学校人事档案管理制度

干部人事档案管理工作制度

一、干部人事档案材料收集制度

1、干部人事档案材料形成部门,必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料,在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续,任何组织与个人不得以任何理由积压归档材料。

2、干部人事档案管理部门应当建立联系制度,及时掌握形成干部人事档案材料的信息,主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人与其她有关方面收集干部人事档案材料。

二、干部人事档案材料鉴别、归档制度

1、干部人事档案材料的鉴别归档工作,必须根据有关法律、法规与文件精神,具体问题具体分析,根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值,严肃认真地进行。

2、对干部人事档案材料在归档前必须经过认真审查、鉴别,必须判定材料就是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容,符合要求的才能归档。不准将规定归档范围之外的材料擅自归档,不准将虚假材料与不符合归档要求的材料归入档案。对符合归档要求的材料要进行登记,在接收之日起一个月内放入干部本人档案,一年内整理归档。

3、干部人事档案材料的载体使用国际标准A4型(长297毫米,宽210毫米)或16开型(长260毫米,宽184毫米)的公文用纸,材料左边应当留有20～25毫米装订

边,字迹材料应当符合档案保护要求,不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水与复写纸书写,不得用计算机打印签名。

4、归档材料必须就是办理完毕的正式材料,必须齐全完整、内容真实、文字清楚、对象明确、填写规范、手续完备,要有形成材料的日期,需经组织审查盖章或本人签字的,盖章签字后方能归入档案。残缺不全、头尾不清、不符合归档要求、不属于归档范围的材料不能归入档案。

5、归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的,必须注明复制单位、复制日期,并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织人事部门公章。

6、从干部人事档案中撤出材料,必须由专人把关。对比较重要材料的取舍,应请示主管领导。

7、鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其她重要问题,需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料,不能归入干部档案,应交有关组织处理。

8、鉴别时,如发现档案中缺少有关材料应当进行登记并及时收集补充,对不属于归档的材料要及时退回材料形成部门。

9、经鉴别需销毁的干部人事档案材料应进行登记,履行批准手续后方可销毁。未经鉴别批准,任何人都不得擅自销毁干部人事档案材料。

三、干部档案整理制度

1、整理干部档案要严格按照《干部档案工作条例》与《干部档案整理工作细则》的有关规定进行,要做到真实、完整、规范。

2、干部档案管理部门要配备齐全相关设备(切纸刀、打孔机、胶水等),使用标准的档案卷夹、类号等文具用品,确保档案整理工作质量。

3、严格执行分类、编排、修整、打印、装订的档案整理程序,做到认真鉴别、分类准确;编排有序,层次清楚;技术科学,修补完整;目录清楚,打印工整;两边对齐,装订美观。

4、干部档案整理人员应认真、仔细,不得折皱或损坏档案材料。对不符合标准用纸的档案材料,要进行裱糊或折叠、剪裁等技术加工。

5、干部档案整理人员不得涂改、抽取或伪造档案材料,不得擅自处理或销毁档案材料。

四、干部人事档案查(借)阅制度

1、查(借)阅档案时,档案工作人员应根据规定,确定就是否提供或就是确定提供材料的范围,凡与查阅内容无关的材料,不得翻阅,并对提供查阅的档案进行登记。

2、查阅干部档案时,不得喝水、吸烟、吃零食等,应保持档案整洁。不准拆散档案,严禁在档案材料上涂改、圈划、批注、污损或抽取、增添、撤换档案材料。查阅人员未经许可,不得擅自摘录或复制档案内容。严格遵守保密制度,不得泄露与擅自向外公布档案内容。

3、除组织人事部门因工作需要外,任何人不得查阅与借用上级与同级干部的档案,任何人不得查阅与借用本人及其直系亲属的档案。

4、档案一般不外借,特殊情况须借用时,要说明理由,经档案管理部门领导批准,严格履行借阅手续,方可借出,本地区单位必须在借出之日起五个工作日内归还,外

地区单位必须在借出之日起十个工作日内归还,并且不准擅自复制、抄录、抽撤及转借档案材料或交干部本人与无关人员翻阅,不准携带档案材料进入公共场所参观、游览、探亲访友。

五、干部人事档案转递制度

1、干部人事档案应随着干部管理权限的变化及时转递。干部人事档案管理部门在接到干部任免、调动或管理权限变动通知后,应在三十天内将调出的干部档案转给新的干部人事档案主管部门。

2、转出的档案必须完整齐全,并按规定进行认真的检查、整理装订,材料必须齐全,不得扣留材料或将材料分批转出。

3、转递干部人事档案必须按规定填写《干部档案材料转递单》,并详细登记转递情况,严格密封,干部档案应通过机要交通转递或派专人送取,严禁将干部人事档案交干部本人自带或邮寄。凡转出的干部档案,要注销档案名册,注明转出去向。

4、接收干部档案的单位,经检查核对无误后,应在回执上签名盖章,并立即将回执退回转出单位。对个人自带的档案,档案部门有权拒绝接收。

5、对转出的干部档案,逾期一个月未收到回执的,要及时发函、发传真或打电话询问,以防丢失。

6、接收干部档案时,瞧就是否属于本部门管理范围;瞧单位、姓名、职务就是否相符;瞧档案内容就是否与档案转递单开列的材料项目相符;瞧有无不需归档的材料;瞧档案材料就是否完整齐全,整理装订就是否符合要求。

六、干部人事档案检查核对统计制度

1、在干部档案的接收、转递、借用及日常工作中,必须检查核对档案,干部名册应与档案相符,干部档案目录应与干部档案材料相符。

2、接待查(借)阅档案时,档案的取出与收回要清点材料,以防丢失。

3、每年检查一次借出档案材料的归还情况,逾期未还者,要及时催回入库。

4、每年按干部名册核对一次干部档案名单,管人与管档相一致,杜绝有人无档或有档无人的现象。

七、干部档案保管与安全保密制度

1、要专设干部人事档案库房,配置铁质档案柜。库房面积每千卷需20～25平方米。库房设施要达到防火、防盗、防虫鼠、防潮、防光、防高温、防尘、防有害生物等“八防”要求。

2、要保持库房的清洁与库内适宜的温湿度,要求温度控制在14℃～24℃,相对湿度满足45％～65％之间,库房内不得存放除档案以外的物品,严禁在库房内吸烟,下班前档案要入档案柜,关好门窗,切断电源。

3、档案实行专人保管,非档案工作人员不得随意进入库房,不得代管库房钥匙,严禁任何个人私自保存她人的档案。

4、干部档案工作人员要严格遵守保密制度,不得向无关人员谈论档案内容,不准用电话提供干部的全面情况与涉及其她重要问题的材料,不得擅自扩大档案的利用范围。