工作沟通方式选择

方式进行
项目的讨论、交流，
即时讨论可在微信 形成正式结果必须以邮件的方式
中进行
进行
重要事件
可使用微信提醒 正式邮件发出
临时会议组建
可使用微信提醒 正式邮件发出
非工作日重大事件 微信发出
工作日补发
会议记录
\
正式邮件发出
八、部门间沟通、升级顺序
A+B统管领导
⑩
主管
⑨
⑩ 主管
⑧ 主管
⑦ ⑤
对方直属主管仍无法
– 3.2 相关人员无法现场讨论时，用微信群先讨论，再决 策
– 3.3 重要邮件发出后，通过微信提醒 – 3.4 工作微信，请勿语音 – 3.5 最近推出了企业微信，期待使用效果验证
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三 、钉钉：以工作沟通为主，势不可挡
• 1、优势
– 即时通讯，方便快捷，不受时间、场地限制 – 与公司OA等系统可对接，通讯录、审批等较方便 – 保密系数高于微信，离职被退群 – 组织电话会议很方便
• 2、电话会议
– 打破时间、空间限制 – 缺点：效率低
• 3、现场/电话会议注意事项
– 围绕主题、提前准备资料/数据 – 无法解决问题时，要升级协调 – 形成决策、记录、跟进事项
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七、工作事项沟通方式建议范例
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事项
微信
邮件
停线预警信息
微信提醒
正式邮件发出
生产计划排程定版 \
正式邮件发出
周、日、月计划
微信提醒
正式邮件发出
瓶颈物料报表
\
正式邮件发出
欠料报表发送
微信提醒
正式邮件发出
物料损耗
微信提醒
正式邮件发出
欠料物流信息沟通 微信提醒
重大异常邮件发出
日常工作分配、汇报 微信发出
部门周报、月报、异 常问题报表内资料
\
邮件发出
行程的结果如果有书面或者图等
临时事件沟通、讨论；微信沟通信息进度 其它文档类的发布，必须以邮件
定要电话或当面确认。
• 2、关于邮件
– 2.1 主题简洁明了，关键字，必要时使用【重要】【紧 急】字眼
– 2.2 语言得体、内容条理清晰、语气保持冷静 – 2.3 对于重要信息，虽然经过微信/QQ/电话/会议，最
好能通过邮件发出
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2021/3/10
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二、微信: 即时,以时间为线索,充满诱惑力
• 1、优势
– 即时通讯，方便快捷，不受时间、场地限制
• 2、劣势
– 2.1监管难度大，泄密风险大（如离职人员…） – 2.2 保存文件很麻烦，留证据困难 – 2.3 充满诱惑力，个人被“绑架”
• 3、应用
– 3.1 在非上班时间须跟进处理事项，通过微信进行，事 后补mail
五、电话：占据资源，但最直接有效的沟通方式
• 点对点，最直接 • 成本最高 • 重要或紧急时，选择电话 • 事后补邮件:”如电话沟通……”
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六、现场/电话会议
• 1、现场会议
– 事情紧急或重要，需要多个职能/部门一起讨论/检讨， 在工厂现场或相同办公地点召开
– 效率高 – 缺点：受时间、地点限制 – 注意事项：
• 2、劣势
– 2.1 用户使用微信的习惯太难改变 – 2.2 部分没有使用钉钉的人员，无法让其加入群
• 3、应用
– 3.1 公司内部使用钉钉 – 3.2 部分沟通在保密模式下进行 – 3.3 推荐有工作联系的人使用钉钉
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四、QQ：传文件，但其实没有也没关系
• 历史使用习惯，被微信替代，淘汰中，不出3年，将退出工 作舞台
工作沟通方式
2018/8/8
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目录
➢ 1.邮件 ➢ 2.微信 ➢ 3.钉钉 ➢ 4.QQ ➢ 5.电话 ➢ 6.现场/电话会议 ➢ 7.工作事项沟通方式建议范例 ➢ 8.部门间沟通、升级顺序 ➢ 9. 注意事项
一、邮件：最正式，以事件为线索
• 1、使用范围
– 邮件的使用范围极广，无论是对上对下、对内对外，无 论是简短的便签或是正式的通知，邮件都可以承载，可 以说，涉及工作的一切，用邮件解决都是可行的。
• 2、优势
– 2.1 可追溯性最好，公认可作为法律证据 – 2.2 可按发件人归类，置顶，阅读”标题党” – 2.3 邮件对于工作思路是友好的，可以自由选择适宜的
时间进行处理，可以确保工作思路的延续性
• 3、劣势
– 3.1可以掌握自己发送的时间，却无法保证对方打开的时 间
– 3.2 电脑不在身边时，不能及时阅/回邮件
对应人员无法解决时
④ 协调解决时，汇报自 ③ 己直属主管协调
找其直属主管协调
工程师
①
先找对应人员
A部门
协调解决
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⑥ 主管
② 自己解决不了，要 向自己主管汇报
工程师 B部门
九、注意事项
• 1、关于升级求助
– 1.1 要把场景、资料/数据核对清楚 – 1.2 需要把建议方案A/B/C及其优劣列出 – 1.3 重要紧急事情通过微信/钉钉/邮件均无回复时，一