招标文件编制技巧之现状描述

招标文件编制技巧之现状描述

招标采购，有很多是补充设备或改建、扩建系统，需要与现有的产品或系统衔接，甚至要与现有产品的供应商之间进行技术配合工作。同时，原供应商往往会对新的招标采购项目表现出极大的兴趣，积极参与投标响应。

除去非正常因素，在公平公正的前提下，现有的设备或系统一般会出现两种情况：一是原有的供应商提供的产品性能良好、售后服务令人满意，与采购方建立了很好的合作关系，采购方很希望与原有的供应商继续合作。另一种情况与之相反，现有设备或系统问题频发，供应商售后服务不能及时跟进，导致工作受到影响甚至造成损失，采购方强烈要求更换供应商及其设备。这样招标人及其代理机构在编制招标采购文件时常常会陷入两难的境地：想明确说明目前的情况，有针对性地设置资格条件和评审标准，担心会被质疑是设置排他性或倾向性条款，偏袒或排斥特定的投标供应商；如果不说明现状，简单地提出商务、技术及服务需求，又担心不能很好地实现采购目标，给后续的工作带来困难，甚至引起质疑、投诉和纠纷。

要解决这一矛盾，关键还是要平衡情、理、法三者之间的关系，建议采购人及其代理公司从以下几个方面来考虑：

一、对系统的现状进行客观的说明

1、我单位现有的XXX系统，实现了XXX、XXX等功能，因XXX原因，需要新增XXX、XXX设备、更换（升级改造）

XXX系统。

2、现有系统分别由不同厂家的设备和软件组成（XX厂家的XX系统、……），在采购及安装运行过程中出现过对接不畅、现有系统改动量较大、二次开发周期较长等问题（或：现有系统运行稳定、售后服务及时）。因此要求投标供应商所提供的产品能够与现有系统兼容对接，并且尽量减少二次开发工作量以及对现有系统的改动。

3、投标供应商在投标前需要对现有系统进行考察和对接测试，招标人将给予配合。

招标文件除了发给投标人，另一个重要的读者是评委，要让评委理解招标人的心情。以上内容没有违规之处，且不是评分标准，但要注意实事求是，最好用数据说话（故障率、巡检记录、维护费用等）。一般情况下，招标人应该派代表参加评标委员会，可以向其他评委说明情况。

二、要求投标供应商作出适当的承诺

投标供应商应书面承诺：

●投标产品能够与现有系统实现对接；

●配合采购方的二次开发工作；

●配合其他供应商的系统集成工作

●不影响现有系统的运行；

●当投标产品与现有系统发生冲突时，供应商调整投

标产品以适应现有系统。

上述内容看似苛刻，但并不违规。

三、评分标准的设置

1、投标供应商对现有系统的理解与分析。

2、投标产品与现有系统兼容对接的重点、难点，是否有成功的案例或测试证明。

3、投标产品接入现有系统所需的二次开发时间，对现有系统改造的要求以及合理化建议

作为十余年的政府采购专家，我在在评审中很注重考察、评判投标供应商是否完全理解招标采购的背景和目的。在评分标准中设置这些内容，其目的就是要求投标供应商明确阐述对招标采购项目的理解程度，以及产品与现有系统的融合度。没有任何指向性。评委据此进行评判也会比较客观公正。

招标人如果是在评审现场向专家评委进行情况说明，建议采用由单位出具的正式文字材料，一方面显得慎重，二来可以避免讲述人因语气语调产生误导，三则也能经得起事后的各种检查，至少不会让与会的招标采购方代表个人担责。