第七章采购与付款的业务流程与核算方法设计

（3）材料已到，结算凭证未到，货款尚未支付
在月份之中发生的，可以暂不进行总分类核算 只将收到的材料登入明细分类账
月末时，对于那些结算凭证和发票账单尚未到 达的入库材料，可以按材料的合同价格或计划 成本计价，暂估入账
借：原材料 贷：应付账款
下月初，用红字作同样的记账凭证，予以冲回
（4）采用预付货款的方式采购材料 预付材料价款
3.按应付账款和按应付票据作为付款方式的会计 政策比较
应付账款是尚未结清的债务，支付日期不确定 ；应付票据是延付证明，支付日期确定
应付账款结算方式考虑到货币时间价值，若其 中含有现金折扣，可以加以利用
采用商业汇票结算方式，可以加强约束力，信 用较高
（四）采用直接付款、预付账款购入材料 和赊购的比较
2.供销科根据以前制定的采购计划，对“请购单”进行 审批。如符合计划，便组织采购；否则请示公司总经 理批准。
3.决定采购的材料，由供销科填写一式二联的“订购单 ”，其中一联供销科留存；另一联由采购交供销单位 。采购员凭“订购单”与供货单位签订供货合同。
4.供货合同的正本留供销科并与“订购单”核对；供货 合同的副本分别转交仓库和财务科，以备查。
缺点：材料成本计算的准确性相对差一些，因为它起 到了平滑采购成本的作用。
适用范围：材料收发业务频繁，且具备材料计划成本 资料的大型企业。
二、付款业务会计政策选择的设计
（一）采用银行存款支付方式购入材料 （二）采用预付货款方式购入材料 （三）采用赊购方式购入材料 （四）采用直接付款、预付账款购入材料和赊购
一套账方式：将材料卡片和材料明细分类账 合并为一套账，实行账卡合一。适用于仓储和 会计部门距离较近，能够经常检查的企业。
（二）按计划成本的会计核算设计
1.总分类核算 2.明细分类核算
1.总分类核算
材料入库和货款支付的四种情况的核算与按实 际成本核算基本相同
区别在于计算并结转材料成本差异
2.明细分类核算
借：应付账款 贷：银行存款 财务费用
净价法： 按实际材料成本扣除现金折扣的金额入账
借：原材料/周转材料/库存商品 应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：应付账款
购货方在现金折扣期限内付款 借：应付账款
贷：银行存款 购货方超过现金折扣期限付款
借：应付账款 财务费用
贷：银行存款
2.将开出汇票的账款记入“应付票据”科目
（一）采购与付款业务的特点
采购业务和库存管理、生产、销售等活动紧密 相关，需协调统一管理
业务发生频繁、交易金额大 运行环节多，容易产生管理漏洞
（一）采购与付款业务的流程设计目的
加强企业采购计划管理，规范采购工作，保障 供应，控制开支
规范企业采购物资的付款程序，帮助企业正确 核算应付账款、及时签订与执行采购合同、审 批控制采购付款
些方面？ 7．采购与付款业务核算程序的主要设计内容有哪些？ 8．日常采购计划编制、合同签订程序设计要点有 9．临时采购申请程序设计要点有哪些？ 10．材料采购验货付款程序设计要点有哪些？
案例分析题
某公司材料采购业务内部控制制度如下：
1.首先仓库根据库存和生产需要提出材料采购业务申请 ，填写一份“请购单”，“请购单”交供销科批复。
7.财务科接到验收单后，由主管材料核算的会计将验收 单与采购合同副本，供货单位发来的发票，其他银行 结算凭证相核对。以相符或不符作为是否支付货款的 依据。
案例分析题
8.应支付款的，由会计开出付款凭证，交出纳员办理付 款手续。
9.出纳员付款后，在购货发票上盖“付讫”章，再转交 会计记账。
10.财务科的材料明细账，定期与仓库的明细账核对。
第七章 采购与付款业务流程 与核算方法设计
第一节 采购与付款的业务流程设计 第二节 采购与付款的会计政策选择设计 第三节 采购与付款业务核算程序的设计
第一节 采购与付款的内部控制要求与内容
一、采购与付款业务的特点及流程设计目的 二、采购与付款业务流程设计
一、采购与付款业务特点及流程设计目的
（一）采购与付款业务的特点 （二）采购与付款业务的流程设计目的
二、采购与付款业务流程设计
（一）请购商品和劳务 （二）编制订购单 （三）验收商品 （四）储存已验收的商品 （五）编制付款凭单 （六）确认与记录负债 （七）付款 （八）记录现金和银行存款支出
请购部门 （仓库或其他部门） 采购部门
开始
请
购
编制请购单
商 品
Hale Waihona Puke Baidu主管 审批
执
编制订购单
行
采
购
确定供应商
验 收 储存已验收商品 存 储
4 3 2
收货单1
合同
1、2、3、4
提货单
审核
验货 后
发票 运单
材料明细账
②
验货
验货后
①
库存月报
1、2、3
1、2
②
4
审核 3
①
1定期
2
供应部门 供货单位
提货单 运单
发票
明细账 收料汇总表
1 ②
负责 表
负责
保管
编表
记账
负责
1、②
3、发票运单
审核
交出纳员 付款
采购
记账
编
四、退货及折让程序设计
由储存部门或用料部门填制“请购单”； 由采购部门填制“订购单”或其他契约 由检验部门验收并编制验收报告 储存部门对照验收报告收料入库，如有差异应报告给 会计部门 会计部门比较购货订单、验收报告及卖方发票，如果 发票经核准付 凭证移送出纳处付款
退回多付货款 借：银行存款
贷：预付账款
（三）采用赊购方式购入材料
1.将应付未付的账款计入“应付账款”科目
借：原材料/周转材料/库存商品 应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：应付账款
总价法：
购货方超过现金折扣期限付款
借：应付账款
总价法简便易行，我国《企业
贷：银行存款
会计准则》规定，采用总价法
购货方在现金折扣期内付款
“原材料”明细分类账：数量金额式 “物资采购”明细分类账：数量金额式 “材料成本差异”明细分类账：三栏式
（三）按实际成本计价与按计划成本计价的比较
便于考核各类或各种物资采购业务的经营成果，有利 于改进物资采购环节的经营管理工作
可以剔除材料价格变动对产品成本的影响，有利于考 核车间的经营成果
可以加速和简化材料收发凭证的计价和材料明细分类 账的登记工作
（五）编制付款凭单
确定供应商发票与验收单、订购单一
致 确定供应商发票的正确性
应付凭单部
门编制付款
编制预先顺序编号的付款凭单
凭单
检查付款凭单计算的正确性
并填入应借记的资产或费用账户名称
被授权人员在凭单上签字
（六）确认与记录负债
正确确认已验收货物和已接受劳务的债务，并 准确、及时地加以记录
该环节一项重要控制是要求记录现金支出的人 员不得经手现金、有价证券和其他资产
案例分析题
5.采购来的材料运抵仓库，由仓库保管员验收入库。验 收时，将运抵的材料与采购合同副本，供货单位发来 的“发运单”相互核对。然后填写一式三份的“验收 单”，一联仓库留存，作为登记材料明细账的依据； 一联转送供销科；一联转送财务科。
6.供销科收到“验收单”后，将验收单与采购合同的副 本、供货单位发来的发票，其他银行结算凭证相核对 是否相符，以确定此采购业务的完成情况。
借：原材料/周转材料/库存商品 应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：应付票据
我国的应收票据特指商业汇票；商业汇票可以 背书转让；付款期限不得超过6个月
商业汇票有两种分类方法：一是根据承兑人不 同分为银行承兑汇票和商业承兑汇票；二是按 其票面是否载明利率，分为带息商业汇票和不 带息商业汇票（利息记入财务费用）
借：预付账款 贷：银行存款（应付账款、应付票据）
预付款的材料到达
借：在途物资 应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：应付账款
2.明细分类核算
（1）明细分类账的种类：材料卡片和材料明细 分类账（数量金额式）
（2）明细分类账的设置方法
两套账方式：由仓库设置和登记材料卡片， 由财会部门设置和登记材料明细分类账。适用 于仓储和会计部门距离较远的企业。
（三）验收商品
验收部门首先应比较商品的品名、摘要、数量、 到货时间等与采购单是否相符，然后再盘点商 品并检查商品有无损坏
验收部门根据经审核有效的订 购单验收商品
（四）储存已验收的商品
不相容职务相分离，将已验收商品的保管与采 购的其他职责相分离
减少未经授权的采购和 盗用商品的风险
加强实物控制，存放商品的仓储区应相对独立， 限制不相关人员接近
购料
借：在途物资 应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：银行存款（应付账款、应付票据）
材料验收入库
借：原材料 贷：在途物资
（2）已支付货款或已开出、承兑商业汇票，但 材料尚未到达或尚未验收入库
购料
借：在途物资 应交税费——应交增值税（进项税额）
贷：应付票据(银行存款)
材料验收入库
借：原材料 贷：在途物资
证，并据以登记银行存款日记账及其他相关账 簿
记入适当的账户和适当的会 计期间；正确地进行计量
第二节 采购与付款的会计政策选择设计
一、采购业务会计政策选择的设计 二、付款业务会计政策选择的设计
一、采购业务会计政策选择的设计
（一）按实际成本计价的会计核算设计 （二）按计划成本的会计核算设计 （三）按实际成本计价与按计划成本计价的比较
（一）按实际成本的会计核算设计
1.总分类核算 2.明细分类核算
1.总分类核算
（1）结算凭证和发票等单据与材料同时到达 （2）已支付货款或已开出、承兑商业汇票，但
材料尚未到达或尚未验收入库 （3）材料已到，结算凭证未到，货款尚未支付 （4）采用预付货款的方式采购材料
（1）结算凭证和发票等单据与材料同时到达
复习思考题
1．采购与付款业务内部控制制度包括哪些要点？ 2．如何设计采购业务核算的实际成本法？ 3．如何设计采购业务核算的计划成本法？ 4．采购业务核算的实际成本法与计划成本法各自的优缺
点体现在哪些方面？ 5. 应付账款总价法和净价法分别如何进行会计处理？ 6. 直接付款和赊购方式购入材料各自的优缺点体现在哪
记 账
付 账
验收部门 验收商品
应付凭单部门
会计部门
编制付款凭单 确认记录负债
确定未付款凭 单在到期日期
付款
记录现金等支 出
结束
（一）请购商品和劳务
仓库负责对需要购买的已列入存货清单的项目 填写请购单，其他部门也可以对所需要购买的 未列入存货清单的项目编制请购单
由于企业内不少部门都可以填列请购单，可能 不便事先编号
会计主管应监督记账凭证中账户分类的适当性、 监督入账的及时性
会计人员应核对凭单总数与应付凭单部门送来 的每日凭单汇总表是否一致，应付账款总账余 额与未付款凭单档案中的总金额是否一致
（七）付款
企业有多种款项结算方式，通常是由应付凭单
部门负责确定未付凭单在到期日付款
（八）记录现金和银行存款支出
会计部门应根据已签发的支票编制付款记账凭
审核
2、3
3、4
1
2
1
供货单位
1 、2
负责人
负责
审核
负责
采购
审核
二、临时采购申请程序设计
请购部门
3 2
请购单 1
1、2
3
供应部门
②
临时采购计划 ①
审核
21 ①
②
会计部门
负责人
负责
采购
1①
负责
三、材料采购验货付款程序设计
厂内运输部门 会计 部 门
仓库
车站（码头）
②
到货清单①
通知 提货
①② ①
材料卡
采用赊购的方式购入材料时，企业延期向供货方付款相 当于从供货方筹得短期资金，故称为商业信用筹资
由商业信用条件可知，企业延期付款需要付出额外代价 ，即赊购的隐含成本
筹资决策分为两种情况：企业有能力付款时，若收购 的成本率低于投资报酬率，推迟付款，反之应早付款 ；企业无能力付款时，若收购的成本率低于投资报酬 率，推迟付款，反之向银行借款早付款
的比较
（一）采用银行存款支付方式购入材料
存货验收入库后 借：原材料/周转材料/库存商品
应交税费——应交增值税（进项税额） 贷：银行存款
（二）采用预付货款方式购入材料
预付货款时 借：预付账款
贷：银行存款
材料验收入库 借：原材料/周转材料/库存商品
应交税费——应交增值税（进项税额） 贷：预付账款 预付货款不足 借：预付账款 贷：银行存款
第三节 采购与付款业务核算程序的设计
一、日常采购计划编制、合同签订程序设计 二、临时采购申请程序设计 三、材料采购验货付款程序设计 四、退货及折让程序设计
一、日常采购计划编制、合同签订程序设计
生产计划部门 会计部门
各种生产计划1
2 1
3 2
2 采购计划1
采购计划
4 3 2
采购合同1
财务收支计划
2
每张请购单必须经过对这类支出预算负责的主 管人员签字批准
（二）编制订购单
采购部门对经过批准的请购单发出订购单 对一些大额、重要的采购项目，应采取竞价方
式来确定最佳供应商 订购单应预先予以顺序编号并经过被授权的采
购人员签名 采购单正联应送交供应商，副联则送至企业内
部的验收部门、应付凭单部门和编制请购单的 部门