公文处理与档案管理培训
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南京市青奥会工作领导小组办公室
与市有关部门商洽工作的函件 宁青奥办函〔 2011〕2 号
青奥办的批复 宁青奥办复〔 2011〕2号
10
June 5, 2020
2.3 部门行文
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（厅） 文件
青奥Biblioteka Baidu〔2011〕17号
签发人：部门领导
1、青奥组委各部门的请示、报告、决定、通知等
收、发的各类电报、传真、秘密文件。 青奥组委编印的大事记、简报等。 后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作规章制度等；车辆
安排、使用、调度方案；办公用品、设备的购置计划、请示、 批示及与有关单位签订的合同、协议等文件材料。
22
June 5, 2020
2.1 文书档案归档范围——国际联络部
接待国际奥委会、各国际单项体育组织成员形成的文件 材料；
关于╳╳╳╳的请示
中国奥委会： 经╳╳╳╳*……
╳╳╳╳*……。
╳╳╳╳*……
附： ╳╳╳╳
╳╳╳：
一、小标宋或黑体
（一）3号楷体 1. 3号仿宋
（1）
二
〇二〇一一年六月九日
二月十一日二
二〇一一年七月四日
7
2.1 组委会行文
June 5, 2020
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件
青奥组委〔2011〕7号
青奥组委向国际奥委会提交的工作报告； 以青奥组委名义向国内外媒体和社会各界发布的文稿； 青奥组委年度工作报告、工作要点、工作总结； 青奥组委重点工作计划； 编制《总体工作进度表》及基础计划； 有关青奥村的工作计划和实施方案； 项目管理和风险管理工作中产生的文件材料。
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会
1、函件 青奥组委函〔2011〕7号 2、批复 青奥组委复〔2011〕8号
9
June 5, 2020
2.2 青奥办行文
南京市青奥会工作领导小组办公室文件
宁青奥办发〔2011〕2号 给市委、市政府的请示、报告； 与市有关部门联合发文； 给市有关部门及各区县青奥办的通知、意见等； 其他需要发文的事项
14
档案管理
什么是档案 文书档案 数码照片档案 实物档案 重大活动档案的收集 文献资料
June 5, 2020
15
1. 什么是档案
档案是阶级社会的产 物。
如：商代的殷墟、汉 代的兰台、石渠阁、 唐宋的架阁库、明清 的黄册库、皇史宬等。
June 5, 2020
16
June 5, 2020
1. 什么是档案——定义
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形 成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各 种方式和载体的历史记录。
17
June 5, 2020
1. 什么是档案——档案的种类
18
June 5, 2020
1.什么是档案——档案工作的内容
19
June 5, 2020
2. 文书档案——归档范围
青奥组委向上级部门提交的工作报告；
青奥组委与中央、国家有关部委、各有关省市及有关单位商洽 工作的函件。
青奥组委党组会、全会、执委会、秘书长办公会、专题会及其 他重要会议的文件材料。
21
June 5, 2020
2.1 文书档案归档范围——办公厅
青奥组委领导同志在国内外重要活动中的讲话和陈述稿，开幕 词、闭幕词；
June 5, 2020
公文处理 与档案管理
1
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会
2
公文处理
文件的生命周期理论 发文处理 收文处理 概念区分
June 5, 2020
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June 5, 2020
1. 文件的生命周期
1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克斯最早 提出了“文件生命周期”概念。
4
2、两个以上部门联合发文
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（厅） 1、函件 青奥策函〔2011〕7号 2、批复 青奥宣复〔2011〕8号
11
3. 收文处理
June 5, 2020
12
June 5, 2020
3.1 文件办结
已经按照领导同志批示认真承办，履行了处理 程序并有结果；
上级机关公文，已经通过行文或其他方式贯彻 执行；
2. 发文处理
June 5, 2020
5
发文处理
拟稿纸 文头纸
June 5, 2020
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June 5, 2020
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文 件
青奥组委011〕7号
青奥组委函 ﹝2011﹞7号
青奥组委﹝2011﹞7号 签发人：╳╳
委〔2011〕7号
关于 ╳╳╳╳ 的函
要求组委会（或青奥办）答复问题的来文已经 作出明确答复；
应当阅知文件的人员都已签署意见或圈阅。
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4. 概念区分
“请示”与“报告” 。报告中不得夹带请示事 项。
“请示”与“函”（商请函、询答函、请批函、答
批函）
“南京市青奥办”与“南京青奥组委” “拟文”与“办文”、“传阅”
签发人：组委会领导
1、青奥组委的决定、意见、通知、通报；
2、青奥组委给国务院及其部门的报告、请示； 3、青奥组委与其它单位联合发文； 4、青奥组委各部门部级以下领导职务的任免； 5、以青奥组委名义批转组委会各部门的文件； 6、经委领导同意的其它文件。
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2.1 组委会行文
律文本。
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2.1文书档案归档范围——办公厅
上级机关制发的重要文件，包括党中央、国务院及中央、国家 有关部门对青奥组委请示事项的批复；上级领导有关青奥组委 工作的讲话、指示、批示、信函；党和国家领导人为青奥会所 作的题词、贺词、讲话和指示等。
以青奥组委名义制发的文件材料
1、工作计划、方案、总结、大事记、简报等。 2、制发的各种文件及领导批示。 3、工作中形成的部门职责、规章、守则等。 4、党支部活动形成的文件、总结、报告等。 5、重要会议记录、重要统计资料。 6、人民群众来信、来访及处理人民群众来信、来访形成的
电话记录、处理意见、报告等有关材料。 7、外出考察活动资料、考察报告。 8、与相关单位或国际奥委会等国际组织的往来信函、文件。 9、以青奥组委名义签署的各种合同、协议书、备忘录等法
与制证工作相关的报名表、证件格式及内容等文件材料； 青奥组委外事接待、出访工作计划、安排及相关文件材
料，包括请示、批件、登记表等；重要外事活动方案，外宾、
贵宾名单，邀请函，会谈纪要，备忘录等；大型宴会方案等。
外交部及我驻外使(领)馆和驻外机构发来的电报。
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June 5, 2020
2.1 文书档案归档范围——总体策划部
与市有关部门商洽工作的函件 宁青奥办函〔 2011〕2 号
青奥办的批复 宁青奥办复〔 2011〕2号
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June 5, 2020
2.3 部门行文
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（厅） 文件
青奥Biblioteka Baidu〔2011〕17号
签发人：部门领导
1、青奥组委各部门的请示、报告、决定、通知等
收、发的各类电报、传真、秘密文件。 青奥组委编印的大事记、简报等。 后勤工作形成的文件材料，包括：后勤工作规章制度等；车辆
安排、使用、调度方案；办公用品、设备的购置计划、请示、 批示及与有关单位签订的合同、协议等文件材料。
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June 5, 2020
2.1 文书档案归档范围——国际联络部
接待国际奥委会、各国际单项体育组织成员形成的文件 材料；
关于╳╳╳╳的请示
中国奥委会： 经╳╳╳╳*……
╳╳╳╳*……。
╳╳╳╳*……
附： ╳╳╳╳
╳╳╳：
一、小标宋或黑体
（一）3号楷体 1. 3号仿宋
（1）
二
〇二〇一一年六月九日
二月十一日二
二〇一一年七月四日
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2.1 组委会行文
June 5, 2020
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文件
青奥组委〔2011〕7号
青奥组委向国际奥委会提交的工作报告； 以青奥组委名义向国内外媒体和社会各界发布的文稿； 青奥组委年度工作报告、工作要点、工作总结； 青奥组委重点工作计划； 编制《总体工作进度表》及基础计划； 有关青奥村的工作计划和实施方案； 项目管理和风险管理工作中产生的文件材料。
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会
1、函件 青奥组委函〔2011〕7号 2、批复 青奥组委复〔2011〕8号
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2.2 青奥办行文
南京市青奥会工作领导小组办公室文件
宁青奥办发〔2011〕2号 给市委、市政府的请示、报告； 与市有关部门联合发文； 给市有关部门及各区县青奥办的通知、意见等； 其他需要发文的事项
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档案管理
什么是档案 文书档案 数码照片档案 实物档案 重大活动档案的收集 文献资料
June 5, 2020
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1. 什么是档案
档案是阶级社会的产 物。
如：商代的殷墟、汉 代的兰台、石渠阁、 唐宋的架阁库、明清 的黄册库、皇史宬等。
June 5, 2020
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June 5, 2020
1. 什么是档案——定义
档案是机关、组织和个人在社会活动中直接形 成的，保存备查的文字、图表、声像及其他各 种方式和载体的历史记录。
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June 5, 2020
1. 什么是档案——档案的种类
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June 5, 2020
1.什么是档案——档案工作的内容
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June 5, 2020
2. 文书档案——归档范围
青奥组委向上级部门提交的工作报告；
青奥组委与中央、国家有关部委、各有关省市及有关单位商洽 工作的函件。
青奥组委党组会、全会、执委会、秘书长办公会、专题会及其 他重要会议的文件材料。
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June 5, 2020
2.1 文书档案归档范围——办公厅
青奥组委领导同志在国内外重要活动中的讲话和陈述稿，开幕 词、闭幕词；
June 5, 2020
公文处理 与档案管理
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第二届青年奥林匹克运动会组织委员会
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公文处理
文件的生命周期理论 发文处理 收文处理 概念区分
June 5, 2020
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June 5, 2020
1. 文件的生命周期
1940年，美国档案学者菲利普•布鲁克斯最早 提出了“文件生命周期”概念。
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2、两个以上部门联合发文
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会××部（厅） 1、函件 青奥策函〔2011〕7号 2、批复 青奥宣复〔2011〕8号
11
3. 收文处理
June 5, 2020
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June 5, 2020
3.1 文件办结
已经按照领导同志批示认真承办，履行了处理 程序并有结果；
上级机关公文，已经通过行文或其他方式贯彻 执行；
2. 发文处理
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发文处理
拟稿纸 文头纸
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第二届青年奥林匹克运动会组织委员会
第二届青年奥林匹克运动会组织委员会文 件
青奥组委011〕7号
青奥组委函 ﹝2011﹞7号
青奥组委﹝2011﹞7号 签发人：╳╳
委〔2011〕7号
关于 ╳╳╳╳ 的函
要求组委会（或青奥办）答复问题的来文已经 作出明确答复；
应当阅知文件的人员都已签署意见或圈阅。
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June 5, 2020
4. 概念区分
“请示”与“报告” 。报告中不得夹带请示事 项。
“请示”与“函”（商请函、询答函、请批函、答
批函）
“南京市青奥办”与“南京青奥组委” “拟文”与“办文”、“传阅”
签发人：组委会领导
1、青奥组委的决定、意见、通知、通报；
2、青奥组委给国务院及其部门的报告、请示； 3、青奥组委与其它单位联合发文； 4、青奥组委各部门部级以下领导职务的任免； 5、以青奥组委名义批转组委会各部门的文件； 6、经委领导同意的其它文件。
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2.1 组委会行文
律文本。
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2.1文书档案归档范围——办公厅
上级机关制发的重要文件，包括党中央、国务院及中央、国家 有关部门对青奥组委请示事项的批复；上级领导有关青奥组委 工作的讲话、指示、批示、信函；党和国家领导人为青奥会所 作的题词、贺词、讲话和指示等。
以青奥组委名义制发的文件材料
1、工作计划、方案、总结、大事记、简报等。 2、制发的各种文件及领导批示。 3、工作中形成的部门职责、规章、守则等。 4、党支部活动形成的文件、总结、报告等。 5、重要会议记录、重要统计资料。 6、人民群众来信、来访及处理人民群众来信、来访形成的
电话记录、处理意见、报告等有关材料。 7、外出考察活动资料、考察报告。 8、与相关单位或国际奥委会等国际组织的往来信函、文件。 9、以青奥组委名义签署的各种合同、协议书、备忘录等法
与制证工作相关的报名表、证件格式及内容等文件材料； 青奥组委外事接待、出访工作计划、安排及相关文件材
料，包括请示、批件、登记表等；重要外事活动方案，外宾、
贵宾名单，邀请函，会谈纪要，备忘录等；大型宴会方案等。
外交部及我驻外使(领)馆和驻外机构发来的电报。
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June 5, 2020
2.1 文书档案归档范围——总体策划部