第七章 办公自动化系统

(三)物业管理信息系统的硬件和软件环境
1.硬件系统
硬件系统包括计算机主机及外部设备、数据通信及网络设备、 声音处理设备、图形图像处理设备、信息存储设备和其他设备。
2.软件系统
软件系统包括计算机操作系统软件和网络软件、文字处理软件、 电子表格软件、图形图像支持软件、电子邮件支持软件和其他应用 软件。
1.物习七管裂廷软件系耽的创无计目标
（1）覆盖集团化物业管理企业总部、区域公司、管理处三个 层次的企业管理职能和业务处理职能 （2）其功能模块按ISO 9000进行设计。 （3）数据容量和管理权限上支持物业公司规模的持续扩大。 （4）操作界面符合操作人员的使用习惯，界面美观大方，操 作简便实用。 （5）一体化应用，将企业管理功能、业务处理功能、信息门 户功能整合到一套系统中，并且数据共享。 （6）与市场上主流的财务软件、人力资源软件、OA软件、智 能化系统接口，并进行整合。 （7）可以多种方式与住户沟通，包括网站、手机短信、呼叫 中心等。 （8）采用成熟的开发技术和系统平台，能在广域网络上稳定 运行。 （9）符合《建筑及住宅社区物业管理数字化应用》国家标准。
4.物业管理软件系统的功能列表
（1）物业管理软件的功能列表(见表7-1)
5.领导综合查询子系统功能
领导综合查询子系统功能供公司领导随时查询各区域公司、 各管理处的各项业务的处理状况和所有管理处的综合统计数据， 包括集团报表、分公司报表、管理处报 表三层架构。集团总部可以查看所有分公司、管理处的所 有业务数据，各地分公司 只能查看下属管理处的所有业务数据，包括楼盘资料、客 户资料、楼盘人住率、楼盘空置率、客户服务分类统计、收费 率、安全情况、清洁绿化评估情况等。通过领导综合查询系统， 物业管理系统每个功能模块的各项业务数据都可以实现汇总统 计。 本子系统根据客户的具体需求量身定做，基于Web方式， 公司领导只要能够上网并有相应的权限，在任何地方都可以使 用该系统了解最新、最全面的物业信息。
二、物业管理信息系统
1.管理信息系统的基本框架
管理信息系统(management information system，简称 MIS)，是由计算机技术、网络通信技术、信息处理技术、管理 科学以及人组成的一个综合系统。在这个系统中，计算机网络 成为整个系统结构的主体和系统运行的基础。管理信息系统的 基本框架如图7-3所示。
2.办公自动化系统中的信息处理
办公自动化系统的信息处理一般流程如图7-1所示
3.自动化系统功能
办公自动化系统大体上由五个部分组成:组织机构、办公空间、 办公人员、办公信息和知识、办公技术手段。 其中主要包括: （1）办公人员，包括办公负责人及一般工作人员; （2）办公过程中涉及的各种数据，包括数字型及非数字型的数 据; （3）办公活动的工作程序，也就是办公人员需遵守的规则和办 公活动规范; （4）办公设备和技术手段，即以计算机为主的各种数据处理设 备。 可将办公自动化系统的功能归纳为如图7-2所示的功能树。
第七章 办公自动化系统
课程目标： 1.了解办公自动化系统的基本含义及发展情 况
2.熟悉办公自动化系统的基本结构组成及主 要技术
一、办公自动化系统
办公自动化系统(OAS是使办公业务借助各种办公设备， 并用这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息系 统。办公自动化系统的主要作用是使信息收集和资料处理机 械化、自动化，提高办公效率。办公自动化系统月民成办公 自动化系统主要由硬件、基本软件和专用处理系统组成。硬 件包括计算机、通信网络、终端设备(输人输出设备)和其他 各类专用设备。基本软件包括网络软件、系统软件、文件与 数据库系统，此外还应包括数据处理语言、智能软件等。专 用处理系统包括汉字信息处理、文字处理、表格处理、语音 处理、图形和图像处理、电子邮件、决策支持等各项专用系 统。
(一)物业管理法规管理信息系统 (三)工业物业管理信息系统 (四)商业物业管理信息系统 (五)特殊物业管理信息系统 (六)住宅小区管理信息系统 (七)物业公司管理信息系统 (八)高层写字楼管理信息系统
三、物业管理信息系统设计实例
1. 住宅小区管奥毛基本内容 (一)日常管理
1.房屋建筑主体管理 2.房屋住户管理 3.房屋设备、设施管理 4.绿化管理 5.环境卫生管理 6.治安管理 7.消防管理 8.车辆道路管理
2.物业管理软件系统坏了设计思想
1.一体化 2.从现代企业管理的角度出发进行设计 3.适应行业的发展基础和员工的素质状况 4.保证数据的安全可靠 5.技术领先 6.标准化 7.开放性、可扩展性和易维护性 8.整合性
3.物业管理软件系统的特点
1.整个集团实现网络化管理 2.多种数据部署方式 3.三大功能一体化 4.按照ISO 9000的规定流程进行作业 5.收费功能非常强大 6.引入了总台式服务模式 7.个性化的操作界面 8.住户沟通多媒体 9.支持手持PDA应用 10.灵活方便的信息查询功能 11.实现全面自定义功能 12.敏感数据修改的日志跟踪和分级的权限控制 13.形象丰富的决策分析 14.软件结构适用于不同的角色 15.易扩展、易升级 16.综合提醒
4.物业管理信息系统整体构架
物业管理信息系统研究的是物业管理信息活动的全过程。根 据物业管理活动所涉及的法规、内部组织管理、具体业务处理， 以及物业管理问题研究和探讨，将整个系统分成物业管理法规 管理、文献信息管理、物业公司管理、住宅小区管理、高层写 字楼管理、工业物业管理、特殊物业管理、商业物业管理这八 种管理信息系统。每种系统都包含许多内容，可对它们做进一 步的细分，如图7-5所示。
3.物业管理信息系统的含义和功能
(一)物业管理信息系统的含义
物业管理信息系统是一个由人、计算机软硬件、通信设备 等有机组成的能进行物业管理信息处理、维护和使用的完整 的系统。 物业管理信息系统能够实测出物业管理过程的运行状况， 处理日常事务，并利用各种数据预测将来，从全局出发辅助 物业管理单位进行决策，充分利用信息资源控制物业公司行 为，帮助物业管理公司高速实现其规划目标并提高管理效率 和管理质量。
2.管理信息系统开发的流程
信息系统的开发其实就是使用系统分析和系统设计方法的 过程。即系统的分析、系统的设计、系统的开发、系统的运行与 评价都要遵循系统化的流程，此基本流程分为五个阶段，如图74所示。
(二)物业管理信息系统的基本功能
物业信息管理系统应具备以下基本功能。
文字处理:完成各种文件、信函、单据等的起草、修改、编
(二)特约服务
1.常规性的公共服务 2.有针对性的专项服务
2.住宅小区管理信息系统结构
(一)住宅小区物业管理公司机构设置
住宅小区物业管理公司机构设置如图7Fra Baidu bibliotek6所示。
(二)住宅小区管理信息系统总体结构
将物业管理工作程序化、业务处理标准化，并将日常交流 使用的各种单据、报表、通知单等统一化，一些数据资料完善 化和代码化处理后，就形成了整个系统的总体功能结构图(见 图7-7) 。 住宅小区的管理信息系统应包含小区概貌、服务管理、资 源管理、事务管理、工程管理、环境管理、收费管理和系统维 护共八个子系统(如图7-8所示)。
1.办公自动化系统的硬件设备
在办公自动化系统中包括以下几类设备。
（1）计算机设备:包括各种规格、型号的计算机。 （2）文字处理设备:包括中英文打字机、文字处理机、复 印机、制版机、胶印机、电子和激光照排机等。 （3）语音处理设备:包括各种电话机、录音机、语音识别 与合成系统。 （4）图形图像处理设备:包括录像机、扫描仪、绘图仪、 传真机等。 （5）信息传输设备:包括传真机、电话通信系统、各种局 域网、远程网等。 （6）其他支持设备:包括缩微处理系统、电视与电话会议 系统、大屏幕投影设备等。
思考题
1.办公自动化系统的分类方法有哪些? 2.办公自动化系统由哪些部分组成? 3.什么是管理信息系统? 4.简述物业管理信息系统的含义和功能。 5.简述物业管理系统包含的基本(一级)功能模块。
1.小区概貌 2.服务管理 3.资源管理 4.事务管理 5.工程管理 6.环境管理 7.收费管理 8.系统维护
四、物业管理信息系统应用
目前，现代新型建筑的物业管理已经大量采用计 算机实施管理，也有很多物业管理软件系统可供各 个物业公司选择。下面以国内比较有名的某公司开 发的物业管理软件系统为例具体介绍物业管理软件 的设计思想、功能以及使用情况。


辑、排版、输出打印等功能。 数据处理:对物业管理事务中涉及的大量数据进行收集、整 理、录人、存储、输出传输等。 图形图像处理:对物业管理事务中的图形、图像进行输人加 工、传输、输出。 电子表格:具有对各种综合数据进行报表格式处理以及对各 种报表格式数据进行输人、加工及输出的功能。 文档管理:对各种文件档案资料进行修改、发布、存储等处 理。