房地产公司档案管理制度

珠海华发房地产公司

档

案

管

理

制

度

目录

第一章宝迪系统安装 (2)

第二章宝迪系统简易操作 (4)

第三章档案整理方法 (18)

第四章档案资料移交 (22)

第五章档案资料的借阅 (24)

第一章宝迪系统安装

1.根据公司领导有关要求与指示,为提高我司工程档案管理效能,规范工程档案与工程资料电子文

件的收集、整理、运用,保证电子文件及电子档案真实性、可靠性、安全性,实现数字化办公,我司指定数字化档案系统:BD2006数字化档案管理系统(以下简称:宝迪系统);

2.双击安装程序;

3.进入安装界面,按提示点击“下一步”及“确定”

;

4.在电脑桌面找到档案管理系统并双击;

5.当出现登录信息时, 请按服务器名:172、16、9、2/

登录名:SA/口令:空白

6.用户信息验证,如果使用用户有使用的用户名及密码可直接输入,若无,可用房地产公司公共查

询用户名(DC口令:123456)

7.点击窗口功能中的将网络版设置成

即已完成整个宝迪的安装及宝迪内网的设置。

第二章宝迪系统简易操作

一、界面导览

图2、1、1

1.[主菜单栏]:宝迪系统共有5个主菜单栏,分别就是“系统”、“编辑”、“工具”、“年报”、“窗口”、“帮助”,每

个主菜单栏包括多个子菜单或菜单项。每个菜单项就就是一个“特殊”交互式的功能命令。

2.[工具栏]:就是由一组常用功能命令按钮组成,有些功能按钮带有下拉按钮。按钮功能与主菜单栏中的菜单项

的功能一样。

3.[档案类型区]:显示档案分类情况,包括一级分类、二级分类、、、、、,如:“文书档案”为一级分类,“归

档文件目录”、“案卷目录”、“卷内文件目录”则就是文书档案类的三个子类,即并列的三个二级分类。

4.[档案数据编辑区]:主要编辑选中的档案类型,档案数据的输入、查询、修改、删除详细信息都在该区域显示。

5.[窗口功能按钮栏]:主要显示“窗口”主菜单的内容,由于这些功能经常使用,而且功能项多,单独在‘窗口功能

按钮栏’显示,以便用户快速调用。

6.[窗口功能区]:显示‘窗口功能按钮栏’中的某一个按钮的功能操作项。

二、数据输入

数据输入就是一个系统的基本的功能之一,宝迪系统可以设置个性化的输入方式。其操作参考“数据设计”。

1、操作步骤:

1) 在[档案类型区]用鼠标点击“资料室”前面的‘+’或者直接双击“资料室”,再点击“XX部”前面的‘+’或者直接双击“XX部”,再用鼠标单击“资料目录”;

2) 点击“编辑”主菜单的“输入数据”菜单项,弹出数据输入窗口;

3) 输入档案数据,输入内容:如“序号”、“日期”、“来文单位”、“工程名称”、“文件类型”、“文件编号”、“主体概要”、“收文单位”“经办人”、、、。

4) 单击工具栏中的“保存”按钮将数据存入系统;

2、电子文件管理

因为电子文件的文件格式与产生具有多样性,所以在电子文件管理方面,系统提供了两种管理方式,即通过[窗口功能按钮栏]的“图像”与“文件”;

[图像]支持*、jpg,*、jpeg,*、bmp,*、ico,*、emf,*、wmf,*、tif,图片格式,通过下面三种方

式将图片格式的档案入库;

√纸质档案,通过直接联机扫描仪,将其扫描成电子文件,并“压缩入库”;

√对于已有的电子文件,通过“拷贝”、“粘贴”功能,复制到系统中,再“压缩入库”;

√通过“打开文件”,直接从系统外引入图片文件,再“压缩入库”;

[文件]支持所有格式的电子文件,但就是没有直接连接扫描仪的功能;

√在系统中选中要引入的电子文件,按鼠标右键选复制功能,再通过［文件］中的“粘贴”功能,将电子文件复制到档案系统中,最后选择“存入当前记录”;

√通过“打开文件”,直接从系统外引入文件,“存入新增记录”;

说明:

1.输入内容可以根据用户的具体情况而定;

2.电子文件的录入可以在数据输入或数据修改两种状态下输入;

3.输入数据有两种输入方法,一种‘下拉式弹出菜单’,即用鼠标选中“资料目录”,再点鼠标右键,弹出下拉

式菜单,选中“数据输入”菜单项;另一种“快速引导法”,用鼠标点击［窗口功能按钮栏］中的“开始”

按钮,再依次双击“数据输入”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”

——“资料目录”,最后弹出输入窗口;

4.数据输入界面可以通过系统再设定,生成个性化的界面。

三、数据修改

宝迪系统有两种方法能满足用户修改数据的要求,分别就是在输入数据状态与数据修改状态下修改。

1、数据输入状态在输入数据时,如果发现文件输入有误,用鼠标点击工具栏“前一个记录”,“后一个记录”按钮来选择数据,修改后点击工具栏的“保存”按钮保存修改后的数据;

2、数据修改状态系统提供了专门的数据修改功能,必须将档案数据查出后才能修改;

3、操作步骤:

1) 在[ 档案类型区]选中“资料目录”,再用鼠标点击[主菜单栏]中的“编辑”菜单,再选择“修改数据”菜单项;

2)点击工具栏中的“查询记录”按钮,弹出“条件表达式”窗口,输入查询数据条件后点击该窗口的“查询按钮”;

3)选中要修改的文件,在点击工具栏中的“切换数据输入形式”按钮,开始修改数据,最后按工具栏中“保存”按钮;

说明:

1．修改数据还有两种输入方法,一种称之为‘下拉式弹出菜单’,即用鼠标选中“归档文件管理”,再点鼠标右键,弹出下拉式菜单,选择“数据修改”菜单项;另一种称之为“快速引导法”,用鼠标点击［[窗口功能按钮栏］中的“开始”按钮,再依次双击“数据修改”——“定制档案”——“房地产公司”——“资料室”——“XX部”——“资料目录”,最后弹出输入窗口;