Word 邮件合并应用(制作成绩单)——操作教程
计算机应用基础第5章-邮件合并
2020/1/9
第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
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5.2.1 利用邮件合并制作成绩单
1．建立主文档——成绩单的设计 2．打开数据源 3．在成绩单中插入数据域 4．插入各科目的班级平均分 5．利用“插入Word域”填写获奖信息 6．查看数据连接状况 7．在一页中放置多个成绩单 8．合并数据
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2. 在“域”列表框中，选择“学号”项，单击“插 入”按钮。在成绩单（模板）的“学号：”后面就会 插入域“«学号»” ；
3. 重复步骤（2），用同样的方法在成绩单的对应位 置插入其它的域。
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第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
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成绩单的设置结果
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第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
任务：在成绩单的最后一行中，填写获奖信息 ：平均分在85分以上 填写“恭喜你！你的平均分达到85分以上，将获得奖学金！”，85 分以下填写“你的平均分未达到85分，请继续努力！”。
操作方法：
插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中，单 击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，从打开的菜 单上选择“If…Then…Else…”，打开“插入Word域：IF”对话框， 各项参数设置如下图所示。再单击“确定”按钮。
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第5章 Word邮件合并应用—制作成绩单
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5.2.2 应用邮件合并向导制作信封
任务：批量制作信封 。
操作方法： 1. 在菜单栏中选择“工具”→“信函与邮件”→“中文
信封向导”命令，制作好信封初稿； 2. 根据“班级通信录”中的信息，修改该信封：删除数
据域，只保留《收信人邮编》、《收信人地址一》和《收 信人姓名》三个域；
Word邮件合并打印成绩通知单
W ORD邮件合并打印成绩通知单首先将数据输出转为Excel文件，如“高一.xls”、“高二文科.xls”、“高二理科.xls”等，接着使用Word2000的“邮件合并”功能把数据调入到Word文档中，这样就便于排版和打印了。
第一步，在Word2000中制作成绩通知单基本式样。
使用A4纸，尽量缩小页边距，先做出一个通知单表格，为使每个年级都能使用，共设置了九个学科的成绩表格。
为了方便裁剪，在通知单的最后一行输入两个“+”号并设为分散对齐。
调整表格大小，目的是使每页纸能排放四个学生的成绩通知单。
最后将文档存为“成绩单_基本式样.doc”。
第二步，进行邮件合并。
打开“成绩单_基本式样.doc”，另存为“成绩单_基本式样_高二文科.doc”（以高二文科为例，下同）。
选择“工具—邮件合并”，出现对话框。
合并分三步进行：⒈“创建”→“分类”→“活动窗口”；⒉“获取数据”→“打开数据源”→选择文件“高二文科.xls”；⒊“合并”→“编辑主文档”。
合并成功后，在Word界面会出现一个邮件合并的工具条，此时，“成绩单_基本式样_高二文科.doc”与“高二文科.xls”两个文件关联在一起了。
第三步，在成绩通知单表格中调入数据。
在表格中，点击“插入合并域”(图2)，在出现的域列表中选择对应的项目，依次进行。
点击工具栏上的“《ABC》”图标，可以查看到实际调入的数据。
将页面上的内容复制并粘贴三次，这样，一个页面上共有4个学生的成绩单。
分别在第二、第三和第四个成绩单的第一个合并域“班级”前，点击工具栏上的“插入Word 域”—“下一记录”，这样数据指针才会依次往下跳(图3)。
第一个学生的成绩单上不必这样做，因为一开始，数据指针是指向第一个学生的，到换页时，数据指针会自动下移一个记录。
第四步，合并所有数据并生成新Word文档。
前面的步骤只是关联数据库并指定数据位置，要生成最终的成绩通知单，必须经最后这一步。
点击工具栏中的“合并至新文档”图标，Excel中的所有数据便依次被调入到Word文档中，生成许多页面。
Word 邮件合并应用
2、应用邮件合并向导制作信封
• （13）在在“邮件合并”任务窗格中，选 择“下一步：完全合并”。选择“编辑个 人信封”选项，在弹出的“合并到新文档” 对话框中选择“全部”，单击“确定”按 钮，将所有记录合并，每条记录生成一个 信封，并自动生成新文档“信封1”。
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• （10）重复第9步。 • 收信人地址家庭住址 • 收信人姓名姓名
2、应用邮件合并向导制作信封
2、应用邮件合并向导制作信封
• （11）字符格式设置： • “邮政编码”：华文新魏、加粗、二号 • “家庭住址”：宋体、加粗、二号 • “姓名”：华文行楷、加粗、一号、间距
加宽3磅。
2、应用邮件合并向导制作信封
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wps怎么利用邮件合并功能制作成绩单.doc
wps怎么利用邮件合并功能制作成绩单WPS邮件合并功能制作成绩单
1、首先我们利用WPS表格创建原始数据，通常以二维表格的形式将数据进行组织。
其中一种效果
2、打开WPS，切换至引用选项卡，点击邮件合并按钮，此时就会显示邮件合并工具栏。
3、接下来点击打开数据源按钮。
4、从打开对话框中选择已创建的WPS表格数据，同时选中数据所在的工作表，并点击确定完成数据的导入操作。
5、接下来，制作一种通用的页面样式，
6、确保当前记录为1，然后将光标定位于相当位置，点击插入域按钮，从弹出的窗口中选择相应的字段，点击插入按钮。
7、最终插入完一条记录的情况如下：
8、然后我们需要输入一个Next域，该域用于设置一页中所包含的邮件项即表格的多少。
通过在文档的最后面插入Next域。
9、点击查看合并域按钮，即可预览效果。
10、最后点击合并到新文档，并在弹出的窗口中点击确定按钮即可看到最终效果。
如何使用WORD的邮件合并功能分别打印学生的成绩单
如何使用WORD的邮件合并功能分别打印学生的成绩单学校经常要举行期中测试和期末测试，就要打印学生的成绩单，因为成绩单是一个总表，开家长会时，只把其子弟的成绩打印出来，那么要怎样做呢？WORD的邮件合并功能给了我们很大的帮助，下面就来看怎样做的吧：在每学期放假之前，各班级班主任老师都要把学生的分数统计出来上报到教务处，然后寄发学生成绩通知单。
各班主任老师在整理分数汇总到Excel之中时，如果一个一个复制粘贴，效率低还容易出错，其实完全不必如此，用Word的“邮件合并”功能就能快速完成这项工作。
其中有这样几点需要特别小心，这时要注意观察是否出现成绩单跨页的情况，如果有就要仔细调整。
如果新生成的文档很难调整的话，干脆放弃这个文档，回到第一步的主文档中，调整末尾处的空行数或文档的行距，然后再重新生成一个文档。
一、创建通知单文档按常规方法在Word中创建成绩通知单文档，表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的行空着不填（图1）；做好页面设置（如用A4纸），最后在文档末尾加上4~5个空行（空行数量视需要而定，后面有用）。
图1二、选取Excel数据文件在Word 2002中，单击“工具→信函与邮件→邮件合并向导”，在弹出的向导中选择“信函”，按“下一步”；选择“使用当前文档”，按“下一步”；选择“使用现有列表”，按“下一步”，即可看到“选取数据源”对话框。
因为学生成绩都已经预先整理汇总到Excel工作表中了（图2），所以只要在此对话框中找到这个Excel数据文件并打开它，然后按照提示步骤操作即可。
图2三、插入域回到主文档中，在表格中要填写具体的学号、姓名及成绩的位置上插入域。
具体步骤是：单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，弹出“插入合并域”对话框，所有可用的域都一目了然，然后在表格中一一对应地插入这些域即可（图3）。
图3 四、合并到新文档接着，单击工具栏上的“合并到新文档”按钮，在弹出的对话框中选择“全部”，再按“确定”，生成一个新文档。
实训七使用“邮件合并”制作成绩报告单
实训七使用“邮件合并”制作成绩报告单实训说明制作一份“成绩报告单”，在日常生活中，人们经常要制作“考试准考证”，“录取通知书”，“成绩通知单”，“邀请函”等等。
这样的信件，通常只需更换称呼和有关具体文字，信件的内容是相同的。
使用WORD邮件合并功能，用一份文档作信件的内容底稿，称呼和有关文字用变量自动更换，就可以实现一式多份的制作信件，达到事半功倍的效果，效果见后面的样文。
通过本次实训学习，主要掌握Word2003中高级应用邮件合并功能的使用。
实训前的准备准备成绩报告单中固定的主要文字内容及学生成绩Excel表格。
实例操作步骤步骤一：建立主文档1、建立如图1所示的主文档（即成绩报告单底稿），以“成绩报告单.doc”为文件名存盘。
图 1 主文档步骤二：创建数据源1、用EXCEL建立表格（即数据源），如图2所示，并以“grade.xls”为文件名存盘。
图 2 数据源步骤三：生成全部“成绩报告单”（即邮件合并）1、打开“成绩报告单.doc”文件2、在菜单栏上选择【工具】|【信函与邮件】|【邮件合并】选项，弹出邮件合并任务窗格，如图3所示。
图 3 “邮件合并”选项3、选择【信函】文档类型，单击下一步。
4、选择开始文档为【使用当前文档】，单击下一步选取收件人，如图4。
5、选取收件人，可以有多种方式，本实例采用excel 作为收件人列表；选择使用现有列表，然后单击【浏览】选取收件人，如图5。
图 4 “使用当前文档”6、单击【浏览】，弹出选取数据源对话框，选择已经创的grade.xls文件，单击【打开】按钮。
如图6所示图 6 打开数据源7、选择数据源所在工作表，如图7所示，单击确定。
图7 选择数据源所在工作表8、完成第7步以后弹出邮件合并收件人对话框，如图8所示，选择要进行合并的收件人，本实例选择【全选】图8 选择合并的收件人9、撰写信函，选择【其他项目】，如图9所示，弹出插入合并域对话框，如图10所示。
10、将图10所示的合并域插入到主文件档的合适位置中，如图11所示。
Word 使用邮件合并制作成绩单的方法
打开Word 文档，在菜单栏空白处点击鼠标右键，选择“邮件合并”
在邮件合并快捷工具栏里点击“打开数据源”图标
找到我们要合并的Excel文档，点击“打开”
选择菜单栏中的“工具”、“信函与邮件”、“邮件合并”
右边会出现“邮件合并”任务窗，点击“下一步：选择目录”
将光标停在相应的单元格内（如：姓名）之后点击“其它项目”，出现“插入合并域”窗口，
选择相应的数据库域插入
然后关闭窗口
逐一将数据库域插入相应的单元格，最后点击“合并到新文件”
选择“全部”后“确定”
这样我们的邮件合并就完成了
如果想让最后的成绩单“学分”栏里只保留小数点后两位，就要在“«学分»”
上点击鼠标右键，选择“切换域代码”
在域代码最后加入“\##0.00”，注意不能输到“｝”外面。
Word 邮件合并应用(制作成绩单)——操作教程
Word 邮件合并应用——制作成绩单在实际工作中，学校经常会遇到批量制作成绩单、准考证、录取通知书的情况；而企业也经常遇到给众多客户发送会议信函、新年贺卡的情况。
这些工作都具有工作量大、重复率高的特点，既容易出错，又枯燥乏味，有什么解决办法呢？在Word中利用“邮件合并”功能就可以巧妙、轻松、快速地加以解决。
1、建立主文档——设计“成绩单”在Word中，制作一张如图1所示的没有具体数据的“成绩单”（模板），完成后保存在D盘“邮件合并”文件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“各科成绩（素材）.xls ”也保存在这个文件夹中。
图1——“成绩单”（模板）设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态，不能关闭。
2、打开数据源打开数据源“各科成绩”（素材）.xls ”，作为“邮件合并”的后台数据库，操作步骤如下：（1）在菜单栏中选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏，如图2所示。
此时“邮件合并”工具栏上只有前两个按钮是可用的，其他按钮均暂时不可用，原因是数据源尚未打开。
“邮件合并”工具栏图2 ——“邮件合并”工具栏（2）单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，找到并打开数据表“各科成绩（素材）.xls”打开后出现一个“选择表格”对话框。
如图3所示。
图3——“选择表格”对话框（3）在对话框中选择第一项“成绩汇总表”，单击“确定”按钮，此时数据源“成绩汇总表”被打开，“邮件合并”工具栏上的大部分按钮也被激活。
3、在“成绩单”中插入数据域在已经打开的“成绩单”（模板）中插入数据源的合并域，操作步骤如下：（1）插入点放在“成绩单”（模板）的“学号：”后面，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，如图4所示。
图4——“插入合并域”对话框（2）在“域”列表框中选择“学号”项，单击“插入”按钮，此时在“成绩单”（模板）的“学号：”后面就会插入域“《学号》”。
成绩单制作
成绩单制作方法（邮件合并）
成绩单的制作，现在有个方法可以快速的将EXCEL表格转换成WROD文档。
1、首先，整理好EXCEL表格的全部学生成绩，将所有成绩排列好，其次将学生的不及格科目成绩都替换成及格（补），CTRL+H
注意事项：姓名、学号、科目都要顶格
2、准备好WROD文档的成绩表，将系部、专业、班级、学制、课程科目填写好注意事项：确保课程科目填写好后页面都在一页，课程科目建议用宋体10号。
下面可以开始转换了。
用WROD文档里的邮件合并
点开邮件合并并分步向导，会在右边框出现邮件合并，选择信函，点击下一步。
点击浏览，选择之前准备好的EXCEL文件，打开
选择整张电子表格，确定
继续确定
将光标放置在学号区域
当光标放置在学号区域，点击右侧的其他项目，在弹出的对话框点击学号，选择插入
然后关闭。
再将光标放置在姓名区域，点击其他项目，选择姓名，插入，关闭。
课程也是先将光标放置在课程对应的下方成绩空白区域，点击其他项目，选择对应的课程名称，插入，如上图，将所有成绩都一一对应插入之后，点击下一步预览。
如下图预览结果，可在收件人处查看其他学生成绩单是否有误。
预览完成之后点击下一步完成合并，点击编辑单个信函，全部合并到文档，确定。
就完成合并啦，得到了完整的班级成绩单别忘了最后一步保存。
Word邮件合并制作成绩表
Word邮件合并批量制作有照片的工作证Word邮件合并是一项十分有用的功能。
现在我给大家介绍一则Word邮件合并应用实例，制作有姓名、部门、编号、照片的工作证。
素材的准备这里的素材主要是每个职工的照片，并按一定的顺序进行编号，照片的编号顺序可以根据单位的数据库里的职工姓名、组别顺序来编排。
然后可以把照片存放在指定磁盘的文件夹内，比如“E：\职工信息”。
建立职工信息数据库使用Excel表格建立“职工信息表”，在表中要分别包括职工的姓名、组别、编号和照片，姓名、组别可以直接从单位数据库里导入，姓名、编号的排列顺序要和前面照片的编号顺序一致，照片一栏并不需要插入真实的图片，而是要输入此照片的磁盘地址，比如“E:\\职工信息\\001.jpg”，注意这里是双反斜杠，制作完成后把该工作簿重命名为“职工信息”，如图 1所示。
图1创建工作证模版启动Word 2003，现在先建立一个主文档，设计排版出如图2所示的一个表格来，这里你可以把边框设置为“无”，这些内容也是工作证中不会变动的部分。
当然，这仅是一个示例，你完全可以设计出更好看的版式来。
图2添加域步骤1 选择“视图|工具栏|邮件合并工具”菜单项，调出“邮件合并”工具栏。
步骤2 点击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮(左边第二个图标)，弹出“选择数据源”对话框，选择刚才建立的“职工信息表”，点击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，在“选择表格”对话框中选择“职工信息$”，如图3所示。
点击“确定”按钮返回主文档。
图3步骤3 将光标定位到“姓名”后一单元格，点击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮(左边第六个图标)，弹出“插入合并域”对话框，在该对话框中的域列表中选择“姓名”，选择需要插入的合并域，并按“插入”按钮，再单击“关闭”按钮，这样就完成了一个合并域的插入。
重复以上操作，直至将所需插入的合并域全部插入为止图4步骤4 以相同的方法，将“组别”、“编号”域分别插入到主文档中相应的位置。
利用Word的邮件合并功能快速完成奖状或成绩单的打印
利用Word的邮件 合并功能快速完 成奖状或成绩单 的打印
黄家欢
Office 2003及以下
版本：office 2010Fra bibliotek返回第一步
在需要插入数据的地方定位光标 选择“邮件”
第二步
点击“开始”邮件合并——“邮件合并分步向导”
第三步
右手边，按要求一步一步走。
第四步
版本：office 2003及以下
返回
第一步
定位好光标 选择“工具”——“信函与邮件”——“邮件合
并”
第二步：按要求向下一步
第三步：继续下一步
点击“浏览”
找到数据文件
按实际选择数据列
将邮件工具调出来
选择“工具”——“信函与邮件”——“显示邮
件合并工具栏”
选择“插入域”
选择“使用当前文档”
第五步
点击“浏览”，找到数据文件
第六步
一般我们的数据都在“Sheet1$”中，也就是
工作表1中，如果在其它工作表中，按实际情 况选择。
第七步
点击“插入合并域”，并根据需要选择相应的
内容。
插入后的结果
点击“预览结果” 后看到的内容
通过这里翻看内容
最后一步
点击“完成并合并”——“编辑单个文档”
插入后显示的结果
查看合并后数据
翻页
最后一步：合并到新文档
Word 邮件合并应用 ——制作成绩单
Word 邮件合并应用——制作成绩单1、L.C.H.Word邮件合并应用——制作成果单网络传媒系李灿辉名目Word邮件合并1制作成果单案例分析2实现方法3案例总结4课后练习邮件合并的应用成果单学校中邮件合并准考证的应用录用通知书会议信函企业中邮件合并新年贺卡的应用…………一、制作成果单案例分析?1、任务的提出?学期结束时，班主任徐老师遇到了一个难题：学校要求依据已有的“各科成果”，给每位同学发一个“成果单”，“成果单”制作完成后，还要依据“班级通信录”给每位同学制作一个信封，把“成果单”邮寄给学生。
徐老师一开始将“成果单”复制了120份，但接下来的事却让他犯了愁，要把每位学生的姓名及分数填写进去并不是一件轻松的事情；不仅花时间，更麻烦的是极易出错！给每位同学制作一2、个信封也有同样的问题。
一、制作成果单案例分析?正当他一筹莫展的时候，李老师恰巧来了，经过李老师的一番指教，徐老师几分钟就精确无误地完成了任务。
2、解决方案?先制作好“成果单”空白表，运用邮件合并将“各科成果”的数据合并到“成果单”中，生成每人单独一张的成果单。
?至于信封，先按肯定格式制作好信封，运用邮件合并将“班级通信录”的数据合并到信封中，生成每人单独一个的信封，然后打印出这些信封给每个学生邮寄“成果单”。
3、相关学问点在邮件文档〔主文档〕的固定内容中，合并邮件与发送信息相关的一组数据，从而批量生成合并需要的邮件文档，大大提高工作效率。
批量制作处理信函、信封、标签、邮件工资条、成果单、准考证等合并邮件合利用邮件合并向导提供3、的操作步骤可并向导以快速完成邮件合并。
.二、实现方法在EXCEL中制作好“各科成果数据.xls”，作1为成果单的后台数据库。
在Word中制作好美观的“成果单.doc”。
2利用邮件合并功能，将“成果单.doc”〔模板〕3作为主文档，将“各科成果数据.xls”作为数据源。
以“成果单.doc”中各种改变的数据作为合并域，将“各科成果数据.xls”中的数4据合并到“成果单.doc”中。
实验十二 Word邮件合并
实验十二 Word邮件合并实验目的:掌握Word2010邮件合并的功能，利用该功能进行批量处理，生成需要的信函或证书文档，提高工作效率.实验内容：将如图1所示的文档内容看成是邮件合并中的主文档，这是一份通知单都包含的相同内容；把如图2所示的内容看成是数据源文档，通过这个文档把每一个同学的成绩填入到主文档中，形成多份对应每个同学的成绩通知单。
操作步骤如下：1.创建主文档：(1).创建如图1的Word文件，并命名为期末成绩通知单.(2).创建如图2的Excel文件，并命名为成绩表单，作为数据源。
图1 期末成绩通知单图2 成绩表单2.邮件合并：(1)选择数据源：打开“期末成绩通知单.docx”，进入编辑窗口，选择“邮件”选项卡，此时“编写和插入域”组中的按钮呈现灰色，如下图3所示，需要激活才能进行邮件合并。
图3(2)首先在“开始邮件合并”组中，单击”开始邮件合并”右侧的三角按钮，从下拉菜单中选择“信函”命令，再在“开始邮件合并”组中，单击“选择收件人”右侧的下三角按钮，从下拉菜单中选择“使用现有列表”命令，如下图4所示。
图4(3)在弹出的“选择数据源”对话框中，选择数据源文件，即前面创建的“成绩表单.xls”，单击“打开”按钮，弹出“选择表格”对话框，从中选择存有学生成绩的“sheet1”工作表。
3.设置邮件合并(1).将光标定位于“期末成绩通知单”文档中“同学”前的空格位置，单击“插入合并域”右侧下三角按钮，如下图所示，然后选择下拉框中的“姓名”插入姓名项，依次定位光标插入其他项，完成结果如下图5：图54.预览邮件合并结果：设置好邮件合并后，可以在邮件区的预览结果中，单击“预览结果”按钮进行预览。
5.完成邮件合并：预览后如果对结果满意，就可以单击“完成并合并”按钮，在弹出的菜单中，选择“编辑单个文档”，在弹出的“合并到新文档”对话框中，设置合并的范围，如图6所示。
确定后，得到合并的新文档“信函1”，保存即可。
用WORD的邮件合并功能制作成绩报告单教程
用WORD的邮件合并功能制作成绩报告单教程第一步：用Excel表格准备好学生的成绩。
如下图，第一行为标题栏，第一列和第二列为学生信息。
如果学生有多次成绩第一行标题栏要区分好，例如入学成绩分别记为“语文1”和“排名1”，期中考试的语文成绩分别记为“语文2”和“排名2”，期末语文成绩分别记为“语文3”和“排名3”，科目名称后面的这个数字标记主要是为了区分各次考试，方便后面插入数据时使用。
第二步：用WORD文档按需求制作成绩报告单的模板。
如下图，一般会包含学生基本信息，各学科的成绩，以及老师给的评语。
第三步：通过WORD的邮件合并功能导入学生成绩表格。
步骤如下：1、主菜单“邮件”—》“选择收件人”—》“使用现有列表”2、选择提前准备好的学生成绩excel表格，导入学生成绩。
如下两图。
到此就完成了成绩数据的导入。
第四步：在成绩报告单模板中插入学生成绩信息。
步骤如下：1、点击模板中需要插入数据的地方—》主菜单“邮件”—》“插入合并域”—》点击对应的数据。
3、重复步骤1直到全部数据插入相对应的位置，全部正确导入后显示如下图，可以看到每一个数据的来源。
4、预览成绩报告单的效果。
步骤如图1，效果图图2。
到此成绩报告单模板制作完成。
第五步：生成学生成绩报告单。
步骤如下：1、主菜单“邮件”—》“完成并合并”—》点击“编辑单个文档”。
2、在弹出的编辑窗口中选择“全部”，点击“确定”，此时会自动生成一个文件名为“信函1”的新Word文档，也就是我们要制作的学生报告单文档，不要忘了保存这个新文档哦，到此全部工作完成。
巧用邮件合并制作学生成绩通知单
巧用邮件合并制作学生成绩通知单摘要：邮件合并是office软件提供的一个功能强大又非常实用的功能，可以用来批量生成工资条、信函、请柬、荣誉证书等。
掌握邮件合并功能，可以让我们在工作中节省不少时间。
在学校学生教育管理工作中，学生成绩通知单的填写在所难免，手写成绩单不仅效率低，也容易出错。
本文介绍用word2003的邮件合并功能，在准备好成绩通知单模板及学生成绩原始数据后，根据提示经过几个简单的步骤即可制作学生成绩通知单，为学生教育管理工作提供了方便，在此写出来与大家分享。
关键字：邮件合并；成绩通知单；模板；数据源一、引言在学校的学生教育管理工作中，为了更好地和学生家长进行沟通，让学生家长知晓学生在校的学习情况，作为班主任的常规工作之一，填写成绩单是一项必须而又繁琐的工作，少则几十份，多则上百份。
加上我所在的学校学生成绩单上填写的项目比较多，如果采用手写的方法，不仅效率低，一旦出错，更正起来也非常麻烦。
而利用Word2003的邮件合并功能，只需要用Word设计好成绩单模板，并将所需填写的各项信息用Excel电子表格制作成数据表，即可轻松完成学生成绩单的制作。
二、准备成绩单模板和数据源（一）准备成绩单模板新建一个Word空白文档，输入所需内容，然后对文字字体、字号、颜色和字形等做设置，并根据实际需要对页面进行设置，设置完成后的模板如下图，为方便下文的引用，将该Word文档保存并取名为“学生成绩单通知单”。
图1 学生成绩单通知单模板（二）创建数据源图2 2010年成绩汇总表新建一个Excel空白工作薄，在第一行中输入学号、姓名等所需字段名称，并根据学生的考试成绩计分表和考勤记录等原始资料，将所有学生的资料录入到的电子表格中。
输入完毕，适当调整字体、字号、颜色等属性（为便于管理，本表中已经将学生成绩中不及格的科目的成绩标注成了红色），同时将输入学生相关信息的工作表重命名为“2010年成绩汇总表”，目的是便于后面的引用。
邮件合并-成绩报告单
“邮件合并”功能在成绩报告单录入中的应用技巧邱淑女一、WORD邮件合并的主要功能邮件合并功能其实就是Word文档与Excel的数据库之间建立关联。
在实际工作中，经常需要处理一些内容基本相同，而具体数据有变化的文件。
如成绩单、信封、通知书、标签、工资单、个人简历表、证件等。
特点是：格式相同，数据内容不同，有现成的批量数据，需要分别填入每一张表格，工作量大而烦琐。
这时若采用Word的邮件合并功能就可以方便快捷地解决问题。
二、操作1、制作WORD（注：word2003版本）的成绩单文件模板举例如下表，输入不变参数，如：班级、课程、班主任姓名等；查看全部变化参数，如：姓名、成绩、病假节数、奖惩记录、品德评语等。
2、根据变化参数整理EXCEL数据库(A)、整理全部成绩数据信息，如下表。
根据教务科提供的成绩汇总表用EXCEL功能计算出平均成绩、总评成绩（课程平均成绩X0.7+操行成绩X0.3）。
注：平均成绩小数点出现多位时，如果EXCEL表格“样式”修改，邮件合并数据导入时小数点仍将恢复原始数据字段长度。
如何解决这个问题，本文6部分有具体的方法介绍，因此制作数据库时可以不对小数点位数进行修改。
3、连接数据库文件（a）、打开成绩报告单文件:如下图，点击：视图——工具栏——邮件合并。
（b）出现下图所指工具标志后，点击此工具标志：“打开数据源”（c）选择需连接的数据源文件即：整理好的数据库文件（建议使用EXCEL文件，也可以使用其他文件格式）。
（d）选择需连接的数据表如下图：（e）插入域点击下图工具标志（f）在相应位置插入合并域。
光标置于姓名处，插入“姓名”；在语文、数学、评语等在全部数据信息表格处依次插入相应域名。
4、查看合并数据《》点击:ABC，注意下面第二张图圆角红框处发生的变化。
5、预览点击下图三角符号，查看下一记录。
随着记录数字的变化，成绩表的信息内容相应改变。
根据需要显示或打印相应的成绩报告单。
6、合并邮件后表格中出现很多小数点问题的解决技巧。
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Word 邮件合并应用——制作成绩单在实际工作中，学校经常会遇到批量制作成绩单、准考证、录取通知书的情况；而企业也经常遇到给众多客户发送会议信函、新年贺卡的情况。
这些工作都具有工作量大、重复率高的特点，既容易出错，又枯燥乏味，有什么解决办法呢？在Word中利用“邮件合并”功能就可以巧妙、轻松、快速地加以解决。
1、建立主文档——设计“成绩单”
在Word中，制作一张如图1所示的没有具体数据的“成绩单”（模板），完成后保存在D盘“邮件合并”文件夹中，同时把作为后台数据库的Excel数据表文件“各科成绩（素材）.xls ”也保存在这个文件夹中。
图1——“成绩单”（模板）
设计好的成绩单（模板）必须处于打开状态，不能关闭。
2、打开数据源
打开数据源“各科成绩”（素材）.xls ”，作为“邮件合并”的后台数据库，操作步骤如下：（1）在菜单栏中选择“视图”→“工具栏”→“邮件合并”，打开“邮件合并”工具栏，如图2所示。
此时“邮件合并”工具栏上只有前两个按钮是可用的，其他按钮均暂时不可用，原因是数据源尚未打开。
“邮件合并”工具栏
图2 ——“邮件合并”工具栏
（2）单击“邮件合并”工具栏上的“打开数据源”按钮，找到并打开数据表“各科成绩（素材）.xls”打开后出现一个“选择表格”对话框。
如图3所示。
图3——“选择表格”对话框
（3）在对话框中选择第一项“成绩汇总表”，单击“确定”按钮，此时数据源“成绩汇总表”被打开，“邮件合并”工具栏上的大部分按钮也被激活。
3、在“成绩单”中插入数据域
在已经打开的“成绩单”（模板）中插入数据源的合并域，操作步骤如下：
（1）插入点放在“成绩单”（模板）的“学号：”后面，单击“邮件合并”工具栏上的“插入域”按钮，打开“插入合并域”对话框，如图4所示。
图4——“插入合并域”对话框
（2）在“域”列表框中选择“学号”项，单击“插入”按钮，此时在“成绩单”（模板）的“学号：”后面就会插入域“《学号》”。
（3）重复步骤（2），用同样的方法在成绩单的对应位置插入其他的域。
所有域插入完成后，成绩单的设置结果如图5所示。
图5
4、插入各科目的班级平均分
在“成绩单”的“成绩”列中插入了数据域后，如何在“班级平均”列中插入各科目的班级平均分呢？要知道班级平均分不是域，因为班级平均分对于每个人来说都是一样的，是不变的数据。
既然班级平均分不是域，就不能采用插入域的方法来获得数据，只要采用直接输入数据的方法即可。
输入“成绩单”第3列的“班级平均”成绩数据，操作步骤如下：
在“邮件合并”文件夹中打开“各科成绩（素材）.xls”文件，选择“成绩汇总表”工作表，找到各科目的班级平均分数据（在“成绩汇总表”的最后一行），把这些数据复制、粘贴或者直接输入到“成绩单”的“班级平均”列中的相应位置。
如图6所示。
图6
5、利用“插入Word域”填写获奖信息
在成绩单的最后一行中，根据“平均分”填写获奖信息，操作步骤如下：插入点放在成绩单最后一行“获奖情况”列右边的单元格中，单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”下拉按钮，从打开的菜单中选择“I f … Then … Else …”，打开“插入Word域：IF ”对话框，各项参数设置如图7所示。
再单击“确定”按钮。
图7——“插入Word域：IF ”对话框
6、查看数据连接状况
在“成绩单”中插入数据域后，“成绩单”与后台的数据源已经连接在一起了，如何查看数据连接后的结果呢？
查看数据连接后成绩单的变化，操作步骤如下：
（1）单击“邮件合并”工具栏上的“查看合并数据”按钮，这时“成绩单”的各个数据域显示出第一条记录中的具体数据，如图8所示。
图8
（2）单击“邮件合并”工具栏上的“上一记录”按钮或“下一记录”按钮，可以查看其他记录的数据。
（3）单击“首记录”按钮，可以显示第一条记录的数据，单击“尾记录”按钮，可以显示最后一条记录的数据。
7、在一页中放置多个“成绩单”
如果能在一页内放置两个“成绩单”，就可以节省不少纸张。
在一页内放置两份“成绩单”，操作步骤如下：
（1）把整个“成绩单”（包括前面的标题）复制一份，再把插入点定位到文档的最后位置，粘贴一次，得到第2个“成绩单”。
从两份成绩单中我们发现，其中的数据居然是一样的！如何才能在第2个成绩单中显示下一条记录呢？
（2）将插入点放在第2个“成绩单”的首行处（必须在第2个成绩单中所有数据域的前面），单击“邮件合并”工具栏上的“插入Word域”按钮，在弹出的菜单中选择“下一记录”，当“查看合并数据”按钮为“未选中”状态时，将显示出“下一记录”的域《Next Record》；单击“查看合并数据”按钮，使其成为“选中”状态，就可以看到在第2个“成绩单”中已显示出下一条记录的数据了！如图9所示,。
图9——1页内连续打印两个成绩单
8、合并数据
到目前为止，“成绩单”只有一页，如何产生全班的成绩单呢？
运用“合并数据”，生成全班的“成绩单”，操作步骤如下：
（1）单击“邮件合并”工具栏上的“合并到新文档”按钮，打开“合并到新文档”对话框，如图10所示。
（2）在对话框中选择“全部”选项，单击“确定”按钮。
Word开始合并数据，并产生包括全部记录在内的新文档，系统自动命名为“字母1”。
浏览新文档，可以看到每页都有2个“成绩单”，共有20页。
（3）将合并数据产生的新文档“字母1”保存在D盘的“邮件合并”文件夹中，文件改名为“成绩单”。
说明：
（1）只要单击“邮件合并”工具栏上的“合并到打印机”按钮或“合并到电子邮件”按钮，就可以将数据“合并到打印机”或“合并到电子邮件”。
（2）从图10还可以看到，在合并数据时，除了可以合并“全部”记录外，还可以只合并“当前记录”，或只合并指定范围的部分记录。