房地产公司档案管理办法

档案管理办法（暂行）

第一条：目的

为加强档案的管理，建立完整的档案体系，提高档案管理水平，做好档案保密工作，充分发挥档案的作用，特制订本制度。

第二条：范围

1本制度适用于公司档案的管理。

2、凡属公司经营管理过程过程中直接、间接形成的、具有查考、利用价值的各种文字资料、图表及特殊载体材料等，均属于公司档案。

第三条：管理原则

1统一管理原则：公司档案实行统一管理，任何部门和个人不得把公司档案资料据为己有。

2、保守秘密原则：员工都有保守档案秘密的义务，任何人不得泄露或者非法利用所知悉的档案机密。

第四条：档案分类

公司档案分为：文书档案、财务档案、人事档案、工程技术档案（各项目资料）、图纸资料、建设工程其他资料。

第五条：管理部门

1行政人事部负责文书档案、人事档案、工程技术档案的管理。

2、财务部负责财务档案的管理。

第六条：行政人事部管理职责

1制定或参与制定档案工作的规章制度。

2、对企业其他部门文件材料的归档工作进行指导和监督。

3、做好企业档案的收集、整理、保管和利用工作。

4、提高档案管理的水平和技术，逐步实现档案管理现代化、科学化。

5、指定专人负责档案管理工作。

1

一级类目代号：XX 有限公司

第七条：财务部管理职责

1制定财务档案管理制度。

2、对企业财务档案的归档工作进行管理

第八条：档案管理员管理职责

1严格执行公司制定的档案管理制度。

2、负责档案的接受、收集、编目、立档、保管、统计和提供利用等工作。

3、采取有效措施，确保档案的安全、完整、系统、有效。

4、做好档案的保密工作。

5、每季度检查上季度档案借阅、查阅情况。

6、每年一季度检查上年度档案借阅、查阅情况。

第九条：文书档案管理规定

1公司文书档案分为：红头文件、函件、通知、制度、工商资料、行政资料、行 政类合同、财务类合同等。

2、文书档案保管年限：长期

3、文书档案编号原则：

文书档案编号=一级类目代号+二级类目代号+年度号+案卷号 案卷号以流水作业编号。

举例示意：

XX ——WJ11 ——01 I I

I I 丨

I

I

1

-------- 案卷号：01

I I

1

------------- 年度号：2011年

I 1

-------------- 二级类目代号：项目

4、文书档案编目：文书档案目录编写以附件档案目录标准为依据，依次编写。第十

条：财务档案管理规定

财务档案管理规定依据财务部相关规定执行。

第十一条：人事档案管理规定

1、人事档案用于公司内部人员管理。

2、人事档案包括但不限于招聘登记表、简历、入职单、转正单、表彰文件、劳动合

同、离职单、解除合同约定等员工资料。

3、人事档案由人事主管负责建立、保管。

4、保管年限：长期

第十二条：工程技术档案管理规定

1、工程技术档案以公司项目为一个单位，按项目立档。

2、每一个单位项目档案分类：

（1）、项目工程合同一一JY—XM—年度一编号

（2）、材料米购类合同JY —CG-年度一编号

（3）、营销类

3.1广告发布类合同一一JY--YX-GG—年度一编号

3.2营销策划类合同一一JY--YX-CY—年度一编号

（4）、开发类

4.1 开发类合同一一JY--KF —年度一编号

4.1 开发类手续JY--KF —SX—年度一编号

3、编号原则同第九条文书档案编号原则。

4、保管年限：长期

第十三条：档案归档

3、各部门档案资料应于档案形成后3个工作日归档。

4、合同类档案应于盖章后1个工作日归档。

1

一级类目代号：XX 有限公司

5、 经办人形成档案后由于个人原因未归档，须承担相关责任。 6部门负责人对经办人档案资料归档负有指导、监督和管理责任。

第十四条：档案保管

1、 档案保管工作应做到四不：不散（不使档案分散），不乱（不使档案互相混乱）， 不丢（档案不丢失不泄密），不坏（不使档案遭到损坏）。

2、 认真做好档案管理工作，定期对档案进行核查、整理工作。

3、 档案员对因长期借阅、查阅档案资料造成的破损，应及时修补。

4、 档案管理员因工作失误丢失档案，须承担相关责任。

第十五条：档案的借阅、查阅、使用 1、 公司档案借阅查阅范围：公司内部各部门。 2、 借阅、查阅需办理相关手续，经部门负责人初审，行政人事部经理复审，可办 理借阅、查阅手续。 3、 重要档案及机密档案不借阅，可查阅，须由总经理批准，查阅档案应于公司档 案室内查阅，不予携带出档案室。 4、 档案借阅时间为2天，如需延长，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理人 员须及时催还。 5、 申请档案复印的，经登记后，由档案员负责复印发放。 6、 、借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量，承担一切赔偿 责任。

第十六条：档案的销毁

1、 无效、失效档案由档案管理员申请，填写待销毁档案目录信息，经部门经理初 审、总经理复审，董事长批准后方可销毁。

2、 销毁档案必须在指定地点进行，并指派专人监销，严禁将销毁的文件作为它用， 或作废纸出售。文件销毁后，监销人应在销毁注册上签字。 第十七条：档案密级

1、 有密级的档案按照密级管理执行。

2、 无密级的档案按公司规定执行。