WORD邮件合并教程
如何使用Word实现合并信函和邮件
如何使用Word实现合并信函和邮件在现代社会中,我们经常需要给多个人发送相似的信函或邮件。
这时,如果我们一个一个地手动填写每封信的收件人信息和内容,不仅费时费力,还容易出错。
而使用Word的合并功能,可以帮助我们快速、准确地实现合并信函和邮件。
本文将介绍如何使用Word实现这一功能。
一、准备工作在开始合并信函和邮件之前,我们需要先准备好相关的文件和数据。
首先,我们需要编写一份信函或邮件的模板。
在模板中,我们可以使用占位符来标记需要合并的部分,例如收件人姓名、地址等。
其次,我们需要准备一个数据源,其中包含了我们要发送的每个收件人的信息,如姓名、地址、邮件内容等。
数据源可以是一个Excel表格或者一个Outlook联系人列表。
二、创建合并文档1. 打开Word,并新建一个空白文档。
2. 在文档中编写信函或邮件的模板。
在需要合并的部分,使用占位符来标记,例如“[姓名]”、“[地址]”等。
3. 在Word的“邮件ings”选项卡中,点击“开始邮件合并”按钮,选择“信函”或“电子邮件”选项。
三、连接数据源1. 在弹出的“开始邮件合并”窗口中,选择“使用现有列表”。
2. 点击“浏览”按钮,选择我们准备好的数据源文件,如Excel表格或Outlook 联系人列表。
3. 确认数据源文件后,点击“打开”按钮。
4. 在弹出的“邮件ings源”窗口中,选择我们要合并的数据源表或联系人列表。
5. 点击“确定”按钮,完成数据源的连接。
四、插入合并字段1. 在信函或邮件的模板中,将光标移动到我们要插入合并字段的位置。
2. 在Word的“邮件ings”选项卡中,点击“插入邮件ings字段”按钮。
3. 在弹出的“插入邮件ings字段”窗口中,选择我们要插入的字段,如姓名、地址等。
4. 点击“插入”按钮,将所选字段插入到模板中的光标位置。
五、预览和完成合并1. 在Word的“邮件ings”选项卡中,点击“预览结果”按钮,可以查看合并后的信函或邮件的效果。
Word使用技巧使用邮件合并功能
Word使用技巧使用邮件合并功能Word使用技巧:使用邮件合并功能Word是一款功能强大的文字处理软件,除了常见的编写文章、制作表格等功能外,还具备许多实用的技巧,如邮件合并功能。
邮件合并功能可以帮助我们快速批量发送邮件,提高工作效率。
本文将为您详细介绍Word中使用邮件合并功能的步骤和注意事项。
一、准备工作在进行邮件合并之前,我们需要准备好以下内容:1. 邮件列表:将需要发送邮件的联系人信息整理为Excel表格,确保包含姓名、邮箱等必要信息。
2. Word文档:在Word中编写好邮件正文,使用合适的格式和样式。
3. 邮件附件(可选):如果需要在邮件中添加附件,将相关附件保存在本地,准备好待发送。
二、步骤指引下面是在Word中使用邮件合并功能的步骤指引:1. 打开Word文档,点击"邮件合并"选项卡。
2. 在"开始邮件合并"组中,选择"开始邮件合并向导"。
3. 弹出的向导面板中,选择"电子邮件",然后点击"下一步"。
4. 在下一步中,选择"使用现有列表",然后点击"浏览"选择之前准备好的Excel邮件列表。
5. 在下一步中,选择正确的联系人信息,确保姓名、邮箱等字段对应无误,点击"下一步"。
6. 在下一步中,点击"写邮件",在邮件正文中编写好需要发送的邮件内容。
7. 如果需要添加附件,可以点击"附件"按钮,在弹出的文件浏览器中选择相关附件。
8. 编写完毕后,再次点击"下一步",在下一步中点击"完成与合并"。
9. 弹出的面板中,选择"发送电子邮件",然后点击"合并"。
10. Word将自动完成邮件合并,并将邮件发送到每个联系人的邮箱。
Word邮件合并教程
Word邮件合并教程邮件合并是一种非常便捷的工具,可以将相同格式的邮件发送给多个收件人,提高工作效率。
本教程将介绍如何使用Word进行邮件合并的步骤和技巧。
第一步:准备工作在进行邮件合并之前,请确保你已经具备以下准备条件:1. 安装Microsoft Word软件,并熟悉其基本操作;2. 准备好邮件的收件人列表,可以是Excel、Outlook或其他格式;3. 编写好邮件的正文内容,可以包含一些动态字段,例如收件人姓名、公司名称等。
第二步:创建并设置邮件模板1. 打开Word软件,选择“新建文档”;2. 在文档中编写好邮件的正文内容,根据需要插入动态字段。
例如,如果要在邮件中插入收件人姓名,可以在正文中输入"尊敬的[姓名]先生/女士",方括号内的内容将用实际的姓名进行替换;3. 设置合适的字体、颜色和格式,确保邮件的外观整洁、美观。
第三步:导入收件人列表1. 在Word中,选择“邮件合并”选项卡,点击“选择收件人”按钮;2. 选择“使用现有列表”或“从Outlook联系人”导入收件人列表。
如果列表保存在Excel中,选择“从文件导入”,然后选择对应的Excel文件;3. 导入列表后,可以在Word中预览和修改收件人的信息,确保信息的准确性。
第四步:插入动态字段1. 在Word中,选择“邮件合并”选项卡,点击“插入合并字段”按钮;2. 选择要插入的动态字段,例如姓名、公司等,这些字段的内容将根据收件人列表进行个性化的替换;3. 在邮件的正文中插入相应的动态字段,确保每个收件人在合并后可以看到自己的个人信息。
第五步:预览和完成邮件合并1. 在Word中,选择“邮件合并”选项卡,点击“预览结果”按钮;2. 预览合并后的邮件,确保每个收件人信息的正确性和个性化;3. 如果需要,可以进行一些微调和修改,例如调整格式、更改字段等;4. 完成预览后,点击“完成合并”按钮,并选择“发送电子邮件”以发送合并后的邮件。
Word中的邮件合并功能详解
Word中的邮件合并功能详解邮件合并是一种非常方便且高效的功能,可以将大量的邮件快速地自定义并发送给不同的收件人。
Microsoft Word作为一个功能强大的办公软件,提供了邮件合并功能,使用户能够轻松地完成大批量邮件的发送。
本文将详细介绍Word中的邮件合并功能,包括如何准备数据源、创建邮件模板、插入合并字段以及执行合并操作。
一、准备数据源在进行邮件合并之前,我们首先需要准备好邮件的数据源。
数据源可以是Excel文件、Outlook联系人列表或者其他数据源。
下面以Excel 文件为例来说明准备数据源的步骤。
1. 打开Excel文件,并在第一行输入各个字段的名称,如“姓名”、“邮箱”、“地址”等。
2. 在每一行填入相应字段对应的数据,确保每一行代表一个收件人的信息。
二、创建邮件模板创建邮件模板是进行邮件合并的重要一步。
在Word中,我们可以使用“信函”功能来创建邮件模板。
下面是创建邮件模板的步骤:1. 打开Word,点击“文件”菜单,在弹出的菜单中选择“新建”。
2. 在“新建”页面的搜索框中输入“信函”关键字,点击搜索按钮。
3. 在搜索结果中找到合适的信函模板,点击选择使用。
4. 在信函模板中,根据需求进行自定义编辑,包括邮件的标题、内容、字体样式等。
三、插入合并字段合并字段是将数据源中的数据插入到邮件模板中的占位符。
通过使用合并字段,我们可以个性化地定制邮件内容,使每封邮件都能够根据接收者的信息进行自动化定制。
下面是插入合并字段的步骤:1. 在邮件模板中,将光标定位到需要插入合并字段的位置。
2. 点击“邮件合并”选项卡中的“插入合并字段”按钮,在弹出的菜单中选择相应的字段名称。
3. 同时可以在合并字段后面添加自定义的文本、标点符号等,以便使邮件内容更加完整和清晰。
四、执行邮件合并操作当数据源准备好,邮件模板和合并字段设置完成后,就可以执行邮件合并操作了。
下面是执行邮件合并操作的步骤:1. 点击“邮件合并”选项卡中的“开始邮件合并”按钮,选择“电子邮件”选项。
Word邮件合并的技巧
Word邮件合并的技巧随着信息技术的快速发展,电子邮件已成为人们日常生活和工作中最常用的沟通工具之一。
而在处理大量邮件时,Word邮件合并可以帮助我们提高工作效率,简化操作步骤。
本文将介绍几种Word邮件合并的技巧,为您解决处理大量邮件的烦恼。
一、邮件合并的概念及用途邮件合并是指将多个文档中的相同格式的内容合并到一个文档中。
这在处理大量个性化邮件(如节日祝福、活动通知等)时非常有用。
通过邮件合并,我们只需编辑一份邮件模板,然后将收件人姓名、地址等信息添加进去,从而快速地生成个性化的邮件并发送出去。
二、邮件合并的步骤Word邮件合并可以通过以下步骤完成:1. 准备邮件模板首先,您需要在Word中准备一个邮件模板,即一封标准的邮件内容。
在模板中,您可以设置好邮件的格式、字体、样式等,以及待合并的个性化字段,如收件人的姓名、地址等。
2. 准备数据源数据源是指待合并的个性化数据,如收件人的姓名、地址等。
数据源可以是Excel表格、Outlook联系人列表等。
您需要将数据源整理成表格的形式,并确保每列的标题和内容与邮件模板中的个性化字段对应。
3. 打开邮件合并在Word中,选择“邮件”选项卡,然后点击“开始邮件合并”按钮,弹出合并向导。
您可以选择使用电子邮件合并或打印合并功能。
4. 导入数据源在合并向导中,选择“使用现有列表”并导入您准备好的数据源。
Word将自动识别表格中的字段,并将其与模板中的个性化字段相对应。
5. 设定合并规则根据您的需求,设定合并规则。
您可以选择合并指定行的数据、过滤数据等操作。
点击“下一步”继续。
6. 设定合并输出在“最后一步”中,您可以选择将合并结果输出为新的Word文档、电子邮件或打印出来。
点击“完成合并”即可完成邮件合并。
三、邮件合并的注意事项在进行邮件合并时,还需要注意以下几点:1. 数据源的准备:确保数据源中的内容与邮件模板中的个性化字段对应,并按照正确的格式导入到Word中。
如何利用Word进行邮件合并
如何利用Word进行邮件合并Word是一种功能强大的文档处理软件,除了常见的文字编辑和格式设置功能外,它还可以用于邮件合并。
邮件合并是一种将特定的数据源与邮件模板合并,批量生成个性化的电子邮件的方法。
本文将向您介绍如何利用Word进行邮件合并。
一、准备工作在进行邮件合并之前,您需要完成以下几个准备工作:1. 电子邮件模板:您可以使用Word创建一个普通的文档,将需要个性化的部分标记为占位符,例如“[姓名]”、“[公司名称]”等。
2. 收件人列表:将需要发送邮件的收件人的相关信息整理到Excel或者其他支持表格功能的软件中,确保每一列都有一个唯一的标识符,例如“姓名”、“电子邮件地址”、“公司名称”等。
3. 安装Outlook:由于邮件合并需要使用Outlook作为发送邮件的客户端,您需要确保已经安装了Outlook并已正确配置邮箱。
二、导入收件人列表1. 打开Word文档,点击“邮件ings合并”选项卡中的“开始邮件合并”。
2. 在下拉菜单中选择“选择收件人”,然后选择“使用现有的列表”。
3. 浏览并选择您准备好的收件人列表文件,Word将自动导入这个文件。
三、编辑邮件模板1. 在Word文档中,定位到您想要个性化的文本部分,例如“[姓名]”。
2. 单击“邮件ings合并”选项卡中的“选择收件人”,在下拉菜单中选择“邮件ings字段”。
3. 在弹出的对话框中,选择对应的列标识符,例如“姓名”,然后点击“插入”。
4. Word将在占位符的位置插入相应的字段。
5. 重复步骤3和4,将其他需要个性化的字段插入到文档中。
四、预览合并结果1. 在“邮件ings合并”选项卡中,点击“预览结果”,将显示合并后的邮件内容。
2. 在预览结果窗格中,您可以使用向上和向下箭头浏览不同收件人的邮件内容。
3. 如果发现有错误或需要调整,您可以返回到邮件模板中进行修改。
五、完成邮件合并1. 在“邮件ings合并”选项卡中,点击“完成与合并”,然后选择“发送电子邮件”。
WORD邮件合并教程
WORD邮件合并教程
一、如何在Word中合并邮件
1. 首先,打开word文档,点击“工具”菜单,然后点击“合并文件”,进入“合并文件”对话窗口。
2.在“文件类型”中,选择“邮件”类型。
3.然后,选择需要合并的文件,可以使用“添加文件”或“添加文件夹”添加文件,也可以使用“添加单个文件按钮”添加文件。
4.在“文件名”区域,可以设置邮件合并文件的文件名,可以使用日期+合并文件名+扩展名的形式,来进行邮件文件的命名。
5.接下来,可以设置邮件合并文件的存储位置,点击“选择”按钮,指定存储位置。
6.点击“合并”按钮,即可开始合并邮件。
7.最后,点击“关闭”按钮,即可关闭“合并文件”对话窗口。
二、合并邮件的注意事项
1.合并邮件时,需要对合并文件格式进行适当的调整,以便保证文件内容的完整性。
2.合并的邮件必须为等长格式,不能合并不同格式的邮件,以免产生格式错误。
3.合并的邮件应当严格按照收件人的排序顺序,不能合并不同收件人的邮件。
4.当合并完成后,应当对合并文件进行严格的审查,以确保文件的准确性。
5.合并文件时,所有邮件的内容均应当有效保存,以免损失重要的信息。
如何利用Word进行邮件合并
如何利用Word进行邮件合并Word是一款功能强大的文字处理软件,除了编辑文档、制作报告等常见的功能外,它还可以用于进行邮件合并。
邮件合并是指将一个邮件模板与一组收件人信息合并,批量发送个性化的邮件。
在本文中,将介绍如何利用Word进行邮件合并。
步骤一:准备邮件模板首先,我们需要准备一个邮件模板,用于发送邮件。
打开Word软件,选择一个空白文档,在文档中编写邮件的内容。
可以使用Word提供的格式工具,使邮件的排版更加美观。
在模板中,我们可以使用特殊的标记来标识需要个性化的信息,例如收件人的姓名、公司名称等。
标记的格式可以根据实际需求进行自定义,例如用尖括号括起来的文本。
步骤二:准备收件人列表接下来,我们需要准备一个收件人列表,里面包含了需要发送邮件的所有收件人的信息。
收件人列表可以是一个Excel表格,每一列对应一个字段,例如姓名、邮箱等。
确保每一列的标题与邮件模板中标记的名称一致。
步骤三:进行邮件合并在Word软件中,点击“邮件合并”选项卡,在“开始邮件合并”组中选择“电子邮件”按钮,然后选择“使用当前文档”命令。
在弹出的对话框中,点击“浏览”按钮选择之前准备好的收件人列表文件。
确认无误后,点击“确定”。
步骤四:插入合并字段在邮件合并过程中,我们可以在邮件模板中插入合并字段,将收件人列表中的信息动态地插入到邮件中。
例如,我们可以在邮件模板中的“尊敬的<姓名>”这个位置插入“姓名”字段。
点击“邮件合并”选项卡中的“插入合并字段”按钮,在弹出的菜单中选择要插入的字段。
步骤五:预览和完成邮件合并完成上述操作后,我们可以点击“邮件合并”选项卡中的“预览结果”按钮,来预览合并后的邮件效果。
如果满意,点击“完成邮件合并”按钮,然后选择“发送电子邮件”命令。
在弹出的对话框中,选择发件人邮箱,然后点击“确定”。
此时,Word会自动逐个发送邮件,并在每个邮件中将收件人的信息替换成相应的内容。
总结:利用Word进行邮件合并可以极大地提高工作效率,实现批量个性化发送邮件。
Word邮件合并指南
Word邮件合并指南第一章:了解邮件合并功能邮件合并是Word中一个强大且实用的功能,它可以帮助用户从Excel或其他数据源导入大量收件人信息,并自动填充这些信息到Word文档中的特定位置。
通过使用邮件合并功能,我们可以节省大量的时间和劳动力,提高工作效率。
第二章:准备工作在进行邮件合并之前,请确保你已经准备好了以下材料:1. 一份Excel表格或其他数据源,其中包含了需要合并的收件人信息,如姓名、邮件地址等;2. 一个Word文档,其中已经设置好了合并字段的位置,例如“尊敬的[姓名]先生/女士”;3. (可选)一个已经准备好的邮件模板,可以帮助你更方便地编辑和格式化合并后的邮件内容。
第三章:导入数据源1. 打开Word文档,点击“邮件合并”选项卡中的“选择收件人”按钮;2. 在弹出的窗口中,选择“使用现有列表”,然后点击“浏览”按钮,找到并选择你准备好的Excel表格或数据源;3. (可选)如果你的数据源包含多个表格或工作簿,可以在“选择表格”步骤中选择特定的表格;4. 确认选择后,你将看到Word窗口中的“收件人”面板中显示了导入的收件人信息。
第四章:设置合并字段1. 在Word文档中,将光标移动到你想要插入收件人信息的位置;2. 点击“邮件合并”选项卡中的“插入合并字段”按钮;3. 在弹出的窗口中,选择你需要插入的合并字段,并点击“插入”按钮;4. 重复以上步骤,直到你完成了所有合并字段的设置。
第五章:编辑邮件内容1. 在Word文档中,编辑并格式化你的邮件内容,包括合并字段以及其他文本和图像;2. 如果你已经准备好了邮件模板,在编辑邮件内容时可以直接基于模板进行修改;3. (可选)在预览邮件合并结果之前,你可以使用“邮件合并”选项卡中的“预览结果”按钮进行实时预览。
第六章:完成邮件合并1. 点击“邮件合并”选项卡中的“完成和合并”按钮;2. 在弹出的菜单中,你可以选择“编辑单个文档”、“电子邮件消息”或“邮件合并到新的文档”;3. 如果选择“编辑单个文档”,则会将所有合并结果直接插入到当前文档中;4. 如果选择“电子邮件消息”,则可以设置邮件主题、收件人和其他选项,然后将合并结果发送为邮件;5. 如果选择“邮件合并到新的文档”,则会生成一个新的Word 文档,其中包含了所有合并结果。
如何使用Word进行邮件合并
如何使用Word进行邮件合并邮件合并是一项在日常工作中非常常见的任务。
通过使用Microsoft Word软件,你可以轻松地进行邮件合并,将相同的内容发送给多个收件人。
本文将向你介绍如何使用Word进行邮件合并,以及一些相关的技巧和注意事项。
步骤一:创建邮件模板首先,打开Microsoft Word软件,并创建你的邮件模板。
你可以根据自己的需求和喜好设计模板的样式和布局。
在设计模板时,你可以添加收件人的姓名、公司信息、日期和其他个性化内容。
确保模板的内容是通用的,并可以适应不同的收件人。
步骤二:准备收件人列表在进行邮件合并之前,你需要准备好收件人列表。
这个列表包括收件人的姓名、电子邮件地址和其他相关信息。
你可以将这些信息保存在Excel表格或其他类似的电子文档中。
确保列表的格式准确无误,并包含完整的电子邮件地址。
步骤三:插入邮件合并字段在你的邮件模板中,插入邮件合并字段。
这些字段将在进行邮件合并时替换为收件人列表中的相应内容。
你可以在Word的"邮件合并"功能中找到这些字段,如"收件人姓名"、"公司名称"、"地址"等。
在插入字段时,确保格式和位置与邮件模板的要求一致。
步骤四:完成邮件合并一旦你完成了邮件模板和收件人列表的准备工作,就可以进行邮件合并了。
在Word中,找到"邮件合并"选项,并选择"开始邮件合并"。
然后,选择"电子邮件",并按照提示选择你的收件人列表。
确认所有设置正确无误后,点击"合并"按钮。
步骤五:预览和编辑邮件在进行邮件合并之前,你可以预览合并后的邮件,并对其进行必要的编辑。
你可以逐个查看每封邮件,并确保所有的字段都已正确替换。
如果需要进行修正或调整,你可以返回模板,并对其进行修改。
完成后,保存合并后的邮件。
步骤六:发送邮件最后,你可以选择将合并后的邮件直接发送给收件人。
Word邮件合并功能的使用
Word邮件合并功能的使用Word是一款功能强大的文档处理软件,除了常见的文字编辑、排版功能外,它还提供了一些高级特性,如邮件合并功能。
邮件合并功能可以帮助用户批量地发送个性化的邮件,提高工作效率。
下面将介绍如何使用Word的邮件合并功能。
第一步:准备数据源在使用邮件合并功能之前,我们需要准备好一个数据源,这个数据源必须包含要合并的收件人的信息,如姓名、地址、邮箱等。
可以使用Excel或者其他表格工具来创建一个数据表,确保每一列的标题与相应的信息一一对应。
第二步:创建主文档打开Word,创建一个新的空白文档作为主文档。
在主文档中,我们将设置邮件的样式和格式,并插入邮件中需要个性化的字段。
首先,选择“邮件合并”选项卡中的“开始邮件合并”组。
在此组中,我们需要选择合适的邮件类型,如电子邮件、信函、标签等。
然后,点击“选择收件人”按钮,从我们准备好的数据源中选择合适的表格。
确认选择后,我们可以在主文档中插入收件人信息的变量字段,如尊敬的<姓名>。
第三步:编辑邮件模板完成主文档的设置后,我们还需要编辑邮件模板,添加正文内容和其他个性化信息。
在主文档中,我们可以直接输入正文内容,也可以插入其他字段,如地址、日期等。
如果需要添加图片、表格等元素,可以使用Word的常规编辑功能进行操作。
此外,为了确保每封邮件的个性化,我们还可以在邮件模板中插入条件语句,根据不同条件显示不同的内容。
第四步:预览和合并编辑好邮件模板后,我们可以进行预览,并根据需要进行微调。
在“邮件合并”选项卡中的“预览结果”组,点击“预览结果”按钮,将显示合并后的邮件。
我们可以通过点击“上一封”和“下一封”按钮,逐个查看每封邮件的内容。
如果发现有错误或需要修改,可以点击“编辑收件人列表”按钮,对数据源进行修改。
在修改后,点击“更新全部”按钮,即可更新所有邮件内容。
最后,如果预览结果符合要求,我们可以点击“完成合并”按钮,选择合适的方式进行合并操作。
Word文档邮件合并方法
Word文档邮件合并方法合并邮件是指将多个Word文档中的邮件内容整合到一个文件中,以方便一次性发送给收件人。
下面将介绍两种常用的Word文档邮件合并方法。
一、使用邮件合并功能Word提供了一个方便的邮件合并功能,能够快速将多个文档的内容合并为一个邮件。
步骤如下:1. 打开Word文档,创建一个新的空白文档作为合并后的文件。
2. 在“开始”选项卡中,点击“邮件合并”按钮下的“开始邮件合并”选项,选择“电子邮件”。
3. 在“选择收件人”对话框中,选择“使用现有的列表”或“选择已有联系人”,然后点击“浏览”按钮选择您的联系人列表或Outlook联系人,点击“确定”。
4. 点击“写信”按钮,在邮件中添加合适的邮件内容,如收件人姓名、正文等。
您还可以点击“添加字段”按钮插入其他字段,如姓名、地址等。
5. 在“完成合并”选项卡中,可以选择预览合并结果,调整格式和布局等,然后点击“完成合并”按钮即可生成合并后的文档。
二、使用宏自动合并文档如果您需要频繁进行邮件合并操作,可以使用宏在Word中创建一个自动合并文档的功能。
步骤如下:1. 打开Word文档,按下“Alt+F11”组合键打开VBA编辑器。
2. 在VBA编辑器中,点击“插入”选项卡,选择“模块”。
3. 在新创建的模块中,输入以下VBA代码:```vbaSub MergeDocs()Dim rng As RangeDim MainDoc As DocumentDim strFile As StringSet MainDoc = Documents.AddstrFile = Dir("D:\Path\To\Documents\*.docx") '替换为您的文档所在路径Do While strFile <> ""Set rng = Documents.Open("D:\Path\To\Documents\" & strFile).Contentrng.CopyMainDoc.Bookmarks("\EndOfDoc").Range.PastestrFile = DirLoopMainDoc.SaveAs "D:\Path\To\MergedDoc.docx" '替换为您的合并后的文件保存路径MainDoc.CloseMsgBox "邮件合并完成!", vbInformationEnd Sub```4. 修改代码中的文件路径为您需要合并的文档所在路径和合并后的文件保存路径。
如何在Word中使用邮件合并功能
如何在Word中使用邮件合并功能Word是一款功能强大的文字处理软件,除了编辑文档、设计排版等基本功能外,还有一项非常实用的功能——邮件合并(Mail Merge)。
邮件合并可以帮助用户批量生成个性化的信件、标签、名片等,提高工作效率。
本文将详细介绍如何在Word中使用邮件合并功能。
一、准备数据源在使用邮件合并功能之前,我们需要准备好数据源。
数据源可以是Excel表格、Outlook联系人、Access数据库等。
在本例中,我们以Excel表格为例说明。
1. 打开Excel表格,确保数据源格式正确。
2. 确定每一列的表头作为邮件中的字段,例如“收件人姓名”、“收件人地址”等。
二、创建主文档主文档是我们将要生成的合并文档的框架,在邮件合并中起到模板的作用。
可以在Word中创建新的主文档或打开现有的文档进行编辑。
1. 打开Word软件,点击“邮件合并”选项卡,选择“开始邮件合并”下的“步骤 by 步骤向导”。
2. 在“选择文档类型”中,选择“信件”。
3. 在“选择起始文档”中,选择“使用当前文档”或“从现有文档选择”,然后点击“下一步:开始邮件合并”。
三、添加合并字段合并字段对应于数据源中的各列,在合并时可以替换成实际的数据。
1. 在“选择转到的文档部分”页面,点击“编辑收件人列表”。
2. 在“编辑收件人列表”对话框中,点击“获取数据”并选择相应的数据源(此处为Excel表格)。
3. 在“编辑收件人列表”对话框中,选择表格中的字段作为合并字段。
四、设置合并规则合并规则可以根据需要进行设置,包括筛选、排序、过滤重复记录等。
1. 在“选择转到的文档部分”页面,点击“过滤收件人列表”或“排序收件人列表”,按需进行设置。
五、编辑合并文档在主文档中添加各种合并字段和普通文本,进行排版编辑。
1. 在主文档中插入合并字段,例如“<<收件人姓名>>”。
2. 插入其他文本、图片或格式设置,完善合并文档。
word邮件合并功能
word邮件合并功能Word是一款功能强大的文档处理软件,除了常用的编辑、排版和格式化等功能外,它还具备很多实用的附加功能,其中包括邮件合并功能。
邮件合并功能可以帮助用户批量发送个性化的邮件,提高工作效率和邮件发送的效果。
接下来,我将详细介绍Word邮件合并功能的使用方法和注意事项。
首先,在使用Word邮件合并功能之前,我们需要准备好邮件的收件人列表和邮件模板。
收件人列表可以是Excel表格或者Outlook联系人,而邮件模板则是我们要发送的邮件正文。
在准备好这两个文件之后,我们可以进行下一步。
1. 打开Word文档,点击"邮件合并"选项卡。
在"开始邮件合并"组中,选择"开始邮件合并向导"。
2. 在"开始邮件合并向导"对话框中,我们需要选择邮件的类型。
可以是信函,邮件或标签等。
3. 在"选择文档类型"对话框中,选择"使用当前文档"。
这表示我们将使用当前打开的文档作为邮件模板。
4. 在"选择收件人列表"对话框中,我们需要选择收件人列表的来源。
如果收件人列表是Excel表格,则选择"使用已有的列表",然后点击"浏览"按钮选择Excel文件。
如果收件人列表是Outlook联系人,则选择"使用Outlook联系人"并选择相应的联系人。
5. 在"编辑收件人列表"对话框中,我们可以预览和编辑收件人列表,包括收件人姓名、邮件地址等信息。
确保信息填写正确后,点击"下一步"按钮。
6. 在"写信"对话框中,我们可以编辑邮件的内容。
在邮件正文中,可以加入一些字段,如收件人姓名、邮件地址等,从而实现个性化的发送。
点击"下一封"可以预览下一封邮件的内容,点击"完成"按钮完成邮件合并。
如何在WORD文档中使用邮件合并功能
如何在WORD文档中使用邮件合并功能Word是一款功能强大的文字处理软件,除了编辑和格式化文本,它还提供了方便的邮件合并功能,能够将文档中的数据与收件人列表相结合,批量生成个性化的邮件或信件。
下面将详细介绍如何在Word 中使用邮件合并功能。
第一步:准备好数据源在进行邮件合并之前,首先需要准备好数据源。
数据源是一个包含收件人信息的表格文件,比如Excel表格或者Access数据库。
确保数据源文件中的列具有清晰的标题和有效的数据。
第二步:创建主文档在Word中创建一个主文档,这个主文档将包含信件的正文内容和需要插入的字段。
字段将在合并时被替换为数据源中的对应值。
第三步:插入合并字段在主文档中,在信件的适当位置插入合并字段。
合并字段是由尖括号包围的文本,比如"<LastName>"。
这些合并字段将在合并时被替换为数据源中对应列的值。
第四步:设置邮件合并选项在Word的“邮件ings”选项卡中,点击“开始邮件合并”按钮,在下拉菜单中选择“电子邮件”,然后选择“使用当前文档”。
第五步:选择收件人列表在合并选项对话框中,点击“选择收件人”按钮,选择之前准备好的数据源文件。
Word将自动检测数据源中的字段,并将其显示在合并选项面板中。
第六步:插入合并字段在合并选项中,选择要插入的合并字段,点击“插入合并字段”按钮,将字段插入到信件的适当位置。
这样,Word就会把这些字段替换为数据源中对应列的值。
第七步:预览和完成合并在合并选项中,点击“预览结果”按钮,可以在主文档中查看合并后的信件效果。
如果一切正常,点击“完成和合并”按钮,选择“发送电子邮件”,即可开始合并并发送邮件。
第八步:审核发送结果Word会逐个合并并发送邮件,发送结果将显示在“邮件合并任务”窗格中。
您可以检查每封邮件的状态和结果。
如果有必要,还可以重新发送或取消合并。
以上就是在Word文档中使用邮件合并功能的步骤。
通过合并功能,您可以方便地批量发送个性化的邮件或信件,提高工作效率。
Word使用技巧使用邮件合并功能
Word使用技巧使用邮件合并功能邮件合并是一种非常有用的功能,可以帮助用户在发送大量相似邮件时节省时间和精力。
无论是发送节日祝福、通知公告还是营销邮件,邮件合并功能都可以帮助我们快速而准确地完成任务。
本文将介绍如何在Word中使用邮件合并功能,并给出一些建议和技巧,以便您能够更好地利用这一功能。
一、准备数据源在使用邮件合并功能之前,我们首先需要准备好相应的数据源。
这些数据可以来自于一个Excel表格、一个Access数据库或者一个文本文件。
确保数据源中的每个字段都有一个合适的列头,这样在合并过程中可以正确地引用数据。
二、开始邮件合并1. 打开Word,点击“邮件合并”选项卡中的“开始邮件合并”按钮,选择“电子邮件”。
2. 在弹出的下拉菜单中选择“使用当前文档”,这样我们可以直接在当前文档中编辑邮件正文。
三、编辑邮件正文在邮件正文中,我们可以使用一些特殊的字段来引用数据源中的字段。
例如,如果我们的数据源中有一个“姓名”字段,我们可以在邮件正文中加入“<<姓名>>”这个字段,Word会在合并时自动替换为相应的姓名。
四、选择收件人列表1. 在“邮件合并”选项卡中的“开始邮件合并”组中,点击“选择收件人”按钮。
2. 在弹出的窗口中选择我们准备好的数据源文件,点击“打开”。
3. 如果数据源中有多个表格或者工作表,可以在窗口底部的下拉菜单中选择要使用的表格或工作表。
五、设置邮件样式在选择好收件人列表后,我们可以点击“写信样式”按钮来设置邮件的样式。
这包括字体、颜色、对齐方式等。
可以根据需要自定义邮件样式,让邮件更加专业和个性化。
六、预览合并结果在编辑完邮件正文和设置好邮件样式后,我们可以点击“预览结果”按钮来查看合并后的效果。
在预览结果中,我们可以通过上一页和下一页按钮来逐个查看每个合并的邮件,并确保合并的结果符合我们的期望。
七、完成邮件合并在预览结果中确认没有问题后,我们可以点击“完成邮件合并”按钮来完成邮件合并。
如何使用Word进行邮件合并和信封制作
如何使用Word进行邮件合并和信封制作Word是一款功能强大的办公软件,除了常见的文字处理,它还提供了邮件合并和信封制作的功能,让我们能够更加高效地处理邮件和信件。
本文将详细介绍如何使用Word进行邮件合并和信封制作。
一、邮件合并邮件合并是指将一个邮件的内容与多个收件人的个人信息相结合,生成多个个性化的邮件。
下面,我们将一步步教您如何在Word中完成邮件合并。
1. 打开Word并新建一个空白文档。
2. 在“开始”选项卡中,找到并点击“邮件合并”按钮,选择“开始邮件合并向导”。
3. 在弹出的窗口中,选择“电子邮件”选项,并点击“下一步:开始文档”。
4. 在“开始文档”步骤中,您可以选择从现有文档开始或创建新文档。
选择适合您的选项并进行下一步。
5. 在“选择收件人”步骤中,您可以从现有列表中选择收件人,也可以导入Excel或Outlook中的收件人列表。
选择好收件人后,点击“下一步:撰写邮件”。
6. 在“撰写邮件”步骤中,您可以编辑邮件的正文,还可以插入个性化字段,如收件人姓名、地址等。
编辑完成后,点击“下一步:预览结果”。
7. 在“预览结果”步骤中,您可以查看每个收件人的邮件内容,确保个性化信息正确。
如有需要,可以通过上一步进行修正。
8. 点击“完成与合并”按钮,并选择“将文档发送为电子邮件”或“打印文档”等选项,完成合并过程。
通过以上步骤,您可以轻松完成邮件合并,并高效地发送个性化的邮件。
二、信封制作在某些场合,我们需要打印并寄送信件,此时使用Word制作信封可以使整个过程更加便捷。
下面,我们将一步步教您如何在Word中制作信封。
1. 打开Word并新建一个空白文档。
2. 在“开始”选项卡中,找到并点击“邮件合并”按钮,在弹出的下拉菜单中选择“信封”。
3. 在弹出的“选择收件人”对话框中,选择相应的发件人,或者点击“获取收件人”按钮导入外部列表。
确认选择后,点击“下一步:写地址”。
4. 在“写地址”步骤中,您可以编辑发件人和收件人的地址信息。
Word中如何使用邮件合并功能
Word中如何使用邮件合并功能Word是一款功能强大的文字处理软件,除了常见的编辑、排版功能外,它还提供了一项非常实用的功能,即邮件合并功能。
邮件合并功能可以帮助用户批量发送个性化的邮件,提高工作效率。
本文将介绍如何在Word中使用邮件合并功能。
第一步:准备数据源文件在使用邮件合并功能前,首先需要准备好数据源文件,即收件人列表。
可以将收件人的姓名、地址等信息整理在一个Excel表格中,每一列对应一项信息。
第二步:打开Word并创建邮件打开Word,点击“邮件合并”选项卡中的“开始邮件合并”按钮,选择“电子邮件”选项,然后点击“撰写并编辑邮件”。
在弹出的对话框中,可以先编写好邮件的正文。
在需要插入收件人姓名、地址等信息的位置,可以使用“插入合并字段”按钮来选择对应的合并字段。
合并字段会自动插入到光标所在位置,并在合并时替换为实际的收件人信息。
第三步:选择数据源在邮件编辑界面,点击“选择收件人”按钮,选择“使用现有列表”选项。
然后点击“浏览”按钮,选择准备好的Excel数据源文件,点击“打开”。
Word将会显示数据源文件的表格预览,确认数据源无误后,点击“确定”。
第四步:插入合并字段在邮件正文中需要插入合并字段的位置,点击“插入合并字段”按钮,选择对应的字段名称。
比如,可以选择“姓名”字段插入到收件人的称呼位置。
通过插入合并字段,可以自动在邮件中插入相应的收件人信息,保证每封邮件都是个性化的。
第五步:预览合并结果在邮件编辑界面,点击“预览结果”按钮,可以预览合并后的邮件效果。
通过上下滚动可以查看每封邮件的内容,确保合并结果符合预期。
如果需要修改某封邮件的内容,可以点击“编辑收件人列表”按钮,在弹出的对话框中编辑相应的信息。
第六步:完成合并并发送邮件当预览结果无误后,点击“完成合并”按钮,在弹出的对话框中选择“发送电子邮件”,即可将合并后的邮件批量发送给收件人列表中的每个人。
总结:通过以上步骤,我们可以在Word中灵活运用邮件合并功能,高效地发送个性化的邮件。
Word邮件合并的技巧
Word邮件合并的技巧邮件合并是一种非常常见且实用的功能,它可以帮助我们在一次性发送相同内容但是收件人不同的邮件。
在日常生活和工作中,我们经常需要给一大批不同的人发送邮件,如果每个人都单独发送,无疑是一件费时费力的事情。
Word邮件合并功能的使用,则可以在短时间内完成这一任务。
接下来,我们将介绍一些Word邮件合并技巧,希望对您有所帮助。
一、设置数据源在进行邮件合并之前,我们首先需要准备好一个数据源,即收件人的信息。
这些信息可以保存在Excel表格或者Outlook联系人中。
接下来,我们将演示如何从Excel表格中设置数据源。
1. 打开Excel表格并确保信息按照相应的列排列,比如姓名、邮箱地址等。
2. 将光标移动到第一个单元格,并选中所有需要合并的信息。
3. 复制这些信息。
二、合并信件设置好数据源之后,我们就可以开始进行邮件合并了。
接下来,我们将演示如何使用Word的邮件合并功能。
1. 打开Word软件并创建一个新的文档。
2. 在“邮件”选项卡中,点击“开始邮件合并”下拉菜单中的“开始邮件合并向导”选项。
3. 在邮件合并向导中,选择“电子邮件”并点击“下一步:开始邮件合并”按钮。
4. 在“选择源”中,选择“使用现有的列表”并点击“浏览”按钮,导入之前准备好的Excel表格。
5. 在“编辑收件人列表”页面中,确保Excel表格中的所有列都正确对应到相应的收件人信息。
若有错误,可以进行调整。
6. 在编辑邮件页面中,编写邮件的正文内容。
在需要插入收件人信息的地方,可以点击“合并字段”按钮,选择相应的信息。
7. 编写完毕后,点击“预览结果”按钮,可以预览合并后的邮件效果。
如果一切正常,点击“下一封”按钮逐个浏览所有邮件的效果。
8. 预览完成后,点击“完成邮件合并”按钮,并选择“发送电子邮件”或者“创建单个文档”。
如果选择“发送电子邮件”,则会使用默认的邮件客户端发送邮件。
三、其他技巧除了基本的邮件合并功能,Word还提供了一些其他的技巧,可以让我们更灵活地应对不同的合并需求。
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邮件合并图文教程在日常的办公过程中,我们可能有很多数据表,同时又需要根据这些数据信息制作出大量信函、信封或者是工资条。
面对如此繁杂的数据,难道我们只能一个一个地复制粘贴吗?能保证过程中不出错吗?其实,借助Word提供的一项功能强大的数据管理功能——“邮件合并”,我们完全可以轻松、准确、快速地完成这些任务。
这里我们特别组织了这个的专题,详细讲解“邮件合并”以及具体用法,同时以实例剖析的方式帮助大家快速上手。
一、什么是“邮件合并”什么是“邮件合并”呢?为什么要在“合并”前加上“邮件”一词呢?其实“邮件合并”这个名称最初是在批量处理“邮件文档”时提出的。
具体地说就是在邮件文档(主文档)的固定内容中,合并与发送信息相关的一组通信资料(数据源:如Excel表、Access 数据表等),从而批量生成需要的邮件文档,因此大大提高工作的效率,“邮件合并”因此而得名。
显然,“邮件合并”功能除了可以批量处理信函、信封等与邮件相关的文档外,一样可以轻松地批量制作标签、工资条、成绩单等。
Word2002以上的版本中新增了“邮件合并”任务窗格式的“邮件合并向导”,这让我们在使用“邮件合并”操作时更加方便和容易。
本课程通过三个实际任务的解决步骤,详细介绍“邮件合并”功能的使用方法,学习完成后大家就可以按部就班地运用到自己的实际工作当中。
二、什么时候使用“邮件合并”我们可以通过分析一些用“邮件合并”完成的任务,从而得到答案。
比如最我们最常用的需要批量处理的信函、工资条等文档,它们通常都具备两个规律:一是我们需要制作的数量比较大;二是这些文档内容分为固定不变的内容和变化的内容,比如信封上的寄信人地址和邮政编码、信函中的落款等,这些都是固定不变的内容;而收信人的地址邮编等就属于变化的内容。
其中变化的部分由数据表中含有标题行的数据记录表表示。
什么是含有标题行的数据记录表呢?通常是指这样的数据表:它由字段列和记录行构成,字段列规定该列存储的信息,每条记录行存储着一个对象的相应信息。
比如图1就是这样的表,其中包含的字段为“客户姓名”、“服务帐号”等。
接下来的每条记录,存储着每个客户的相应信息。
此主题相关图片如下:三、邮件合并的三个基本过程上面讨论了邮件合并的使用情况,现在我们了解一下邮件合并的基本过程。
理解了这三个基本过程,就抓住了邮件合并的“纲”,以后就可以有条不紊地运用邮件合并功能解决实际任务了。
(一) 建立主文档“主文档”就是前面提到的固定不变的主体内容,比如信封中的落款、信函中的对每个收信人都不变的内容等。
使用邮件合并之前先建立主文档,是一个很好的习惯。
一方面可以考查预计中的工作是否适合使用邮件合并,另一方面是主文档的建立,为数据源的建立或选择提供了标准和思路。
(二) 准备好数据源数据源就是前面提到的含有标题行的数据记录表,其中包含着相关的字段和记录内容。
数据源表格可以是Word、Excel、Access或Outlook中的联系人记录表。
在实际工作中,数据源通常是现成存在的,比如你要制作大量客户信封,多数情况下,客户信息可能早已被客户经理做成了Excel表格,其中含有制作信封需要的“姓名”、“地址”、“邮编”等字段。
在这种情况下,你直接拿过来使用就可以了,而不必重新制作。
也就是说,在准备自己建立之前要先考查一下,是否有现成的可用。
如果没有现成的则要根据主文档对数据源的要求建立,根据你的习惯使用Word、Excel、Access都可以,实际工作时,常常使用Excel制作。
(三) 把数据源合并到主文档中前面两件事情都做好之后,就可以将数据源中的相应字段合并到主文档的固定内容之中了,表格中的记录行数,决定着主文件生成的份数。
整个合并操作过程将利用“邮件合并向导”进行,使用非常轻松容易。
四、实例详细剖析明白了原理和使用过程之后,我们进入实际操作。
这里我们提出三个实际任务:如何根据已有的Excel客户资料表快速批量书写信函?如何根据已有的Excel客户资料表快速批量制作信封?如何根据已有的Access工资数据表快速批量制作工资条?关于这三个例子我们都提供了主文档和数据源案例文件,利用案例操作将更容易理解和掌握邮件合并功能,具体开始之前请先下载案例文件:点击浏览该文件第一和第二个任务中我们提供的数据源是Excel表格,第三个任务提供Access表格,操作完成之后你会发现过程都是大同小异,使用非常简单。
(一) 制作大量信函由于现在我们已经预先制作好了“信函(主文档)”和“信函和信封(数据源)”案例文件,所以接下来的操作,实际上就是邮件合并的第三个过程——“把数据源合并到主文档中”。
在实际处理自己的工作时,主文档和数据源当然都会改变,到时参照提供的案例文件制作即可。
1. 启动Word2003(其他版本一样),打开主文档“信函(主文档)”案例文件,接下来的任务就把数据源中的“客户姓名”和“服务帐号”两个字段合并到主文档中。
2. 如果任务窗格没有显示,选择菜单“视图→任务窗格”命令显示它,然后单击它顶部右边的下拉按钮,在弹出的菜单中选择“邮件合并”命令,切换到“邮件合并“任务窗格(图2)。
图 23. 接下来,可以在邮件合并任务窗格中看到“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型,这里我们采用默认的选择:“信函”(图3)。
图 34. 单击任务窗格下方的下一步:正在启动文档链接,进入“邮件合并向导”第二步:选择开始文档。
由于我们当前的文档就是主文档,故采用默认选择:“使用当前文档”。
5. 单击任务窗格下方的下一步:选取收件人,进入“邮件合并向导”第三步:选择收件人。
从这里可以看到,如果你还没创建数据源,则可以选择“键入新列表”单选框,然后单击“键入新列表”下方的“创建”链接,在弹出的“新建地址列表”对话框中进行创建。
但是前面已经说过,为了提高效率,还是在之前就把数据源创建好。
由于我们已经准备好了Excel格式的数据源,“信函和信封(数据源)”案例文件,于是我们单击“使用现有列表”区的“浏览”链接(图4),打开“选取数据源”对话框。
图 46. 通过该对话框定位到“信函和信封(数据源)”案例文件的存放位置,选中它后单击“打开”。
由于该数据源是一个Excel格式的文件,接着弹出“选择表格”对话框,数据存放在Sheet1工作表中,于是在Sheet1被选中的情况下单击“确定”按钮(图5)。
图57. 接着弹出“邮件合并收件人”对话框,可以在这里选择哪些记录要合并到主文档,默认状态是全选。
这里保持默认状态,单击“确定”按钮(图6),返回Word编辑窗口。
图 68. 单击下一步:撰写信函链接,进入“邮件合并向导”的第四步:撰写信函。
这个步骤是邮件合并的核心,因为在这里我们将完成把数据源中的恰当字段插入到主文档中的恰当位置。
9. 先选中主文档中的“[收信人姓名]”,接着单击任务窗格中的“其它项目”链接,打开“插入合并域”对话框,“数据库域”单选框被默认选中,“域(F):”下方的列表中出现了数据源表格中的字段。
接下来我们选中“客户姓名”,单击“插入”按钮后,数据源中该字段就合并到了主文档中(图7)。
图710. 先关闭“插入合并域”对话框,然后选中“[服务帐号]”,用同样的方法把数据源中的“服务帐号”字段合并到主文档中,合并完成后效果如下面(图8)。
图811. 可以看到从数据源中插入的字段都被用“《》”符号扩起来,以便和文档中的普通内容相区别。
12. 检查确认之后,就可以单击下一步:预览信函链接,进入“邮件合并向导”第五步:预览信函。
首先可以看到刚才主文档中的带有“《》”符号的字段,变成数据源表中的第一条记录中信息的具体内容,单击任务窗格中的“<<”或“>>”按钮可以浏览批量生成的其它信函(图9)。
图913. 浏览合并生成的信函通常是件很愉快的事,因为用传统方法做起来很麻烦的任务,已经被聪明的Word完成了。
确认正确无误之后,单击下一步“完成合并”,就进入了“邮件合并向导”的最后一步“完成合并”。
在这里单击“合并”区的“打印”链接就可以批量打印合并得到的10份信函了,为什么有10份信函呢?还记得这是因为数据源表格中的记录数只有10个的原因嘛?在弹出“合并到打印机”对话框中还可以指定打印的范围,这里我们采用默认选择“全部”(图10)。
图1014. 如果你的电脑上装了打印机和打印纸,单击“确定”按钮,弹出“打印”对话框,再单击一次“确定”。
一会儿之后,10份专业的信函就出现在你面前了。
现在使用邮件合并制作大量信函的任务就初步完成了,可能有的朋友会问,如果我不想把信函打印出来,而是想直接发Email给这些客户,该怎么操作啊?是的,随着网络的普及E mail早已被大多数企业所接受,所以有这个想法非产不错,实现起来也很简单。
请返回本操作过程的Step3,也就是“邮件合并向导”的第一步,如图3所示。
在“选择文档类型”区选中“电子邮件”单选框就可以了,后面的操作完全一致。
不过有两点要注意:一是数据源表格中必须包含“电子信箱”字段,二是“邮件合并向导”的第六步完成合并中,“合并”区出现的是“电子邮件”链接,单击它后,打开“合并到电子邮件”对话框,单击“收件人”框的下拉箭头,在弹出的列表中显示了数据源表格中的所有字段,我们选择“电子信箱”字段,这就让Word知道把信往那里发。
然后在“主题行”框内输入电子邮件的主题,如“时代公司服务信函”,同前面一样在这里也可以指定电子邮件的范围。
最后,单击“确定”按钮(图11),Word就启动Outlook进行发送邮件的操作了,同时要注意你的Outlook要能正常工作才能最终完成任务哦。
图11(二) 制作大量信封完成信函的制作之后我们开始批量制作信封。
之所以介绍制作信封,而不做贴在信封上的那种信签条,是因为一方面精心制作好信封能给客户更专业和深刻的印象,另一方面信签条的制作方法和最后介绍的制作大量的工资条类似,完全可以仿照操作。
显然,信封的制作也要经历“邮件合并向导”的六个步骤,有了前面的基础,下面的学习将更加轻松。
不过也不应该掉以轻心,这个任务只提供了数据源,并没有提供主文档,我们将把重点放在主文档的制作与修饰上。
1. 启动Word2003,进入主界面后新建一个空白文档,并打开“邮件合并”任务窗格。
在“邮件合并向导”的第一步:选择文档类型中,选中“信封”单选框。
2. 进入第二步:选择开始文档。
这里我们要设定信封的类型和尺寸。
单击“更改文档版式”区的“信封选项”链接,打开“信封选项”对话框,单击“信封尺寸”框的下拉箭头,在弹出的列表中选择一种信封类型。
这里我们以使用较普遍的标准小信封(规格为110mm×220mm)的尺寸为例。
于是选择普通5选项(图12)。
单击“确定”后返回Word编辑窗口,可以看到页面已经根据信封的规格改变(在“页面视图”下查看)。