软硬件采购管理制度

软硬件采购管理制度

总则

为规范IT软硬件采购流程，保障IT系统安全稳定运行，特制定本制度。

本制度中的采购是指以各种合同方式有偿取得信息技术产品、信息技术工程和服务，包括购买、租赁、委托、雇用、维修和维护等。

本制度中的IT设备是指网络设备、服务器、终端和外部设备等（以下简称“设备”），软件在本制度中指成熟软件产品。

本制度适用于中国铝业股份有限公司总部和各分子公司（含郑州研究院）（以下简称“公司”）。

采购分类

公司IT软硬件采购划分为集中采购和自行采购两类。其中，

集中采购包括：

一、软件（专用软件除外）采购；

二、小型机、网络设备、批量PC等采购；

三、总部统一安排的项目中的软硬件采购。

自行采购包括：

一、分子公司项目涉及的采购；

二、总部授权的采购；

三、不属于集中采购的其它采购。

采购申请、评估与审批

集中采购由公司总部信息部负责，具体流程参见《集中采购流程》（附件一）。自行采购由分子公司信息部负责，具体流程参见《自行采购流程》（附件二）。

采购申请由需求部门提出，提交给公司信息部进行采购前评估。

采购前评估包括以下三个方面：

一、信息部针对此次采购对当前基础架构的影响进行评估，其中包括技术层面、管理层面以及系统安全方面的评估；

二、信息部根据需求部门的业务需求，对申请采购软硬件的功能和性能进行评估。

三、信息部根据市场行情，对IT软硬件采购成本进行评估。

集中采购申请由信息部和财务部负责人审核后，交公司主管领导审批，参见公司总部《固定资产管理办法》。

经批准的采购需求由信息部签订合同进行采购，合同签订流程按照《公司合同管理办法》执行，需要进行招投标工作的参见《公司招投标管理办法》。未被批准的采购申请，在采购需求表上写明原因，并将其返回给需求部门。

采购过程中的第三方服务商资质认证、售后服务协议签订的详细过程参考《第三方服务商管理制度》。

到货验收

采购的IT软硬件到货后，必须经过验收，才能正式投入使用。

设备到货后，验收工作按照合同要求执行，信息部根据合同规定当场验货，有条件的须检查设备是否有损坏，备品、配件、资料、软件等是否齐全。软件到货后，验收方须检查软件介质是否有损坏，相关资料是否齐全等。

到货验收合格后，签收到货单，并复印存档；若不合格，则拒绝签收。

采购的设备和软件到货签收后，根据公司相关规定办理出入库手续。

文档管理

公司信息部须对采购的IT软硬件建立相关档案，格式参见《IT设备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。

公司信息部参照公司相关的固定资产管理办法，对采购的IT软硬件进行管理。

附则

本制度由公司总部信息部负责解释和修订。

本制度自发布之日起开始执行。

集中采购流程

集中采购流程描述如下：

一、公司总部信息部根据集中采购需求情况填写《采购需求表》（附件三）。

二、公司总部信息部针对采购需求，对现有的IT软硬件情况进行评估，填写《采购评估表》（附件三：附录）。

三、公司总部信息部负责人对采购需求以及评估情况进行审核，并在采购需求表上签字，然后交财务部负责人审核。

四、经过公司总部信息部负责人和财务部负责人审批的采购需求提交给公司主管领导进行审批。

五、经批准的采购需求交信息部签订合同进行采购，合同签订程序参见《公司合同管理办法》执行；采购过程中的第三方服务商资质认定、服务协议的签订参照《第三方服务商管理制度》。

六、 IT软硬件到货后，公司信息部进行到货验收并按公司的相关规定办理出入库手续，同时填写《IT设备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。

自行采购流程

自行采购流程描述如下：

一、需求部门提出采购需求申请，统一填写《采购需求表》（附件三），并由需求部门负责人审核签字并加盖部门公章后提交信息部。

二、信息部根据采购需求进行评估，其中包括对基础架构的影响评估、功能和技术指标评估、采购成本评估。信息部评估负责人须填写《采购评估表》并提交信息部负责人，信息部负责人对采购需求和评估情况进行审核，在采购需求表上签字并加盖部门公章，然后交财务部负责人审核，最后送公司主管领导审批。《采购评估表》作为《采购需求表》的附件。

三、信息部根据审批结果、《公司合同管理办法》、《公司招投标管理办法》等进行采购管理。

四、采购过程中服务商资质认定、服务协议的签订参照《第三方服务商管理制度》。

五、到货后，信息部组织到货验收，验收通过后将采购物品移交物资配送中心进行出入库管理。

六、信息部根据采购物品情况填写《IT设备档案》（附件四）或《软件档案》（附件五）。

七、采购的设备或软件投入使用后，信息部门记录设备领用情况。

采购需求表

采购需求表

编号：

附录：采购评估表

采购评估表

IT设备档案IT设备档案

软件档案软件档案