文件格式补充说明

公文格式和其他问题的补充说明

前面咱们共同学习的是国家、省、市规定的公文格式，在我们日常应用中，还会遇到一些具体的问题，下面我就这些小问题，根据自己的归纳和理解和各位继续进行学习。

一、常用办公软件

目前党政企事业单位正在使用的比较普遍办公软件有两类，一是比较常用的微软的office，里边包括WORD,EXCEL,POW ERPOINT,OUTLOOK,ACCESS,VISIO,PROJECT,ONENOTE这几个功能软件。第二种是WPS，它是金山软件公司的一种办公软件，最初出现于1989年，主要包括WPS文字、WPS表格、WPS 演示三大功能软件。这两款软件相比较功能基本相同，只是WPS是国产软件，也是不收费的，而office是国外的收费软件，我们经常接触的是盗版。由于受版权问题的约束，市级以上党政单位和大型公司一般使用WPS的较多，有的则是两款软件一起在用。为了实现两款软件的自由切换，WPS对软件进行了修改，可以直接保存成office模式。我们一般办公只会用到WORD和EXCEL。

二、公文的一般常识

我们在具体工作中一般会用到两种类型的纸张，具体是A 4和B5，前面在《国家行政处理规范》里说到的是A4型公文的处理规范。下面，我们学习一下两种纸张文件的具体要求。

B5纸的一般规范：党务文件一般采用B5型纸打印，页面设置页边距一般为：上2.2-2.4（单位为厘米），下2.0-2.2，左2.6，右2.0-2.2，段落设置段前段后值都为“0行”，行距设置为“单倍行距”或者“固定值”一般应在26-30磅，具体根据文件页面情况决定。表册竖排的页面设置页边距一般为：上2.0，下2.0，左2.4，右2.0；表册横排的页面设置页边距一般为：上2.5，下2.0，左1.1-1.9，右1.1-1.9，表内字体一般为宋体。，

A4纸的一般规范：政务文件一般采用A4型纸打印，页面设置页边距一般为：上2.4（单位为厘米），下2.2，左2.8-3.0，右2.2-2.4，段落设置段前段后值都为“0行”，行距设置为“单倍行距”或者“固定值”一般应在28-30磅，具体根据文件页面情况决定。表册竖排的页面设置页边距一般为：上2.0，下2.0，左2.5-3.0，右2.0；表册横排的页面设置页边距一般为：上2.5，下2.0，左1.9，右1.9，左右边距最小一般不能小于1.0，表内字体一般为宋体。

表内项目太多时，可调整页面的缩放比例，但最小要能满足清晰打印的要求，一般没有标准要求。

注：文件格式注意

文件题目（方正小标宋,A4用2号，B5用小2）

主题词三字为黑体主题词内容为方正小标宋

抄送：平级单位（单位名称用仿宋）抄报：上级单位。

年月日后有4个字的位置

三、其他问题

随着科技日益发展，街道社区办公条件的逐步改善，在日常工作中，我们已经离不开电脑和办公软件。所以各位要加强学习，掌握软件操作知识和技巧，如果用得熟练，可以起到事半功倍的作用。

1、要养成良好的习惯，文件多了要归类存放，保存时要给文档修改文件名，在用时便于查找，也有利于其他人查找文件。

2、办事处发下去填的电子表册不能轻易修改格式、随意添加项目。如的确需要修改的，要协商后统一修改。

3、要定期给办公电脑查杀病毒、木马，确保自己的电脑安全，避免感染其他电脑。

4、要将各自文件定期打包备份到其他电脑，避免硬盘损坏造成文件彻底丢失。

5、文件标题要用“方正小标宋简体”字体，但大多电脑字库里默认的没有，下去后在办公室统一拷贝安装到字库里备用。

6、各社区统一领取便函后要由专人负责开具并收费，确保证明、介绍的准确可靠，谁出现的问题自己承担相应后果。

7、各社区要加强对印章的管理，平时除常规行文之外，对外盖章要严格审查，具体要注意：必须是崇信城市户口，必

须确保内容与实事相符，必须与国家法律、规定不相违背，必须是社区权限范围内的。

8、按时报送各种文件、报表。