办公设施管理制度

成都雷奥风电传感器有限公司

办公设施管理制度

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文件编号Q/LEO 2003 受控状态分发号

版本V1.0 实施日期2009年8月01日总页共 4 页编制审核批准

目的: 为完善各种电器办公设施的管理工作，保证办公设施的合理使用和妥善保管，降低使用成本，提高工作效率，消除现场杂、乱、赃现象。达到定人、定物、定位的目的。

一、办公设施分类

办公设备：包括电脑、打印机、传真机、复印机、电话、空调、服务器、办公软件等物品。

办公家具：包括办公桌椅、会议桌、文件柜等物品。

二、办公设施采购

（一）月度办公设施的采购，每月月未由各部门提出下月购买需求，提交行政部汇总并编制下月办公设施购置计划和预算，经行政部经理审核签字，交由采购部采购。

（二）年度办公设施购置计划，由使用部门提出书面报告，经综合行政部与财务部会审，报总经理批准后，归行政部购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报董事批准后实施。

（三）购置、建造单项价值在万元以上或总价值在万元以上办公设施时，必须报董事会备案。

三、办公设施的管理

（一）办公设施编号

1、办公设施实行编号管理，由行政部会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。

2、编号办法：编号形式为：公司英文标识分类符号计算机代码

①办公设备编号（×××××××；包括：电脑，空调，打印机，软件，服务器，传真机等物品）。

②办公家具编号（×××××××；包括：办公桌椅，会议台，文件柜等物品）。

（二）办公设施标牌制作

⒈定制统一的办公设施牌，标牌的内容包括：公司英文标识分类符号计算机代码。

⒉标牌的材料为即时贴，由行政部会同财务部在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。

四、办公设施的异动管理

（一）办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经行政部与财务部会审，由财务经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

（二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经行政部与财务部会审，报总经理批准后实施。

（三）按规定程序发生的办公设施异动，行政部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。

五、办公设施的维修

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》，经行政部与财务部会审，元以下维修费用，报副总经理批准；元以上报总经理批准。

六、重大办公设施的原始发票复印件由行政部负责妥善保存，做好登记帐，如经批准用于抵押

需提交原始发票时，应留复印件保存，并做好相应的辅助登记帐，注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容，到期办妥相关手续后，及时收回原始发票专门保管。

七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

八、行政部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月日前，将办公设施清理情况专题报告公司领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

九、办公物品管理规定

（一）建立办公物品登记簿。凡属我公司的办公设施都要登记入册，登记表设物品名称、数量、保管人、清点人、登记日期等，以便日常管理和人员变动交接。

（二）实行办公物品管理责任制。办公物品由办公室专人负责，实行统一清点造册，部门主管签字责任管理。会议室、接待室物品造册后由责任人签字实行责任管理。值班室值班设施由办公室负责管理及清查，发现物品丢失直接追究当期值班人员责任。夜间值班人员负责夜间一至四楼公共区域和院区照明灯的管理工作，严禁“长明灯”现象发生。

（三）建立办公设施登记管理档案。所有造册办公物品，一式两份，一份由部门主管或责任人保管，一份由办公室纳入档案管理。

（四）建立定期清查制度。公司每半年组织一次办公设施管理、使用情况核查，确定是否有丢失或损坏。

（五）正常损坏物品要及时与办公室联系核对，并确定是否补充或责任界定，或及时从造册中删除。

（六）实行赔偿制度。办公设施发生丢失或人为损坏，按市场同等价格赔偿。赔偿原则是：谁丢失、谁损坏、谁赔偿。

十、电器设施管理规定

我公司现有电器设施包括：电脑、空调、电话、打印机、传真机及相关的配套电器设施。电器设施登记、定期清查均执行办公物品管理规定中的相关内容。

（一）所有电器设施使用都要做到人走机停，严禁夜不关机的现象，违者按考核办法相关规定进行处罚。

（二）科学使用空调设施。夏季使用空调要本着节约的原则适当使用，严禁人去空调不

关、开着空调不关窗门等浪费行为，对不自觉执行者，每发现一次，按考核办法相关规定进行处罚。

（三）赔偿。电器设施发生损坏，要与责任人的责任挂钩，凡属责任心不强，乱拆电器，不关机被雷、电等外力损坏的电器设施实行赔偿制。属完全责任的按市场价格50%赔偿，属间接责任的按20%赔偿。电器设施发生丢失要视情按市场价格由责任人进行赔偿。

（四）电器设施报废，使用人写出报告，说明购置时间、报废原因等，办公室安排专人实施核实鉴定。属公司固定资产管理的，由办公室负责拟制报废请示上级总经理，属非固定资产管理的，由办公室处理意见。批准报废的设施，由责任人、清点人和相关领导认可后从登记簿中删除。管理责任划定后，任何动用责任物品行为，必须经管理责任人同意。

（五）电脑管理

1、日常管理

①公司办公电脑的安装、调试、维护、保养、管理由公司行政部指定专人负责。

②公司电脑由各使用人负责保管。

2、使用需求申请

①硬件需求由使用人所在部门提出申请，送行政部做出计划，综合行政部经理审核，费用在元以下报财务经理批准，元以上报总经理批准。

②软件需求由使用人根据工作、业务需要提出申请，由所在部门送行政部做出方案，由行政部经理审核，费用在元以下由报总经理批准，费用在元以上报董事会备案。重大项目按招、投标方式进行。

3、注意事项

①公司员工应妥善设置和保管好开机密码，不得将密码，特别是财务软件使用密码泄露他人。

②尽量利用公司办公网络以无纸化方式处理公文，确需打印的资料，应妥善保存，不得无序摆放。

③不得在办公电脑上玩游戏，未经批准，不得将外来盘插入电脑使用。