《归档文件整理规则》ppt课件
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归档文件整理简要说明PPT课件(12张)
2、打印备考表，如盒中文件有特殊情况，例有空号、 重号、丢失、缺损、要在 备考表中说明情况，整理人 填写就是各处室文书人员，检查人就是处室分管负责 人填写。
装订
1、三孔一线； 2、去掉金属物； 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号 年 度 室编件号 机构名称 保管期限 馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监 控，落 实监控 人员， 组织对 监控人 员素质 和技能 的培训 及上岗 前的交 底；
6.对已发生的事故隐患落实整改，并 向项目 副经理 反馈整 改情况 。发生 工伤事 故，应 立即采 取措施 ，协同 安全部 门开展 事故的 应急救 援，并 保护现 场，迅 速报告 。
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期（30年、10年）
分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角 （距上1公分，距右1公分）。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录 一式三份；
汇总单填写
××××××处室名
发文：鲁交×××号1—24号 其中鲁交×××号空号 鲁交××× 号重号 鲁交便函×××号1-×××号 其中鲁交便函×××号空号 收文：共123号一 其中×××号转发附在鲁交×××号文后
（整理人签字） 二O一O年 九月 九 日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作 规程， 负责对 施工班 组人员 及分包 方人员 进行有 针对性 的安全 技术交 底，履 行签字 手续， 并对规 程、措 施及交 底执行 情况经 常检查 ，随时 纠正违 章作业 ；
装订
1、三孔一线； 2、去掉金属物； 3、五页以内可粘贴。
填写档号章
档号章图示
全宗号 年 度 室编件号 机构名称 保管期限 馆编件号
档案汇总
5.负责对重点、危险部位和过程的监 控，落 实监控 人员， 组织对 监控人 员素质 和技能 的培训 及上岗 前的交 底；
6.对已发生的事故隐患落实整改，并 向项目 副经理 反馈整 改情况 。发生 工伤事 故，应 立即采 取措施 ，协同 安全部 门开展 事故的 应急救 援，并 保护现 场，迅 速报告 。
纸上之后才能归档 。
编页
一、保管期限分永久、定期（30年、10年）
分类完毕后，文件要求下齐和左齐，按件编页并填写 档号章。
二、正本、副本和第三套
整理齐全后按件编页，在文件右上角用铅笔编写页数。
三、收文
齐全后按件编页、在文件右上角编页，在左上角 （距上1公分，距右1公分）。
打印文件目录、备考表
1、归档文件目录表由档案室统一考盘，归档文件目录 一式三份；
汇总单填写
××××××处室名
发文：鲁交×××号1—24号 其中鲁交×××号空号 鲁交××× 号重号 鲁交便函×××号1-×××号 其中鲁交便函×××号空号 收文：共123号一 其中×××号转发附在鲁交×××号文后
（整理人签字） 二O一O年 九月 九 日
山东省交通运输厅
1.认真执行安全技术措施及安全操作 规程， 负责对 施工班 组人员 及分包 方人员 进行有 针对性 的安全 技术交 底，履 行签字 手续， 并对规 程、措 施及交 底执行 情况经 常检查 ，随时 纠正违 章作业 ；
【档案员培训资料】归档文件整理细则PPT课件
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（1）一般按文件办理部门归档，而不是按 文件的署名者归档。
（2）党政分开。党务工作的文件材料应与 行政工作的文件材料分开，分别归入相应 的党务工作部门或业务（行政）部门。 但经党委或党组讨论而以机关名义印发的 文件，不归入党务工作部门，而归入相应 的业务或文秘机构。
33
（3）由领导临时指示某部门有关人员起草 的，其内容又不是其所在部门职能范围的 文件材料，应归入文件材料内容所属的职 能部门， 如业务一科某同志按领导要求起草的整个 单位的年度工作总结，应归入办公室或文 秘科。
34
（4）两个机构共同办理的文件，分入主办 机构。
（5）临时工作领导小组形成的文件，分入 领导小组办公室挂靠机构。
35
（6）二级单位的归档文件分类问题 （不讲）
二级单位如为具有独立法人资格的立档单 位，即同时具备人事权、发文权和财权， 或仅具备前两者的，则应单设全宗。
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➢否则，则不单设全宗，仅作为本机关的一 个内设机构设类即可。 如某工商局下设注册分局，实际上由内资 处、外资处二个处组成，对于这种情况， 只设内资处、外资处两个类即可。其所形 成或办理的归档文件归入相关类目。
质文件一并归档的要求。
7
文书文件材料的整理概述
序号 整理环节 1 分件 2 装订
3 分类
4 划分保管期限 5 排列
6 编号
7 编目 8
整理要求 自然件与组合件
扫描前：梯形线袋。进馆前：线装。
“年度(-机构或问题)-保管期 限” 同上最后一级分类 事由-时间；事由-重要程度 最低一级类目下从“1”开始标 注 编制归档文件目录
22
本细则规定的装订方法： 优点：（1）兼顾整理和利用。初始整理较简 单；数字化处理后，利用档案可直接通过电脑 查询或打印全文。
归档文件整理规则具体操作指南课件
2、一般文件只收集印本和定稿（即领导人 的签发稿）。
3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清 的文件定稿，应退回文件撰写部门重新 抄写后再收。
4.签发手续不全和张 残缺的文件材料应补 齐后再收。
25
（一）是做好归档文件登记、收 集工作。
5、正文和附件要同时收。 6.文件处理单要同文件一起收。 7、请示与批复要收齐。口头、电话
32
1.整理单位“件”的确定
❖ （一）、文件正本与不同稿本。
❖
同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中
形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征
❖ 求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来
❖ 说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不
❖ 易装订的, 也可单独作为一件；重要文件（如
❖ 法律法规等）须保留历次修改稿的, 其正本与
信访工作材料;
本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;
本单位外事活动中形成的文件材料位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件;
下级单位报送的法规性备案文件等.
12
4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.
料。
6
2.收集应注意的问题
数量: （1）归档文件材料一般为一份，重要
的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数；---指发文需2套 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸质文 件一并归档。
3、用铅笔、圆珠笔抄与或者字迹模糊不清 的文件定稿，应退回文件撰写部门重新 抄写后再收。
4.签发手续不全和张 残缺的文件材料应补 齐后再收。
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（一）是做好归档文件登记、收 集工作。
5、正文和附件要同时收。 6.文件处理单要同文件一起收。 7、请示与批复要收齐。口头、电话
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1.整理单位“件”的确定
❖ （一）、文件正本与不同稿本。
❖
同一文件除正本外, 在撰写、印刷过程中
形成的不同稿本, 包括历次修改稿、讨论稿、征
❖ 求意见稿、定稿等, 也可能需要留存。一般来
❖ 说, 文件的正本与定稿为一件, 但定稿过厚不
❖ 易装订的, 也可单独作为一件；重要文件（如
❖ 法律法规等）须保留历次修改稿的, 其正本与
信访工作材料;
本单位与有关单位签订的合同、协议书等文件材料;
本单位职工劳动、工资、福利方面的文件材料;
本单位外事活动中形成的文件材料位报送的重要的工作计划、报告、 总结、典型材料、统计报表、财务预算、决 算等文件;
下级单位报送的法规性备案文件等.
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4.相关文件
普查工作中形成的文件材料; 同级单位和非隶属单位颁发的非本单位主 管业务但需要执行的法规性文件; 有关业务单位对本单位工作检查形成的重 要文件; 同级机关和非隶属单位与本单位联系、协 商工作的文件材料等.
料。
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2.收集应注意的问题
数量: （1）归档文件材料一般为一份，重要
的、利用频繁的和有特殊需要的可适 当增加份数；---指发文需2套 （2）具有长期保存价值或具有凭证作用 的电子文件，应制成一套相应的纸质文 件一并归档。
档案管理人员培训PPT归档文件整理
在实际操作中就注 意：
组件时注意批复在前， 请示在后；正文在前， 附件在后；正本在前， 定稿在后；重要规范 性文件的历次修改稿 依次排列在定稿之后； 非诉讼案件材料的结 论、决定、判决性文 件材料在前，依据性 材料在后。这里所说 的“为一件”就是实 体装订在一起，编目 时也应视为一条条目， 但不允许将同一事由 的若干文件作为其中 一份主要文件的附件 装订在一起，这样容 易引起检索混乱，难 以查找。
7
四、归档文件整理方法
目前，我国推行的归档文件整理方法有两 种。即改革后的文件级整理方法和传统的案卷 级整理方法。
文件级整理方法，就是将归档文件以“件” 为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、 装盒，使之有序化的过程。
件的定义：件是指归档文件的整理单位。
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归档文件整理方法
分类
装订 排列编号来自装盒22二、区分归档范围
实际操作中应注意：
●判断所收集的文件材料是否归档。 1、对照《机关文件材料归档和不归档的范围》，
将所收集的文件材料分为归档和不归档两部分。 属归档范围的文件材料转入下一流程；不属归 档范围的剔除。 2、注意：
应归档的：主要是本单位形成的文件材 料，反映本单位主要工作职能活动的， 有查考、保存价值的文件材料。
20
二、区分归档范围
一方面《规则》强调“本机关”的主体性，有效地从整体上防止文凭材料过于重复 ；另一方面仍然将“主要职能活动和基本历史面貌”作为判断归档范围的基本标准 。
（一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件
材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对
14
如何突出机关文件材料归档范围的特色
在实际工作中，坚持“以我为主”的鉴定原则，来划分归档范围和确定保管期 限，均以文件是否反映本单位的历史面貌和主要职能活动为首要标准。这样做 ，不仅能突出立档单位档案内容特色，保持立档单位档案的有机联系，而且可 以显著减少全宗之间的重复、馆际之间的重复。
《归档文件整理规则》ppt课件
数作为必备项，机构（问题）可以作为
选择项（见附录A 图A1）。归档章中
全宗号、年度、保管期限、件号、机构
（问题）按照3编制，页数用阿拉伯数
字标识（见附录A 图A2）。为便于识
记，归档章保管期限也可以使用“永久
”“30年”“10年”简称标识，机构
（问题）也可以用“办公室”等规范化
简称标识（见附录A 图A3）。
25
26
• 四、纸质归档文件的修整、装订、编页 、装盒和排架
• （一） 、修整 • 1、归档文件装订前，应对不符合要求的
文件材料进行修整。 • 2、归档文件已破损的，应按照DA/T
25-2000予以修复；字迹模糊或易退变 的，应予复制。 • 3、归档文件应按照保管期限要求去除易 锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。 • 4、对于幅面过大的文件，应在不影响其 日后使用效果的前提下进行折叠。
17
• （四）编号 • 1 、归档文件应依分类方案和排列顺序编
写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性 、稳定性、扩充性、简单性原则。
• 2、 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代 码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 。
• 上、下位代码之间用“-”连接，同一级代 码之间用“·”隔开。
如：Z109-WS·2011-Y-BGS0001
单位编制页码。 • 2、页码应逐页编制，宜分别标注
在文件正面右上角或背面左上角 的空白位置。 • 3、 文件材料已印制成册并编有 页码的；拟编制页码与文件原有 页码相同的，可以保持原有页码 不变。
31
• （四） 装盒
• 将归档文件按顺序装入档案盒，并填 写档案盒盒脊及备考表项目。不同年 度、机构（问题）、保管期限的归档 文件不能装入同一个档案盒。
归档文件整理规范PPT课件
有些单位收集归档的仅仅是本单位的发文，收文一律不 收集归档，全部作资料处理。
有些单位收集归档的仅仅是文件的正本，而文件处理单 或附件未随文件一起收集归档。
有些单位未将应归档电子文件及其元数据、背景信息 收集归档。
.
24
“帐外文件”一般主要包括以下几个方面：
1.本单位党委（党组）、局务办公会议记录、会议纪要；
⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料；
⑦上级机关转发本机关的文件。
.
18
2.应归档的本单位文件材料
⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录；
⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料；
⑶单位联合召开会议的文件材料；
⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料；
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件为单
位整理文书档案。
2002年，江西省档案局根据《规则》，结合江
西省实际制定《江西省归档文件整理规范》
（DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全
省范围内实施。
2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
②下级机关报送的年度或年度以上的计划、总 结、统计材料。
.
22
（二）文件材料不归档范围：
1.上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料, 任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件 等；
2.本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特 殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录， 单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职 务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料；
有些单位收集归档的仅仅是文件的正本，而文件处理单 或附件未随文件一起收集归档。
有些单位未将应归档电子文件及其元数据、背景信息 收集归档。
.
24
“帐外文件”一般主要包括以下几个方面：
1.本单位党委（党组）、局务办公会议记录、会议纪要；
⑥上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关 工作时形成的文件材料；
⑦上级机关转发本机关的文件。
.
18
2.应归档的本单位文件材料
⑴本单位党组（党委）会议和行政办公会议的纪 要、会议记录；
⑵本单位召开的工作会议、专题会议的文件材料；
⑶单位联合召开会议的文件材料；
⑷本单位承办的展览会、博览会的文件材料；
2000年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
（DA/T 22-2000）,在全国范围内开展以件为单
位整理文书档案。
2002年，江西省档案局根据《规则》，结合江
西省实际制定《江西省归档文件整理规范》
（DB36/T 380-2002）,经省质监局发布后在全
省范围内实施。
2015年，国家档案局颁布《归档文件整理规则》
②下级机关报送的年度或年度以上的计划、总 结、统计材料。
.
22
（二）文件材料不归档范围：
1.上级机关的文件材料中,普发性不需本单位办理的文件材料, 任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料,供工作参考的抄件 等；
2.本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、 临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿、无特 殊保存价值的信封、不需办理的一般性人民来信、电话记录， 单位内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职 务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材 料；
《归档文件整理规则》
40
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
50
2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
51
谢 谢！
52
感谢阅读
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35
6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
36
三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
14
装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
15
装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
50
2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
14
装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
15
装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
档案管理精讲课件(归档文件整理)
2000版档案盒盒脊式样
全宗号
年度
保管期限
机构(问题) 起室 止 件馆 号 盒号
新版盒脊式样
全宗号
年度
保管期限
机构(问题)
起 止 件 号 盒号
备考表
盒内文件情况说明：
整理人： 检查人：
年月 日
新 版 备 考 表
十、增加了归档电子文件的整理要求
7 归档电子文件的整理要求 7.1 归档电子文件组件（件的组织）、分类、 排列、编号、编目，应符合本《规则》“5 一般 要求”的规定。 7.2 归档电子文件的格式转换、元数据收集、 归档数据包组织、存储等整理要求，参照《数 字档案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894、DA/T 48、DA/T 38等标准执行。 7.3 归档电子文件整理，应使用符合《数字档 案室建设指南》（2014年）、GB/T 18894等 标准的应用系统。
• 10．本机关干部、工人的转移工 资，行政、党、团、工会组织介绍 信及存根。
本机关的文件材料归档范围
• 11．本机关领导人公务活动形成 的重要信件、电报、电话记录，从 外单位带回的与本机关有关的未经 文书处理登记的文件材料。
• 12．本机关检查下级机关工作、 调研形成的重要文件。
• 13．本机关党、团、工会、妇委 会、计划生育和内部组织机构在工 作活动中形成的重要文件材料。
新版《归档文件整理规则》 5.1.1 件的构成
归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为
一件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件 的历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文 本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本） 为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等材 料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会议 为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文 与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等） 一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发文 稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一件。
归档文件整理规则.ppt
1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的 文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料， 供工作参考的抄件等；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人 民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本 机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件 材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的 应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档 案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不 得据为己有。
2019年9月14
感谢你的观看
8
《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作 人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关 规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整 理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员 集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
2019年9月14
感谢你的观看
5
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一 件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件， 为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作 为一件来处理。
感谢你的观看
20
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权 益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
2、本机关文件材料中的重要文件，无查考利用价值的 事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次 校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人 民来电、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本 机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件 材料，有关工作参考的文件材料；
（二）收集工作的法律依据 《中华人民共和国档案法》第十条规定：对国家规定的 应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档 案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不 得据为己有。
2019年9月14
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8
《山东省档案条例》第十三条、规定：“单位及其工作 人员在公务活动中形成的文件材料，按照国家和省有关 规定应当归档的，单位文书或者业务部门必须收集、整 理，并按照规定时间交本单位档案机构和档案工作人员 集中管理。任何单位和个人不得据为己有或拒绝归档”。
2、文件正本与定稿为一件。
3、正文和附件为一件。
4、原件与复印件为一件。
5、来文与复文为一件。如请示与批复、报告与批示等。
6、转发与被转发件为一件。
7、正文与文件处理单为一件。
2019年9月14
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5
8、报表、名册、图册、会议记录、期刊等，一册为一 件。
9、一次会议或活动文件。一次会议或活动形成的文件， 为便于利用，可将整个会议或活动的文件装订在一起作 为一件来处理。
感谢你的观看
20
2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权 益等方面具有凭证价值的文件材料；
3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件 材料；下级机关报送的重要文件材料；
归档文件材料的整理PPT课件
第七条 因工作不负责任或者不遵守档案工作制度， 导致档案损毁、丢失的，对有关责任人员，给予记过处 分；情节较重的，给予记大过或者降级处分；情节严重 的，给予撤职或者开除处分。
（四）划分保管期限
1、永久 2、定期：30年、10年
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8 号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公布 起施。）
永久保管的文件材料：
1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录 2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年 鉴、规章制度
（二）整理方法
需要归档的纸质文件材料作为2014年度文书 档案的一个专题，按时间或重要程度排列，以 件为单位进行装订，集中放在党务类永久部分。
（三）工作要求
1、活动办公室应明确专人负责文件材料的收 集，确保完整、系统；
2、在活动结束后一个月内，完成文件材料的 收集、初步整理，并向本单位档案部门移交；
主要是对收集的文件材料进行“资格审
定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没 有保存价值的文件材料。
文件材料的归档范围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值
的文件材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，
对本单位工作具有利用价值的文件材料； 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民
1本单位的党组党委行政工作会议的记录2本单位的各项工作计划总结责任制大事记年鉴规章制度3本单位召开的重要会议材料4本单位制发的方针政策性和规范性文件5本单位的机构演变启用人事任免和奖惩文件6本单位的录用转正调资定级离退休抚恤工作文件7本单位干部职工党员花名册和统计年报8本单位签定的合同协议文件9本单位重要的请示报告批复文件10上级单位或领导对本单位的重要批示11上级下发需本单位贯彻执行的重要文件13定期30年保管的文件材料
（四）划分保管期限
1、永久 2、定期：30年、10年
《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局8 号令，2006年9月19日国家档案局局务会议审议通过，12月28日公布 起施。）
永久保管的文件材料：
1、本单位的党组、党委、行政工作会议的记录 2、本单位的各项工作计划、总结、责任制、大事记、年 鉴、规章制度
（二）整理方法
需要归档的纸质文件材料作为2014年度文书 档案的一个专题，按时间或重要程度排列，以 件为单位进行装订，集中放在党务类永久部分。
（三）工作要求
1、活动办公室应明确专人负责文件材料的收 集，确保完整、系统；
2、在活动结束后一个月内，完成文件材料的 收集、初步整理，并向本单位档案部门移交；
主要是对收集的文件材料进行“资格审
定”，确定其是否属于归档的范围，剔除没 有保存价值的文件材料。
文件材料的归档范围： 凡是反映本单位工作活动、具有查考利用价值
的文件材料均属归档范围。 1、反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，
对本单位工作具有利用价值的文件材料； 2、工作活动中形成的在维护国家、集体和公民
1本单位的党组党委行政工作会议的记录2本单位的各项工作计划总结责任制大事记年鉴规章制度3本单位召开的重要会议材料4本单位制发的方针政策性和规范性文件5本单位的机构演变启用人事任免和奖惩文件6本单位的录用转正调资定级离退休抚恤工作文件7本单位干部职工党员花名册和统计年报8本单位签定的合同协议文件9本单位重要的请示报告批复文件10上级单位或领导对本单位的重要批示11上级下发需本单位贯彻执行的重要文件13定期30年保管的文件材料
2016《新归档文件整理规则》解读 PPT
•
• g) 密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级 的，不用标识。
LOREM IPSUM DOLOR
• h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有
图文的页面为一页。
• i）备注：注释文件需说明的情况。
• 5.5.3 归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表
格进行编制。目录表格采用A4幅面，页面宜横向设 置（见附录B 图B1）。
（纸质归档文件还包括修整、装订、编页、装盒、排架；电子文 件还包括格式转换、元数据收集、归档数据包组织、存储等）， 使之有序化的过程。
• 3.3 • 件 item
• 归档文件的整理单位。 • 3.4 • 档号 archival code • 在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归
档文件的类别和排列顺序。
• 5.4.5 归档章应将档号的组成部分，即全宗号、年
度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构
（问题）可以作为选择项（见附录A 图A1）。归档 章中全宗号、年度、保管期限、件号、机构（问题） 按照5.4.3编制，页数用阿拉伯数字标识（见附录A 图A2）。为便于识记，归档章保管期限也可以使用 “永久”“30年”“10年”简称标识，机构（问题）也可以 用“办公室”等规范化简称标识（见附录A 图A3）。
新 • 标准号：DA/T 22—2015 代替DA/T 22—2000 • 发布单位：国 家 档 案 局 • 发布时间： 2015-10-25 • 实施时间： 2016-06-01 •
LOREM IPSUM DOLOR
• 适用范围：本标准规定了应作为文书档案保存的归
编页、排架要求；
•
4 整理原则
• 4.1 归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之 间的有机联系。
归档文件整理课件
主要内容包括： 主要内容包括
• 文件档案生成控制一体化 • 文件档案管理流程一体化 • 文件档案信息利用一体化
2、文档一体化管理 是必然趋势
• 文件与档案工作电子文件的前提是实 现文档一体化。 现文档一体化。
3、文档一体化的实现途径
两种整理方法的不同点： 两种整理方法的不同点：
▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲ ▲
适用的范围不同； 适用的范围不同； 分类的层次不同； 分类的层次不同； 整理的思维不同 整理环节的数量及次序不同； 整理环节的数量及次序不同； 在整理中对“ 的处理不同； 在整理中对“件”的处理不同； 文件排列方法不同； 文件排列方法不同； 编目的工作量不同； 编目的工作量不同； 装订的方式不同； 装订的方式不同； 使用的装具不同。
事由：是一件具体的事、 事由：是一件具体的事、一个具 体的问题、 体的问题、一项具体的活动或工 一次会议、一项工程、 作、一次会议、一项工程、一个 事件、一次事故、一次纠纷、 事件、一次事故、一次纠纷、一 个案件等。 个案件等。
（3）归档文件排列的方 法
同一事由内归档文件的排列方法： 同一事由内归档文件的排列方法： 内归档文件的排列方法 时间排列法； ①时间排列法；②重要程度排列法。 不同事由归档文件的排列方法： 不同事由归档文件的排列方法： 归档文件的排列方法 时间排列法； ②问题排列法； 问题排列法； ①时间排列法； 重要程度排列法； ③重要程度排列法；④机构排列法。
4、归档文件的编号
（1）编号项目及归档章 （2）编号的方法
（1）编号项目及归档章
＊（全宗号） 年度） 室编件号） ＊（全宗号） 全宗号 （年度） （室编件号） 机构（问题） 保管期限） 馆编件号） 机构（问题） （保管期限） （馆编件号）
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5
• 二、整理原则 • 1、 归档文件整理应遵循文件的形成
规律，保持文件之间的有机联系。 • 2 、归档文件整理应区分不同价值，
便于保管和利用。 • 3、归档文件整理应符合文档一体化
管理要求，便于计算机管理或计算机 辅助管理。 • 4、 归档文件整理应保证纸质文件和 电子文件整理协调统一。
6
• 三、一般要求：组件、分类、排列、编号、编目
a、对于计划、总结、预算、统计报表 、表彰先进以及法规性文件等内容涉 及不同年度的文件，统一按文件签发 日期判定所属年度。 b、跨年度形成的会议文件归入闭幕年 。 c、跨年度办理的文件归入办结年。 d、当形成年度无法考证时，年度为其 归档年度，并在附注项加以说明。
10
• （2）按机构(问题)分类 • 将文件按其形成或承办机构(问题)
编号、编目 四、纸质归档文件的修整、装订、
编页、装盒和排架 五、归档电子文件的整理要求 六、附录：归档章、档案盒、目录、
备考表的式样 4
• 一、基本概念 • 归档文件：立档单位在其职能活动中
形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。 • 整理 ：将归档文件以件为单位进行组 件、分类、排列、编号、编目等（纸 质归档文件还包括修整、装订、编页 、装盒、排架；电子文件还包括格式 转换、元数据收集、归档数据包组织 、存储等），使之有序化的过程。 • 件：归档文件的整理单位。 • 档号：在归档文件整理过程中赋予其 的一组字符代码，以体现归档文件的 类别和排列顺序。
分类。机构分类法与问题分类法应 选择其一适用，不能同时采用。 • a、采用机构分类的，应根据文件形 成或承办机构对归档文件进行分类 ，涉及多部门形成的归档文件，归 入文件主办部门。 • b、采用问题分类的，应按照文件内 容所反映的问题对归档文件进行分 类。
11
• （3）按保管期限分类 • 将文件按划定的保管期限分类。
中华人民共和国档案行业标准
DA/T22-2015
代替DA/T22-2000
《归档文件整理规则》解读
DA/T22-2015
2017.3
1
《归档文件整理规则》DA/T22-2015
与
DA/T22-2000的区别：
1、标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-
2009
进行了修改；
2、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为
文件的整理原则和方法。 2、适用于各级机关、团体、企事业
单位和其他社会组织对应作为文书档案 保存的归档文件的整理。其他门类档案 可以参照执行。企业单位有其他特殊规 定的，从其规定。 注意：对2016年的文件材料整理按新 规则执行。
3
《归档文件整理规则》的内容
一、基本概念
二、整理原则 三、一般要求：组件、分类、排列、
注意：来文与复文是不同年度的，归档时应 归入各自年度。
8
• （二）分类 • 1、立档单位应对归档文件进行
科学分类，同一全宗应保持分 类方案的一致性和稳定性。 • 2、归档文件一般采用年度—机 构（问题）—保管期限、年度 —保管期限—机构（问题）等 方法进行三级分类。
9
• （1）按年度分类 • 将文件按其形成年度分类。 • 跨年度一般应以文件签发日期为准。
• 3、规模较小或公文办理程序不适于 按机构（问题）分类的立档单位， 可以采取年度—保管期限等方法进 行两级分类。
12
xx单位文书档案分类图
年度
永久
定期30年
定期10年
13
• 年度——保管期限分类：
• 2016年：永久、定期30年、定期10 年 2017年：永久、定期30年、定期10年 2018年：······
纸质和电子文件材料；
3、调整归档文件分类方法；
4、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、
装订、编页、排架要求；
5、增加归档文件档号结构和编制要求；
6、将室编件号、馆编件号统一为件号；
7、在附录中增加归档章示例、直角装订方
法。
2
• 执行时间： 2016-06-01
• 范围： 1、规定了作为文书档案保存的归档
7
• 2、 件内文件排序
• 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正 本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文 在后；原件在前，复制件在后；不同文字的 文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数 民族文字文本在后；中文本在前，外文本在 后；来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件 处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿 纸和定稿在后。
2017年：永久——办公室、综合处、机关处、专业处······ 定期30年——办公室、综合处、机关处、专业处······ 定期10年——办公室、综合处、机关处、专业处······
2018年：······
16
• （三） 排列 • 1、 归档文件应在分类方案的最低
一级类目内，按时间结合事由排 列。 • 2 、同一事由中的文件，按文件形 成先后顺序排列。 • 3、 会议文件、统计报表等成套性 文件可集中排列。
17
• （四）编号 • 1 、归档文件应依分类方案和排列顺序编
写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性 、稳定性、扩充性、简单性原则。
• 2、 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代 码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 。
14
xx单位文书档案分类图
年度
保管期限
办
综
机
专
企
项农
公
合
关
业
业
目业
室
处
处
处
处
处处
15
• 年度——保管期限——组织机构分类
2016年：永久——办公室、综合处、机关处、专业处······ 定期30年——办公室、综合处、机关处、专业处······ 定期10年——办公室、综合处、机关处、专业处······
• （一）组件（件的组织）
• 1、件的构成
• 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一 件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的 历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文 本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本 ）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等 材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会 议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来 文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等 ）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发 文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一 件。
• 二、整理原则 • 1、 归档文件整理应遵循文件的形成
规律，保持文件之间的有机联系。 • 2 、归档文件整理应区分不同价值，
便于保管和利用。 • 3、归档文件整理应符合文档一体化
管理要求，便于计算机管理或计算机 辅助管理。 • 4、 归档文件整理应保证纸质文件和 电子文件整理协调统一。
6
• 三、一般要求：组件、分类、排列、编号、编目
a、对于计划、总结、预算、统计报表 、表彰先进以及法规性文件等内容涉 及不同年度的文件，统一按文件签发 日期判定所属年度。 b、跨年度形成的会议文件归入闭幕年 。 c、跨年度办理的文件归入办结年。 d、当形成年度无法考证时，年度为其 归档年度，并在附注项加以说明。
10
• （2）按机构(问题)分类 • 将文件按其形成或承办机构(问题)
编号、编目 四、纸质归档文件的修整、装订、
编页、装盒和排架 五、归档电子文件的整理要求 六、附录：归档章、档案盒、目录、
备考表的式样 4
• 一、基本概念 • 归档文件：立档单位在其职能活动中
形成的、办理完毕、应作为文书档案 保存的文件材料，包括纸质和电子文 件材料。 • 整理 ：将归档文件以件为单位进行组 件、分类、排列、编号、编目等（纸 质归档文件还包括修整、装订、编页 、装盒、排架；电子文件还包括格式 转换、元数据收集、归档数据包组织 、存储等），使之有序化的过程。 • 件：归档文件的整理单位。 • 档号：在归档文件整理过程中赋予其 的一组字符代码，以体现归档文件的 类别和排列顺序。
分类。机构分类法与问题分类法应 选择其一适用，不能同时采用。 • a、采用机构分类的，应根据文件形 成或承办机构对归档文件进行分类 ，涉及多部门形成的归档文件，归 入文件主办部门。 • b、采用问题分类的，应按照文件内 容所反映的问题对归档文件进行分 类。
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• （3）按保管期限分类 • 将文件按划定的保管期限分类。
中华人民共和国档案行业标准
DA/T22-2015
代替DA/T22-2000
《归档文件整理规则》解读
DA/T22-2015
2017.3
1
《归档文件整理规则》DA/T22-2015
与
DA/T22-2000的区别：
1、标准的总体编排和结构按GB/T 1.1-
2009
进行了修改；
2、将标准适用范围由纸质文件材料扩展为
文件的整理原则和方法。 2、适用于各级机关、团体、企事业
单位和其他社会组织对应作为文书档案 保存的归档文件的整理。其他门类档案 可以参照执行。企业单位有其他特殊规 定的，从其规定。 注意：对2016年的文件材料整理按新 规则执行。
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《归档文件整理规则》的内容
一、基本概念
二、整理原则 三、一般要求：组件、分类、排列、
注意：来文与复文是不同年度的，归档时应 归入各自年度。
8
• （二）分类 • 1、立档单位应对归档文件进行
科学分类，同一全宗应保持分 类方案的一致性和稳定性。 • 2、归档文件一般采用年度—机 构（问题）—保管期限、年度 —保管期限—机构（问题）等 方法进行三级分类。
9
• （1）按年度分类 • 将文件按其形成年度分类。 • 跨年度一般应以文件签发日期为准。
• 3、规模较小或公文办理程序不适于 按机构（问题）分类的立档单位， 可以采取年度—保管期限等方法进 行两级分类。
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xx单位文书档案分类图
年度
永久
定期30年
定期10年
13
• 年度——保管期限分类：
• 2016年：永久、定期30年、定期10 年 2017年：永久、定期30年、定期10年 2018年：······
纸质和电子文件材料；
3、调整归档文件分类方法；
4、增加归档文件组件和纸质归档文件修整、
装订、编页、排架要求；
5、增加归档文件档号结构和编制要求；
6、将室编件号、馆编件号统一为件号；
7、在附录中增加归档章示例、直角装订方
法。
2
• 执行时间： 2016-06-01
• 范围： 1、规定了作为文书档案保存的归档
7
• 2、 件内文件排序
• 归档文件排序时，正文在前，附件在后；正 本在前，定稿在后；转发文在前，被转发文 在后；原件在前，复制件在后；不同文字的 文本，无特殊规定的，汉文文本在前，少数 民族文字文本在后；中文本在前，外文本在 后；来文与复文作为一件时，复文在前，来 文在后。有文件处理单或发文稿纸的，文件 处理单在前，收文在后；正本在前，发文稿 纸和定稿在后。
2017年：永久——办公室、综合处、机关处、专业处······ 定期30年——办公室、综合处、机关处、专业处······ 定期10年——办公室、综合处、机关处、专业处······
2018年：······
16
• （三） 排列 • 1、 归档文件应在分类方案的最低
一级类目内，按时间结合事由排 列。 • 2 、同一事由中的文件，按文件形 成先后顺序排列。 • 3、 会议文件、统计报表等成套性 文件可集中排列。
17
• （四）编号 • 1 、归档文件应依分类方案和排列顺序编
写档号。档号编制应遵循唯一性、合理性 、稳定性、扩充性、简单性原则。
• 2、 档号的结构宜为：全宗号-档案门类代 码·年度-保管期限-机构（问题）代码-件号 。
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xx单位文书档案分类图
年度
保管期限
办
综
机
专
企
项农
公
合
关
业
业
目业
室
处
处
处
处
处处
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• 年度——保管期限——组织机构分类
2016年：永久——办公室、综合处、机关处、专业处······ 定期30年——办公室、综合处、机关处、专业处······ 定期10年——办公室、综合处、机关处、专业处······
• （一）组件（件的组织）
• 1、件的构成
• 归档文件一般以每份文件为一件。正文、附件为一 件；文件正本与定稿（包括法律法规等重要文件的 历次修改稿）为一件；转发文与被转发文为一件； 原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文 本与外文本为一件；报表、名册、图册等一册（本 ）为一件（作为文件附件时除外）；简报、周报等 材料一期为一件；会议纪要、会议记录一般一次会 议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来 文与复文（请示与批复、报告与批示、函与复函等 ）一般独立成件，也可为一件。有文件处理单或发 文稿纸的，文件处理单或发文稿纸与相关文件为一 件。