会议管理规范 (附签到表)

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会议管理规范
开会的目的：
会议是人们为了解决某个共同的问题或出于不同的目的聚集在一起进行讨论、交流的活动。

可分为 讨论分歧，达成共识，知会事项，汇报工作，提出想法（即头脑风暴）；简单来说，开会就是一种达 到目的的沟通工具。

为提高开会效率，达成会议目的，特制定以下规范。

例如：可衡量：
a 、征取与会十个总监中的七个总监支持某方案。

b 、请与会的六个经理对某方案提出自己的意见。

c 、让某经理分配两个工程师参加项目工作。

不可衡量：
a 、了解预算的执行情况。

1.2 制定会议议程：组织者要准备会议议程，谁先发言，讲什么内容，议程要随会议邀请 发给参会者。

1.3 确定参会人员：a 、参会人员依会议目的且按 “确有必要”的原则而定。

b 、明确“必须”参会人员，即必须参会人员缺席将导致会议取消。

1.4 发会议邀请：要求参会者明确反馈是否参加，总监以上需电话沟通确认，总监以下推荐
电话沟通
重要会议应在会前一到两天再次电话确认。

要尽早发出会议邀请（建议提前一周），以便参会人 合理安排工作；如是多方电话会议或是 Webex 会议，应将进入 会议的相关信息随会议邀请发出。

七、会议记录人XXX
八、会议跟进人XXX
九、会议时间X月X日XX
十、会议地点XX
十一、多方电话会议/ Webex参与方式XX
1.5 做好会前沟通：可通过口头或书面方式告知参会者会议目的、议程等。

会议组织者要主动与参会者沟通、
参会者要主动了解会议相关内容，并事先做好准备。

1.6 会议室准备：提前预定会议室（特别是视频会议室），遇到会议室冲突需尽量协调，不能以无会议室为理由
改变或取消会议。

会议组织者应提前 20 分钟到会场，准备软硬件及会议室相关物品。

2、会中事项
2.1 有签到：建议重要会议要求参会者签到。

2.2 时间控制：每个议程必须控制时间，不能泛泛而谈，海阔天空；准时开始、准时结束。

2.3 有记录：事先指定会议记录人员，不建议主持人和记录人为同一人。

2.4 过程控制：严格按照会议议程进行。

2.5 明确会后需要跟进的内容：会中要明确会后跟进的内容，并指定具体人员限期完成，避免会后
互相推诿。

会议结束前应由会议主持人或会议记录人对全体人员宣读跟进事项，再次明确跟进人
和完成期限。

3、会后总结
3.1 发会议记录：由会议记录者整理，经会议主持者审核，在2 个工作日内发给所有参会者并抄送给相
关人员；如会议涉及外公司参会人员，应在发出会议记录前由经理审核确认。

3.2 跟进事项：会议组织者应主动了解跟进事项的进度，并及时做出调整 , 跟进事项的责任人应主动
汇报事项进展并控制风险。

3.3 会议组织者要定期对参会人员公布跟进事项的完成情况。

会议注意事项
1、所有参会人员严格按照会议通知时间准时到达会场，如临时有事不能到会的，应尽早向主持人请假，
无故迟到或缺席将影响个人的绩效。

2、如在会中有紧要事情处理，需要退出会议，需做简短说明，征得主持人同意后方可退出。

3、会议期间须将手机调成静音或振动。

4、会议组织者有责任向相关经理反映违反本规范的个人和行为。

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20XX年 XX月 XX日
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Meeting Checklist
注意事项：会议室尽量封闭，不要四周都是透明玻璃。

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类别: 培训□会议其它：
主题：
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