报表填写文件签名等基本知识

必须注意的----简单问题（与各位相关的）

一、文件的“制定人、审核人、批准人”

制定人--------审核人--------批准人

如1： 填表人：张三 审核：李四 批准：王五

如2： 制订：张三 审核：/ 批准：李四

如3： 制订：张三 审核：李四 批准：李四

二、文件的“制定日期、审批日期、发放日期、生效日期”

正确的顺序： 制定日期----＞ 审批日期----＞ 发放日期----＞ 生效日期

叙述：

“制定日期”“审批日期”：审批日期一定是在制定日期之后或是相同于制定日期。

“发放日期”“生效日期”：当文件发放到了使用者手里，此文件才算生效；故生效日期一定是在发放

日期之后或是相同于发放日期。

三、现场报表正确的填写方法。

例如：空白的地方 “划斜线”或直接写“以下空白”；报表和文件的签名一般是两个人或两个人以上，目

的是监督或审核作用。

四、为什么旧版（失效）文件一定要回收？

答：防止误用。

五、某一过程或某一活动所采用的PDCA 循环方法

P ——策划： 1） 成功的方法，识别和确定为实现目标所需的过程和活动及其中的关键过程和活动，包括监视和测量过

程及其活动；

2）明确参与过程和活动的部门/人；

3）确定和提供资源，包括人力资源能力的要求，并加以管理；

4）确定参与部门/人的职责、权限；

D ——实施

顺序：编制或修订文件，进行文件培训；实施过程和开展活动；

C ——检查

从外供产品（服务）、实施过程和开展活动中间到最终输出结果，按策划的安排进行审核、验证、确认、监视、检验和试验活动，并保存证据、记录和报告结果；

A ——处置

应用统计技术，分析、处置监视和测量的数据、信息或结果，肯定业绩，找出问题或不合格，对其进行原因分析，研究需采取的纠正措施和/或预防措施，和其它的改进措施，并提交管理评审，作出改进决策。如此，螺旋式循环，使系统持续改进。

六、产品标识的重要性

产品标识的适宜性和可操作性：需要进行标识的产品既包括原材料、元器件、部件、组件、在制品、

半成品、成品等的特征，还包括上述产品的质量状态。因此，产品标识必须考虑其适宜性和可操作性，对不同的产品应采用相应的标识方法。如印章、代码、悬挂标志、符号、不同特征的容器、不同标志的区域等。

七、怎样做标识才具备可追溯性？

在有可追溯性要求的场合，应控制并记录产品的唯一性标识；

例1：某产品由100个零件构成，这100个零件由不同的供应商以不同的进货批次供应，都要用唯一性

标识，以便可追溯。

八、我司各级文件的逻辑性

D —实施

C 检查

处置

P —

策划

1、手册（一级文件）是证明或描述体系的主要文件，是实施和保持体系应长期遵循的文件；

手册至少应包含公司方针和对所采用的体系标准的全部适用要素的描述；

手册可以是：

◎体系程序文件的直接汇编；

◎一组或一部分体系程序文件；

◎针对特定设施、职能、过程或合同要求所选择的一系列程序件；

◎多份文件或多层次的文件；

◎可独立应用的或是其他形式的文件；

◎基于公司所需其他多种可能的派生文件。

2、程序文件（二级文件）是体系程序文件

◎体系程序文件对影响（质量或环境）活动做出规定；

◎是手册的支持性文件；

◎应包含体系中采用的全部要素的要求和规定；

◎每一体系程序文件应针对体系中一个逻辑上独立的活动。

程序文件的作用：

◎使（质量或环境）活动受控

◎对影响（质量或环境）的各项活动作出规定；

◎规定各项活动的方法和评定的准则，使各项活动处于受控状态。

◎阐明与（质量或环境）活动有关人员的责任：职责、权限、相互关系。

◎作为执行、验证和评审（质量或环境）活动的依据

◎程序的规定在实际活动中执行；

◎依据程序审核实际运作是否符合要求。

3、作业指导书（三级文件）是指为保证过程的（质量或环境）而制订的程序。

◎“过程”可理解为一组相关的具体作业活动（如抹灰、砌砖、插件、调试、装配、完成某

项培训）。

◎作业指导书也是一种程序，只不过其针对的对象是具体的作业活动，而程序文件描述的对象是某项系统性的（质量或环境）活动。

◎作业指导书有时也称为工作指导令或操作规范、操作规程、工作指引等。

作业指导书的作用：

◎是指导保证过程质量的最基础的文件和为开展纯技术性质量活动提供指导。

◎是体系程序文件的支持性文件。

4、记录（四级文件）是为已完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。

◎记录为证明满足质量或环境要求的程度或为质量或环境管理体系的要素运行的有效性提供客观证据。

◎记录的某些目的是证实、可追溯性预防措施和纠正措施。

◎记录可以是书面的，也可以是贮存在任何媒体上。

概念：

◎记录是质量或环境管理体系文件的一组成部分，任何质量或环境活动均会产生记录，因此记录的确立、编制和管理对质量或环境管理体系的运行会产生重大影响。

每级每份文件都有唯一的编号，便于识别文件并对其进行控制；

5、其它需知：

外来文件的含义，如BOM

外来文件转化、受控文件的含义、印章的使用