文件管理 PPT课件

公司成 立时的 文件
新增的 文件
回顾的 文件
审核提 出修改 的文件
其他
车间领料及线边库管理规定 菲林验收标准
冲杯机维护保养作业指导书 内涂料采购标准
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LOGO 正文 . 第二章
文
件
第二节
的文
控
件 的
制审
流
批 权
程
限
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为确保文件的适宜性、充分性、有效性，文件在发布前应得到审核和批准。不同文件的批准 权限明确如下： 1、 QEHFMS手册、程序文件由质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准。 2、规范性文件（如各部门三级文件）由各职能部门负责编写，部门主管审核，该文件起草 部门的上一级主要负责人或管理者代表批准，最高至总经理。如果文件由管理者代表审核,则 需要总经理进行批准。 3、除另有明确规定（如其它文件具体规定）外，外来文件的发放由管理者代表批准。 4、文件批准完成后，制订部门将文件送交体系管理员进行文件的管理，包括归档、发放、 变更和修订的记录等。
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LOGO 正文 . 第二章
文
件
第六节
的
文 件
控的
制
废 止
流
和 销
程毁
文件的废止： 1、文件完全不适用或不符合实际业 务程序时，由该文件主管部门召集相 关人员评议后，由原制订单位依《文 件修改／废止申请单》办理相关作业 ，并经核准后方可废止。 2、体系管理员负责回收废止文件并 加盖蓝色“作废”章后，记录于《文 件发放/回收记录》中。
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文件的销毁： 1、需销毁的文件包括经批准废止的 文件、经批准修改后的旧版文件以及 不适用的外来文件等。 2、体系管理员负责回收所有需销毁 文件中由其发放的文件（包括体系管 理员负责发放的外来文件），加盖蓝 色“作废”章，原件再加盖蓝色“保 留”章保存1年，其余销毁。
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LOGO 正文 . 第二章
文件变更时由相关部门负责填写《文件修改/废止申请单》,与修改后的文件一起，经相关部门 评审会签，并由规定的人员签字审核批准后,交体系管理员具体操作。
1 2 3 变更或修订后的新版文件发行时，体系管理员负责收回旧版本，加盖蓝色“作废”章。
相关部门对执行文件有异议时，可向制定部门提出文件变更要求，修改时制订部门可召集相关 人员研讨变更事项，以提高适用性。
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LOGO 正文 . 第二章
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文
件
第五节
的
文 件
控的
制
变 更
流
和 修
程订
体系文件的修订，文件号不必更改，但必须更改修订次数(版本号)。版本号A0代表首版第0次 修改；A1代表首版第一次修改；B0代表第二版第0次修改；B1代表第二版第一次修改。每一版 本修订次数不超过4次，如再修改需变更为下个版号。文件封面注明生效日期。
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文
件
第三节
的
控
文 件
制
的
流
编 写
程
文件的编写遵循的通常格式： 1.目的 2.范围 3.定义 4.职责 5.文件流程（可根据需要进行增减） 6.相关文件（可不附带文件编号，以免相关文 件更改造成的修改不方便） 7.相关记录（本文件中涉及到的记录） 8.附件
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文件编写时应遵循公司文件的统 一格式，如宋体、正文小四、页 边距（上1.5下1.5左2右2）、页 眉页脚距两端0.5厘米，使用统 一格式的页眉页脚及首页等。
文
件
第七节
的
控
非 管
制
制
流
文 件
程
非管制文件的管理
1、客户或有关部门需要的体系文件 ，由其业务接洽部门负责填写《文 件申领单》，在申领说明栏注明"客 户或部门名称"及注明不作回收管制 ，经管代批准方为有效。 2、体系管理员将此类不需作回收或 版本变更管制的文件，列为非管制 文件，且在文件上盖上“非管制” 章。
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➢作业指导书、管理制度 ➢编号
➢部门代码
注：外来文件不执行编号规则，仅保持发放和回 收的记录。
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第二章
文件的控制流程
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LOGO 正文 . 第二章
文
件
第一节
的文
控
件 的
制发
流
行 时
程
机
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a）新文件首版发行； b）因工作程序改变或技术工艺更改或内外管理环境发生变化要求文件相应变更时； c）因工作或业务上需要而增加相关文件时。 在文件发行需求产生时，各主要职责部门负责起草文件，并按审核批准的权限递交 审批。
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LOGO 正文 . 第二章
文
件
第四节
的
控
文 件
制
的
流
发 放
程
编写部门明确 《文件发放清单》
体系员打印审 批后的文件， 盖“受控章”
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体系员发放到使 用部门，填写 《文件发放/回收
记录表》
完成 发放
体系员负责保 存文件原件
各部门负责 更新本部门 《文件清单》
不在发放名单中的部门必要时可以到质量管理部借阅.体系管理员做好借阅登 记，填写《文件借阅管制表》 文件毁损、遗失时，可填写《文件申领单》(须注明原因)向体系管理员申请。 各部门填写的《文件申领单》须由总经理或管理者代表签字后方为有效。
什么是程序文件：程序是为完成某项活 动所规定的方法，描述程序的文件称为程 序文件。 2015年ISO9001管理体系改版，取消了 “程序文件”及三级文件的要求，但是我 公司为了方便管理，依然沿用以前的分类。
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LOGO 正文 . 第一章
文
件
控
制
目
的
及
编
号编
原
号 规
则则
文件编号规则
管理手册编号：
程序文件编号
文件控制程序
主讲人---
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LOGO 目录
第 2页
1、文件控制目的及编号原则
2、文件的控制流程
3、外来文件管理
4、文件的保存
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LOGO
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第一章
文件控制目的及编来自百度文库原则
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LOGO 正文 . 第一章
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件
控
制
目
的
及
编文
号
件 控
原制
则
目 的
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目的：规范文件的管理流程，确保各部门所使用的文件为适用版本， 以及防止作废文件被误用。
适用范围：文件的编 写、评审、批准、发 放、更改、保留和处 置，包括管理手册、 程序文件、操作指导 书、作业标准、外来 文件。
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文
件
控
制
目
的
及
编
号文
原
件 分
则级
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三级文件
一级文件：公司纲领性文件管理 手册；
二级文件：公司主要的运作流程 即程序文件；
三级文件：公司细部流程和各类 技术性操作流程，包括作业指导书、 工艺规程、检验标准等。
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LOGO 正文 . 第二章
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先请各位思考一下？
文
件
的
控
回 顾
制
流
程
某文件需要修改应经过哪些 程序？
如------------？
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第三章
外来文件的管理
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