秘书实务实操题.

一、根据文秘实验室现有办公设备情况，选择恰当的文种，撰写一份办公设备耐用办公用品易耗办公用品清单其他未列在清单中的物品申请说明：1、耐用办公用品于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，大部分耐用品为一个部门一个。

若耐用办公用品破损、残旧需要更换的，必须以旧换新2、各部门必须综合考虑本月新入职人员因素，提前做好申请计划。

3、每月以部门为单位申请、于每月10日提交，每月申请一次，如有变化提前通知。

4、每月12日集中一天各部门到行政部统一领取办公用品，如有变化提前通知。

5、每人每月申请办公用品金额上限为10元，集团公司及下属部门按照其现有人员进行整体申购，办公用品申请表中办公用品单价为市场参考价。

6、参考办公用品清单表中的单价，直接在表中填写数量，各部门不得超出各部门最高金额上限。

审批：1、办公用品单位价值在50元以下，或部门一次领用总价值在100元以下的，由行政部负责人审批；单位价值在50元以上，或部门一次领用总价值在100元以上的，由集团人力行政总监审批；2、以后对于部门办公用品精细到预算控制阶段，需要有财务部进行审核。

二、你的上司最近收到某部职员的一封信，他将信件转给你，想从你这里了解下列情况是否违反现有的安全规定，你该如何处理这些问题？三、设计办公室格局 答：（1）①第一间长8米宽4米。

布置为经理办公室和秘书办公区域。

②第二间长10米宽8米。

布置为小会议室和销售人员办公室，采用混合式布局模式。

一、布局模式。

首先，混合式布局是指在开放式布局的大办公室内，把组织内部的各职能部宽4m 宽 8 m长 8 m长10m门用组合式办公用具或其他材料分隔开来，组成若干个工作区域。

根据现有条件及要求，市场部各人员应该要有方便的沟通，但是在处理各自的业务时也不能互相干扰，因此应该将开放式和封闭式结合起来，采用混合式布局模式是比较合理的。

其次，市场部经理有市场部个人任务，给秘书安排任务，接待访客等多项个人办公需求，他的办公室应该拥有独立的接待空间，并与秘书办公区域最接近，以保证不会给下属造成干扰。

而秘书办公区域设置为和主管办公桌最接近，是为了保证和主管频繁沟通不会影响其他同事。

因此第一间房间应设置为经理和秘书的单独办公室。

再者，市场部的销售人员有六名，理应占用一个较大的办公空间，并且应该有不受干扰的个人办公空间，又能方便各销售人员之间的便利沟通，应该设计为混合式的格局。

加上要求一个小型的会议室，因此将第二件房间设计为员工办公室和会议室。

二、办公室环境的物理条件办公室布置首先要求应充分利用和调节好办公室环境的物理条件，主要有空气、光线、色彩和声音等。

（１）空气空气环境的好坏，对人的心理和行为有着直接的影响，清新的空气能振奋人的精神，而混浊的空气不但使人精神萎靡，还有损健康。

因此，室内通风与空气调节对提高工作效率有很大的作用。

空气环境是以空气温度、湿度、清洁度和流动速度来衡量的，称之为空气的“四度”。

温度对人体的影响显而易见。

温度过高，会会使人烦躁困倦，影响思维；温度过低，人的动作会显得迟缓。

适当的温度则使人心情舒畅，精力集中，思维流畅。

一般来说，办公室的适宜温度是22℃—26℃。

湿度是空气中水蒸气的含量，湿度过高或过低，人会感觉湿闷或燥烦。

适宜的湿度使人感觉清凉、爽快、精神舒畅。

据有关的研究表明，在正常温度下，办公室的理想相对湿度是在40％—60％之间。

空气的清洁度是表示空气的新鲜程度和洁净程度的物理指标。

空气的新鲜程度是指空气中氧的比例是否正常。

在一个封闭的办公室中，空气混浊，氧的比例降低，人会出现胸闷或压抑的不适感，影响工作。

因此，办公室应不时打开门窗或利用有关的设备，如开启排气扇或空调机，调节室内空气，并做好办公室的清洁工作，保证办公室空气的新鲜和洁净。

室内空气的更换是通过空气流动来实现的。

一般来说，在室内温度22℃左右的情况下，空气的流动速度在0.25米/秒时，人有一种微风拂面的舒适感觉，人体热量散发保持正常。

因此，常开窗门“换气”，保持室内空气的对流是很重要的。

（２）光线我国为企业制定的《房间的照度标准》规定，办公室的最低照度是:距地80厘米的水平面上须有50度。

亮度过高或过低，都容易造成视觉疲劳并进而牵连影响其他的身体不适。

科学测试证明，适当而稳定的光线，可以增加生产力和工作安全性，使工作效率提高10％—15％。

因此，布置办公室时应注意：第一，办公桌最好安放台灯，以20W—25Ww为宜，要加灯罩，避免灯光直射人眼。

打字时，最好让灯源来自两方。

第二，尽量利用自然光。

因为人工照明比自然光源更容易使人疲累，也正因为这样，所以办公室的窗户更适宜于采用有利于采光的百叶窗。

第三，尽量避免因电脑、办公桌面、玻璃或其他有光亮表面的物品反光而刺激人的眼睛。

（３）色彩色彩对人的情绪有着直接的影响，因此，必须注意办公室的内墙、天花板、地板、办公家具等色彩的和谐。

办公室的色调从总体上来说应单纯柔和，使人置身其中时感觉平静舒适。

一般来说，办公室的内墙宜采用白色、乳白色等，会议室、接待室多用淡黄色；为保持较高的光线反射率，天花板一般都用白色；地板以多采用不易被污染的棕色为佳。

（４）声音排除、降低噪音，是办公室对声音的要求。

噪音会使人注意力分散，思维力下降，记忆力减退，并令人产生烦躁、厌恶等负面情绪。

中国科学院声学研究所《环境噪声标准》规定，办公室的噪音，白天应在45分贝以下，晚间则应在35分贝以下。

因此，进行办公室布置时应采取相应的措施排除或降低噪音：第一，尽可能让办公空间远离噪音源。

如果噪音对办公室造成影响，有条件的话，可在办公室和噪音源之间种植绿化带。

第二，采用隔音玻璃、隔音板等控制噪音。

轻快抒情的音乐能调剂人的身心，使人心情舒畅，愉快工作，所以，有条件的话，在工作休息时段播放一些音乐，是很有益处的。

三、直接工作空间的安排直接工作空间主要包括办公桌、椅子、电脑、复印机、文件柜、书架、文具、书刊等各种办公设备。

所谓直接工作空间的安排，也即是各种办公设备的妥善放置。

放置这些设备(物品)时，要考虑本人的工作习惯、效率以及方便同事的使用和走动。

（１）办公桌。

下图是目前较先进的秘书办公桌，外资企业以及一些“三资”企业的秘书，便是使用这种半封闭式的工作台。

一般来说，办公桌大小要适中，以足够放置常用的办公用品，并有空余的位置进行工作为好。

理想的办公桌是多平面转角电脑办公桌，它的工作容量较大，功能也较多样，适合使用电脑和读写多种要求。

办公桌的整洁状况，可以从一个侧面反映出秘书的能力和素养。

办公桌面的布置，可以参照下面的做法：坐在办公桌前，伸直双臂，在离桌面约15高的位置画个弧形，手臂覆盖过的桌面部分，将放置工作中经常用得的物品。

桌面上常用的文件夹应予以分类整理。

一些小物品如笔、钉书机、回形针等，要放到抽屉或专用文具盒里，不要在桌面上乱放。

还要经常收拾抽屉，及时让抽屉“吐故纳新”。

办公桌的摆放要注意：第一，按照工作程序的顺序，直线对称的原则，朝同一方向摆放，不宜对面排列，这样可避免使人产生被监控的感觉，也可避免相互干扰和闲谈。

第二，各座位间通道大小要适宜，其技术参数是通道1.5米，桌与桌距离1米左右。

第三，应使光线来自左方，以便顺光写字办公。

在组织里，一个将办公桌面收拾得干净整齐、物品取用方便的人，往往会被人认为是一个善于组织的人，因为从某种意义上来说，办公桌是“门面”，也是良好心境和高效工作的源泉，因此，任何一个秘书都别忽略了自己的办公桌面的井然有序。

（２）办公椅办公椅应有靠背，并尽量用可以调节方位的旋转椅，既方便工作，也可延缓疲劳过程；座椅的高度、大小、样式等，应与秘书的身材相适应，并尽可能与办公桌配套。

（３）橱柜等办公家具办公家具和用品以必需为限，多余的家具用品不宜放在办公室内；橱架上的书、报、杂志等要放置整齐，不可杂乱无章。

（４）电脑、复印机等办公自动化设备电脑是秘书办公的重要设备。

计算机终端的传真机以及一些软件参考数据等，都应该放置好．如果办公室的其它人员也需要使用这些设备时，放置时既要方便使用，又要注意远离工作区，因为这往往也是办公室内的噪音源。

四、办公室的美化关于办公室美化，实际上也就是最现代化的办公室布置。

按照这种美化布置，办公室里除了可以移动的隔板以外，没有墙壁，是个敞开的巨大空间。

各种各样高度的屏蔽隔板，能使办公室工作不受干扰。

彩色的组合器具可根据需要组合成最适宜的形状，地毯和现代化装饰品，自然的或人工的植物都会产生一种令人舒适的效果。

要想达到这个效果，就必须予以认真的研究。

美化办公室，至少可以从下面这几个方面来考虑：１．办公家具的选用在办公用具的选用上，除了注意其实用和安全外，应尽可能使其规格、颜色、款式等的和谐统一，风格一致、整齐划一的系列产品，可以增强办公室的美观效果。

摆放大件家具时，如档案柜、书架等，可将其被对背或尽量靠墙，充分依靠“墙体效益”，即既可节省空间，也使办公室看起来更加整齐、美观。

２．办公室的绿化在办公室美化中，绿化是不可忽视的，因为绿化不但可以点缀美化环境，也可以改变办公室周围的小气候，还会使人产生良好的视觉效应。

对于一些比较封闭的办公室来说，室内绿化更被誉为“无声音乐”，在室内放置几盆小花草，可使人心旷神怡，从而提高工作效率。

但要注意不宜放置太多，避免出现植物跟人“争氧”的情况，因为绿色植物在没有光照的情况下，吸入的是氧气，吐出的是二氧化碳，这样，久而久之就会降低空气中氧的浓度而提高二氧化碳的浓度，影响室内空气的清洁度。

３．办公室的装饰办公室里不宜有过多的装饰品，但适当悬挂或放置一些有品位的油画及工艺品，能适当改变办公室单调的气氛，但要注意，过于鲜艳的廉价作品，如低劣的绘画、明星印烫画等，只会使办公室显得浮躁和不雅。

进行办公室装饰时还要注意，应结合组织的性质，既力戒奢侈浪费，又突出本组织的特色，避免俗气。

如政府机关办公室应以庄重、简洁为好；商业企业办公室则可以相对华丽些；科技企业办公室可以适当地把技术糅合进装饰里，以显示自己的技术实力。

（3）起草添置相关办公设备的申请报告购买办公设备的请示报告尊敬的领导：因我部新近迁入新办公区域，还不具备日常办公要求。

为了更好的开展日兴市场部的办公事宜，迎接当前公司各项大的工作任务，需早日完成办公设备购买工作。

现需购买空调、办公桌椅、会议室桌椅、文件橱等办公设备价值约贰拾壹万肆仟捌佰壹拾元整，特恳请公司领导予以解决。

以上请示当否，请批示。

办公室二〇一二年八月十八日附：需购置办公设备明细表序号名称建议购买品牌建议型号价格(元) 1 复印机京瓷 4050 45250 2 速印机佳文 CN320 15500 3 传真机松下 KX-FLM668 3280 合计 64030四、假如现在是周日的晚上，面前是这五天要做的事情，请按四象限法则给这些事件分类1、你从昨天早晨开始牙疼，想去看医生2、星期六是一个好朋友的生日——你还没有买生日礼物和生日卡3、你有好几个月没有回家，也没有打电话或写信4、有一份夜间兼职不错，但你必须在周二或周三晚上去面试（19：00以前），估计要花一小时5、明天晚上有一个1小时长的电视节目，与你的工作有密切关系6、明晚有一场演唱会7、你在图书馆借的书明天到期8、外地一个朋友邀请你周末去他那儿玩，你需要整理行李9、你要在周五交计划书前把它复印一份10、明天下午2：00——4：00你有一个会议11、你欠某人200元钱，他明天也要参加那个会议12、你明天早上从9：00——11：00要听一场讲座13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面14、你没有干净的内衣，一大堆脏衣服没有洗15、你要好好洗个澡16、你负责的项目小组将在明天下午6：00开会，预计1小时17、你身上只有5元钱，需要取钱18、大家明晚聚餐19、你错过了周一的例会，要在下周一前复印一份会议记录20、这个星期有些材料没有整理完，要在下周一前整理好，约2小时21、你收到一个朋友的信一个月了，没有回信，也没有打电话给他22、星期天早晨要出一份简报，预计准备简报要花费15个小时而且只能用业余时间23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有24、下周二你要参加一个业务考试答：按四象限法则安排分类如下：第一象限：紧急又重要的事4，10，11，13，16，22；第二象限：重要但不紧急的2，3，5，9，19，23，24；第三象限：紧急但不重要的事1，7，12，17，18，20；第四象限：不紧急又不重要的事6，8，14，15，21；。