内部费用结算流程

集团与各经营单位分摊费用内部结算规范鉴于集团和各经营单位在参加相关活动中存在着部分费用需要分摊的问题，为规范集团与各经营单位分摊费用内部结算业务，缩短集团代垫资金的结算周期，特制定此规范。

一、相关定义
分摊费用是指集团和各经营单位参加公共事务时，由集团暂时代各经营单位支付所有款项，然后按相关规定计算各经营单位应摊销的公共事务费用。

公共事务是指由集团组织，各经营单位共同参加并受益的相关事项，如：春节晚会、年会、招聘会、培训、文化宣导等。

二、内部费用结算的参与部门及人员
1、组织部门（指集团牵头承办活动的相关部门）和经办人；
2、集团投资管理部和财务会计；
3、各经营单位财务部和结算员。

三、内部费用结算流程(详见附件)
附：内部费用结算流程
分摊费用结算通知单
公司：
你司在集团组织的活动中，应承担的费用是人民币（大写）元
（小写）元。

该笔费用暂由集团为你司代垫。

请你司在收到本通知单后，于五个工作内支付以上款项到集团银行帐户：
开户银行：招行车公庙支行
户名：深圳市神州通投资有限公司
帐号: 813882795610001
集团投资管理部
年
月日
附：
内部费用结算流程
具体步骤说明：
①借款申请：组织部门的经办人按借款审批程序申请公共事务借款。

●经办人需在OA系统中提出借款申请。

②拨付借款：上述审批程序终审后，集团投资管理部发放借款。

●财务会计在财务系统中将经办人的借款记入个人借款项。

③费用分摊及报销：公共事务办理完毕后，组织部门的经办人统计费用总支出，并确定各经营单位分摊费用；同时，经办人按分摊费用开据报销发票；而后到投资管理部报销。

●公共事务办理完毕后，经办人需在三个工作日内将费用进行分
摊，且按分摊表开据发票；
●在收到发票后的一个工作日内，经办人在OA系统中进行报销。

集团承担的费用作费用报销，冲减个人借款；应由其他经营单
位承担的费用作个人还款。

●经办人报销时，需提供费用分摊依据、费用分摊表及与之对应
的发票；
④结算通知：投资管理部财务会计按公司规定审核经办人的费用报销单，待单据终审后，按费用分摊表数据向各经营单位的结算员下发《分摊费用内部结算通知单》；
●投资管理部财务会计根据终审单据，冲销经办人在财务系统中
的个人借款，同时将应由各经营单位承担的费用记入各单位往
来款项；
●投资管理部财务会计以邮件形式下发《分摊费用内部结算通知
单》，且抄送相关经营单位的财务负责人。

⑤支付款项：经营单位财务部结算员在收到集团投资管理部下发的《分摊费用内部结算通知单》后，到集团投资管理部领取费用发票，且及时支付相关费用款项。

●结算员在收到《分摊费用内部结算通知单》后的一个工作日内，
向投资管理部财务会计回复邮件，确认收到通知单；
●结算员收到《分摊费用内部结算通知单》后的两个工作日内，
到集团投资管理部领取《分摊费用内部结算通知单》所对应的
发票；对于异地公司，投资管理部通过快递将发票寄送给结算
员；
●结算员收到发票后的三个工作日内，按《分摊费用内部结算通
知单》上列示的内容和金额在本公司OA系统中作费用报销，
且付款至集团。

⑥内部费用核销：集团投资管理部在收到各经营单位支付的往来款后，及时进行内部核销。

四、其他说明
1）上述各部门的负责人有责任监督本部门人员按以上规定操作。

2）集团投资管理部财务会计有责任催收相关单位的欠款；
3）集团投资管理部财务会计需建立内部费用发票收发登记簿，发票的收发都需签字确认。

4）各经营单位财务部必须指定一名分摊费用结算员，并报集团投资管理部备案；
5）上述结算尽量在当月完成。