精神文明创建专题档案的整理

精神文明创建专题档案的整理

谢建波

近年来，我省各级党政机关、人民团体，实行独立核算、具有独立法人资格、建有中国共产党基层组织或工会基层组织的各种所有制形式的企业、事业单位认真贯彻中央文明委和省、市文明委关于精神文明创建工作的一系列文件精神，积极开展精神文明创建活动，坚持以经济建设为中心，全面落实科学发展观，服务改革发展和稳定大局，以提高单位文明程度和职工的文明素质为宗旨，以服务各级党委、政府工作大局为目标，各项工作在务实中取得新成效，在创新中赢得新发展，为实现中原崛起、构建和谐中原营造了良好的社会环境。这些单位在创建文明单位活动中，形成了大量的精神文明创建工作文件材料。这些文件材料反映了我省精神文明创建工作的全貌，是我省精神文明创建工作活动的历史记录，是国家档案资源的一个重要组成部分，具有重要的保存利用价值。从某种程度上说，这些文件材料体现了机关文明程度和职工文明素质提升的成果，凝结了单位职工在文明单位创建过程中付出的智慧和汗水。它不仅对正在创建文明单位有直接的学习、借鉴、提高作用，而且对今后丰富精神文明创建工作内涵、创新活动载体，推动精神文明创建工作向深层次发展，具有参考作用。

笔者以单位精神文明创建工作机构工作人员的身份参加了本单位的精神文明创建活动，对整个创建活动形成哪些文件材料比较熟悉（其中自己就是某些文件材料的制作者）。下面，笔者就谈谈精神文明创建工作文件材料的收集与整理。

一、精神文明创建工作文件材料的收集

从笔者了解的情况看，各参与精神文明创建工作的单位，对精神文明创建工作文件材料的收集工作比较重视，因为对创建专题档案的整理是否规范，在考核中就占一定的分值。所以，在创建工作中，哪个单位也不愿在创建专题档案材料的收集上、整理上丢分。笔者发现，从我们单位借来的精神文明创建专题档案范本看，创建单位在文件材料的收集上下了很大的功夫，可以说，几乎涵盖了创建单位全年形成的所有工作文件材料。精神文明创建专题档案成了框，什么文件材料都可往里装。大有一网打尽的味道。笔者是不赞成这种做法的。笔者认为，精神文明创建工作文件材料的收集，必须扣紧精神文明创建活动这个专题，凡是和精神文明创建活动有关的。就收集；凡是和精神文明创建活动实在搭不上边的（不能强拉硬扯），就不收集。根据笔者掌握的情况，精神文明创建单位文件材料的收集范围，主要包括：

1、本单位精神文明建设组织领导机构及任命文件材料；

2、本单位精神文明创建年度工作要点、创建工作简报、创建工作总结等文件材料；

3、本单位定期召开会议、研究精神文明创建工作形成的会议纪要、会议记录等文件材料；

4、本单位思想道德教育活动计划、教材、考核记录等文件材料；

5、本单位开展岗位练兵、技术比武、知识竞赛、演讲比赛等活动形成的文件材料；

6、本单位开展文明职工、文明处（科）室、文明班组创建活动形成的文件材料；

7、本单位开展文明楼院、文明家庭创建活动形成的文件材料；

8、本单位开展军民共建活动形成的文件材料；

9、本单位开展文艺活动形成的文件材料；

10、本单位开展体育活动形成的文件材料；

11、本单位开展扶贫、帮困、送温暖、献爱心等社会公益活动，为帮扶对象精神文明创建工作做贡献形成的文件材料；

12、本单位树立的精神文明创建工作先进个人典型材料；

13、本单位建立文明行为规范和文明服务规范制度的文件材料；

14、本单位建立安全防范制度的文件材料；

15、本单位建立精神文明创建工作奖惩制度的文件材料；

16、本单位和各处（科）室获得各种荣誉的文件材料（包括荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、奖匾、锦旗及获奖纸质文件材料）；

17、本单位在文明单位考评过程中形成的文件材料（本单位精神文明创建工作情况汇报和考评组的考评意见）；

18、各级文明办在媒体上公示的拟通过文明单位名单（本单位榜上有名）和正式通过考评的审批意见；

19、本单位在精神文明创建活动中形成的照片、录音带、录像带和多媒体电子（光盘）文件材料。

二、精神文明创建专题档案的整理

精神文明创建专题档案如何整理，首先看精神文明创建单位采用哪种分类方法，如采用年度——组织机构分类法的单位，就把精神文明创建工作文件材料分到单位内设机构——机关党委类里，按单件进行装订和整理，在机关党委当年党务工作文件材料排完之后，接着排精神文明创建工作文件材料。如采用年度——问题分类法的单位，就把精神文明创建工作文件材料分到党群工作类里，按单件进行装订和整理，这些材料排在当年党群工作文件材料之后。这是各创建单位档案室一项正常的档案整理工作，没有什么特别之处。这里需要说明的是，各创建单位报送文明办的精神文明创建材料，大多是送印刷厂装订的，有的是平装本，有的是精装本（彩色封面、内文附有彩色照片），美观精致。由于创建文件材料多，有的分为上、下册，有的分为上、中、下册。这套材料尽管装订考究，说是精神文明创建专题档案，但严格意义上说，它不是精神文明创建专题档案。因为它不是第一手档案材料，没有发文底稿，一般情况下，这是档案和资料的根本区别（主要是从机关公文的角度）。这套材料就是我们平常所说的第二套（多套制情况下），是作为资料保管的。它不分保管期限，是精神文明创建工作文件材料的汇集。这套材料是按文明办的要求整理的，内容上反映了本单位精神文明创建的全过程，材料全面、系统，利用起来非常方便。这套材料在本单位精神文明创建工作考评结束之后，应移交到本单位档案室，作为精神文明创建专题档案材料的副本保存。以后利用，不提供原件，只提供副本，起到保护档案原件的作用。