Word 邮件合并应用(制作成绩单)——操作教程

Word 邮件合并应用——制作成绩单在实际工作中，学校经常会遇到批量制作成绩单、准考证、录取通知书的情况；而企业也经常遇到给众多客户发送会议信函、新年贺卡的情况。这些工作都具有工作量大、重复率高的特点，既容易出错，又枯燥乏味，有什么解决办法呢？在Word中利用“邮件合并”功能就可以巧妙、轻松、快速地加以解决。

1、建立主文档——设计“成绩单”

在Word中，制作一张如图1所示的没有具体数据的“成绩单”（模板），完成后保存在D盘“邮件合并”文件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“各科成绩（素材）.xls ”也保存在这个文件夹中。

图1——“成绩单”（模板）

设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态，不能关闭。

2、打开数据源

打开数据源“各科成绩”（素材）.xls ”，作为“邮件合并”的后台数据库，操作步骤如下：（1）在菜单栏中选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏，如图2所示。此时“邮件合并”工具栏上只有前两个按钮是可用的，其他按钮均暂时不可用，原因是数据源尚未打开。

“邮件合并”工具栏

图2 ——“邮件合并”工具栏

（2）单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，找到并打开数据表“各科成绩（素材）.xls”打开后出现一个“选择表格”对话框。如图3所示。

图3——“选择表格”对话框

（3）在对话框中选择第一项“成绩汇总表”，单击“确定”按钮，此时数据源“成绩汇总表”被打开，“邮件合并”工具栏上的大部分按钮也被激活。

3、在“成绩单”中插入数据域

在已经打开的“成绩单”（模板）中插入数据源的合并域，操作步骤如下：

（1）插入点放在“成绩单”（模板）的“学号：”后面，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，如图4所示。

图4——“插入合并域”对话框

（2）在“域”列表框中选择“学号”项，单击“插入”按钮，此时在“成绩单”（模板）的“学号：”后面就会插入域“《学号》”。

（3）重复步骤（2），用同样的方法在成绩单的对应位置插入其他的域。所有域插入完成后，成绩单的设置结果如图5所示。

图5

4、插入各科目的班级平均分

在“成绩单”的“成绩”列中插入了数据域后，如何在“班级平均”列中插入各科目的班级平均分呢？要知道班级平均分不是域，因为班级平均分对于每个人来说都是一样的，是不变的数据。

既然班级平均分不是域，就不能采用插入域的方法来获得数据，只要采用直接输入数据的方法即可。

输入“成绩单”第3列的“班级平均”成绩数据，操作步骤如下：

在“邮件合并”文件夹中打开“各科成绩（素材）.xls”文件，选择“成绩汇总表”工作表，找到各科目的班级平均分数据（在“成绩汇总表”的最后一行），把这些数据复制、粘贴或者直接输入到“成绩单”的“班级平均”列中的相应位置。如图6所示。

图6

5、利用“插入Word域”填写获奖信息

在成绩单的最后一行中，根据“平均分”填写获奖信息，操作步骤如下：插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，从打开的菜单中选择“I f … Then … Else …”，打开“插入Word域：IF ”对话框，各项参数设置如图7所示。再单击“确定”按钮。

图7——“插入Word域：IF ”对话框

6、查看数据连接状况

在“成绩单”中插入数据域后，“成绩单”与后台的数据源已经连接在一起了，如何查看数据连接后的结果呢？

查看数据连接后成绩单的变化，操作步骤如下：

（1）单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，这时“成绩单”的各个数据域显示出第一条记录中的具体数据，如图8所示。

图8

（2）单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”按钮或“下一记录”按钮，可以查看其他记录的数据。

（3）单击“首记录”按钮，可以显示第一条记录的数据，单击“尾记录”按钮，可以显示最后一条记录的数据。

7、在一页中放置多个“成绩单”

如果能在一页内放置两个“成绩单”，就可以节省不少纸张。

在一页内放置两份“成绩单”，操作步骤如下：

（1）把整个“成绩单”（包括前面的标题）复制一份，再把插入点定位到文档的最后位置，粘贴一次，得到第2个“成绩单”。

从两份成绩单中我们发现，其中的数据居然是一样的！如何才能在第2个成绩单中显示下一条记录呢？

（2）将插入点放在第2个“成绩单”的首行处（必须在第2个成绩单中所有数据域的前面），单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”，当“查看合并数据”按钮为“未选中”状态时，将显示出“下一记录”的域《Next Record》；单击“查看合并数据”按钮，使其成为“选中”状态，就可以看到在第2个“成绩单”中已显示出下一条记录的数据了！如图9所示,。

图9——1页内连续打印两个成绩单

8、合并数据

到目前为止，“成绩单”只有一页，如何产生全班的成绩单呢？

运用“合并数据”，生成全班的“成绩单”，操作步骤如下：

（1）单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框，如图10所示。

（2）在对话框中选择“全部”选项，单击“确定”按钮。Word开始合并数据，并产生包括全部记录在内的新文档，系统自动命名为“字母1”。浏览新文档，可以看到每页都有2个“成绩单”，共有20页。

（3）将合并数据产生的新文档“字母1”保存在D盘的“邮件合并”文件夹中，文件改名为“成绩单”。

说明：

（1）只要单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮或“合并到电子邮件”按钮，就可以将数据“合并到打印机”或“合并到电子邮件”。

（2）从图10还可以看到，在合并数据时，除了可以合并“全部”记录外，还可以只合并“当前记录”，或只合并指定范围的部分记录。