公文管理工作规范

1.0目的
为公文处理工作提供规范化的操作准则，提高公文处理的效率和公文质量。

2.0适用范围
适用于公司在日常工作过程中所形成的具有规范体式的公务文书(包括红头文件、传真电报)的行文、收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等过程的管理和控制。

3.0职责
3.1综合部是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作并负责指导各部门、中心、分
公司的公文处理工作。

3.2综合部文书人员负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

3.3各部门综合管理员、综合事务员负责本部门公文收发处理工作。

4.0工作规范
4.1公文种类
4.1.1通知：适用于批转各部门、中心、分公司的公文，转发主管单位和不相隶属单位的公
文、发布业务规章；传达要求公司各单位办理和需要了解的事项；任免和聘用员工。

4.1.2通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。

4.1.3报告：适用于向主管单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复主管单位的
询问。

4.1.4请示：适用于向主管单位请示指示、批准。

4.1.5批复：适用于答复公司各单位的请示事项。

4.1.6函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请示
批准等。

4.1.7会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4.2公文格式
4.2.1公文一般由发文机关、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、正文、主送单位、
印发机关和时间等部分组成。

A.发文机关应当标明全称或者规范化简称。

B.公文分为一般和秘密公文，其中秘密公文的秘密范围、密级和保密期限执行国家保
密部门的标准。

秘密公文应按密级标明“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，并
应标明份数、序号和去向。

秘密范围、密级和保密期限按国家保密工作部门规定执
行位置标印，序号标印在公文首页右上角。

C.紧急程度分为一般、急、和特急。

紧急公文应按紧急程度标明“特急”、“急”，标
印在公文首页右上角的密级下方位置。

D.发文字号，包括发文代号、年份、序号。

发文字号一般标印在发文机关名称以下，
横线之上的居中位置，其中年份用公元全称，并用方括号括入，年份及序号均使用阿拉伯数字。

公司和各部门的发文字号规定如下：
a.公司本部以“海南移动[****]*号”来命名；
b.公司机关部室、工会以“海南移动□□[****]*号”来命名，“□□”为部门简
称，“[****]为年份，“*”为文件序号。

c.除特别指定的中心外，公司各中心对外发文均需通过所属职能部门审批，因此
发文字号为所属职能部门发文字号。

d.各部门简称分别是“综合”、“财务”、“人资”、“战技”、“发展”、“市场”、“网
络”、“党群”、“工会”、“审监”（有关纪检方面的发文使用“纪检”）；各市县
分公司以“海南移动△△[××××]××号”来命名，“ΔΔ”指市县名，如
海口分公司的2003年第2号文的发文代号为“海南移动海口 [2003]2号”。

e.机关党委发文代号为：“海南移动机关党委[××××]××号”；党组发文代号
为“海南移动党组[××××]××号”；海南移动公司、工会联合发文代号“海
南移动联字[××××]××号”、工会发文代号“海南移动工会[××××]×
×号”。

E.公文标题，应当先写介词“关于”，再准确简要地概括公文的主要内容，最后准确
标明公文种类。

标题标印在横线下方居中位置。

F.公文应标明主送单位全称或规范化简称，按先大后小的顺序排列。

标印位置在正文
之上，靠左侧顶格排列。

G.正文是公文的主题部分，用来表达公文内容。

正文应标印在主送单位之下的位置，
每一段落的首行开始一律空两个汉字，回行时顶格排列。

H.公文标印字体字号的选用
文号使用三号仿宋-GB2312体；公文大标题使用小二号黑体；主送单位、正文、成文时间、抄送单位使用仿宋-GB2312体；秘密等级缓急时限或其它重点字使用三号或四号黑体字。

I.公文文字从左至右横写、横排；公文用纸一般为A4型(长297毫米，宽210毫米)，
左侧两钉装订。

4.2.2公文如有附件，应当在正文之下、成文时间之上标印附件名称；附近为两个以上的，
还应标明顺序号。

4.2.3纸质公文除公文纪要外，应当加盖公章。

印章要端正盖在成文的偏右位置，应使用
汉字完整标印年月日。

如正文结束后，成文时间需另加一页时，应在该页的左上方
标印“(此页无正文)”。

4.2.4公文如有抄送单位，应按照先大后小的原则，标印在成文时间之后，左起顶格排列。

4.3行文规则
4.3.1向信息产业部、中国移动通信集团公司及中国电信(香港)公司的请示、报告，向公
司内各单位下达的重要事项，统一以海南移动通信有限责任公司名义行文。

各市县
移动通信公司向地方政府相关主管部门请示、商洽工作可以本公司名义行文，但需
报备公司，重要事项先请示公司之后向地方行政行文。

4.3.2“请示”一般不得越级。

因特殊情况必须越级请示时，应当报送被越过的上级单位。

4.3.3“请示”和“报告”要分开。

“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如
需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。

除领导直接交办
的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

4.3.4“报告”中不得夹带请示事项。

4.4草拟公文基本要求：
4.4.1草拟公文在OA系统上完成；
4.4.2符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规；
4.4.3情况确定、观点明确，条理清楚，语句通顺，书写工整，标点准确，篇幅简短，文
字精炼；
4.4.4人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号日期写具体
年、月、日；
4.4.5公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为
“(1)”；
4.4.6必须使用国家法定计量单位；
4.4.7用词用字准确、规范；
4.5文件审批
4.5.1审批公文(含签报)应有明确的批示意见，表示“拟同意”、“同意”或其他具体意见。

对于一般报告性文件，圈阅表示“阅知”；对于有具体请示事项的公文，圈阅表示
“同意”。

审批文件应签全名并注明日期。

4.5.2报公司领导审批的公文(含签报)，按照公文的审批程序和公司领导分工负责的原则
办理。

涉及重大问题，送总经理签发。

4.5.3公司的公文(含文电、函)签发权限：海南移动通信有限责任公司董事会文件，由董
事长签发，各位董事签名；海南移动通信有限责任公司文件、海南移动通信有限责
任公司函，由总经理、副总经理签发；海南移动通信有限责任公司部门文件，由部
门领导签发。

4.5.4审核重点：
A.是否需要行文；
B.是否符合有关部门政策、法规和有关规定；
C.是否与有关部门协商；
D.文种使用是否正确，文字表达、公文格式、行文规则、办理程序等是否规范；
F. 主送、抄报(送)单位是否适当，单位名称、人名、地名、数字、引文是否准确，附
件是否遗漏。

4.5.5机关各部、中心、市县分公司、直属单位签报(含外事签报)，除特殊事项(如干部
任免问题)外，依据公司领导分工呈送；公司直属单位报公司审批的文件，按业务
性质对口联系，由相关部、中心提出意见后，报公司分管领导批示，没有对口联系
部、中心的由综合部分办；各市县分公司报公司审批的文件，均由综合部根据文件
内容，呈送公司领导批示或分送相关部、中心处理。

遇有重大问题，分管公司领导
签署意见后，送总经理批示。

4.5.6向中国移动通信集团公司和中国移动(香港)公司提出的请示、报告和建议，公司发
布的决定、行政规章、全面性工作部署，需同政府部门协商的重大事项送总经理签
发。

4.5.7文稿一经签发，即为定稿，未经签发人准许，不得擅自修改原意。

4.6公文管理
4.6.1各级领导参加会议带回的文件，应开列清单，及时交文秘部门登记处理。

4.6.2送领导传阅的公文，应及时送阅。

领导人阅批的公文退回后，文秘人员应即行清点
并查阅有无领导批示，以防遗失和误事。

4.6.3各种公文、资料要妥善保管，如发生丢失，应认真查找。

对丢失文件者要追究责任，
严肃处理。

工作人员调离机关时，必须清退其保留的全部公文。

4.6.4秘密公文的收发、登记、保管、应指定专人负责，并履行严格的管理制度，做好收
发、借阅的登记手续。

4.7公文的办理
4.7.1公文办理分为发文和收文。

公司发文指以海南移动通信有限责任公司名义对上级单
位的请示、报告，发往各相关单位的函电，对各市县移动通信公司下达的通知、通
报、批复等；公司收文指海南省委、省政府、中国移动通信集团公司、中国移动通
信有限公司、中国移动(香港)有限公司、各市县移动通信分公司、各相关单位主(报)
送、抄送(报)海南移动通信有限责任公司的文件(包括传真、电报)。

4.7.2发文办理一般包括拟稿、审核、签发、打印、校对、用印、登记、封发、归档、销
毁等程序。

收文一般包括传递、签收、登记、分发、批办、催发、查办、归档、销
毁等程序。

4.7.3公司内部发文以及对集团公司的发文，全部直接通过OA系统完成，；对其他单位的
发文，在不具备通过OA系统完成发送前，应以纸质文件方式发文。

4.7.4各中心对外发文（包括部门文、部门函）需通过所属职能部门审批并编号，而收文
则以部、中心为平级单位进行流转。

4.7.5凡上级部门发给公司的文件、电报、传真、简报、内参和其他材料或基层单位的请
示、报告，均由综合部保密员统一签收、开拆、启封、登记送综合部经理、副经理
或经理指定的秘书阅批。

4.7.6信息产业部、中国移动通信集团公司、中国移动(香港)公司下发的文电，政府的重
要文电，由综合部经理或副经理阅批，然后呈送公司分管领导阅示；需要公司办理
的一般业务文电，由综合部文秘人员分办。

涉及全局性或重大决策性事项，送总经
理阅示。

4.7.7一般文件传阅时限为48小时；重要文件传阅时限为24小时；急件传阅时限为4小
时。

承办文件按文件时限要求或公司综合部拟定时限为准。

4.7.8对不属于本单位职权范围或者不适宜本单位办理的公文，应当迅速退回保密室并说
明理由，不得延误、推诿。

4.7.9公司领导或有关人员传阅承办文件后，签写姓名、日期、时间并写明处理结果，各
单位按文件要求时限内办理完毕后由各部门综合管理员负责送交回保密室整理归档保存。

4.7.10保密员定期对收发的文件进行统计，集团公司公文系统的文档按提供的归档功能将
历史文档转移到其他备份数据库中，妥善保管历史文档。

4.8公文归档和销毁
4.8.1公文办理完后，承办人员应当根据《中华人民共和国档案法》和《档案管理工作规
范》等有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理好，送交文书人员归档。

电报随同文件一起归档。

4.8.2远程传输的公文应同寄发的正式公文一并归档；公文复印文件作为正式文件使用
时，应加盖复制单位的证明章，视同正式文件妥善保管。

4.8.3公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理归档，案卷标题应当准
确反映卷内公文的部门、作者、内容、文种和日期，要保证档案的齐全、完整，便于保管和利用。

当年文件归档时间为次年6月份前。

4.8.4联合办理的公文，原件由主办单位归档。

4.8.5没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。

销毁秘
密公文，应当进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。

销毁绝密公文，应有机要人员鉴销。

5.0相关文件和记录
5.1《中华人民共和国档案法》
5.2《档案管理工作规范》。