下“排 序和筛选”组中的“筛选”按钮即可。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
• 3．清除数据
• （1）选中要清除的单元格或区域。 • （2）按下Delete键完成清除数据或单击功能区“开始”选 项卡下“编辑”组“清除”按钮 ，在弹出的下拉列表中选 择所需的清除命令即可。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
• 1．插入单元格
•
•Biblioteka Baidu•
•
• •
系统将单元格区域中满 系统将数据表中某些特 足某一特定条件的数据 3．自动套用格式 定范围的单元格区域中 值用已设定的格式显示 (1)选定数据表中要进行格式化的区域。 系统将单元格区域中的 出来。 的数据用其已设定的格 (2)在“开始”选项卡“样式”组中单击“套用表格格式” 所有数值型、日期型数 式显示出来。 下拉选项，在弹出的表格样式选择一种格式，单击“确定” 据的值按照数据条的形 按钮，即可将选定区域编排成所选择的格式。 式显示出来。数据条的 系统将单元格区域的数据按值 长短代表了每个数据的 4．使用条件格式 的范围用不同的底纹颜色表示 值的大小。 (1) 选定数据表中要进行条件格式化的区域。 系统将单元格区域的数据按值 出来，在同样的颜色中包含了 (2) 在功能区“开始”选项卡“样式”组中单击“条件格式” 的范围用不同的图标表示出来， 双色渐变或三色渐变，分别表 下拉选项： 每个图标表示一个单元格值的 示在相同范围单元格的值的大 小。 范围。
• 2．设置单元格格式
• 方法一：直接单击“开始”选项卡下的“字体”组、“对 齐方式”组和“数字”组中的各个列表命令直接进行简单 的格式设置， • 方法二：单击“字体”组、“对齐方式”组和“数字”组 右下角的对话框启动器，在出现的“设置单元格格式”对 话框中进行具体的设置。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
筛选条件的表示 单一条件：在输入条件时，首先要输入条件涉及 的字段的字段名，然后将该字段的条件写到字段名下 的单元格中。 复合条件：Excel在表示复合条件时，遵循这样的原 则，在同一行表示的条件为“与”关系；在不同行表 示的条件为“或”关系。15 第4章 表格处理软件Excel
2010
高级筛选条件 示例
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第4章 表格处理软件Excel 2010
2．多关键字排序
按列标题分为主关 • 在 “数据”选项卡的“排序和筛选”组单击 添加条件排序的依据是按数 排序是按升序还是 键字或次要关键字 按降序排序 “排序”按钮值还是字符
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第4章 表格处理软件Excel 2010
3．自定义排序
• 自定义排序是指对数据清单按照用户定义的顺序进行排 序。自定义排序的方法与多个条件排序类似，只是自定 义排序只需要设定一个“主关键字”，在“次序”列表 框中选择“自定义序列”即可。
整行 整列
单击行号 单击列号
取消单元格选定 单击工作表中其他任意一个单元格
第4章 表格处理软件Excel 2010
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4.4.2 数据编辑
• 1．修改数据
• 单击要修改的单元格，在编辑栏中进行数据修改；或双击 要修改单元格，在单元格中直接进行数据修改。
• 2．移动、复制数据
• (1) 移动和复制单元格 • 选定需要移动和复制的单元格。用鼠标将选定区域拖到粘 贴区域，直接拖动为移动；按住Ctrl键拖动为复制。 • (2) 选择性粘贴 • Excel可以选择单元格中的特定内容进行复制：选定需要 复制的单元格，进行“复制”操作。选定粘贴区域的左上角 单元格，选择“开始”选项卡“剪切板”组的“粘贴”下拉 按钮，，在打开的对话框选择所需选项。
19 第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5.5 数据透视表
分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字 段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需 要利用数据透视表来实现。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
• (1)单击“插入”选项卡的“表格”选项组的“数据透 视表”下拉按钮，在下拉列表中选择“数据透视表” 命令，弹出 “创建透视表”对话框。 • (2)在“创建透视表”对话框中指定数据源和透视表存 放的位置，然后单击“确定”按钮，显示“数据透视 表字段列表”对话框。 • (3)在“数据透视表字段列表”对话框上半部分的列表 框中，列出了数据源包含的所有字段。创建数据透视 表时，要将“页字段”拖入“报表筛选”位置，称为 透视表的页标题；将要分类的字段拖入“行标签”、 “列标签”位置，称为透视表的行、列标题；将要汇 总的字段拖入“数值”位置。
4.4 工作表的编辑和格式化操作
本节内容
• • • •
单元格的选定操作 数据编辑 单元格的插入、删除和合并 工作表的格式化
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.4.1 单元格的选定操作
选 定 内 容 单个单元格 所有单元格 不相邻的单元格 或单元 格区域 连续单元格区域 操 作 单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单元 格 单击“全选”按钮，单击第一列列号上面的矩形框 选定第一个单元格或单元格区域，然后按住【Ctrl】 键再选定其他的单元格或单元格区域 选定第一个单元格，然后按住【Shift】键再单击区 域中最后一个单元格
4.4.3 单元格的插入、删除和合 并
• 选定待插入单元格的位置，单击“开始”选项卡下“单元 格”组中的“插入”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需 要插入的选项即可
• 2．删除单元格
• 选定待删除的单元格，单击“开始”选项卡下“单元格” 组中的“删除”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需要删 除的选项即可。
单一条件
职称为教授 工资大于600
职称讲师，性别为男
工资大于600，小于900
复合条件
职称教授 或副教授
职称讲师和 工资大于600
职称教授同时工资大于800，或 者职称副教授同时工资大于600
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第4章 表格处理软件Excel 2010
• （1）建立条件区域，在条件区域设置筛选条件。 单击“条件区域”后 “列表区域”文本 通过将符合条件的数据行复 通过隐藏不符合条件的数据 • （2）单击数据清单中任意一个单元格，在功能区“数据” 面的折叠对话框按钮， 直接输入存放筛选结果的目 框会显示出我们要 制到工作表的其它位置来筛 行来筛选数据清单 选项卡下“排序和筛选”组中单击“高级”按钮 ，弹出 直接输入或用鼠标选 标区域的左上角单元格 筛选的数据范围 选数据 “高级筛选”对话框。 择条件区域。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5.4 分类汇总
分类汇总是按照某一字段的字段值对记录进行分类 ( 排 序)，然后对记录的数值字段进行统计的操作。
在进行分类汇总操作时一定要先按照分 类项排序，再进行汇总的操作。 必须以“分类字段”为依据，将数据清 单中的记录进行分类，分类由排序操作实现。 在分类汇总时必须指明汇总方式。汇总 方式有：平均值、求和、最大值、最小值、 乘积、计数等。 分类汇总时必须指明汇总项，即对哪个 字 段 进 行汇总 。 如 汇总字 段 为 “工资 ” 和 “奖金”。
第4章 表格处理软件Excel 2010
• (1) 对需要分类汇总的数据按关键字进行排序（升 序或降序都可以） • (2) 单击数据清单中任意一个单元格。在功能区 “数据”选项卡下“分级显示”组单击“分类汇 总”按钮 ，出现 “分类汇总”对话框。 • (3) 在“分类字段”列表框中选择的分类字段要和 排序的字段相同。 • (4) 在“汇总方式”列表框中，选择一个汇总函数。 • (5) 在“选定汇总项”列表框中，选择要汇总的字 段。 • (6) 单击“确定”按钮，出现分类汇总后的结果。
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• (1) 选定需要合并计算的目标区域“总评”工作表的单元 格区域。 • (2)单击功“数据”选项卡下“数据工具”组的“合并计算” 按钮。出现“合并计算”对话框。 • (3)单击“函数”列表框，选择合并计算中将
要用到的汇总函数。 • (4)单击“引用位置”后面的折叠对话框按 钮,添加其它工作表中要合并计算的单元格 区域。 • (5)单击“确定”按钮，完成合并计算功能。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5 数据管理
本节内容
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建立数据清单 数据排序 数据筛选 分类汇总 数据透视表 合并计算
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4.5.1 建立数据清单
数据清单是由工作表中的单元格构成的包含标题的一 组数据，即一张二维表。数据清单中的数据一列称为一 个字段，一行称为一个记录，第一行为数据清单的列标 题，由若干个字段名组成。
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第4章 表格处理软件Excel 2010 14
2．高级筛选
高级筛选可以设定多个条件对数据进行筛选，还可 以保留原数据清单的显示，而将筛选的结果显示到工作 表的其他区域。 进行高级筛选时，首先要在数据清单以外的区域输 入筛选条件，然后通过“高级筛选”对话框对筛选数据 的区域、条件区域及筛选结果放置的区域进行设置进而 实现筛选操作。
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4.5.2 数据排序
数据排序是指按一定的规则将数据清单的数据变成有序 的数据。
• (1)单击数据清单中的要排序字段内的任意一个单元格。 • (2)单击功能区“数据”选项卡中的“排序和筛选”组下的 “升序” 或“降序” 按钮，即可完成所选数据列升序或降序 的排列。 升序排序的默认次序如下： 数字：从最小的负数到最大的正数。 文本以及包含数字的文本：按0~9、A~Z。 逻辑值：False优先于True。 空格始终排在最后。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5.6 合并计算
使用“合并计算”将多张工作表的数据合并在一张工作表 中。合并计算不仅可以进行求和汇总，还可以进行求平均值、 计数统计和求标准差等运算。 • 要想合并计算数据，首先要为合并数据定义一个目标区域， 用来显示合并后的信息，此目标区域可位于与源数据相同 的工作表中，也可以在另一个工作表中；其次需要选择合 并计算的数据源，此数据源可以来自单个、多个工作表或 多个工作簿。
• 3．合并单元格
• 选中要进行合并的单元格区域，单击功能区“开始”选项 卡下“对齐方式”组中的“合并后居中” 下拉按钮，在展 开的列表中选择一种合并选项即可完成单元格的合并。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.4.4 工作表的格式化
• 1．调整行高和列宽
• 选定要调整行高或列宽的单元格，在“开始”选项卡的 “单元格”组中单击“格式”按钮 ，在弹出的下拉列表中 选择所需要设置的选项即可。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5.3 数据筛选
数据筛选功能将数据清单中不满足条件的数据行隐藏起来， 这样可以更方便地让用户对满足条件的数据进行查看。
• (1)单击数据清单中任意一个单元格。 • (2)单击功能区“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的 “筛选”按钮 ，在数据清单每个字段名旁出现一个下拉 按钮。在数据清单每个字段名旁出现一个下拉按钮。 • (3)单击字段名右侧的下拉按钮，显示自动筛选选项，选中 其中一项，即可按照选中项目进行自动筛选条件设置。 • (4)如果要取消筛选，只需再次单击“数据”选项卡下“排 序和筛选”组中的“筛选”按钮即可。
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• 3．清除数据
• （1）选中要清除的单元格或区域。 • （2）按下Delete键完成清除数据或单击功能区“开始”选 项卡下“编辑”组“清除”按钮 ，在弹出的下拉列表中选 择所需的清除命令即可。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
• 1．插入单元格
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•Biblioteka Baidu•
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系统将单元格区域中满 系统将数据表中某些特 足某一特定条件的数据 3．自动套用格式 定范围的单元格区域中 值用已设定的格式显示 (1)选定数据表中要进行格式化的区域。 系统将单元格区域中的 出来。 的数据用其已设定的格 (2)在“开始”选项卡“样式”组中单击“套用表格格式” 所有数值型、日期型数 式显示出来。 下拉选项，在弹出的表格样式选择一种格式，单击“确定” 据的值按照数据条的形 按钮，即可将选定区域编排成所选择的格式。 式显示出来。数据条的 系统将单元格区域的数据按值 长短代表了每个数据的 4．使用条件格式 的范围用不同的底纹颜色表示 值的大小。 (1) 选定数据表中要进行条件格式化的区域。 系统将单元格区域的数据按值 出来，在同样的颜色中包含了 (2) 在功能区“开始”选项卡“样式”组中单击“条件格式” 的范围用不同的图标表示出来， 双色渐变或三色渐变，分别表 下拉选项： 每个图标表示一个单元格值的 示在相同范围单元格的值的大 小。 范围。
• 2．设置单元格格式
• 方法一：直接单击“开始”选项卡下的“字体”组、“对 齐方式”组和“数字”组中的各个列表命令直接进行简单 的格式设置， • 方法二：单击“字体”组、“对齐方式”组和“数字”组 右下角的对话框启动器，在出现的“设置单元格格式”对 话框中进行具体的设置。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
筛选条件的表示 单一条件：在输入条件时，首先要输入条件涉及 的字段的字段名，然后将该字段的条件写到字段名下 的单元格中。 复合条件：Excel在表示复合条件时，遵循这样的原 则，在同一行表示的条件为“与”关系；在不同行表 示的条件为“或”关系。15 第4章 表格处理软件Excel
2010
高级筛选条件 示例
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第4章 表格处理软件Excel 2010
2．多关键字排序
按列标题分为主关 • 在 “数据”选项卡的“排序和筛选”组单击 添加条件排序的依据是按数 排序是按升序还是 键字或次要关键字 按降序排序 “排序”按钮值还是字符
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第4章 表格处理软件Excel 2010
3．自定义排序
• 自定义排序是指对数据清单按照用户定义的顺序进行排 序。自定义排序的方法与多个条件排序类似，只是自定 义排序只需要设定一个“主关键字”，在“次序”列表 框中选择“自定义序列”即可。
整行 整列
单击行号 单击列号
取消单元格选定 单击工作表中其他任意一个单元格
第4章 表格处理软件Excel 2010
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4.4.2 数据编辑
• 1．修改数据
• 单击要修改的单元格，在编辑栏中进行数据修改；或双击 要修改单元格，在单元格中直接进行数据修改。
• 2．移动、复制数据
• (1) 移动和复制单元格 • 选定需要移动和复制的单元格。用鼠标将选定区域拖到粘 贴区域，直接拖动为移动；按住Ctrl键拖动为复制。 • (2) 选择性粘贴 • Excel可以选择单元格中的特定内容进行复制：选定需要 复制的单元格，进行“复制”操作。选定粘贴区域的左上角 单元格，选择“开始”选项卡“剪切板”组的“粘贴”下拉 按钮，，在打开的对话框选择所需选项。
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4.5.5 数据透视表
分类汇总适合按一个字段进行分类，对一个或多个字 段进行汇总。如果要对多个字段进行分类并汇总，这就需 要利用数据透视表来实现。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
• (1)单击“插入”选项卡的“表格”选项组的“数据透 视表”下拉按钮，在下拉列表中选择“数据透视表” 命令，弹出 “创建透视表”对话框。 • (2)在“创建透视表”对话框中指定数据源和透视表存 放的位置，然后单击“确定”按钮，显示“数据透视 表字段列表”对话框。 • (3)在“数据透视表字段列表”对话框上半部分的列表 框中，列出了数据源包含的所有字段。创建数据透视 表时，要将“页字段”拖入“报表筛选”位置，称为 透视表的页标题；将要分类的字段拖入“行标签”、 “列标签”位置，称为透视表的行、列标题；将要汇 总的字段拖入“数值”位置。
4.4 工作表的编辑和格式化操作
本节内容
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单元格的选定操作 数据编辑 单元格的插入、删除和合并 工作表的格式化
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.4.1 单元格的选定操作
选 定 内 容 单个单元格 所有单元格 不相邻的单元格 或单元 格区域 连续单元格区域 操 作 单击相应的单元格，或用方向键移动到相应的单元 格 单击“全选”按钮，单击第一列列号上面的矩形框 选定第一个单元格或单元格区域，然后按住【Ctrl】 键再选定其他的单元格或单元格区域 选定第一个单元格，然后按住【Shift】键再单击区 域中最后一个单元格
4.4.3 单元格的插入、删除和合 并
• 选定待插入单元格的位置，单击“开始”选项卡下“单元 格”组中的“插入”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需 要插入的选项即可
• 2．删除单元格
• 选定待删除的单元格，单击“开始”选项卡下“单元格” 组中的“删除”按钮，在弹出的下拉列表中选择所需要删 除的选项即可。
单一条件
职称为教授 工资大于600
职称讲师，性别为男
工资大于600，小于900
复合条件
职称教授 或副教授
职称讲师和 工资大于600
职称教授同时工资大于800，或 者职称副教授同时工资大于600
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第4章 表格处理软件Excel 2010
• （1）建立条件区域，在条件区域设置筛选条件。 单击“条件区域”后 “列表区域”文本 通过将符合条件的数据行复 通过隐藏不符合条件的数据 • （2）单击数据清单中任意一个单元格，在功能区“数据” 面的折叠对话框按钮， 直接输入存放筛选结果的目 框会显示出我们要 制到工作表的其它位置来筛 行来筛选数据清单 选项卡下“排序和筛选”组中单击“高级”按钮 ，弹出 直接输入或用鼠标选 标区域的左上角单元格 筛选的数据范围 选数据 “高级筛选”对话框。 择条件区域。
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第4章 表格处理软件Excel 2010
4.5.4 分类汇总
分类汇总是按照某一字段的字段值对记录进行分类 ( 排 序)，然后对记录的数值字段进行统计的操作。
在进行分类汇总操作时一定要先按照分 类项排序，再进行汇总的操作。 必须以“分类字段”为依据，将数据清 单中的记录进行分类，分类由排序操作实现。 在分类汇总时必须指明汇总方式。汇总 方式有：平均值、求和、最大值、最小值、 乘积、计数等。 分类汇总时必须指明汇总项，即对哪个 字 段 进 行汇总 。 如 汇总字 段 为 “工资 ” 和 “奖金”。