掌握高效工作的秘诀时间管理

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掌握高效工作的秘诀时间管理
有关时间效率的7个练习
谨记“你的自我形象决定了你的表现” 谨记“新习惯的形成需要21天的练习和重复” 向自己承诺，使自己成为出色的时间管理者 培养良好的时间管理习惯应该从存在阻碍进步的
时间管理恶习的某一领域开始着手 大力培养新的时间管理习惯 采用“试验成功法”而不是“试错法” 也是最重要的一条，你要绝对相信自己可以成为
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掌握高效工作的秘诀时间管理
呈现最佳表现的12个原则
时间管理可以使你提高自己贡献的价值 你获得的有形报酬和无形报酬总是等于你为他人提供的服务的价值 良好的时间管理要求你把自己看作是一个“工厂” 所有事情的实现与否都取决于你充分利用时间的能力 时间是最稀缺的资源 运用时间管理技能有助于培养判断力和前瞻力，有利于独立和自律 • 集中精力管理时间将迫使你形成强烈的结果导向 • 时间管理让你更巧妙地工作而不是更辛苦地工作 • 活力、激情和积极的心态均源自于良好的时间管理 • 你的成长与你给自己提出的要求成正比 • 成就感和满足感是持久动力的唯一来源 • 现在，此刻，是你所拥有的全部时间
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例：你是否有这样的一些习惯和惯例
※ 工作效率低、办事拖拉 ※ 时间观念差，工作时磨磨蹭蹭 ※ 工作时眉毛胡子一把抓，经常找不到主次 ※ 经常被电话、不速之客干扰，任由发展，不会说不喜欢推迟和拖延工作 ※ 上班时间不紧凑，晚上加班干 ※ 什么事情都愿意认为自己很忙才好 ※ 愿意下属多请示、多汇报才有权威 ※ 没有目标、没有计划、人云亦云 ※ 零碎时间都被随意打发掉，不会利用零碎时间 ※ 没有时间安排表，由别人来安排 ※ 不会休息、不会娱乐、没有空闲
总计
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计划用时 实际用时
浪费/超时
原因
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工作清单分析表
工作事项 计划时间 实际时间 延误/浪费 无计划用时 原因
总
计
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姓名：
日期 ：
年月日
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使用标注“ABCDE”的方法
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掌握高效工作的秘诀时间管理
强迫效率定律
是单枪匹马地蛮干？
□是 □不是
20、你召开重要会议时是否吩咐秘书不转接电话，不会见未约来访者？
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□是 □不是
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四种方式改变你的生活状态
• 你可以多做那些对你有好处的工作 • 你可以少做那些对你的工作和个人生活没有意义
的工作 • 你可以开始做你现在没有做的工作 • 你可以停止所有工作
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拥有金钱以及金钱能买到的东 西固然好，但能确保没有失去那些 金钱买不到的东西就更好了。
——乔治·贺瑞斯·罗瑞默
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浪费时间的原因
1、缺乏明确的目标 2、拖延 3、缺乏优先顺序，抓不到重点 4、专注细节，事必躬亲 5、做事有头无尾 6、缺乏条理与整洁，找东西 7、不懂授权 8、不会拒绝别人的请求 9、盲目行动 10、简单的事情复杂化 11、懒惰 12、消极思考
切记：今天是你余生开始的第一天！
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掌握高效工作的秘诀时间管理
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时间管理是什么?
• 时间管理就是自我管理 • 自我管理即是改变习慣,以令自己更富绩效
,更富效能
– 把事情很快地做完,叫做效率 – 把事情很快又很对地做完,叫做效能
• 时间管理就是事前的规划或长期的计划
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□是
□
2、你是否在固定的时间里处理往来函件，如上午或下午？ □是
□
不是
3、你是否将无用的文件处理掉，而不是机械地归档？ 不是
□是
□
4、你是否避免各种浪费时间与精力的“琐事”干扰正常工作？□是
□
不是
5、你能使每项工作都善始善终，避免头绪多而乱吗？ 不是
□是
□
6、你能注意缩短用餐、饮茶的时间吗？
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• 时间管理的基础是信念 • 时间管理的前提是目标 • 时间管理的重点是规划 • 时间管理的优劣在技巧 • 时间管理的关键是执行
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掌握高效工作的秘诀时间管理
课程目录
• 时间管理哲学 • 通过目标和计划掌握时间 • 设定合理的优先级别 • 培养良好的习惯 • 时间管理的工具运用
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出色的时间管理者
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课程目录
• 时间管理哲学 • 通过目标和计划掌握时间 • 设定合理的优先级别 • 培养良好的习惯 • 时间管理的工具运用
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设定目标的基本原则
• 构建伟大的梦想 • 以现在时态写下目标
每天改写目标 定期确认目标 • 维持目标的平衡
1-20、60-80——忽略不计，余40 平均80岁寿命
项目
每天耗时 40年耗时
比例
睡眠
8小时
一日三餐
2.5小时
走路
1.5小时
谈话
1小时
看电视、上网
3小时
看报、聊天
3小时
刷牙、洗脸、洗澡 1小时
13.3年 4.2年 2.5年 1.7年
5年 5年 1.7年
33.25 10.50 6.25 4.25 12.25 12.25
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掌握高效工作的秘诀时间管理
从点滴开始养成良好习惯
三、娱乐
——选择对身心健康的活动 ——选择具有创造性的活动 ——要干就要达到一定水平 ——要适度
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从点滴开始养成良好习惯
四、提升精力
—— 按时睡觉和起床 —— 少食多餐，每天5-6餐 —— 每天吃早餐 —— 每天喝48-64盎司水 —— 工作90分钟短暂活动一下 —— 每天进行身体锻炼 —— 每星期2次力量训练 —— 做自己喜欢的事
掌握高效工作的秘诀-时 间管理
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2020/11/20
掌握高效工作的秘诀时间管理
时间管理不是什么?
• 时间本身不是问题.因为每个人每天所拥有 的时间都是一般地多
• 所以时间管理的问题本身不在于时间,而是 在于自己如何善用及分配你自己的时间
• 不论时间流逝得快还是慢，我们都不能把 它截住，不能把它储存起来，但我们可以 有意义地、积极地去利用它。
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掌握高效工作的秘诀时间管理
个人规划的7个方法
• 在前一晚做好准备 • 拟定日程 • 提早开始一天的工作 • 使用规划合理的归档系统 • 在黄金时间做重要的工作 • 使用口述记录机或录音机 • 让空中旅行更有效率
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掌握高效工作的秘诀时间管理
课程目录
• 时间管理哲学 • 通过目标和计划掌握时间 • 设定合理的优先级别 • 培养良好的习惯 • 时间管理的工具运用
出色完成后将带来巨大影响，那么这件事情是什 么？ • 现在，怎样使用时间最有价值？
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时间管理的方法和技巧
• 使用时间规划工具 • 总是照单办事 • 通过优先级别规划清单 • 使用你喜欢的任何时间管理系统 • 建立有45个表格的归档系统
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时间价值的分析
分析你的时间价值 • 你的每一天，每一分钟都有很大价值 • 工作业绩需要过程管理，是工作时间的
每一分钟工作成果的累积 • 确定自己的时间价值，肯定自己的价值 • 规划你的时间，将宝贵的、有限的时间
资源用在可以产生最大收益的活动上
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时间清单分析表
你真正想要什么？（目的） 你为什么想实现自己的目标？ 你怎么样实现自己的目标？ • 了解主要的既定目标
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怎样确定你真正想要什么？
• 分析你的生活 • 无限遐想 • 通过优先级别规划目标 • 选出最重要的目标 • 制定详细的行动计划
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□是
□
掌握高效工作的秘诀时间管理
12、你阅读报刊杂志时是否先浏览全篇大意后，再仔细阅读章节？ □是 □不是
13、你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁地检查或干扰他们吗？ □是 □不是
14、你鼓励部下遇到问题时要开动脑筋，提出独立的见解吗？ □是 □不是
15、你手边有重要工作处理时，如果同事找你聊天，你能巧妙地拒绝吗？
4.25
休假、娱乐 闹情绪、身体不适
2小时
3.3年
8. 25
我们只有3.3年的时间去创造价值,我们如何管理它？
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你能支配自己的时间吗
支配时间即支配自己，下列问题将有助于你衡量自己支配时间的能力。 请回答“是”或“不”.
1、你是否一到公司便列出当日工作安排？ 不是
显著提高实现目标的能力
• 将目标冥想为事实
激活万有引力定律
信念原理：不管你相信什么，只要你确信无疑，就一定能梦想 成真。
精神原理：思维能自我印证。
• 积极地确认目标“已实现”
• 为结果承担全部责任
• 怀着信念前进
• 坚持每天做某件事
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问自己恰当的问题
• 我想要做什么 • 我要怎么做这件事 • 我真正的目标是什么 • 我的人生目标是什么？我的工作目标是什么？家
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客观方面浪费时间的原因
a.上级领导浪费时间 （开会、电话、不懂授权、组织官僚、制度呆板） b.工作系统浪费时间
（访客、官样文章、员工离职等） c.生活条件浪费时间 （通讯、环境、交通、朋友闲聊、家住郊区等）
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一寸光阴一寸金
庭目标是什么？我为实现什么目标而活？我到底 想做什么？
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课程目录
• 时间管理哲学 • 通过目标和计划掌握时间 • 设定合理的优先级别 • 培养良好的习惯 • 时间管理的工具运用
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设定优先级别的5个关键问题
• 我为什么能领到这份薪水 • 什么活动最有价值 • 我的关键绩效区间是什么 • 如果某件我能胜任，并且只有我能胜任的事情在
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必须养成的习惯
√你每天要花30分钟做计划 √你要有书面的日计划、月度计划和周计划 √你的下属都了解你的工作习惯和时间习惯 √你每周都将你的工作排出优先的顺序 √你能在高效的时间里做完你的重要工作 √你的授权形成了一种工作风格和管理方式 √你已养成对付干扰的工作作风 √你有明确的生活和工作目标 √你保证一天内有一段时间不受干扰 √会有效利用零星时间 √有得力的秘书或充分利用电脑等现代办公设备 √文件柜或办公桌整洁、条理清楚 √在固定的时间里处理往来的函件 √尽量将无用的文件处理掉 √能使每件工作善始善终避免头绪多而乱 √除非万不得已才召开会议 √常年使用工作效率手册
时间
活动事项
8：00-8：30
8：30-9：00
9：00-9：30
9：30-10：00 10：00-10：30 10：30-11：00 11：00-11：30
11：30-12：00 12：00-12：30 12：30-13：00
13：00-13：30 13：30-14：00 14：00-14：30 14：30-15：00 15：00-15：30 15：30-16：00 16：00-16：30 16：30-17：00
如果你有以上这样一些坏习惯，你就要消除这些自 设的障碍，修正自己的习惯、性格以至于某些习以为常的观念 。痛下决心加以改正，彻底根治浪费时间和精力的个人习惯。 你应按照我们前面的原则做下去，逐渐养成这样的一些工作修 改和时间管理的习惯。
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一
般
人
•
的
习
惯
安
排
• 先做喜欢做的 • 先做懂的 • 先做容易的 • 先做花时间少的 • 先做资料齐全的 • 先做已排定的 • 先做经过筹划的 • 先做别人的 • 先做有趣的
□是 □不是
16、你能充分利用电话提高效率，不在工作时间煲“电话粥”吗? □是 □不是
17、你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？ □是 □不是
18、你能充分利用电脑、复印机等现代办公用具提高效益吗？ □是 □不是
19、当你遇到非得靠专门知识与经验才能解决的难题时，你是否请教专家协助，而不
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从点滴开始养成良好习惯
一、睡眠
——利用白天瞬间睡眠 ——培养随时随地入睡的能力 ——注重睡眠质量，不注重长短 ——良好的睡眠环境与条件 ——心理训练，自我暗示与身心放松
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从点滴开始养成良好习惯
二、学习
——向成功者学习成功的方法 ——一天一小时可以创建奇迹 ——参加研习会 ——长期与短期的学习，并养成终生学习 的习惯 ——高效的阅读