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｜ 公共管理学院
《电子文件归档与管理规范》 （ GB/T18894-2002 ）
8.1 归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行 8.2 归档电子文件以件为单位整理 8.3 同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问 题 ) 或保管期限 - 年度 - 机构 ( 问题 ) 等分类方案进行分类。 8.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体 8.5 电 子 文 件 的 著 录 应 参 照 DA/T 18 进 行 著 录 ， 同 时……补充电子文件特有的著录项目和其他标识 8.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录
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美国电子文件研究专家戴维〃比尔曼
“未经恰当著录过的电子文件系统即使保存下 来，也不会有证据作用”。
著录涉及文件形成过程中的各个要素，包括文 件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也 从文件内容转移到文件的形成背景上。
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在手工环境下，文件管理的主要难点在于以
保存场所为代表的物质资源匾乏，高密度存 储技术的出现使得保存场所的难点问题得到 有效的控制。
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（四）著录标引
在相应的电子文件管理系统中按照《档案 著录规则》著录标引，著录项目依照 DA/T 18：档案著录规则(DA/T 18-1999） 的要求尽可能全面、准确、完整。
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（五）建立电子文件目录
归档电子文件应依据分类方案和件号顺 序建立归档电子文件机读目录。电子文 件机读目录包括目录封面和内容两部分 ，应在电子文件管理系统中逐件进行。
综合性
著录手段演变为系统自动著录和人工控制相结。
多级性
针对不同级别的文件集合或文件，著录结果是不同。
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加拿大不列颠哥伦比亚大学 露西安娜〃杜兰蒂
当利用者查考的电子文件曾经历了若干次复制和 迁移，其物理格式较原始文件基本上面目全非， 而负责复制和迁移的工作人员已经故去，无法出 面担保文件的可靠性之时，最终要依靠档案目录 来评定该信息源是否可信。 只有档案著录工作才能证明电子文件的长期真实 性，通过对档案全宗的信息整理和描述，文件编 制和管理过程中的各种联系得以永久保存。
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（一）电子文件的收集归档
——收集本单位在职能活动中产生的，具有 参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 ，包括文件内容、背景信息和元数据。
｜ 公共管理学院
一是处理完毕的文件材料要随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收；
电子计算机技术的广泛应用引发了新的瓶颈—
—如何保证文件的长期真实性、完整性为代表 ，在更大程度上表现为智力控制问题。
ห้องสมุดไป่ตู้
———将管理人员从物质资源匮乏的窘境中解放出 来，把注意力集中到管理思路、理念上来。
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三、电子文件著录的内容
存在于文件形成时所在系统（如业务处理系统）中的关
于文件背景、内容、结构、文件系统及其相互关系的著 录信息；
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———电子文件、纸质文件一般采取不同的编目方法。 为此，应在每一卷纸质档案的备考 表或卷内目录“备注”项中注明相 应的电子文件的编码及存址，同时 在电子文件归档目录“备注”项中 注明相应的纸质文件的档号及 存址， 以便利用时参照互补。
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第三节 电子文件的著录
一、电子文件著录的概念
存储于电子文件管理系统中关于案卷级以上的文件集合
、系统，归档后管理活动及其相互关系的著录信息；
以纸质形式存在的著录信息，主要包括电子文件积累登
记表、归档电子文件登记表、文件更改登记表、电子文 件接收检验登记表、电子文件使用权限保护登记表以及 物理载体整理结果的登记表等。
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（3）划分保管期限 按现行国家、行业、部门或本单位制定的文 件材料的保管期限的规定执行。
（4）区分机构（问题） 电子文件按其形成或承办机构（问题）分类。
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例外原则一：自治区各级党委、政府、 人大、政协办公厅（室）可按自治区档 案局制定的分类方案进行分类。 例外原则二：有档案工作行业标准的单 位可按行业标准执行。
学习和掌握相关电子文件法律法规中 有关电子文件整理工作的规定。
《档案著录规则》(DA/T 18-1999）
《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000) 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002 ） 《电子文件管理暂行办法》 (中办国办厅字„2009‟39 号) 《电子档案移交与接收办法》 (档发„2012‟7 号)
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要注意的是：正确理解和把握电子文件整理工 作中“件”的概念，要克服传统意义上组“件 ”的人为观念，树立电子文件独立而完全意义 上的单“件”的观念：“份”即“件” 。
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第二节电子文件整理内容与方法
《归档文件整理规则》规定档案整理的 基本步骤为：收集、装订、分类、排列、 编号、编目、装盒等七个环节。还适应 电子文件整理吗？
案的背景、文件系统等；
认为著录不仅是一项在文件归档之后分析、选择和记录
信息的工作，而且还是对著录信息主动“获取”过程；
肯定著录不仅是“过程”，而且是该过程的“成果”。
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二、电子文件著录的特点与重要性
全要素:
描述对象包括电子文件的内容、结构和背景所有要素。
全过程
著录贯穿电子文件编制、处理、归档、利用整个生命周期。
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1.简化整理
———简化传统整理工作中不适应现代化检 索要求的方法，体现在整理的各个工作流程中 即：减少、弱化，甚至消灭繁锁、复杂的人工 方式方法，逐步以简化、实用的现代化的方式 方法取而代之。
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对于收集：可以通过计算机以及电子文件管理系统 即时采集到齐全而完整的电子文件； 对于归档：只需要使用电子文件管理系统，以“确定” 和“取消”的方式就能确定电子文件的归档与不归档 对于分类：只需按照电子文件管理系统中著录规则就可 以轻松实现年度划分、保管期限设定、组织机构划分等 对于检索：只需要在电子文件管理系统中按类目―年度 ―期限进行就可实现“点”到“点”的直接检索
五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收；
八是结合年终检查，集中收；
九是年末立卷需要全面收； 十是在立卷过程中，发现不全要反复收。
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（二）电子文件的分类
1、电子文件分类的方式
（1）档案类别―年度―保管期限 （2）档案类别―保管期限―年度 （3）档案类别―年度―保管期限―机构（问题） （4）档案类别―保管期限―年度―机构（问题） 同一单位的电子文件应在其全宗内 按分类方案中的一种进行分类，而 同一全宗应保持分类方案的稳定。
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美国的未来学家约翰〃奈斯比特: “大量但无序的信息,不是资源,而是灾难”。
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第五章 电子文件整理工作
———整理：整顿使有条理，有秩 序；常用于表示去除不需要的东西。
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第一节 电子文件整理概述
一、电子文件整理前期准备工作
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（三）电子文件的排列编号
传统档号的编制：由全宗号—年度号—类别号— 保管期限—件号组成。如“013—2009—W01— Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类 （或办公室）永久保管期限的第1件
电子文件的排列，在分类方案最低一级类目内， 按其成文时间先后顺序排列。
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（一）总指导思想
简化整理、深化检索
在电子文件时代，检索是计算机自动智能检索， 是“点”对“点”一步到位的全文检索 而传统的档案检索是全宗—案卷目录—卷内目录 —文件—全文的层层检索
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检索第一位、整理第二位
整理是档案工作的基础，检索是档案工作的 目的，检索决定整理，整理服务检索，整理 工作的重心要围绕检索需要而展开，是否有 利于检索则是检验整理工作的首要标准。 整理是使档案工作有序化的过程，检索则是档 案工作的出发点和工作目的，只有在科学整理 的基础上，检索的查准率、查全率才能接近 100%，档案工作的价值和作用才得以实现。
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《电子文件管理暂行办法》 (中办 国办 厅字„2009‟39 号)
电子文件管理的基本原则： 统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密
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配备归档电子文件整理工作必 需的软硬件设施。
购买计算机、网络设备、存储设备、数字化 设备等； 安装并使用专门用于电子文件归档整理的软 件工具——各种ERKS软件。
｜ 公共管理学院
———《国际档案著录（通则）》中的著录概 念比《档案著录规则》中的著录概念要宽泛， 所蕴涵的管理思想更深刻。 认为著录作用不限于编制检索工具，而在于确认、管理
、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统， 指向编制检索工具背后的一些内容；
认为著录内容不仅包括档案本身的特征，而且还包括档
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———电子文件按档案类别分为电子的 文书档案、专门档案、会计档案、科技 档案、生产经营档案、录音档案、录像 档案、照片档案等门类。
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2、电子文件分类的内容
区分档案类目
区分年度
划分保管期限
区分机构（问题）
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（1）区分档案类别 传统纸质载体档案的类别大致可分为文书档 案、科技档案、会计档案、专门档案、生产 经营档案、音像档案、实物档案等。 （2）区分年度 按电子文件的成文时间直接划分年度，不存 在文件的针对年度和生效年度。
国际档案理事会《国际档案著录（通则）》 ［ISAD （G）］(第2版) 1999年 ———档案著录是通过获取、核对分析、 组织和记录有助于确认、管理、查询和解 释档案材料、背景及其生成时的文件系统 的信息，以形成对所描述对象及其构成部 分的准确表述的过程及成果。
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《档案著录规则》（GB/T18—1999） ———著录是指“在编制档案目录时 ，对档案内容和形式特征进行分析、 选择和记录的过程”。
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归档文件整理规则(DA/T 22-2000)
———将归档文件以件为单位进行装订、分类、 排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
一般以每份文件为一件：
正本与定稿为一件——正本在前，定稿在后
正文与附件为一件 ——正文在前，附件在后
原件与复制件为一件——原件在前，复制件在后 转发文与被转发文为一件——转发文在前，被转 发文在后 来文与复文为一件——复文在前，来文在后 报表、名册、图册等一册（本）为一件
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课堂讨论5-2
双轨制下电子文件编目与 纸质文件编目的关系？
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纸质档案整理：一般是对立卷归档后的案卷进行 排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结 果用编制案卷目录的方式固定下来。纸质档案经 整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供 一条线索。 电子档案整理：电子文件可以通过计算机系统进 行迅速、有效、多角度整序，并可以根据不同需 要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分 类，所以其整理在归档前就由各机关单位将杂乱 的电子文件磁性载体分类、标引、组合，并对电 子文件进行分类、编号和组建数据库。
– 《GD2000综合档案管理系统V5.0》 – 世纪科怡、清华紫光、南大之星、泰坦软件等
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二、电子文件整理的原则
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课堂讨论5-1
电子文件整理与传统纸质 档案整理将有何不同？
传统意义上的文件整理是不能适应现代化 的信息检索需要，只有现代化的文件整理 方法才能适应现代化信息检索的需要。
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2.深化检索
———“深化检索”则是电子文件现代化 管理的前提，即为符合计算机电子文件管 理系统的检索功能需要，所有电子文件著 录要素项目必须全面、完整、准确。
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（二）基本要求
逻辑归档的电子文件一般不要求进行整理 ，而物理归档的电子文件必须进行整理。
电子文件的整理以单份文件为单位进行，最 大限度地保持历史原貌，便于计算机和电子 文件管理系统的管理和应用，并与办公自动 化相适应，基本实现了与文档一体化相适应 的新型整理方法。
《电子文件归档与管理规范》 （ GB/T18894-2002 ）
8.1 归档电子文件的整理按DA/T 22规定的要求进行 8.2 归档电子文件以件为单位整理 8.3 同一全宗内的电子文件按照年度-保管期限-机构(问 题 ) 或保管期限 - 年度 - 机构 ( 问题 ) 等分类方案进行分类。 8.4 按电子文件类别代码相对集中组织存储载体 8.5 电 子 文 件 的 著 录 应 参 照 DA/T 18 进 行 著 录 ， 同 时……补充电子文件特有的著录项目和其他标识 8.6 将著录结果制成机读目录和纸质目录
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美国电子文件研究专家戴维〃比尔曼
“未经恰当著录过的电子文件系统即使保存下 来，也不会有证据作用”。
著录涉及文件形成过程中的各个要素，包括文 件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也 从文件内容转移到文件的形成背景上。
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在手工环境下，文件管理的主要难点在于以
保存场所为代表的物质资源匾乏，高密度存 储技术的出现使得保存场所的难点问题得到 有效的控制。
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（四）著录标引
在相应的电子文件管理系统中按照《档案 著录规则》著录标引，著录项目依照 DA/T 18：档案著录规则(DA/T 18-1999） 的要求尽可能全面、准确、完整。
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（五）建立电子文件目录
归档电子文件应依据分类方案和件号顺 序建立归档电子文件机读目录。电子文 件机读目录包括目录封面和内容两部分 ，应在电子文件管理系统中逐件进行。
综合性
著录手段演变为系统自动著录和人工控制相结。
多级性
针对不同级别的文件集合或文件，著录结果是不同。
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加拿大不列颠哥伦比亚大学 露西安娜〃杜兰蒂
当利用者查考的电子文件曾经历了若干次复制和 迁移，其物理格式较原始文件基本上面目全非， 而负责复制和迁移的工作人员已经故去，无法出 面担保文件的可靠性之时，最终要依靠档案目录 来评定该信息源是否可信。 只有档案著录工作才能证明电子文件的长期真实 性，通过对档案全宗的信息整理和描述，文件编 制和管理过程中的各种联系得以永久保存。
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（一）电子文件的收集归档
——收集本单位在职能活动中产生的，具有 参考和利用价值并作为档案保存的电子文件 ，包括文件内容、背景信息和元数据。
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一是处理完毕的文件材料要随时收； 二是经常用的文件，要履行借用手续定期收； 三是本单位发文，在盖章时当时收； 四是会议材料，要事先做好工作及时收；
电子计算机技术的广泛应用引发了新的瓶颈—
—如何保证文件的长期真实性、完整性为代表 ，在更大程度上表现为智力控制问题。
ห้องสมุดไป่ตู้
———将管理人员从物质资源匮乏的窘境中解放出 来，把注意力集中到管理思路、理念上来。
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三、电子文件著录的内容
存在于文件形成时所在系统（如业务处理系统）中的关
于文件背景、内容、结构、文件系统及其相互关系的著 录信息；
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———电子文件、纸质文件一般采取不同的编目方法。 为此，应在每一卷纸质档案的备考 表或卷内目录“备注”项中注明相 应的电子文件的编码及存址，同时 在电子文件归档目录“备注”项中 注明相应的纸质文件的档号及 存址， 以便利用时参照互补。
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第三节 电子文件的著录
一、电子文件著录的概念
存储于电子文件管理系统中关于案卷级以上的文件集合
、系统，归档后管理活动及其相互关系的著录信息；
以纸质形式存在的著录信息，主要包括电子文件积累登
记表、归档电子文件登记表、文件更改登记表、电子文 件接收检验登记表、电子文件使用权限保护登记表以及 物理载体整理结果的登记表等。
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（3）划分保管期限 按现行国家、行业、部门或本单位制定的文 件材料的保管期限的规定执行。
（4）区分机构（问题） 电子文件按其形成或承办机构（问题）分类。
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例外原则一：自治区各级党委、政府、 人大、政协办公厅（室）可按自治区档 案局制定的分类方案进行分类。 例外原则二：有档案工作行业标准的单 位可按行业标准执行。
学习和掌握相关电子文件法律法规中 有关电子文件整理工作的规定。
《档案著录规则》(DA/T 18-1999）
《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000) 《电子文件归档与管理规范》GB/T18894-2002 ） 《电子文件管理暂行办法》 (中办国办厅字„2009‟39 号) 《电子档案移交与接收办法》 (档发„2012‟7 号)
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要注意的是：正确理解和把握电子文件整理工 作中“件”的概念，要克服传统意义上组“件 ”的人为观念，树立电子文件独立而完全意义 上的单“件”的观念：“份”即“件” 。
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第二节电子文件整理内容与方法
《归档文件整理规则》规定档案整理的 基本步骤为：收集、装订、分类、排列、 编号、编目、装盒等七个环节。还适应 电子文件整理吗？
案的背景、文件系统等；
认为著录不仅是一项在文件归档之后分析、选择和记录
信息的工作，而且还是对著录信息主动“获取”过程；
肯定著录不仅是“过程”，而且是该过程的“成果”。
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二、电子文件著录的特点与重要性
全要素:
描述对象包括电子文件的内容、结构和背景所有要素。
全过程
著录贯穿电子文件编制、处理、归档、利用整个生命周期。
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1.简化整理
———简化传统整理工作中不适应现代化检 索要求的方法，体现在整理的各个工作流程中 即：减少、弱化，甚至消灭繁锁、复杂的人工 方式方法，逐步以简化、实用的现代化的方式 方法取而代之。
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对于收集：可以通过计算机以及电子文件管理系统 即时采集到齐全而完整的电子文件； 对于归档：只需要使用电子文件管理系统，以“确定” 和“取消”的方式就能确定电子文件的归档与不归档 对于分类：只需按照电子文件管理系统中著录规则就可 以轻松实现年度划分、保管期限设定、组织机构划分等 对于检索：只需要在电子文件管理系统中按类目―年度 ―期限进行就可实现“点”到“点”的直接检索
五是内部形成的材料，要注意掌握线索有针对性地收；
六是常规性的文件材料，要逐项收； 七是在机构人员变动时，要提前收；
八是结合年终检查，集中收；
九是年末立卷需要全面收； 十是在立卷过程中，发现不全要反复收。
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（二）电子文件的分类
1、电子文件分类的方式
（1）档案类别―年度―保管期限 （2）档案类别―保管期限―年度 （3）档案类别―年度―保管期限―机构（问题） （4）档案类别―保管期限―年度―机构（问题） 同一单位的电子文件应在其全宗内 按分类方案中的一种进行分类，而 同一全宗应保持分类方案的稳定。
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美国的未来学家约翰〃奈斯比特: “大量但无序的信息,不是资源,而是灾难”。
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第五章 电子文件整理工作
———整理：整顿使有条理，有秩 序；常用于表示去除不需要的东西。
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第一节 电子文件整理概述
一、电子文件整理前期准备工作
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（三）电子文件的排列编号
传统档号的编制：由全宗号—年度号—类别号— 保管期限—件号组成。如“013—2009—W01— Y—001”表示13号全宗2009年文书档案综合类 （或办公室）永久保管期限的第1件
电子文件的排列，在分类方案最低一级类目内， 按其成文时间先后顺序排列。
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（一）总指导思想
简化整理、深化检索
在电子文件时代，检索是计算机自动智能检索， 是“点”对“点”一步到位的全文检索 而传统的档案检索是全宗—案卷目录—卷内目录 —文件—全文的层层检索
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检索第一位、整理第二位
整理是档案工作的基础，检索是档案工作的 目的，检索决定整理，整理服务检索，整理 工作的重心要围绕检索需要而展开，是否有 利于检索则是检验整理工作的首要标准。 整理是使档案工作有序化的过程，检索则是档 案工作的出发点和工作目的，只有在科学整理 的基础上，检索的查准率、查全率才能接近 100%，档案工作的价值和作用才得以实现。
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《电子文件管理暂行办法》 (中办 国办 厅字„2009‟39 号)
电子文件管理的基本原则： 统一管理 全程管理 规范标准 便于利用 安全保密
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配备归档电子文件整理工作必 需的软硬件设施。
购买计算机、网络设备、存储设备、数字化 设备等； 安装并使用专门用于电子文件归档整理的软 件工具——各种ERKS软件。
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———《国际档案著录（通则）》中的著录概 念比《档案著录规则》中的著录概念要宽泛， 所蕴涵的管理思想更深刻。 认为著录作用不限于编制检索工具，而在于确认、管理
、查询和解释档案材料、背景及其生成时的文件系统， 指向编制检索工具背后的一些内容；
认为著录内容不仅包括档案本身的特征，而且还包括档
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———电子文件按档案类别分为电子的 文书档案、专门档案、会计档案、科技 档案、生产经营档案、录音档案、录像 档案、照片档案等门类。
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2、电子文件分类的内容
区分档案类目
区分年度
划分保管期限
区分机构（问题）
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（1）区分档案类别 传统纸质载体档案的类别大致可分为文书档 案、科技档案、会计档案、专门档案、生产 经营档案、音像档案、实物档案等。 （2）区分年度 按电子文件的成文时间直接划分年度，不存 在文件的针对年度和生效年度。
国际档案理事会《国际档案著录（通则）》 ［ISAD （G）］(第2版) 1999年 ———档案著录是通过获取、核对分析、 组织和记录有助于确认、管理、查询和解 释档案材料、背景及其生成时的文件系统 的信息，以形成对所描述对象及其构成部 分的准确表述的过程及成果。
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《档案著录规则》（GB/T18—1999） ———著录是指“在编制档案目录时 ，对档案内容和形式特征进行分析、 选择和记录的过程”。
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归档文件整理规则(DA/T 22-2000)
———将归档文件以件为单位进行装订、分类、 排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
一般以每份文件为一件：
正本与定稿为一件——正本在前，定稿在后
正文与附件为一件 ——正文在前，附件在后
原件与复制件为一件——原件在前，复制件在后 转发文与被转发文为一件——转发文在前，被转 发文在后 来文与复文为一件——复文在前，来文在后 报表、名册、图册等一册（本）为一件
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双轨制下电子文件编目与 纸质文件编目的关系？
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纸质档案整理：一般是对立卷归档后的案卷进行 排列、编号以及分类等系统化的整理，并将其结 果用编制案卷目录的方式固定下来。纸质档案经 整理后形成的实体分类系统能够为查找档案提供 一条线索。 电子档案整理：电子文件可以通过计算机系统进 行迅速、有效、多角度整序，并可以根据不同需 要，利用自动化系统对电子文件进行自由组合分 类，所以其整理在归档前就由各机关单位将杂乱 的电子文件磁性载体分类、标引、组合，并对电 子文件进行分类、编号和组建数据库。
– 《GD2000综合档案管理系统V5.0》 – 世纪科怡、清华紫光、南大之星、泰坦软件等
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二、电子文件整理的原则
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电子文件整理与传统纸质 档案整理将有何不同？
传统意义上的文件整理是不能适应现代化 的信息检索需要，只有现代化的文件整理 方法才能适应现代化信息检索的需要。
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2.深化检索
———“深化检索”则是电子文件现代化 管理的前提，即为符合计算机电子文件管 理系统的检索功能需要，所有电子文件著 录要素项目必须全面、完整、准确。
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（二）基本要求
逻辑归档的电子文件一般不要求进行整理 ，而物理归档的电子文件必须进行整理。
电子文件的整理以单份文件为单位进行，最 大限度地保持历史原貌，便于计算机和电子 文件管理系统的管理和应用，并与办公自动 化相适应，基本实现了与文档一体化相适应 的新型整理方法。