第七章档案编研工作
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2、为了便于使用，必须为参考资料编写序言、目录、注释和指明材料的 出处，有时还需要编写索引（人名、地名等索引）和名词简称表等辅助 材料。“序言”（或称前言、导言、凡例、说明、编者的话），用来说 明编写参考资料的目的和用途，参考资料的材料来源和可靠程度，选择 材料的原则和编写结构以及在编写过程中发现和遇到的一些需要交代和 说明的问题等，以便读者正确、顺利地利用参考资料。“注释”主要用 来对参考资料中所提到的某些不易为人们所了解的专门名词、人物或史 实作必要的解释和补充，它的作用在于使利用者能更清楚的了解参考资 料的内容。“材料出处”即注明所记史实的材料来源（标明全宗，案卷 目录号，案卷号及卷内文件号），其作用是便于利用者在需要深入研究 重大事实的详细情况时，查找原始材料。但也并非所有的参考资料都需 注明材料出处，这要视编写参考资料的目的和实际需要而定。
大事记由前言、大事时间、大事记述、材料出处、 注释等内容组成。其中大事时间和大事记述为主要 部分。
大事时间，要求记载准确的日期，并按照大事发生 的时间先后顺序排列，有的还必须写明确切的时、 分、秒。历史事件还应把公元纪年和朝代年号同时 写明。对没有时间记载和记载不明的事件，要尽力 考证出来，或注明接近时间（时限），一时搞不清 的应留待以后查考补充。
编写方式：文字叙述、图表解析、文图结合。
3.2.3组织沿革的体例和形式
1、组织沿革的体例
A编年法：按年代顺序逐年列出某一机关或 地区或专业系统内部组织设置及其负责人情 况的方法。
编年法能比较清楚地反应出机关组织机构产 生、发展变化的脉络，符合组织机构沿革 “时间性”要求。比较适用于组织机构常有 变化的机关或地区或专业系统的组织沿革的 编写。
2、选材必须准确、全面、典型，力求不遗漏重要材料。
3、必须注意所选材料的保密范围，严防泄密。
4、对同一事件的不同记载，要进行耐心细致的考证工作，努 力找出正确或接近正确的材料。实地考证不出来的应注明不一 致的地方。
摘抄材料的方法有：做卡片、做夹签。
最后，综合编写 编写过程分为两步： 第一步是根据编写目的和要求对材料进行取舍。 第二步是按照一定的体例要求组织材料，动笔撰写。
B系列法：以组织机构为主线，对每一组织机构及 其只要负责人沿袭变化的始末进行系列编写的方法。
系列法能够比较清楚地反应出机关的整个组织体系 和每个组织机构及其负责人变化的历史线索。系列 法要求一个机关或地区或专业系统有多少组织机构， 在组织沿革中也相应列出多少个组织机构系列。比 较适用于组织机构相对稳定，变化不大的机关组织 沿革的编写。
1.2.1它是积极提供利用服务的有效方式 档案编研工作在提供有效利用工具有四个突出特点：一是工作成果
的研究性，提供方式的主动性，材料的系统性，作用的广泛性，因此， 它是开放档案的一项重要措施。 1.2.2它是提高工作水平的重要途径 编研工作水平的高低，不仅仅取决于档案人员水平的高低，它还取决于 档案收集、整理、保管、编目等基础工作水平的高低。因此，编研工作 还可以促进基础业务建设和档案人员提高业务能力。 1.2.3它有利于档案原件的保护、流传和传承 开展档案编研工作，向利用者提供档案内容的加工产品，既可以有效地 保护档案原件，延长其寿命，又可以向需求者提供远程利用服务，突破 了利用的时空限制，这些都对档案原件的永久流传和长存世间起到极大 的作用。
2、对历史研究人员研究国家和地方历史、编史修志，也是很 重要的参考资料。
3、具有对群众进行宣传教育的作用，它提供许多系统的历史 材料，有助于人们从历史发展的事实中总结经验教训，提高认 识。
其种类有：机关工作大事记、国家或地区大事记、专题大事记、 个人生平大事记等。
3.1.2大事记的内容及写法
大事记述，要求选择反映事物本质的事件，并照顾事件之 间的联系，形成一个有机体系，通过许多重大历史事件的 记述，展示历史发展的概貌和规律。所谓大事，是相对一 定范围而言的，一般来说，凡是在一定区域、一定时期内 涉及全面性的事件，重要的活动，典型的事件，对工作和 历史发展有重要影响的事件都应列为大事。
1.1熟悉与研究档案内容，编写档案参考 资料
档案参考资料是对档案内容加工的结果，它 给利用者提供的是系统的素材，满足他们的 一定需要，或帮助他们找到所需要的档案的 线索。
1.2汇编现行机关的档案文集和编篡档案 史料
按照一定的作者、专题、时间或文种等特征， 把档案材料选编或汇编成册，在一定范围内 使用或公开出版，如重要文件汇编、政策法 令汇编、各种专题档案史料汇编。
3.3.2统计数据汇集的编写方法
1、综合性统计数字汇集的编写方法。综合性统计 数字汇集是记载和反映一个地区、系统、单位全面 情况的数字汇集。因此，使用数字涉及范围较广， 篇幅也较大，包括多个方面情况的统计数字。一般 由一个和若干分表组成。
等方面提出的要求和档案管理的需要来定。2.选题要注意大、 中、小型相结合，为中心工作服务与为日常工作服务想结合， 统筹兼顾，适当安排。 制定计划要求档案人员必须做到：经常了解有关动向，体察领 导者的意图，加强与各业务部门的联系与协作，掌握各方面需 要利用档案的信息，对利用的有效需求努力做到心中有数。
3.3.1统计数字汇集的主要用途及种类
主要用途有：1、它对了解情况，研究问题，总结 经验，可以提供系统的数据，往往成为制订计划、 指导工作的依据和参考。2、它可以为举办展览、 报告会等宣传教育提供典型材料。3、可以专门刊 印，以便领导者和有关人员随时使用，成为利用者 常用的袖珍手册。
其类型主要有：综合性汇集和专题性汇集两种。
1.3以馆（室）藏档案为基础，参加历史 研究和编史修志，撰写论著
利用档案参加编史修志工作，是我国档案工 作的优良传统，如孔子编《春秋》、司马迁 作《史记》等。利用档案史料撰写论著，或 宣传历代杰出人物，或探索历史发展规律， 预测社会发展趋势，这也是档案人员的责任 和职业优势。
1.2档案编研工作的意义
其次，收集材料
这是保证编写工作质量的关键阶段。收集材料的方法有：
1、充分利用档案馆（室）收藏的档案材料，具体措施为：（1） 借助档案馆（室）的各种检索工具，特别是全宗介绍，了解编 写参考资料所需要的材料，然后调阅有关的案卷或档案进行选 择和摘录。这是编写参考资料的主要材料来源。（2）可从有 关书刊资料中收集补充材料。收集材料的要求是：
3主要档案参考资料
3.1 大事记 3.1.1大事记的主要用途与种类 大事记是按照一定的时间顺序简要地记载一
定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。
其主要用途有：
1、可以帮助各级领导和有关业务人员回顾过去的工作，了解 本地区、本单位工作活动和发展的历史情况，便于总结、研究 工作时参考。对历史研究人员研究国家和地方历史、编修史志， 也是很重要的参考材料
提供素材。 2.1.3它不同于检索工具 它虽然能起到查找档案的作用，但主要是为利用者
提供加工过的、内容较完整的情报资料。也就是说， 检索工具提供的是二次文献信息（档案内容和形式 的信息点或信息线），档案参考资料提供的是三次 文献信息（档案内容的信息面）。 档案参考资料种类很多，名称不一，用途广泛，归 纳起来，大致可分为四种类型：大事记、组织机构 沿革、统计数据汇集和专题概要。
第七章 档案编研工作
1 档案编研工作概述 2 档案参考资料的编写工作 3 主要档案参考资料
1档案编研工作的内容
档案编研工作是以档案馆（室）藏档案为主 要对象，以满足社会利用档案的需要为主要 目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料， 编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专 门著述的一项业务环节。主要包括了对档案 史料的编辑和研究两个方面。具体内容大致 归纳为以下几个方面：
2.2编写档案参考资料的一般方法
档案参考资料编写工作一般由三个阶段组成。 首先，制定编写计划 这是编写工作的重要准备阶段。计划内容应包括： 1、参考资料的名称（标题）和编写目的。 2、参考资料所包括的内容、时间、地点的范围。 3、参考资料的结构和形式。 4、编写的组织工作和时间安排。 制定计划时应注意：1.应根据各个时期的中心工作、科学研究
档案文集提供的是档案的原件，是根据某一 专门的需要对档案原件的一种选编汇集。档 案参考资料不是提供档案原件，或直接根据 档案原件复制副本、摘录，而是根据一定的 专题对有关档案材料的内容加工编写而成的 系统资料。它已经改变了档案的原貌，具有 问题集中、内容系统、概括性强的特点。
2.1.2它与专门论著不同 它不重在论说，而是综合记述档案内容，为利用者
2档案参考资料的编写工作
2.1档案参考资料的特点和种类 一般来说，凡是可供人们进行工作和研究问
题的参考资料，如图书、报刊、照片等都可 称作参考资料。档案参考资料，是指档案馆 （室）根据档案内容综合编写的一种材料， 它是提供利用的一种方式。 其特点不同于其他提供利用方式的特点：
2.1.1它与档案文集不同
撰写要求：坚持正确的政治方向和立场，运用历史 唯物主义的观点和方法，不要出现政治性错误，特 别是在利用旧政权档案时，必须更加慎重。
编写注意事项：
1、内容叙述和结构的安排，应根据参考资料的种类及其用途来决定。一般 的参考资料，宜采取专题结合时间、地区分为若干章节的形式，有层次 的叙述档案内容。如果编辑基础数据汇编，则首先编制各种统计报表， 然后再把统计报表按照一定的专题结合时间、地区来编排。
大事记的写法有两种： 1、按时间顺序（年、月、日）排列大事。先排出有确切
日期的大事，后排出接近准确日期的，日子不清楚的附于 月末，月份不清楚的附于年末，年度不清楚的一般不记。 按分期排列大事。先分成若干时期，每一时期内的大事综 合归纳成几个问题记述 2、按问题排列大事。先分成若干个大问题，在大问题下 再分时期，每一时期内的大事按时间顺序排列。
3.2.1组织机构沿革的主要用途与种类
主要用途有： 1、便于查考和研究本地区、本机关、本系统的机
构和人员发展变化情况。 2、为研究国家机关史、地区史、革命史和专业史
提供参考材料。 3、为档案馆（室）编写立档单位历史及考证提供
系统材料，对整理档案，鉴定档案价值和帮助利用 者了解立档单位的历史情况，都有一定的参考作用。 其种类主要有：一个机关单位的组织沿革、一个地 区的组织沿革、一个专业系统的组织沿革。
3.1.3大事记的编写要求：
材料真实准确，语言简明扼要。通常一事一 条，每条大事涉及的时间、地点、人物、数 据、发展过程、因果关系，都要用简练的文 字来表述出来。
3.2组织机构沿革
组织机构沿革，又叫组织沿革，是系统记载 一个机关、地区或专业系统的体制、组织机 构、人员编制等变革情况的一种材料。其内 容大致包括地区（单位）概况、机构名称及 改变、地址迁移、成立和撤消或合并时间、 隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人 任免、编制扩大与缩小，以及内部机构设置 变化情况等。
3.2.2组织沿革的写法
1、纵式写法。以时间为主线，按年度先后顺序记述机 构设置、职能、任务、人员组成等变化情况。
2、横式写法。以组织机构为主线，把每一个组织 机构的逐年变化情况记叙下来。
3、综合写法。先把整个机关、单位按发展变化的 特点分成若干阶段，再把每一个阶段的组织机构变 化情况记述清楚。
2、组织沿革的形式
文字叙述形式；图表的形式；文图并用的形 式。
通常对历史沿革、主要职能和任务部分多采 用文字叙述，对机构、人员变化情况则多用 图表。图文并茂，减少篇幅，又条理清楚、 便于查找。
3.3统计数字汇集ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
统计数字汇集，也叫基础数据汇编，是以数 字的形式反映一定地区或某一方面的基本情 况的参考资料。它实际上是对原来各种统计 数据的一种综合工作，因此还可叫做基本情 况统计.
C阶段法：根据机关或地区或专业系统发展历史上 得重大变化，自然地分为若干阶段，然后在每个阶 段内划分若干系列进行编写的方法。
阶段法符合党政机关的发展呈现出一定阶段性、在 一定阶段内有保持相对稳定的特点，能比较完整地 反应机关内部组织机构、人员编制、领导成员及主 要职能、隶属关系的沿袭和变革的历史线索，使人 们对整个机关个阶段内的组织沿革一目了然。
大事记由前言、大事时间、大事记述、材料出处、 注释等内容组成。其中大事时间和大事记述为主要 部分。
大事时间，要求记载准确的日期，并按照大事发生 的时间先后顺序排列，有的还必须写明确切的时、 分、秒。历史事件还应把公元纪年和朝代年号同时 写明。对没有时间记载和记载不明的事件，要尽力 考证出来，或注明接近时间（时限），一时搞不清 的应留待以后查考补充。
编写方式：文字叙述、图表解析、文图结合。
3.2.3组织沿革的体例和形式
1、组织沿革的体例
A编年法：按年代顺序逐年列出某一机关或 地区或专业系统内部组织设置及其负责人情 况的方法。
编年法能比较清楚地反应出机关组织机构产 生、发展变化的脉络，符合组织机构沿革 “时间性”要求。比较适用于组织机构常有 变化的机关或地区或专业系统的组织沿革的 编写。
2、选材必须准确、全面、典型，力求不遗漏重要材料。
3、必须注意所选材料的保密范围，严防泄密。
4、对同一事件的不同记载，要进行耐心细致的考证工作，努 力找出正确或接近正确的材料。实地考证不出来的应注明不一 致的地方。
摘抄材料的方法有：做卡片、做夹签。
最后，综合编写 编写过程分为两步： 第一步是根据编写目的和要求对材料进行取舍。 第二步是按照一定的体例要求组织材料，动笔撰写。
B系列法：以组织机构为主线，对每一组织机构及 其只要负责人沿袭变化的始末进行系列编写的方法。
系列法能够比较清楚地反应出机关的整个组织体系 和每个组织机构及其负责人变化的历史线索。系列 法要求一个机关或地区或专业系统有多少组织机构， 在组织沿革中也相应列出多少个组织机构系列。比 较适用于组织机构相对稳定，变化不大的机关组织 沿革的编写。
1.2.1它是积极提供利用服务的有效方式 档案编研工作在提供有效利用工具有四个突出特点：一是工作成果
的研究性，提供方式的主动性，材料的系统性，作用的广泛性，因此， 它是开放档案的一项重要措施。 1.2.2它是提高工作水平的重要途径 编研工作水平的高低，不仅仅取决于档案人员水平的高低，它还取决于 档案收集、整理、保管、编目等基础工作水平的高低。因此，编研工作 还可以促进基础业务建设和档案人员提高业务能力。 1.2.3它有利于档案原件的保护、流传和传承 开展档案编研工作，向利用者提供档案内容的加工产品，既可以有效地 保护档案原件，延长其寿命，又可以向需求者提供远程利用服务，突破 了利用的时空限制，这些都对档案原件的永久流传和长存世间起到极大 的作用。
2、对历史研究人员研究国家和地方历史、编史修志，也是很 重要的参考资料。
3、具有对群众进行宣传教育的作用，它提供许多系统的历史 材料，有助于人们从历史发展的事实中总结经验教训，提高认 识。
其种类有：机关工作大事记、国家或地区大事记、专题大事记、 个人生平大事记等。
3.1.2大事记的内容及写法
大事记述，要求选择反映事物本质的事件，并照顾事件之 间的联系，形成一个有机体系，通过许多重大历史事件的 记述，展示历史发展的概貌和规律。所谓大事，是相对一 定范围而言的，一般来说，凡是在一定区域、一定时期内 涉及全面性的事件，重要的活动，典型的事件，对工作和 历史发展有重要影响的事件都应列为大事。
1.1熟悉与研究档案内容，编写档案参考 资料
档案参考资料是对档案内容加工的结果，它 给利用者提供的是系统的素材，满足他们的 一定需要，或帮助他们找到所需要的档案的 线索。
1.2汇编现行机关的档案文集和编篡档案 史料
按照一定的作者、专题、时间或文种等特征， 把档案材料选编或汇编成册，在一定范围内 使用或公开出版，如重要文件汇编、政策法 令汇编、各种专题档案史料汇编。
3.3.2统计数据汇集的编写方法
1、综合性统计数字汇集的编写方法。综合性统计 数字汇集是记载和反映一个地区、系统、单位全面 情况的数字汇集。因此，使用数字涉及范围较广， 篇幅也较大，包括多个方面情况的统计数字。一般 由一个和若干分表组成。
等方面提出的要求和档案管理的需要来定。2.选题要注意大、 中、小型相结合，为中心工作服务与为日常工作服务想结合， 统筹兼顾，适当安排。 制定计划要求档案人员必须做到：经常了解有关动向，体察领 导者的意图，加强与各业务部门的联系与协作，掌握各方面需 要利用档案的信息，对利用的有效需求努力做到心中有数。
3.3.1统计数字汇集的主要用途及种类
主要用途有：1、它对了解情况，研究问题，总结 经验，可以提供系统的数据，往往成为制订计划、 指导工作的依据和参考。2、它可以为举办展览、 报告会等宣传教育提供典型材料。3、可以专门刊 印，以便领导者和有关人员随时使用，成为利用者 常用的袖珍手册。
其类型主要有：综合性汇集和专题性汇集两种。
1.3以馆（室）藏档案为基础，参加历史 研究和编史修志，撰写论著
利用档案参加编史修志工作，是我国档案工 作的优良传统，如孔子编《春秋》、司马迁 作《史记》等。利用档案史料撰写论著，或 宣传历代杰出人物，或探索历史发展规律， 预测社会发展趋势，这也是档案人员的责任 和职业优势。
1.2档案编研工作的意义
其次，收集材料
这是保证编写工作质量的关键阶段。收集材料的方法有：
1、充分利用档案馆（室）收藏的档案材料，具体措施为：（1） 借助档案馆（室）的各种检索工具，特别是全宗介绍，了解编 写参考资料所需要的材料，然后调阅有关的案卷或档案进行选 择和摘录。这是编写参考资料的主要材料来源。（2）可从有 关书刊资料中收集补充材料。收集材料的要求是：
3主要档案参考资料
3.1 大事记 3.1.1大事记的主要用途与种类 大事记是按照一定的时间顺序简要地记载一
定历史时期发生的重大事件的一种参考资料。
其主要用途有：
1、可以帮助各级领导和有关业务人员回顾过去的工作，了解 本地区、本单位工作活动和发展的历史情况，便于总结、研究 工作时参考。对历史研究人员研究国家和地方历史、编修史志， 也是很重要的参考材料
提供素材。 2.1.3它不同于检索工具 它虽然能起到查找档案的作用，但主要是为利用者
提供加工过的、内容较完整的情报资料。也就是说， 检索工具提供的是二次文献信息（档案内容和形式 的信息点或信息线），档案参考资料提供的是三次 文献信息（档案内容的信息面）。 档案参考资料种类很多，名称不一，用途广泛，归 纳起来，大致可分为四种类型：大事记、组织机构 沿革、统计数据汇集和专题概要。
第七章 档案编研工作
1 档案编研工作概述 2 档案参考资料的编写工作 3 主要档案参考资料
1档案编研工作的内容
档案编研工作是以档案馆（室）藏档案为主 要对象，以满足社会利用档案的需要为主要 目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料， 编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专 门著述的一项业务环节。主要包括了对档案 史料的编辑和研究两个方面。具体内容大致 归纳为以下几个方面：
2.2编写档案参考资料的一般方法
档案参考资料编写工作一般由三个阶段组成。 首先，制定编写计划 这是编写工作的重要准备阶段。计划内容应包括： 1、参考资料的名称（标题）和编写目的。 2、参考资料所包括的内容、时间、地点的范围。 3、参考资料的结构和形式。 4、编写的组织工作和时间安排。 制定计划时应注意：1.应根据各个时期的中心工作、科学研究
档案文集提供的是档案的原件，是根据某一 专门的需要对档案原件的一种选编汇集。档 案参考资料不是提供档案原件，或直接根据 档案原件复制副本、摘录，而是根据一定的 专题对有关档案材料的内容加工编写而成的 系统资料。它已经改变了档案的原貌，具有 问题集中、内容系统、概括性强的特点。
2.1.2它与专门论著不同 它不重在论说，而是综合记述档案内容，为利用者
2档案参考资料的编写工作
2.1档案参考资料的特点和种类 一般来说，凡是可供人们进行工作和研究问
题的参考资料，如图书、报刊、照片等都可 称作参考资料。档案参考资料，是指档案馆 （室）根据档案内容综合编写的一种材料， 它是提供利用的一种方式。 其特点不同于其他提供利用方式的特点：
2.1.1它与档案文集不同
撰写要求：坚持正确的政治方向和立场，运用历史 唯物主义的观点和方法，不要出现政治性错误，特 别是在利用旧政权档案时，必须更加慎重。
编写注意事项：
1、内容叙述和结构的安排，应根据参考资料的种类及其用途来决定。一般 的参考资料，宜采取专题结合时间、地区分为若干章节的形式，有层次 的叙述档案内容。如果编辑基础数据汇编，则首先编制各种统计报表， 然后再把统计报表按照一定的专题结合时间、地区来编排。
大事记的写法有两种： 1、按时间顺序（年、月、日）排列大事。先排出有确切
日期的大事，后排出接近准确日期的，日子不清楚的附于 月末，月份不清楚的附于年末，年度不清楚的一般不记。 按分期排列大事。先分成若干时期，每一时期内的大事综 合归纳成几个问题记述 2、按问题排列大事。先分成若干个大问题，在大问题下 再分时期，每一时期内的大事按时间顺序排列。
3.2.1组织机构沿革的主要用途与种类
主要用途有： 1、便于查考和研究本地区、本机关、本系统的机
构和人员发展变化情况。 2、为研究国家机关史、地区史、革命史和专业史
提供参考材料。 3、为档案馆（室）编写立档单位历史及考证提供
系统材料，对整理档案，鉴定档案价值和帮助利用 者了解立档单位的历史情况，都有一定的参考作用。 其种类主要有：一个机关单位的组织沿革、一个地 区的组织沿革、一个专业系统的组织沿革。
3.1.3大事记的编写要求：
材料真实准确，语言简明扼要。通常一事一 条，每条大事涉及的时间、地点、人物、数 据、发展过程、因果关系，都要用简练的文 字来表述出来。
3.2组织机构沿革
组织机构沿革，又叫组织沿革，是系统记载 一个机关、地区或专业系统的体制、组织机 构、人员编制等变革情况的一种材料。其内 容大致包括地区（单位）概况、机构名称及 改变、地址迁移、成立和撤消或合并时间、 隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人 任免、编制扩大与缩小，以及内部机构设置 变化情况等。
3.2.2组织沿革的写法
1、纵式写法。以时间为主线，按年度先后顺序记述机 构设置、职能、任务、人员组成等变化情况。
2、横式写法。以组织机构为主线，把每一个组织 机构的逐年变化情况记叙下来。
3、综合写法。先把整个机关、单位按发展变化的 特点分成若干阶段，再把每一个阶段的组织机构变 化情况记述清楚。
2、组织沿革的形式
文字叙述形式；图表的形式；文图并用的形 式。
通常对历史沿革、主要职能和任务部分多采 用文字叙述，对机构、人员变化情况则多用 图表。图文并茂，减少篇幅，又条理清楚、 便于查找。
3.3统计数字汇集ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
统计数字汇集，也叫基础数据汇编，是以数 字的形式反映一定地区或某一方面的基本情 况的参考资料。它实际上是对原来各种统计 数据的一种综合工作，因此还可叫做基本情 况统计.
C阶段法：根据机关或地区或专业系统发展历史上 得重大变化，自然地分为若干阶段，然后在每个阶 段内划分若干系列进行编写的方法。
阶段法符合党政机关的发展呈现出一定阶段性、在 一定阶段内有保持相对稳定的特点，能比较完整地 反应机关内部组织机构、人员编制、领导成员及主 要职能、隶属关系的沿袭和变革的历史线索，使人 们对整个机关个阶段内的组织沿革一目了然。