办公设备管理规定

办公设备管理规定

华置湖南规字[2007]第005号

1 目的

为实现公司办公设备的及时保障，保证公司各部门（项目部）的必要办公条件，提高公司办公自动化水平，合理配置办公设备，保证办公效率，并有利于节约开支、减少浪费、管理成本，特制定本管理规定。

2 适用范围

适用于公司办公设备的购置、维护、维修、更新及处置。工程物资和专项物资由专业部门制订相关管理制度,不适用本制度。

3 管理职责

人事行政部是公司办公设备的主控管理部门，负责公司各种办公设备的采购、仓储、建账、调配、维修、报废、日常管理、更新，负责各类办公耗材的采购和发放，负责办理设备领用借用手续，负责指导、检查各部门员工办公设备的使用情况。

人事行政部应设专人（专职或兼职）负责上述工作，并对公司办公设备的正确使用、日常维护与保养负有直接责任。

公司各部门负责人对调拨给本部门使用和临时借用的办公设备负有管理责任，公司员工对调拨给本人使用或本人临时借用的办公设备负有保管责任。

4 办公设备分类

4.1电子办公设备

4.1.1公用电子办公设备（空调、程控交换机、复印机、打印机、传

真机、数码相机、碎纸机等）；

4.1.2专用电子办公设备（计算机、服务器、保险柜、专用仪器、工

具等）；

4.2 非电子办公设备（家具、家电、物料用品等）；

5 工作程序

5.1 采购

5.1.1 人事行政部根据公司整体需求或部门需求，有计划地进行统一

购置及配备，并根据各部门的人员变动情况和库存情况及时提

出采购计划及预算,经总经理审批后执行。

5.1.2 对因各部门自行使用需添加的办公设备,由各部门提出采购申

请,报部门经理、人事行政部经理及总经理审批后交人事行政

部采购。

5.2 入库、验收

5.2.1 采购回来的办公设备须办理入库与验收手续。采购经手人、设

备保管人及使用人根据采购计划核对设备的数量、品种、规格、

型号等，人事行政部应分别按固定资产或低易品（低值易耗品）

登记造册，并对属固定资产的办公设备制作固定资产卡片。

财务部根据会计核算原则入帐，电子办公设备应在外观允许的

范围内尽量贴示设备标签，注明编号、购买日期、使用部门等

基本情况。

5.3 领用

公司办公设备按部门和人员管理，公用办公设备由人事行政部或指定人员（专职或兼职）监督并管理，专用办公设备由部门

经理或实际使用人员领用，领用该设备的人员作为设备责任人

对所使用的设备负责；除特殊情况外，设备责任人在本部内发

生工作调动时，电子办公设备不进行重新调配，责任人领用办

公设备需填写《办公设备领用登记表》，写明详细配置，并签

字确认。如设备发生损坏或丢失，由设备责任人承担相应责任。

5.4 维护、维修

公司办公区域内使用的各类设备，由人事行政部负责联系定期

维护和维修事宜,使用者应做好日常维护，出现故障时不得擅自

处理。

5.5 盘点

人事行政部应对所有的办公设备登记造册, 建立公司办公设备

管理台帐，并于每年年底定期组织设备盘点工作,并与财务部、使用人三方核对，核查在册数据是否真实准确。

5.6 处置

经检查确认已无法使用的各类设备，可进行报废处理。由人事

行政部提出处置书面申请，列出明细清单，报上级主管领导审

批，处置结果由财务部备案。

6 办公设备的日常管理

6.1 空调

6.1.1空调的使用应本着节约能源、合理使用为原则。

6.1.2独立办公区室的空调器由使用人自行管理，外出办事时须关闭

空调。

6.1.3各会议的空调器由开会或使用的人员负责开放，会议结束时务

必及时关闭空调。

6.1.4前台文员在每天下班前需定期检查各区间的空调使用情况，有

人员在使用时需及时提醒，下班最后一个离开公司的人员也需对各场所的电器及空调使用情况进行检查。

6.2 传真机

6.2.1置于公司前台接待区，由前台负责监管。

6.2.2外来的传真件，由前台负责做《传真登记》，有指定收件人的

直接请收件人签收；没有收件人的，由前台交人事行政部负责人确定收件部门或人员，再通知签收并处理。

6.2.3员工发传真时，需做《传真登记》，填写传真号码、收件单位、

收件人、主要内容、页数等内容，并由部门负责人审批，发送传真需使用公司统一的传真封面。

6.2.4员工不得利用公司传真机收发私人文件，违反此规定者，一次

罚款20元；若实有需求可向人事行政部和部门经理提出个人申请,并获批准后方可发送。如发送传真页数或次数较多，公司会参考市场价收取相应的费用，收取费用进入员工活动经费。

6.3 打印机

6.3.1各部门专用打印机置于各部门办公区域使用。

6.3.2打印纸的存放应分为新纸和已用纸两类，除对外正式文件外，

公司内部文件的纸张一律采用双面使用，原则上打印非正式文

件先用已单面使用的旧纸。

6.3.3员工不得利用公司打印机打印私人文件，违反此规定者一次罚

款20元；若实有需求可向人事行政部和部门经理提出个人申请，并获批准后方可打印。如打印页数或次数较多，公司会参考市

场价收取相应的费用，收取费用进入员工活动经费。

6.4 复印机

6.4.1 复印纸的存放应分为新纸和已用纸两类，除对外正式文件外，

公司内部文件使用双面复印（或废纸再次利用）。

6.4.2员工不得利用公司复印机复印私人文件，违反此规定者一次罚

款20元；若实有需求可向人事行政部提出个人申请，并获批准

后方可复印。如发送复印页数或次数较多，公司会参考市场价

收取相应的费用，收取费用进入员工活动经费。

6.5 计算机

6.5.1硬件管理

a)公司个人电脑的资产管理由人事行政部负责安排，所有电脑

软硬件的采购及使用需经公司人事行政部的审核，由人事行政

部联系特约维修单位负责日常维护及修理。

b)为便于对公司固定资产的管理, 公司员工在电脑分配上需服

从人事行政部分配，在整机或配件需要更换时需向人事行政部

提交申请，变更电脑配置。