有效会议的主持技巧与成功要素
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该会议是否真正值得召开 可否用传阅文件或张贴布告的形式 议题是否适于召开会议 议题是否经过充分的考虑
会前准备
万无一失的会前准备
❖ 内容准备----组织者
What：会议的主题、流程、目标 Who：参加者、应准备的资料 When：开会时间 Where：开会地点
会议内容tool kit
万无一失的会前准备
会议高手
会议高手
Βιβλιοθήκη Baidu
主持者的五大失误：
影片总结
1、主持会议没充分准备 2、没有将自己的意图告知与会者 3、议程的疏忽及错误的分配时间 4、 没有充分控制讨论 5、没有总结和记录
会议主持技巧-----必备五阶段
第一阶段：计划 会议的目标要明确、清楚地列出各项目
第二阶段：通知 让与会者知道讨论的要点，为什么要讨论及希望得到的结果 事前要清楚有关的资料及须出席会议的人员
第三阶段：准备 排列好项目的次序，根据项目的重要性而分配每个项目所需 的时间
会议主持技巧-----必备五阶段
第四阶段：组织与控制 先分析证据然后发表要点。决定行动前防止与会者反反复 复没了结地进行讨论。
第五阶段：总结及记录 总结及立即将所决定记录下来，包括各项目负责人的名称。
几个问题
您是否组织或参加过无效的会议？ 无效的会议是谁的错？ 有效会议的益处？
❖ 导向总结
有效会议的主持技巧
意见/信息比较、归类、归纳说明 意见分析、评估：
找出关键问题 找出解决方案的关键考量因素 评估各意见/方案 找出最佳意见/方案
会议成员
会议成员的角色与控制
秘书：行政事项、会议记录 积极参与者：赞美、肯定 漠不关心者：鼓励参与，强调其重要性和配合事项 消极对抗者：注意并让其发言，赞赏并重视其意见
Agenda
➢ 有效会议的成功要素 ➢ 万无一失的会前准备 ➢ 有效会议的主持技巧 ➢ 会议成员的角色与控制 ➢ 会后的追踪与执行
有效会议
有效会议的成功因素
• 万无一失的会前准备
• 会议主席高超的主持技巧 • 有效的提问和讨论 • 与会者的相关度和参与度 • 会后的追踪与有效执行
会议的必要性----是不是解决问题的最佳方式
会议方案执行
会后的追踪与执行
❖总结、强调最终方案
制定Action Plan:
Xxx会议Action Plan
Agenda item
Action Describe
1
2
3
Person Date
会后的追踪与执行
❖ 提供执行过程中的咨询者 ❖ 下次开会/追踪时间 ❖ 整理并发会议记录
相关的人员及其主管
会议记录：
主持技巧 有效会议的主持技巧
主席的角色与权责
总控者：目标、流程、时间、突发状况 创造者：气氛、注意力 引导者：讨论、思考 归纳者：意见、结论、确认追踪
主持技巧 有效会议的主持技巧
❖ 导入议题
创造轻松气氛（warm up) 说明会议流程 介绍议题
说明与问题有关的背景资料 确保每位与会者了解 说明与会者的相关度和配合事项
Key issues
Aims
Qualit Outpu Time
y
t
Cost
Achievemen t
Action Plan
❖ 行政准备----组织者/助理
万无一失的会前准备
会议通知(记得cc给助理和老板)-----4W 会议准备清单---meeting check list
会议室：位置、面积、灯光、桌椅布置 设备：白板、白板笔、投影机、NB、激光笔、麦克、Video等 资料准备：分发的资料、会议记录纸、笔、备用纸、签到单 其他事项：分组（名牌）、零食准备等 最后确认----电话通知、设备测试
会议名称： 参加人员：
项目
提案或问题陈述
会后的追踪与执行
开会日期：
时间： 到
地点：
主席： 分析决议及改进行动
记录： 负责人 完成日期 备注
有效会议的主持技巧
❖ 组织讨论
抛砖引玉：诱导出与主题有关的个人资料和信息 有效提问：鼓励参与，引导与会者打开思路
开放式问题 封闭式问题 半开放式问题
有效会议的主持技巧
❖ 组织讨论
讨论过程：
时刻以主题为中心 鼓励参与/倾听/不打击/重述意见 有效处理冲突意见 有效处理离题的讨论 时间控制 做及时记录：有效利用白板、图表 适当衔接总结 有效处理与会者的提问
会前准备
万无一失的会前准备
❖ 内容准备----组织者
What：会议的主题、流程、目标 Who：参加者、应准备的资料 When：开会时间 Where：开会地点
会议内容tool kit
万无一失的会前准备
会议高手
会议高手
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主持者的五大失误：
影片总结
1、主持会议没充分准备 2、没有将自己的意图告知与会者 3、议程的疏忽及错误的分配时间 4、 没有充分控制讨论 5、没有总结和记录
会议主持技巧-----必备五阶段
第一阶段：计划 会议的目标要明确、清楚地列出各项目
第二阶段：通知 让与会者知道讨论的要点，为什么要讨论及希望得到的结果 事前要清楚有关的资料及须出席会议的人员
第三阶段：准备 排列好项目的次序，根据项目的重要性而分配每个项目所需 的时间
会议主持技巧-----必备五阶段
第四阶段：组织与控制 先分析证据然后发表要点。决定行动前防止与会者反反复 复没了结地进行讨论。
第五阶段：总结及记录 总结及立即将所决定记录下来，包括各项目负责人的名称。
几个问题
您是否组织或参加过无效的会议？ 无效的会议是谁的错？ 有效会议的益处？
❖ 导向总结
有效会议的主持技巧
意见/信息比较、归类、归纳说明 意见分析、评估：
找出关键问题 找出解决方案的关键考量因素 评估各意见/方案 找出最佳意见/方案
会议成员
会议成员的角色与控制
秘书：行政事项、会议记录 积极参与者：赞美、肯定 漠不关心者：鼓励参与，强调其重要性和配合事项 消极对抗者：注意并让其发言，赞赏并重视其意见
Agenda
➢ 有效会议的成功要素 ➢ 万无一失的会前准备 ➢ 有效会议的主持技巧 ➢ 会议成员的角色与控制 ➢ 会后的追踪与执行
有效会议
有效会议的成功因素
• 万无一失的会前准备
• 会议主席高超的主持技巧 • 有效的提问和讨论 • 与会者的相关度和参与度 • 会后的追踪与有效执行
会议的必要性----是不是解决问题的最佳方式
会议方案执行
会后的追踪与执行
❖总结、强调最终方案
制定Action Plan:
Xxx会议Action Plan
Agenda item
Action Describe
1
2
3
Person Date
会后的追踪与执行
❖ 提供执行过程中的咨询者 ❖ 下次开会/追踪时间 ❖ 整理并发会议记录
相关的人员及其主管
会议记录：
主持技巧 有效会议的主持技巧
主席的角色与权责
总控者：目标、流程、时间、突发状况 创造者：气氛、注意力 引导者：讨论、思考 归纳者：意见、结论、确认追踪
主持技巧 有效会议的主持技巧
❖ 导入议题
创造轻松气氛（warm up) 说明会议流程 介绍议题
说明与问题有关的背景资料 确保每位与会者了解 说明与会者的相关度和配合事项
Key issues
Aims
Qualit Outpu Time
y
t
Cost
Achievemen t
Action Plan
❖ 行政准备----组织者/助理
万无一失的会前准备
会议通知(记得cc给助理和老板)-----4W 会议准备清单---meeting check list
会议室：位置、面积、灯光、桌椅布置 设备：白板、白板笔、投影机、NB、激光笔、麦克、Video等 资料准备：分发的资料、会议记录纸、笔、备用纸、签到单 其他事项：分组（名牌）、零食准备等 最后确认----电话通知、设备测试
会议名称： 参加人员：
项目
提案或问题陈述
会后的追踪与执行
开会日期：
时间： 到
地点：
主席： 分析决议及改进行动
记录： 负责人 完成日期 备注
有效会议的主持技巧
❖ 组织讨论
抛砖引玉：诱导出与主题有关的个人资料和信息 有效提问：鼓励参与，引导与会者打开思路
开放式问题 封闭式问题 半开放式问题
有效会议的主持技巧
❖ 组织讨论
讨论过程：
时刻以主题为中心 鼓励参与/倾听/不打击/重述意见 有效处理冲突意见 有效处理离题的讨论 时间控制 做及时记录：有效利用白板、图表 适当衔接总结 有效处理与会者的提问