企业行政管理实训教材

附：秘书及上司的工作日志样例
具体时间 日志内容
9:00-10:00 10:00-11:00 重要活动 11:00-12:0 13:00-14:00 9:00-10:00 一般事务 10:00-11:00 11:00-12:0 13:00-14:00
备注
记录人
年 月日
任务二 信息资料管理
案例1
随着时间的推移，办公室形成的信息材料越来越多，已有很长时间没 有进行整理了。办公室主任吩咐秘书小米抽时间对信息进行一下分类 整理。小米决定立即着手这项工作。她想：“办公室的信息太多，还 是采用时间分类法比较简单。”于是她将办公室这几年收集的信息， 按照信息形成时间先后顺序分类、排列。过了几天，人力资源部的老 刘来到办公室要查一份关于岗位津贴制度的文件，小米问：“这份文 件是什么时间形成的》？”老刘回答：“好像是去年吧，我也记不太 清楚了。”小米只好按照时间顺序一份一份地查找，费了很长时间才 将这份文件找到。 （选自余红平、雷鸣《秘书信息工作实务》，重庆大学出版社，有改 动）
在统筹协调工作中，行政管理者不能简单地以传达领导的命令、完成 领导交办的任务为满足，也不能凭借自己在企业的独特地位对各个部 门颐指气使、以权压人。行政部门应主动做好上与下、左与右、里与 外的沟通，在充分沟通的基础上做好协调，没有充分沟通的协调不能 成为真正的协调。
案例2
以下是在世界经理人互动社区由网名为“城市中女人”发起的讨论，主题为 “行政部门在一个公司到底处于什么地位”。请阅读材料后，按要求完成实 训任务
1、根据研究对象的行政组织结构图，展开小组讨论，讨论各个行 政部门在企业中的大致分工、作用和主要职责。
2、根据讨论结果，各组以PPT形式编制出各行政部门简介。 3、课堂汇报，各组派代表展示、汇报任务1、任务2的完成情况及
成果。 4、任课教师对课堂汇报进行点评，并引导全班深入思考、讨论： （1） 为什么不同企业的行政组织机构设置会相差很大？ （2）其影响因素是什么？
角色定位？
实训提示
在摆 正心态，热情服务，不卑不亢，不盲目自大，不妄自菲薄。切忌处处 显示自己的存在，与其他部门争荣誉，切忌为自己评功摆好、四处张 扬。
除了日常程序性的工作，行政管理人员也要进行观念和思维的创新， 根据服务对象的特点、需求，不断调整、提升自己的工作方法和技巧 ，推动行政组织和制度创新，从而提供更优质的行政服务。
2、根据事务的重新排序，帮助小米制订一周的时间表，将表制作成 WORD文档。
3、编好时间表后，请同学讨论并回答问题：哪些事务最优先，为什么； 哪些事务可以放弃不做，为什么?先由全班同学进行分组讨论，然后 由各组组长总结本组结论，在班级内进行讨论，由教师进行点评和总 结。
实训提示
灵活运用工作 优先级的综合 分析原则来排 列秘书的工作 ，如表
实训要求
上述材料的内在联系是什么？
材料中的通用、海尔、华为等大企业为什么要对行政机构“痛下杀手 ”？其深层次的原因是什么？
有人说，企业行政管理部门不产生经济效益，要压缩成本，越精简越 好；也有人说，企业行政管理部门是后勤保障部门，后勤服务不到位 ，一线业务部门怎么冲锋陷阵，怎么为企业争取经济利益最大化，所 以行政管理部门不仅不能精简，还要分工细化。对此你怎么看？
任务二 企业行政管理人员的基本素养
案例一
实训要求
1、学生每4人为一组，教师为其编上号数，即1-4号。由1号扮演董事长 ；2号扮演总经理王健；3号扮演集团工程总监；4号扮演行政部经理 陈娜。
2、每组模拟由董事长亲自主持的现场办公会。会上，董事长提出了这样 几个问题，大家进行了沟通和讨论：（1）1个月时间和三个部门的共 同努力，为什么洗手间的冲水问题还没得到解决？（2）问题没有得 到解决，责任应该由谁来承担？（3）这个小事情暴露出公司管理上 的什么问题？要求会议时间不超过30分钟，要最终形成解决方案。
案例3
认真阅读以下材料，按要求完成实训任务 某公司行政主管岗位说明
实训要求
每五人一组，将学生分为若干组，每组选取一个本地的大型集团为调 研对象，通过实地调研、网站资料收集等形式，参考材料的形式，调 研该集团行政秘书、行政助理、行政主管、行政经理、行政总监五个 岗位的工作内容、岗位职责、人数分布等。
实训目的 1、了解企业行政事务管理的基本知识，能灵活运用这些知
识处理问题。 2、掌握时间管理的方法。 3、注重学生良好日常行为习惯和较强时间观念的培养。
任务一 时间管理
【案例1】 周日晚上，万达公司秘书小米开始计划未来五天的日程，下面是这五天
需要做的事情： （1）小米从昨天早晨开始牙疼，想去看医生； （2）周六是一个好朋友的生日，还没有买礼物和生日卡； （3）在单位图书馆借的书明天到期； （4）明晚有一场自己很喜欢的音乐会； （5）周五前要上交一份计划书，并且要在上交前复印一份； （6）有一份夜间兼职不错，但必须在周三19：00前去面试，估计需要一
案例2
周一刚上班，秘书小米手头就堆了不少工作： （1）拆封、分类和传递今天收到的邮件； （2）给分公司经理打电话，联系自己的上司将于本周去检查工作的事 宜； （3）复印下午部门经理会议所要讨论的报告（每人一份，10份，每份 8页）； （4）再次提醒各个部门经理今天下午准时参加会议； （5）起草一份文件，内容是关于国庆期间放假的通知，找人力资源等 部门会签后，送给上司签发； （6）为上司预订本周四赴分公司的高铁票； （7）将最新的几份文件上传至公司内部网络的公告栏内； （8）和上司沟通后，制作上司和自己一周的工作安排； （9）布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡； （10）履行一系列手续，到财务部门去预支本周上司的差旅费用。
在调研的基础上，每组分析、讨论上述岗位在工作内容、能力要求上 的阶差。
每组派代表课堂汇报调研、讨论的结果。
实训提示
现代企业的行政管理工作，已经不再停留于“打杂” 的初级阶段，呈现专业化、规范化、科学化、制度化 。
行政管理人员要具备专业的素养，明确的岗位意识 ，清晰的职业生涯发展规划。
模块二 企业行政事务管理
小时的时间； （7）小米身上只有50块钱了，需要取钱； （8）小米很想好好洗个澡； （9）这周有些资料还没有整理好，这些资料必须在下周一前整理好，大
约需要两小时的时间； （10）小米有几个月没有回家了（回家路上大概需要2个小时），妈妈很
想她这周回家一趟；
（11）小米错过了周五的例会，要在周五之前复印一份会议记录； （12）明天下午2点到4点小米要参加一个会议，参会前还需要准备一下
要参加；
（19）上周你收到了一个朋友的邮件，一直没有回复； （20）小米邀请了恋人后天晚上来家里烛光晚餐，但家里什么吃的都没
有；
（21）小米的上司留下一张便条，请她在上班后尽快到办公室找他。 说明：小米每天正常的上班时间是8：00-18：00，含往来的交通时间，
中午有1个小时的休息时间。
实训要求
1、请在背景资料中提供的事务清单中为小米划分事务的优先级，并按照 优先级帮助小米重新进行排序。
会议的相关资料；
（13）你欠同事200元钱，明天的会议恰好他也来参加； （14）明晚8点有一个1小时长的电话节目，与你的工作有密切关系； （15）你的朋友们约好明天晚上聚餐； （16）周二前要做好一份简报，准备这份简报要花费10个小时左右的时
间；
（17）下周三，你要参加一次业务考试； （18）老板负责的项目小组将在明天下午6点开会，预计1小时，小米需
集团行政部 行政总监
内勤采购部 经理
设备采购科
福利保障部 经理
生活委员会
总经理办公室 主任
公共关系科
物业管理部 经理
电气维修科
环境保卫部 经理
保安科
福利品采购科
员工餐厅管理处
文书档案科
机械设备科
环卫科
办公品采购科
员工宿舍管理处
内部采购部 经理助理
福利保障部 经理助理
公务车队 前台服务
基建科 配电房
环境保卫部 经理助理
实训要求
原帖中提到：“最让我受不了的是他（行政总监）所提倡我们做行政的都要 像‘三孙子’一样服务于大家，不管我们对或错”。通过抓阄的方式，将学 生分为三方，编号为1 的为正方，预设立场是赞成该行政总监的观点；编号 为2的为反方，预设立场是反对该行政总监的观点；编号为3 的大众评委，无 预设立场。
正反方进行小组讨论，评选出四名辩论代表。 由教师担任主持人，组织课堂辩论，大众评委评选出正反方两名最佳辩手。 教师总结点评，并引导同学思考：作为行政管理人员，应该如何理解自身的
实训提示
企业行政组织体系的设置，受很多因素的影响： 企业的发展阶段、行业性质、文化背景、管理理念、企业 规模、内部需求等，因此在现实中，不同企业行政组织的 职能分配、部门称谓、管理层级等，往往差异较大。
案例3
下面五段材料具有一定的内在联系，请认真阅读思考，按要求 完成实训任务：
案例（一）至（五）
3、分组模拟演练一下小米这一天的工作。
实训提示
秘书时间管理的技巧：集中精力做最重要的事情；保持时间上的弹性 ；一般工作“案例化”,固定工作“标准化”； 善于利用零散时间。
秘书在拟定工作日志和时间计划表的时候，必须区分重要事情和一般 事情。首先应把要做的事依据重要程度加以排列，先安排重要的事情 ，同时还要注意用最佳的时间安排最重要的工作。根据自己的“生物 钟”，用精力最旺盛的时间处理最重要的工作。
1、根据该企业的组织结构图，用WORD软件绘制出 该企业的行政组织体系图。
2、结合两个结构图，展开小组讨论，从部门名称、 职能分配、主要作用等方面解析本组所绘制的企业行 政组织体系。
3、课堂汇报，各组派代表展示、汇报任务1、任务2 的完成情况及成果，任课教师组织学生点评并总结。
实训提示
企业组织是否合理有效，可以从劳动分工、部门划分、权 力划分、管理幅度与管理层次等几个基本要素去分析。