IBM采购(中国)有限公司采购及供应商管理新模式研究

西南交通大学硕士学位论文IBM采购（中国）有限公司采购及供应商管理新模式研究姓名：李建东申请学位级别：硕士专业：工商管理指导教师：单承戈20070516下图２．２所示：图２－２供应链整合组织架构图在供应链整合架构下，包含了三个大的部门：全球采购（ＧｌｏｂａｌＰｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ）一负责公司全球的所有物品的采购，包括有形的，如原材料采购，以及无形的，如服务性质的物流供应商；供应链运作（ＳｕｐｐｌｙＣｈａｉｎＯｐｅｒａｔｉｏｎｓ）一主要负责整个产品的订单处理，物料需求计划与控制，生产制造以及成品发送：客户需求满足（ＣｕｓｔｏｍｅｒＦｕｌｆｉｌｌｍｅｎｔ）一主要是处理与客户直接相关的业务，如订单管理等。

从业务流程上看以上三个部门在供应链整合架构下的大致关系如下图２．３所示：图２－３供应链整合内在联系图在很多中小型企业中，一般是将物料采购与跟踪供应商交货放在采购部门，而从上图中看出，在ＩＢＭ内部，单独的部门在负责相应的工作。

ＩＢＭ公司２００６年采购量为３８５亿美元，全部由全球采购部门负责，不仅负责生产物第３章ＩＢＭ采购（中国）有限公司竞争力分析３．１ＩＢＭ公司采购管理现状在２００６年的公司业绩背后，是高达３８５亿美元的采购量。

而负责这一业务的，是ＩＢＭ全球采购部门（ＧｌｏｂａｌＰｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ）。

在ｍＭ公司，采购的对象，通常分为三大类：产品物料采购（ＰｒｏｄｕｃｔｓＰｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ：ＰＰ），这一类物料，主要是作为ｍＭ产品的组成构件，通过最后的成品销售给终端客户；服务及普通物料采购（ＳｅｒｖｉｃｅａｎｄＧｅｎｅｒａｌＰｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ：Ｓ＆ＧＰ），包括普通物料（生产辅料、设备、办公用品等）、服务（广告等）：物流采购（ＬｏｇｉｓｔｉｃＰｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔ：ＬＰ），主要是选择物流供应商’来运输ＩＢＭ所采购的一切物品，包括从供应商到ｍＭ指定区域的物料运输，ＩＢＭ内部物流以及ｍＭ到客户的成品运输。

这三大类在２００６年采购中的比例为如下图３．１所示：图３－１ＩＢＭ２００６年全球采购按类别之采购量由上图可以看出，服务及普通物料占了全部采购量的６５％，而产品物料的采购为３３％，这也证明了ＩＢＭ公司向软件与服务业转向的必要性（ＩＢＭ也在采购软件产品）。

同时，按照区域划分，．ＩＢＭ公司的采购组成如下图２．５所示：图３－２ＩＢＭ２００６年全球采购按区域采购量上图显示，北美仍然是ｍＭ业务所关注的主要地区，而亚太区超过了欧洲、中东以及非洲，同时，出于成本等因素的考虑，全球大多数公司不断将业务放到亚太区，ＩＢＭ在亚太区的业务也将不断增加。

正是由于亚太区不断增长的业务，ＩＢＭ看到了这一区域的成长给公司带来的巨大机遇。

但是，长期以来，ｍＭ公司都是立足于美国本土开展主要业务，其业务能力和和对市场的反应越来越不适应经济全球一体化带来的改变，主要体现在：第一，全球经济一体化的结果，是生产的全球化，其中一个体现是出于成本的考虑，企业不断加大投资力度，将核心业务转移到低成本的亚太区，如中国、印度等国家和地区。

重新定义和选择新的供应商，已经成为全球采购的首要任务，位于中国深圳的原采购中心，其业务能力，已经越来越不适应这一发展的需要。

第二，全球经济一体化，需要公司在世界范围内的资源和人才可以基于经济、专业技能和开放环境的要求，被灵活配置于全球的各个角落，以便为公司带来最敏锐的市场意识。

而ｍＭ长期的业务模式，也逐渐证实在这一方面落后于世界的发展趋势，单纯依靠欧美传统模式的业务，已经逐步阻碍ｍＭ在新兴行业的扩展。

第三，ｍＭ在亚洲地区获取资源供应已有超过５０多年的历史了，然而多数是基于硬件产品支持的业务。

随着竞争的加剧，其利润不断下滑。

而在亚洲乃至扩展到全世界，对软件和服务技能的需求正在日益增长，为了适应这种需求，和新伙伴与供应商建立关系，同时与已有的合作伙伴及供应商加采购，从而缩短了产品的交货时间，为产品占有市场提供了有力的保障。

４．２采购新流程传统的采购流程（实际上，这种采购流程，仍然是目前大多数公司所采用的），是局限在供应链的内部信息流、物料流、资金流的传递，也就是说，对于生产物料，只有通过ＭＲＰ的运行，采购部门才能够知道采购的型号、数量、交货时间，然后下订单、验收、入仓、付款等，毫无疑问，如果所采购的物料，是正在采购或者常见的，这种采购流程毫无漏洞。

然而，现在的消费品市场，随着技术发展推出了一代又一代的新产品，消费者也不再满足于市场上仅存的几种类型的产品，个性化的发展已使采购流程在采购类别上受到挑战，并直接感受到了市场带来的压力。

为了改变这种被动的局面，ｍＭ对采购流程进行了完善，将战略思想导入到采购流程中，使采购与市场需求和技术发展动态地联系起来，对供应链过程中的采购流程起到指导作用。

完善后的采购流程如下图４．１所示：卜■冈降赢碉厣磊司网网型匕型型剖型恻鬣一毯戳汹ｄ邕遴盏鍪划‰幽遴一臣幽一釜汹汹一‘理解客户需求·收到需求·确定合理的价值·对合同条约。

合同管理·同意中止·技术发展进程·市场分析。

供应商评估判、批准，并‘订单管理。

采购订单全输入到合同部完成。

供应商选择在线系统’供应商表现。

结束未完成‘通知供应商。

建立采购订。

采购成本管的问题单，批准采购理。

供应源的采纳垂耗图４－１ＩＢＭ采购流程在这个采购流程中，由全球采购制定了公司的全球采购战略：具有灵敏的市场感知力，通过确定的战略性供应源，以独特的类别采购方式，进行战算工作，首先要确保ＩＢＭ己下发的订单全部完成，以前交易过程中的未尽事项，如付款等已经结束，则可以中止交易，工作人员在合同在线系统里面，设雹供应商状态为Ｃｌｏｓｅ，同时，在ＳＡＰ里面，删除供应商。

４．３电子商务在采购活动中的运用随着互联网与网络技术的发展，和电子数据交换技术的成熟，电子商务逐渐融入到供应链的管理和运作中，为供应链上各个企业之间的对接、系统的继承和信息的共享提供了强有力的支持，得以真正实现供应链上下游之间的协同运行。

当电子商务进入到采购的活动中后，自然而然地就形成了电子采购。

电子采购在加快了采购业务的速度和提高了效率的同时，也加快和提高了整条供应链的运行速度和效率，通过重组采购流程，降低了采购产品和服务的成本，通过订单处理以及跟踪的合理化的工作流和业务过程，使得采购人员能够清晰地了解每张采购订单的状态，同时，通过库存平衡，减少了不必要的采购，提高库存周转率。

ＩＢＭ采购（中国）公司在２００１年将电子商务成功导入到采购活动中的各个模块中：现在，制造工厂每两周运行一次涵盖２６周的ＭＲＰ，采购计划随之通过互联网传送到供应商，供应商再通过回复是否可以满足ＩＢＭ的采购要求，同时，一般根据２周的采购需求进行生产安排，产品的完成后，通过ＩＢＭ指定的物流供应商，将货物交送到ＩＢＭ制定的地点。

在这个流程中，当下达了采购计划后，ｍＭ和供应商之间的沟通成为了供应商能否按需交货的关键点，而相关沟通方式也是ＩＢＭ在采购活动中的一个新模式。

为了有效地做到这一点，ｍＭ利用互联网传送数据的时效性，和ＤＢ２的强大数据处理功能，开发Ｌｏｔｕｓ１－２．３Ａｐｐｒｏａｃｈ作为数据处理后的输出模式，进行分析和解决问题。

其流程如下图４．２所示：图４．２数据处理流程为了便于服务器处理数据，所有供应商传送到ｍＭ服务器的数据均为ｃｓｖ文本格式。

考虑到较大的数据容量，每次传送的数据文档，均用ｚｉｐ进行压缩成为数据包，如，ＤａｉｌｙＦｉｌｅｓ．ｘｘｘ．ｚｉｐ，而系统一旦对该压缩文档处理后，该压缩数据包，变为ＤａｉｌｙＦｉｌｅｓ．ｘｘｘ．ａｃｋ，以便系统对数据包的辨识。

ＩＢＭ的需求是每两周变化一次，而供应商自身的物料供应和生产状况每天都在变化，所以，在供应商传到ｍＭ服务器上的文档，共分为两大内容：每周文档、每日文档。

每周文档中，包含ｍＭ按周排列的需求计划，供应商生产的物料用于ＩＢＭ哪种系列的产品，以及该物料的其他基本信息。

在每日文档中，包含供应商每天的供应状况更新，未完成的订单状况。

供应商的数据由于是每天不定时间的更新，所以，在ＩＢＭ服务器收到了更新的数据包以后，２个小时以后即可处理数据，一般在１０分钟左右就可以处理完。

这样就保证了数据更新的时效性。

经过数据处理后，在Ａｐｐｒｏａｃｈ数据库中产生了相关更新的数据信息，通过授权，ｍＭ采购人员和供应商供应链人员可以随时根据自己的权限范围进行数据检索。

Ａｐｐｒｏａｃｈ报表显示的相关内容如下表４．３所示：表４－３Ａｐｐｒｏａｃｈ报表从这个数据库的检索，可以很方便的看到每一个物料的名称、描述、供应商、供应周期（Ｉ＿／Ｔｄａｙｓ栏位）、ＩＢＭ的需求状况（Ｄｅｍａｎｄ栏位）、供应商的供应承诺（Ｓｕｐｐｌｙ栏位），这样供应商和ＩＢＭ之间信息交流就做到了及时性和一致性，便于迅速的发现和解决问题。

ＰｒｏｃｕｒｅｍｅｎｔＣｏｎｔｒａｃｔ：ＰＰＣ）。

采购合约，是供需双方交易的一个大纲，今后签订的每一单产品采购合同，都要遵循采购合约所规定的内容。

采购合约主要包括：交易的对象与交易条件，产品采购订单传送和确认的方式，是否建立供应商仓库中心，如果建立，双方所应承担的义务和责任，交货方式，品质保证与品质条件，付款方式，产品返工或维修方式，法律管辖等相关内容。

产品采购合同，是针对每一类不同的产品，所签订的具体采购合同。

在这个合同中，主要包含产品名称、规格、包装、物流、付款方式、检验方法等内容，同时，会附上该类产品的图纸等技术资料。

由于同一类产品，往往是长期、持续的采购，所以，每一次的采购数量和交货日期，是体现在采购订单（ＰｕｒｃｈａｓｅＯｒｄｅｒ：ＰＯ）中，而在采购合约中，已经明确规定了采购订单的传送和确认方式，所以，采购订单在实施中，也就不会有其他问题了。

．既然存在采购合约、产品采购合同、采购订单三种与合同管理有关的内容，这三者的结合，就需要靠电子采购系统来实施和完成。

其流程可以用下图５．１所示：图５·１合同管理关系图采购合约代表的某一个供应商成为了ＩＢＭ的供应商，ＩＢＭ在全球的所有采购机构都可以从该供应商处获得采购服务，为了实现全球的数据共享，该采购合约输入到ＬｏｔｕｓＮｏｔｅｓ的数据库中（即合同在线系统），这样，全球采购人员就可以根据自己的权限，随时随地查询到该采购合约。

考虑到成本的因素，每个分支机构的数据处理服务器和ＬｏｔｕｓＮｏｔｅｓ数据库是不做连接的，一旦某一个ＩＢＭ分支机构需要从某供应商处购买产品或服务的时候，该分支机构的采购人员，就需要在本地的服务器中建立产品采购合同，手动将相关的采购合约内容，输入到产品采购合同中，所以，在采购合约和产品采购合同之间，用断点线之间的关系。

当通过ＳＡＰ运行ＭＲＰ后，就可以产生采购订单，确认采购订单的正确性后，就可以通过ＥＤＩ给到供应商。