物资集中采购工作方案

物资集中采购工作方案

在总结以往年度物资集中采购实践经验基础上，按照逐步建立和固化公司年度集中采购物资目录的指导思想，制定物资集中采购工作方案。

一、指导思想

为保持物资年度集采工作的连续性和稳定性，保证集采工作的质量，2015年度物资集中采购主要以2014年集采结果为基础，依据各单位对2014年集采结果使用情况的评价结果，结合物资价格的变化情况。

二、实施目的

1、通过实施年度集中采购持续优化公司在用供应商资源，吸引并留住优秀制造商，帮助和引导供应商主动加强产品质量管理，实现公司物资采购质量管控关口的前移，做好物资采购质量的源头控制。

2、准确把握市场行情和主要原材料价格走势，坚持按照“优质适价”原则合理确定物资质量与价格的关系，追求采购总成本最低，而不是一次性成本最低。

三、运作模式

物资集中采购工作坚持“统一管理、授权负责、集中组织、有效监督”的运行模式。物资管理中心统一管理，各组长单位分类负责，物资公司搭建平台集中组织，监督小组全程鉴证有效监督。

四、组织机构与职责分工

为有效推动物资集中采购工作，成立公司物资年度集中采购管理小组、监督小组、专家小组和执行小组，同时对授权组长单位予以明确。具体如下：

（一）管理小组

①审议公司物资年度集中采购工作方案；

②会同专家小组成员联合审查、审批采购方案。

③监督指导执行小组的各项工作。

④联合审查审批年度集中采购结果。

⑤协调解决年度集中采购执行过程中遇到的问题。

（二）监督小组

独立行使监督职能，监督公司物资年度集中采购专家评委的抽取；监督公司物资年度集中采购的组织、实施过程。

（三）专家小组

会同管理小组成员参与相关具体采购方案的联合审查审批。

（四）执行小组

（1）执行小组工作职责

①按照本方案组织、开展物资集中采购工作。

②按要求参加年度集中采购，认真完成职责范围内的各项工作。

③及时向管理小组反馈年度集中采购实施过程中存在的问题，并提出建议解决方案。

（2）物资公司工作职责

①编制2015年度物资集中采购总体实施方案，固化招标（谈判）评审工作流程；确定年度集中采购评审实施工作人员并组织专题培训。

②负责执行小组各单位新补充集中采购明细物资11位MDM编码集中统一申请。

③搭建和提供年度集中采购工作实施平台。包括不限于：依据公司批准的采购方案，在公司年度集中采购各授权工作小组（以下简称“授权小组”）配合下完成配套招标（谈判）邀请文件的编制，拟定集中评审工作日程表；负责招标（谈判）邀请文件的发售、澄清，供应商递交响应文件的接收、查验、登记、保管等；合理安排集中评审地点、场次，做好后勤保障等各项支持工作；合法、依规组织评审；按程序履行信息公示；协调、解决评审过程中的突发事项等。

④针对各授权小组最终确定的集中采购明细物资，提供历史采购价格信息；经市场调研分析科学制定本单位作为授权单位所负责的集采明细物资的预算控制价；以成员身份参加非物资公司作为授权单位的集采物料的年度集中采购工作。

⑤在评审工作结束时按照标准模板同步完成评标报告或谈判总结报告，并报管理小组审核。

⑥结合在用框架协议文本执行、使用情况，组织人员对框架协议文本进行完善，并报企管法规处审批后使用。

⑦依据公司批复结果，发放中标（谈判成交）通知书，通过合同管理系统履行框架协议会签程序，与中标（成交）供应商完成框架协议签订；

⑧依据公司针对2014年度集采结果延期申请的批复，在框架协议到期前完成与对应供应商的协议续签。

⑨履行授权组长单位的其它职责。

（3）授权组长单位工作职责

①依据《集中采购管理物资目录》的授权分工，提出所

负责集采物资品种的授权工作小组组成建议。

②依据《集中采购管理物资目录》的授权分工，按照实际采购订单发生情况，参考集中采购基础数据包信息，组织授权小组提出拟实施年度集中采购明细物资清单(要求逐条匹配有效11位MDM物资编码、相应质量标准等，清单需发给国内相关使用单位进行意见征询和补充完善）。

③结合各使用单位信息反馈情况，组织授权小组最终确定实施年度集中采购明细物资清单，综合公司历史采购价格、集团所属兄弟单位物采平台系统订单采购价格与市场调研分析信息科学制定预算控制价格。

④组织授权小组按照标准模板共同编制所负责物料的集中采购方案。对于方案所涉及的供应商推荐、标包划分、授标原则、产品质量标准等核心内容，授权小组应按照民主集中制原则形成最终意见。对于采用非公开招标方式实施年度集中采购的物资品种，坚持邀请供应商准入物资品种与实际集采物资品种完全相符的原则。

⑤依据授权工作小组各单位形成的最终意见编制建议采购方案，并按要求将建议采购方案、集采目录及相关辅助文件上传物采平台系统，组织授权小组各成员单位履行系统内会签程序。

⑥代表授权小组向管理小组汇报方案编制情况，并负责解答、澄清公司管理小组审查方案时提出的问题。

⑦严格按照公司批复的年度集中采购方案执行。

⑧配合物资公司评审工作人员，完成所负责物料集中采购评标报告或谈判总结报告，评标报告、谈判总结报告由评标委员会或谈判小组全体人员审查会签，评标委员会主任或谈判

小组组长每页小签。

⑨依据公司批复结果，通过物采平台系统提报年度集中采购结果。

⑩对授权小组成员单位年度集中采购工作进行评价。

（4）组员单位工作职责

①选派符合条件人员组成授权小组。

②配合授权组长单位对实施年度集中采购明细物资清单进行完善。负责新补充明细物资对应质量标准、原始生产厂家、市场价格等信息的准备及匹配。

③配合授权组长单位按照标准模板完成所负责物料集中采购方案的编制。

④配合授权组长单位严格在匹配的有效供应商范围内行使推荐权利和推荐供应商。

⑤配合授权组长单位按照物资公司制定的统一评审日程选派符合条件的评委参加评审。

⑥配合授权组长单位完成评标报告、谈判总结报告的审查会签。

（5）使用单位工作职责

针对各授权小组提出的拟实施年度集中采购明细物资清单，结合本单位需求实际按授权单位要求限时完成补充完善；提出补充单位负责相应补充内容11位MDM物资编码、质量标准及原始生产厂家等信息的匹配。

五、集采方案的编制及要求

物资集中采购方案由组长单位按照授权分工，根据拟集采物料年度用量、供应商资源情况、价格浮动情况等因素，结合成员单位意见，组织各成员单位共同确定采购方式、拟邀请