公文管理工作规范

1.0目的

为公文处理工作提供规范化的操作准则，提高公文处理的效率和公文质量。

2.0适用范围

适用于公司在日常工作过程中所形成的具有规范体式的公务文书(包括红头文件、传真电报)的行文、收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁等过程的管理和控制。

3.0职责

3.1综合部是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作并负责指导各部门、中心、分

公司的公文处理工作。

3.2综合部文书人员负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。

3.3各部门综合管理员、综合事务员负责本部门公文收发处理工作。

4.0工作规范

4.1公文种类

4.1.1通知：适用于批转各部门、中心、分公司的公文，转发主管单位和不相隶属单位的公

文、发布业务规章；传达要求公司各单位办理和需要了解的事项；任免和聘用员工。

4.1.2通报：适用于表彰先进、批评错误，传达重要精神或情况。

4.1.3报告：适用于向主管单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复主管单位的

询问。

4.1.4请示：适用于向主管单位请示指示、批准。

4.1.5批复：适用于答复公司各单位的请示事项。

4.1.6函：适用于不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请示

批准等。

4.1.7会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。

4.2公文格式

4.2.1公文一般由发文机关、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、正文、主送单位、

印发机关和时间等部分组成。

A.发文机关应当标明全称或者规范化简称。

B.公文分为一般和秘密公文，其中秘密公文的秘密范围、密级和保密期限执行国家保

密部门的标准。秘密公文应按密级标明“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限，并

应标明份数、序号和去向。秘密范围、密级和保密期限按国家保密工作部门规定执

行位置标印，序号标印在公文首页右上角。

C.紧急程度分为一般、急、和特急。紧急公文应按紧急程度标明“特急”、“急”，标

印在公文首页右上角的密级下方位置。

D.发文字号，包括发文代号、年份、序号。发文字号一般标印在发文机关名称以下，

横线之上的居中位置，其中年份用公元全称，并用方括号括入，年份及序号均使用阿拉伯数字。公司和各部门的发文字号规定如下：

a.公司本部以“海南移动[****]*号”来命名；

b.公司机关部室、工会以“海南移动□□[****]*号”来命名，“□□”为部门简

称，“[****]为年份，“*”为文件序号。

c.除特别指定的中心外，公司各中心对外发文均需通过所属职能部门审批，因此

发文字号为所属职能部门发文字号。

d.各部门简称分别是“综合”、“财务”、“人资”、“战技”、“发展”、“市场”、“网

络”、“党群”、“工会”、“审监”（有关纪检方面的发文使用“纪检”）；各市县

分公司以“海南移动△△[××××]××号”来命名，“ΔΔ”指市县名，如

海口分公司的2003年第2号文的发文代号为“海南移动海口 [2003]2号”。

e.机关党委发文代号为：“海南移动机关党委[××××]××号”；党组发文代号

为“海南移动党组[××××]××号”；海南移动公司、工会联合发文代号“海

南移动联字[××××]××号”、工会发文代号“海南移动工会[××××]×

×号”。

E.公文标题，应当先写介词“关于”，再准确简要地概括公文的主要内容，最后准确

标明公文种类。标题标印在横线下方居中位置。

F.公文应标明主送单位全称或规范化简称，按先大后小的顺序排列。标印位置在正文

之上，靠左侧顶格排列。

G.正文是公文的主题部分，用来表达公文内容。正文应标印在主送单位之下的位置，

每一段落的首行开始一律空两个汉字，回行时顶格排列。

H.公文标印字体字号的选用

文号使用三号仿宋-GB2312体；公文大标题使用小二号黑体；主送单位、正文、成文时间、抄送单位使用仿宋-GB2312体；秘密等级缓急时限或其它重点字使用三号或四号黑体字。

I.公文文字从左至右横写、横排；公文用纸一般为A4型(长297毫米，宽210毫米)，

左侧两钉装订。

4.2.2公文如有附件，应当在正文之下、成文时间之上标印附件名称；附近为两个以上的，

还应标明顺序号。

4.2.3纸质公文除公文纪要外，应当加盖公章。印章要端正盖在成文的偏右位置，应使用

汉字完整标印年月日。如正文结束后，成文时间需另加一页时，应在该页的左上方

标印“(此页无正文)”。

4.2.4公文如有抄送单位，应按照先大后小的原则，标印在成文时间之后，左起顶格排列。

4.3行文规则

4.3.1向信息产业部、中国移动通信集团公司及中国电信(香港)公司的请示、报告，向公

司内各单位下达的重要事项，统一以海南移动通信有限责任公司名义行文。各市县

移动通信公司向地方政府相关主管部门请示、商洽工作可以本公司名义行文，但需

报备公司，重要事项先请示公司之后向地方行政行文。

4.3.2“请示”一般不得越级。因特殊情况必须越级请示时，应当报送被越过的上级单位。

4.3.3“请示”和“报告”要分开。“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，如

需同时送其他单位，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。除领导直接交办

的事项外，“请示”不得直接送领导者个人。

4.3.4“报告”中不得夹带请示事项。

4.4草拟公文基本要求：

4.4.1草拟公文在OA系统上完成；

4.4.2符合国家的法律、法规和方针、政策及有关规；

4.4.3情况确定、观点明确，条理清楚，语句通顺，书写工整，标点准确，篇幅简短，文

字精炼；

4.4.4人名、地名、数字、引文准确，引用公文应当先引标题，后引发文字号日期写具体

年、月、日；

4.4.5公文结构层次序数，第一层为“一”，第二层为“(一)”，第三层为“1”，第四层为

“(1)”；

4.4.6必须使用国家法定计量单位；

4.4.7用词用字准确、规范；