档案信息资源利用服务发展现状与对策

档案信息资源利用服务发展现状与对策

发表时间：2016-05-20T14:25:10.320Z 来源：《基层建设》2016年1期作者：李姗姗[导读] 161435七星泡农场社保局在现代信息化快速发展的背景下，档案信息资源利用服务无论在内容上还是形式上都面临着前所未有的机遇和挑战。161435七星泡农场社保局摘要：在现代信息化快速发展的背景下，档案信息资源利用服务无论在内容上还是形式上都面临着前所未有的机遇和挑战。

关键词：档案;信息资源;发展;对策一、档案信息资源利用服务发展现状 1运作机制不够健全档案信息资源利用服务机制是档案信息资源与社会需求、社会发展有机结合的桥梁和纽带。健全的运作机制能够提高利用服务的水平，取得更好的社会效益。然而从我国目前的情况来看，利用服务的运作机制还存在着很多可以优化的空间，主要体现在服务人员和利用者之间没有建立良好的档案信息资源需求预测和利用情况反馈机制，缺乏双向交流；在机构内部和机构与机构之间没有建立有效的竞争机制，不利于调动服务人员的积极性和创造性。 2法规制度不够完善在社会快速发展的背景下，档案信息资源利用服务无论在形式上还是内容上都发生了巨大的变化，现有的一些法规制度存在着不适应当前社会发展需求的因素，亟需得到完善和改进。3服务方式不够多元化随着社会信息化的发展，仅仅提供传统的阅览、借阅、复印等针对实体档案信息资源的服务方式已经不能适应社会发展的需求。在信息化已经成为一种基本生存方式的现代，服务方式要改变被动、单一的现状，主动提供方式更加多元化的档案信息资源利用服务。 4服务设施不够完善服务设施是档案信息资源利用服务的物质保障，主要包括两个方面的内容，一是虚拟设施，即档案信息网站和数据库的建设；二是实体设施，即在提供利用服务过程中的场所和所需要的一切硬件设施。由于传统档案工作的服务对象具有单一性的特点，主要为政府工作提供利用服务，因此档案部门提供的服务一般具有内向性，不利于档案信息资源走进公众。另外，目前我国已建设好的各级各类档案网站存在着可供获取的档案信息资源匮乏、各档案网站之间缺乏交流等问题，这些都有待进一步地优化。

二、档案信息资源利用服务优化 1明确档案部门提供利用服务的义务没有法律制度保障的权利是得不到有效维护的，要真正做好档案信息资源利用服务工作，需要从法律上明确档案部门提供利用服务的义务以及相应的奖惩制度，把提供利用服务作为档案部门的一项义务通过法规制度确定下来，并制定操作性强的奖惩规定，改变档案信息资源掌握在档案管理者手里的现状，切实保障公民利用档案的权利，使档案信息资源利用服务真正成为档案部门一项常规性的工作。 2扩大档案信息资源的开放范围目前《档案法》规定的30年封闭期，其实质是将开放档案信息资源的权利掌控在档案部门手里，不利于档案信息资源利用服务工作的开展。因此在法规制度的建设方面，应当参考《政府信息公开条例》“以开放为原则，不开放为例外”的立法精神，扩大档案信息资源的开放范围，凡涉及国家机密、商业机密、个人隐私等档案可以延期开放，除此以外的档案一律应该以开放为原则。同时适当缩小封闭期的年限，对于不涉及国家安全和利益、重大商业秘密、个人隐私及其他法律明确规定不予开放的档案以外，还可以实现档案“零期限”开放。

三、档案信息资源内容的优化 1加强档案信息资源深层次开发档案信息资源本身具有巨大的利用价值，但是它无法通过自身显示出来，必须通过利用者才能实现其潜在价值。因此档案部门应该加强对档案信息资源的深层次开发，进一步挖掘档案信息资源，即在提供一次文献的同时以利用者的需求为导向加强档案编研工作，通过对档案信息资源的整合与开发，丰富馆藏档案信息资源，为利用者提供更加系统、全面和完善的档案信息资源。 2改善馆藏档案结构档案信息资源是利用服务的物质基础，要开展广泛的档案信息资源利用服务，必须要有内容丰富、结构合理的档案信息资源为基础。这就要求档案部门除了要丰富馆藏档案信息资源的数量以外，还要提高档案信息资源的质量，两者缺一不可。即要求档案部门既要注重文书档案，又要注重科技档案、专门档案等其他类别档案的收集；既要有反映机关单位日常工作的档案，也要有知名人物、重要企事业单位的档案；从载体上看，既要有纸质的档案，又要有音像、光盘、软盘以及实物性档案材料，尤其是具有地方特色、民族特色的档案信息资源④。

3实体信息资源与虚拟信息资源相结合计算机技术和网络技术的发展和广泛应用，使档案工作的客观物质基础发生了重大的改变，其中档案信息载体的变化就是一个突出的特征。目前大量的档案信息资源通过网络技术以虚拟信息的形态出现在人们的面前。单纯对实体档案进行管理已经无法适应当代网络化技术的发展，因此在档案信息资源优化的过程中，档案部门要重视对虚拟档案信息的捕获、收集、鉴定、整理等一系列管理工作，促进实体档案信息资源与虚拟档案信息资源相结合，充分利用信息技术和网络技术，拓展档案信息资源利用服务的方式。

四、服务设施的优化 1创建便利休闲的利用服务环境利用者的服务体验直接影响着档案信息资源利用服务工作的开展，因此从利用者的角度出发，创建便利休闲的利用环境，来提高利用服务环境的友好度，从而增加利用者的再次利用率。在具体的操作中，要求服务利用工作从面向政府部门转变为面向公众，档案部门做到尽量简化进馆程序。

2加速档案信息网络环境建设

网络技术的出现和发展除了给档案部门的工作带来机遇外，也带来了一系列挑战。要顺应时代发展，档案部门应重视网络技术的应用，通过加强档案信息资源数据库的建设，形成内容完整、类型多样并具有一定特色的数据库系统，同时，加快档案信息网站建设，提升技术水平，丰富形式内容，提高档案信息资源整合和共享的能力，促使档案信息网络能真正服务于档案信息资源利用服务工作。

五、总结

档案信息资源利用服务工作目前在我国已经取得了一定的成绩，但是总的来说，还是存在与社会发展不同步的问题，如服务对象、服务人员、服务方式、服务设施、服务基础和法规制度方面都有进一步优化的空间。

参考文献：

[1]李学林.吴蓓蓓.浅谈档案利用服务工作的创新问题

[2]侯海玉.信息化背景下档案信息服务模式研究