第二章 档案收集工作
档案安全保密管理制度
档案安全保密管理制度第一章总则第一条为加强档案安全保密工作，保护国家和个人隐私，维护国家利益和社会稳定，根据《档案法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条本制度适用范围：包括所有有关档案的收集、管理、传递和利用等环节。
第三条档案安全保密工作原则：依法合规、科学有序、保密适度、责任明确。
第四条档案安全保密目标：确保档案的完整性、真实性和保密性，防止档案泄密、丢失或被篡改。
第五条各单位和个人应加强安全保密意识，严格执行本制度，防止不法分子利用档案信息从事违法活动。
第二章档案收集第六条所有单位和个人都应严格按照相关法律法规的规定收集档案信息，不得违反相关法律法规。
第七条档案的收集应当合理、必要，不得搜集无关信息或违反个人隐私。
第八条档案收集工作应有专人负责，确保信息的准确性和完整性，避免信息遗漏或错误。
第九条涉密档案的收集应有专门的保密人员负责，并按照保密要求进行处理和管理。
第十条档案的备份和存储应当符合相关规定，确保信息的安全性和可靠性。
第三章档案管理第十一条档案管理工作应当严格按照相关法律法规和规章制度进行，确保档案的安全性和保密性。
第十二条涉密档案应设立档案保密审查程序，确保信息不被泄露或被篡改。
第十三条档案管理人员应加强保密意识，严格执行保密规定，不得私自调取或泄露档案信息。
第十四条档案管理人员应定期进行档案保密培训，提高保密意识和技能。
第十五条对于档案信息的传递和利用，应当进行严格审查，确保信息的安全性和完整性。
第四章档案保密措施第十六条对于重要的档案信息，应采取加密措施，确保信息不被他人获取。
第十七条对于涉密档案的处理，应采取物理隔离和网络隔离措施，确保信息的安全性和保密性。
第十八条对于无用的档案信息，应采取及时销毁或妥善保管的措施，避免信息泄密或被他人获取。
第十九条涉密档案的传递和利用应当采取严格的审查程序，确保信息不被泄漏或被篡改。
第五章档案违规处理第二十条对于涉及档案违规处理的行为，应按照相关规定进行调查和处理，依法追究相关责任人的法律责任。
档案服务管理制度
第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案服务质量和效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案资料的收集、整理、保管、利用、销毁等工作。
第三条本制度旨在规范档案服务行为，提高档案管理水平，为领导和职工提供优质、高效的档案服务。
第二章档案收集第四条档案收集工作应遵循全面、准确、及时、系统的原则。
第五条档案收集范围包括：（一）文书档案：包括单位内部形成的各类文件、报告、请示、批复、通知、会议纪要等。
（二）科技档案：包括科研、生产、技术改造、设备购置等过程中的技术文件、图纸、数据、资料等。
（三）声像档案：包括照片、录音、录像、电子文档等。
（四）实物档案：包括奖杯、奖状、锦旗、纪念品等。
第六条档案收集方式：（一）主动收集：档案管理部门应主动与各部门、单位沟通，及时收集各类档案资料。
（二）被动收集：档案管理部门应接受各部门、单位送交的档案资料。
第七条档案收集要求：（一）档案资料应真实、准确、完整。
（二）档案资料应按照档案分类标准进行分类、编目。
（三）档案资料应具备一定的保存价值。
第三章档案整理第八条档案整理工作应遵循科学、规范、系统、实用的原则。
第九条档案整理流程：（一）收集：按照档案收集范围和标准，收集各类档案资料。
（二）分类：根据档案分类标准，对收集到的档案资料进行分类。
（三）编目：对分类后的档案资料进行编目，建立档案目录。
（四）装订：将整理好的档案资料进行装订，确保档案资料的完整性和便于查阅。
第十条档案整理要求：（一）档案资料应按照档案分类标准进行分类、编目。
（二）档案资料应按照档案保管期限进行保管。
（三）档案资料应保持原貌，不得随意涂改、删减。
第四章档案保管第十一条档案保管工作应遵循安全、规范、科学、高效的原则。
第十二条档案保管要求：（一）档案库房应具备防潮、防霉、防虫、防火、防盗等设施。
学校档案馆档案管理制度
第一章总则第一条为加强学校档案馆档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于我校档案馆的档案收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作。
第三条档案管理应遵循以下原则：1. 集中统一管理原则：学校档案馆对全校档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。
2. 分类管理原则：按照档案的性质、来源、内容等进行分类管理，便于检索和利用。
3. 保密原则：严格遵守国家有关保密法律法规，确保档案信息安全。
4. 规范化、标准化原则：建立健全档案管理制度，规范档案工作流程，提高档案管理水平。
第二章档案收集第四条档案收集范围：1. 学校行政、教学、科研、财务、基建、人事等方面的文件、资料、图表等。
2. 教师和学生的论文、著作、发明、专利等。
3. 学校举办的重要活动、会议、庆典等的记录、照片、视频等。
4. 其他具有保存价值的资料。
第五条档案收集要求：1. 各部门应按照档案收集范围，及时、完整地收集档案资料。
2. 收集的档案资料应真实、准确、完整，符合国家档案标准。
3. 档案收集工作应与档案整理、保管、利用等工作相结合。
第三章档案整理第六条档案整理原则：1. 分类整理：按照档案的性质、来源、内容等进行分类整理。
2. 编号顺序：按照档案的分类、形成时间、内容等进行编号排序。
3. 立卷装订：将整理好的档案资料立卷装订，编制卷内目录和案卷目录。
第七条档案整理要求：1. 档案资料应按照分类、编号、立卷、装订的要求进行整理。
2. 档案卷内目录和案卷目录应清晰、完整。
3. 档案整理应保持档案的原始性、完整性和系统性。
第四章档案保管第八条档案保管原则：1. 安全保管：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损坏、被盗。
2. 规范操作：严格按照档案保管规定进行操作，确保档案保管质量。
3. 定期检查：定期对档案进行巡查、检查，及时发现和处理问题。
档案收集工作制度
档案收集工作制度第一章总则第一条为了加强档案收集工作，确保档案的完整性、真实性和准确性，提高档案管理工作的效率和质量，根据《中华人民共和国档案法》及其实施细则，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位档案收集工作的管理和监督。
第三条档案收集工作应当坚持依法、依规、科学、高效的原则，确保档案资料的完整性、真实性和准确性。
第四条档案收集工作应当由专门的档案工作人员负责，其他相关人员应当配合档案工作人员做好档案收集工作。
第二章档案收集的范围和内容第五条档案收集的范围包括：（一）本单位制定的规章制度、决策文件、工作计划、工作总结、报告、请示、批复、函件、会议记录、人事档案、财务会计档案等；（二）本单位开展业务活动形成的各种原始资料、数据、图表、照片、录音、录像等；（三）其他对单位历史发展、科学研究、行政管理等方面有保存价值的资料。
第六条档案收集的内容应当包括：（一）档案的原始材料，如原件、复印件、照片、录音、录像等；（二）档案的整理材料，如目录、索引、摘要、统计表等；（三）档案的利用材料，如复制件、汇编、摘编、研究论文等。
第三章档案收集的程序和方式第七条档案收集工作应当按照以下程序进行：（一）明确档案收集的范围和内容；（二）制定档案收集的计划和方案；（三）开展档案收集工作，确保档案资料的完整性、真实性和准确性；（四）对收集到的档案资料进行整理、分类、编号、归档；（五）对归档的档案资料进行保管、利用和鉴定。
第八条档案收集工作可以采取以下方式：（一）接收归档，即接收其他单位或者个人提交的档案资料；（二）自主收集，即本单位自行收集、整理、归档的档案资料；（三）委托收集，即委托其他单位或者个人代为收集、整理、归档的档案资料；（四）网络数据采集，即通过互联网等网络平台收集、整理、归档的档案资料。
第四章档案收集的要求和标准第九条档案收集工作应当符合以下要求：（一）档案资料的完整性，确保收集到的档案资料能够全面反映单位的工作情况和业务活动；（二）档案资料的真实性，确保收集到的档案资料真实、可信、无误；（三）档案资料的准确性，确保收集到的档案资料内容准确、数据正确、格式规范；（四）档案资料的及时性，确保收集到的档案资料能够及时反映单位的工作情况和业务活动。
修订档案管理制度
第一章总则第一条为了加强档案管理，确保档案的完整、准确、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案的收集、整理、保管、利用和销毁等环节。
第三条档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中统一，分级负责；（三）依法管理，确保安全；（四）科学管理，提高效率。
第二章档案收集第四条档案收集应遵循以下要求：（一）档案收集范围：包括本单位各类文件、资料、照片、录音、录像等具有保存价值的物品；（二）档案收集渠道：通过内部收集、外部征集、捐赠、交换等方式进行；（三）档案收集时间：按照档案管理的要求，及时收集。
第五条档案收集过程中，应做好以下工作：（一）明确档案收集的范围和标准；（二）建立档案收集登记制度，对收集的档案进行登记；（三）对收集的档案进行分类整理，确保档案的完整性。
第三章档案整理第六条档案整理应遵循以下要求：（一）档案整理应以文件为单位，按照档案的生成顺序、内容性质、保存期限等进行分类整理；（二）档案整理应保持档案的原貌，不得随意修改、涂改、伪造；（三）档案整理应采用统一的标准和格式。
第七条档案整理过程中，应做好以下工作：（一）对收集的档案进行分类、编目、归档；（二）编制档案目录、索引等检索工具；（三）对整理后的档案进行质量检查。
第四章档案保管第八条档案保管应遵循以下要求：（一）档案保管应按照档案的保存期限、保存条件等进行分类存放；（二）档案保管应采取防火、防盗、防潮、防虫、防霉等措施，确保档案的安全；（三）档案保管应定期检查档案的保存状况，发现问题及时处理。
第九条档案保管过程中，应做好以下工作：（一）建立健全档案保管制度，明确档案保管责任；（二）设置档案保管室，配备必要的档案保管设施；（三）定期对档案进行消毒、杀虫等处理。
第五章档案利用第十条档案利用应遵循以下要求：（一）档案利用应遵循合法、合规、便民、高效的原则；（二）档案利用应尊重档案的原始性、完整性；（三）档案利用应确保档案的安全。
第二章档案的收集
二、接收撤销机关的档案 3、撤销机关的档案在移交进馆前应由撤销 机关负责整理 。 4、档案馆成立前，机关代管了撤销机关 的档案，在档案馆成立后，应由代管机关负责 整理后向档案馆移交。
二、接收撤销机关的档案 5、机关撤销时，继承机关认为有必要保存撤 销机关的档案，应先征得档案馆的同意，并 与档案馆协商具体的代管期限后才可代管撤 销机关的档案，代管期满后应按要求整理好 向档案馆移交。 6、撤销机关的档案，任何机关和个人都不能 私分、转移和销毁，也不能和其它机关的档 案混淆。
第二节
档案室档案的收集方法
二、平时收集
（一）平时收集的主要对象 1、“账外文件” ：会议文件 ；机关内部 文件 ；基本情况的统计 ；领导人亲启的文 件 ；领导人参加公务活动的文件。 2、零散文件：散存文件，数量极少的文件。 3、专门文件 4、特殊载体的文件。 5、有关机关情况的资料。
二、平时收集
第一节
档案收集工作及其要求
三、档案收集工作的要求 1 、档案门类要齐全。 门类齐全是指档案馆室应保存有各种内容和 形式，涉及各个历史时期的档案。 搞好馆室外的调查，及时掌握档案形成情况， 有针对性地收集进馆，还要积极地“开源”， 不能坐等上门。
三、档案收集工作的要求 2 、档案要有系统性。即档案馆室的档案 要具有内在的联系，一个档案馆室的档案应成 为一个完整的、不可分割整体。 馆藏档案能够从内容上、时间上和空间上 全面、连续、立体地反映本地区、本专业、本 机关的发展历史。
一、什么是档案的收集工作及其任务
档案室的收集工作 ——归档文件的接收 档案馆的收集工作 ——接收现行机关的档案 接收撤销机关的档案 征集历史档案 档案馆之间档案的交 接和交换。
第一节
档案收集工作及其要求
第二章 档案收集工作
文件材料归档制度的内容主要包括了文件 材料归档和不归档范围、归档时间和归档 质量要求三个部分。
1987年国家档案局制发了《机关文件材料归档和不归档范围》，不少专业系统 的主管部门据此制定了各系统文件材料归档和不归档范围。所谓归档范围的 文件材料，指凡是机关工作活动形成的具有保存价值的、各种门类和载体的、 已经办理完毕的文件材料。其意思包括四个方面，首先，从形成者来说，机 关各业务部门、各组织团体在工作活动中形成的文件材料；其次，从保存价 值来说，包括了永久、长期、短期保存的文件材料；其三，从形式、载体来 说，包括了纸质文件材料和照片、磁带、光盘、胶磁等载体的文件材料；其 四，从形成时间来说，必须是已经办理完毕（即履行了公文处理程序）的文 件材料。具体而言，机关文件材料归档范围有： （1）机关正式发出的具有保存价值的文电，包括公文正件、附件（图表、计 划、总结、登记表、名册等）。 （2）机关内部文件材料，如会议记录、纪要、规章制度、电话记录、统计报 表、名册、调研材料、计划总结、重要文件的历次修改稿，机关领导人进行 重要活动的录音、录像、照片等。 （3）未经机关发文登记的各种文件材料，如会议文件、访问记录、合同契约、 调查报告以及来自其他机关的文件。 （4）登载于上级机关内部刊物上不另行文的指导性文件、有关本机关工作活 动的记述、奖励、表扬或批评等而又无正式文件的材料，也应收集。 不归档文件材料范围主要有：重份文件、无查考价值的事务性文件、内容已 被综合性文件包括了的专题文件、无保存价值的抄件、起参考或交流作用的 文件、一般文件的修改稿、一般的内部刊物、工作简报、一般的群众来信等。 各机关应根据有关规定，结合自身实际情况，制定适用于本机关的归档和不 归档文件范围。
1 档案收集工作概述 2 机关档案收集工作 3 档案馆的收集工作 4 科技档案与专门档案的收集
学校学生档案收集管理制度
第一章总则第一条为加强学校学生档案管理工作，确保学生档案的完整、准确、安全，提高学生档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合我校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于我校所有学生档案的收集、整理、保管、利用等工作。
第三条学生档案是学校的重要资产，是学生教育、教学、管理、科研等工作的重要依据。
学校应高度重视学生档案管理工作，建立健全学生档案收集管理制度，确保学生档案的完整性和真实性。
第二章档案收集第四条学生档案收集范围包括：（一）学生基本信息档案：包括学生登记表、身份证复印件、户口簿复印件、出生证明等。
（二）学籍档案：包括入学登记表、学籍变动登记表、休学、复学、退学、转学、开除学籍等手续。
（三）成绩档案：包括课程成绩单、学业成绩单、奖惩记录等。
（四）资助档案：包括助学金、奖学金、勤工俭学等资助材料的复印件。
（五）活动档案：包括学生参加各类活动、竞赛、社会实践等的证明材料。
（六）其他档案：学校认为有必要收集的其他与学生相关的材料。
第五条学生档案收集应遵循以下原则：（一）及时性：在学生入学、学籍变动、毕业等环节及时收集档案材料。
（二）完整性：确保收集的档案材料全面、完整，不得遗漏。
（三）准确性：收集的档案材料应真实、准确，不得伪造、篡改。
第三章档案整理第六条学生档案整理应遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案内容分类，便于查阅和管理。
（二）编号管理：为每份档案编制唯一编号，确保档案的准确性和可追溯性。
（三）装订成册：将收集到的档案材料按照顺序装订成册，确保档案的整洁和完整。
第四章档案保管第七条学生档案保管应遵循以下规定：（一）安全保管：确保档案库房安全，防止火灾、水灾、盗窃等事故发生。
（二）定期检查：定期对档案进行检查，发现损坏、丢失等情况及时处理。
（三）防潮防霉：保持档案库房干燥、通风，防止档案霉变。
（四）保密管理：对学生档案实行保密管理，未经批准不得查阅、复制。
第五章档案利用第八条学生档案利用应遵循以下规定：（一）查阅申请：查阅学生档案需填写查阅申请，经批准后方可查阅。
统战部__档案管理制度
第一章总则第一条为了加强统战部档案管理工作，规范档案收集、整理、保管、利用和销毁等工作，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》等法律法规，结合本部门实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于统战部所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。
第三条统战部档案管理工作应遵循以下原则：（一）统一领导、分级管理原则；（二）集中管理、方便利用原则；（三）安全保密、确保完整原则；（四）科学管理、规范运作原则。
第二章档案收集第四条档案收集是档案管理工作的基础。
统战部应按照国家档案法律法规和本部门职责，全面收集各类档案。
第五条档案收集范围：（一）统战部日常工作形成的文件、资料、报表、图表等纸质档案；（二）统战部日常工作形成的电子档案；（三）统战部日常工作形成的声像档案；（四）统战部与其他单位、个人交往过程中形成的档案；（五）其他应当归档的材料。
第六条档案收集方法：（一）按照档案形成的时间、来源、内容等进行分类收集；（二）通过档案室、档案员、档案管理员等渠道进行收集；（三）定期开展档案收集工作，确保档案收集的及时性、完整性。
第三章档案整理第七条档案整理是档案管理工作的核心环节。
统战部应按照档案分类、编号、编目、装订等要求，对收集到的档案进行整理。
第八条档案整理内容：（一）档案分类：按照档案内容、形式、用途等进行分类；（二）档案编号：采用统一编号方法，确保档案编号的唯一性；（三）档案编目：编制档案目录，包括档案名称、编号、页数、形成时间、保管期限等信息；（四）档案装订：按照档案装订规范，对档案进行装订。
第九条档案整理程序：（一）档案分类：根据档案内容、形式、用途等进行分类；（二）档案编号：按照统一编号方法进行编号；（三）档案编目：编制档案目录；（四）档案装订：按照档案装订规范进行装订。
第四章档案保管第十条档案保管是档案管理工作的关键环节。
统战部应建立健全档案保管制度，确保档案安全、完整。
第二章档案收集工作
第二章档案收集工作［教学目的与要求］通过讲授,使学生明确档案收集工作的重要性。
了解档案的主要收集方式、归档、接收和征集，以及在档案收集工作中需要注意的问题。
要求学生掌握收集档案的标准，学会合理收集档案。
［教学重点与难点]教学重点：1、档案收集工作的内容和要求;2、归档制度及其内容。
[教学内容]本章主要了解档案收集工作的要求与特点，特别要重视归档制度的内容,档案室、档案馆接收档案的途径。
第一节档案收集工作概述本节主要掌握档案收集工作的内容、要求与收集工作的特点。
档案是开展档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件.因而，档案的收集活动在整个档案业务管理工作中占有重要的地位,是一个关键性的业务工作环节。
做好档案的收集工作，必须了解和把握其工作内容、方法和途径，明确其指导思想与要求,处理好该项工作中的质与量、优化与丰富馆（室）藏等方面的关系.一、档案收集工作的内容档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各单位、单位内部各机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案,有计划地分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。
在档案学中，对“收集”这个概念的运用有着不同的理解。
英国的希里拉·詹金逊1947年在伦敦大学为新开档案管理课程所做的开课演讲中说:档案不是搜集物，我甚至希望能够把“搜集”这个词从档案工作者的词汇中去掉。
在俄国、法国、美国等一些档案学著作和档案工作条例中，也常使用文件、档案材料的“补充"、“集中”或“接收"等词。
从对档案的本质的理解方面来说,档案是特定的机关或个人在其工作活动中形成的文件有机体，是自然形成的历史记录，不是人们随意搜集的拼凑体。
而作为对档案管理一项活动的描述来说，难以完全避免“收集”这个概括性和专指性的习惯通用术语。
应该指出的是，所谓档案的收集,就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来.所以，我国档案界还是通用“收集”之称。
《档案工作规章制度》
第一章总则第一条为加强和规范档案工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的档案工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、销毁等各个环节。
第三条档案工作应当遵循以下原则：（一）依法治档：严格遵守国家档案法律法规，确保档案工作的合法性、合规性；（二）统一管理：实行集中统一管理，确保档案的完整性和连续性；（三）科学管理：运用现代科技手段，提高档案管理水平和效率；（四）安全保密：加强档案安全保卫工作，确保档案的保密性和安全性；（五）服务至上：以提高服务质量为目标，为单位的各项工作提供优质档案服务。
第二章档案收集与整理第四条档案收集工作应当遵循以下要求：（一）全面收集：收集单位在各类活动中形成的、具有保存价值的文件、资料、声像等档案材料；（二）及时收集：按照档案归档要求，及时收集应归档的档案材料；（三）规范收集：收集的档案材料应当符合国家档案规范和标准。
第五条档案整理工作应当遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案的来源、内容和形式进行分类整理；（二）编制目录：编制详细的档案目录，方便查阅；（三）编号归档：对整理好的档案进行编号，并按照编号顺序归档。
第三章档案保管与利用第六条档案保管工作应当遵循以下要求：（一）库房管理：保持库房通风、干燥、防潮、防虫、防霉、防火、防盗；（二）档案装具：使用符合国家标准的档案装具，确保档案的存放安全；（三）技术保护：对珍贵、易损档案采取必要的保护措施。
第七条档案利用工作应当遵循以下要求：（一）查阅手续：查阅档案应当办理相关手续，遵守档案查阅规定；（二）查阅范围：查阅档案应当遵守国家保密法律法规，不得查阅禁止查阅的档案；（三）档案复制：复制档案应当遵守国家版权法律法规，不得侵犯他人合法权益。
第四章档案鉴定与销毁第八条档案鉴定工作应当遵循以下要求：（一）定期鉴定：定期对档案进行鉴定，淘汰失去保存价值的档案；（二）专家鉴定：聘请档案鉴定专家对档案进行鉴定；（三）审批程序：鉴定结果应当经过审批，方可销毁。
档案管理制度八号令
第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本单位所有档案的管理工作，包括纸质档案、电子档案和声像档案等。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）规范管理，方便利用；（四）保密安全，防止丢失。
第二章档案收集与整理第四条档案收集应当遵循以下要求：（一）档案收集工作由档案管理部门负责；（二）档案收集应当全面、系统、及时；（三）档案收集应当确保档案的真实性、完整性和准确性；（四）档案收集应当遵守国家有关档案收集的规定。
第五条档案整理应当遵循以下要求：（一）档案整理应当遵循档案分类、编目、编号、装订等规范；（二）档案整理应当确保档案的系统性、条理性和连续性；（三）档案整理应当便于档案的检索、查阅和利用；（四）档案整理应当定期进行，保持档案的整洁和完好。
第三章档案保管与利用第六条档案保管应当遵循以下要求：（一）档案保管应当确保档案的实体安全，防止档案损坏、丢失和被盗；（二）档案保管应当采取防火、防盗、防潮、防虫、防尘等措施；（三）档案保管应当建立档案保管档案，记录档案的出入库、借阅、销毁等情况；（四）档案保管应当定期对档案进行检查、维护和修复。
第七条档案利用应当遵循以下要求：（一）档案利用应当遵循档案利用规定，确保档案的保密性和安全性；（二）档案利用应当实行实名登记，记录利用者的姓名、单位、用途和档案查阅情况；（三）档案利用应当遵守档案查阅制度，不得擅自复制、借阅、摘抄档案；（四）档案利用应当保护档案的原始性和完整性，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。
第四章档案鉴定与销毁第八条档案鉴定应当遵循以下要求：（一）档案鉴定应当由档案管理部门负责；（二）档案鉴定应当依据国家有关档案鉴定标准，对档案的价值、真实性、完整性等进行鉴定；（三）档案鉴定应当定期进行，确保档案的清理和更新；（四）档案鉴定应当将鉴定结果及时报上级主管部门备案。
《档案管理规定》(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于本单位的各类档案，包括文书档案、科技档案、人事档案、会计档案、声像档案、电子档案等。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，方便利用；（三）依法治档，严格保密；（四）科学管理，持续改进。
第四条本单位档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第二章档案收集与整理第五条档案收集应当遵循以下要求：（一）及时收集，确保档案的完整性和连续性；（二）全面收集，包括各类档案及其相关资料；（三）真实准确，不得篡改、伪造档案；（四）分类清晰，便于管理和利用。
第六条档案整理应当遵循以下要求：（一）按照档案的种类、时间、内容等进行分类；（二）编制档案目录，包括档案名称、编号、时间、页数等信息；（三）对档案进行编号，确保档案的唯一性；（四）对档案进行整理，确保档案的整洁、有序。
第七条档案整理的具体要求如下：（一）文书档案：按照年度、文号、类别等进行整理；（二）科技档案：按照项目、时间、类别等进行整理；（三）人事档案：按照个人、时间、类别等进行整理；（四）会计档案：按照年度、科目、时间等进行整理；（五）声像档案：按照时间、内容、类别等进行整理；（六）电子档案：按照格式、时间、内容等进行整理。
第三章档案保管与利用第八条档案保管应当遵循以下要求：（一）根据档案的性质和特点，选择合适的保管场所和设施；（二）保持档案的整洁、干燥、通风，防止档案受损；（三）对档案进行定期检查，发现异常情况及时处理；（四）加强档案的防盗、防火、防潮、防虫等安全措施。
第九条档案利用应当遵循以下要求：（一）严格按照档案利用规定，确保档案的安全；（二）提供档案查询、复制、借阅等服务；（三）对档案利用情况进行登记，确保档案的完整性和安全性；（四）未经批准，不得擅自复制、借阅、销毁档案。
学校档案收集归档制度
第一章总则第一条为加强学校档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合学校实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于学校各部门、各单位在档案收集、整理、归档、保管、利用等各个环节。
第三条学校档案收集归档工作应遵循以下原则：1. 完整性原则：档案收集要全面、系统，确保档案的完整性和连续性。
2. 准确性原则：档案内容要真实、准确，反映学校各项工作的真实面貌。
3. 适时性原则：档案收集要及时，确保档案的时效性。
4. 安全性原则：档案保管要安全可靠，防止档案丢失、损坏和泄密。
第二章档案收集第四条学校档案收集范围包括：1. 学校组织机构、人员编制、职责分工等文件；2. 学校发展规划、规章制度、教育教学、科研、财务、基建、设备等文件；3. 学生、教职工名册、学籍、人事、奖惩、考核等文件；4. 教学计划、教案、课件、实验报告、论文、课题研究等教学文件；5. 学生活动、社团、竞赛、表彰等德育文件；6. 学校历史、校庆、重大活动等声像档案；7. 其他具有保存价值的文件。
第五条档案收集方式：1. 定期收集：各部门、各单位应在每年年底将应归档的文件材料整理齐全，报送档案室；2. 随时收集：对具有保存价值的文件材料，应及时收集归档；3. 征集：对散失在外的珍贵档案，可通过征集方式补充。
第三章档案整理与归档第六条档案整理应遵循以下要求：1. 按照档案分类、编号、编目等规定，对收集到的档案进行整理；2. 档案卷内文件应保持原顺序，不得随意抽换、删除；3. 档案卷内文件应齐全、完整，不得破损、褪色；4. 档案卷内文件应分类清晰，便于检索和利用。
第七条档案归档应遵循以下程序：1. 档案整理完毕后，由档案管理员进行审核；2. 审核合格后，由档案管理员填写档案归档登记表；3. 档案归档登记表经归档部门负责人签字确认后，报送档案室；4. 档案室接收档案后，进行分类、编号、编目等工作；5. 档案归档完毕后，档案室应建立档案目录，方便检索和利用。
归档规章制度
第一章总则第一条为规范归档工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规章制度。
第二条本规章制度适用于本单位的各类档案的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条归档工作应当遵循真实性、完整性、准确性、系统性、安全性和连续性的原则。
第二章档案收集第四条各部门、单位应当建立健全档案收集制度，明确档案收集的范围、标准和程序。
第五条档案收集应当包括以下内容：（一）本单位各类文件、资料、图表、照片、录音、录像等原始记录；（二）上级机关、下级单位、业务主管部门等单位的文件、资料；（三）本单位各类会议记录、决议、决定、报告、请示、函电等；（四）本单位各类合同、协议、规章制度等；（五）本单位各类统计数据、调查报告、科研成果等；（六）其他应当归档的资料。
第六条档案收集工作应当由档案管理部门负责，各部门、单位应予以配合。
第三章档案整理第七条档案整理应当遵循以下原则：（一）按照档案内容、形式、来源等特征进行分类；（二）保持档案的原始状态；（三）确保档案的完整性和连续性；（四）便于档案的查找和利用。
第八条档案整理工作应当包括以下内容：（一）对收集到的档案进行鉴定，确定归档范围；（二）对档案进行分类、编目、编号；（三）编制档案目录、索引、卡片等检索工具；（四）对档案进行装订、封存、包装等。
第四章档案保管第九条档案保管应当遵循以下原则：（一）确保档案实体安全；（二）确保档案信息安全；（三）确保档案的完整性；（四）便于档案的查找和利用。
第十条档案保管工作应当包括以下内容：（一）建立档案库房，确保库房安全、通风、防潮、防虫、防尘、防火、防盗；（二）对档案进行定期检查、清理、消毒；（三）对档案进行修复、复制、整理等工作；（四）建立健全档案借阅、查询、复制等制度。
第五章档案利用第十一条档案利用应当遵循以下原则：（一）保障档案信息安全；（二）便于档案的查找和利用；（三）尊重档案原始性；（四）维护档案的完整性。
社会组织_档案管理制度
第一章总则第一条为加强社会组织档案管理，确保档案资料的安全、完整、准确和有效利用，依据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合社会组织实际情况，特制定本制度。
第二条本制度适用于本社会组织所有档案资料的收集、整理、保管、利用和销毁等工作。
第三条本制度旨在规范社会组织档案管理工作，提高档案管理水平，为社会组织的发展提供有力保障。
第二章档案收集第四条社会组织档案收集范围包括：（一）社会组织成立、变更、终止等法律文件及审批材料；（二）社会组织内部管理规章制度；（三）社会组织活动记录、会议记录、财务报表、审计报告等；（四）社会组织项目实施、评估、验收等资料；（五）社会组织工作人员档案、培训、考核、奖惩等资料；（六）社会组织与其他组织、个人签订的协议、合同等；（七）其他具有保存价值的资料。
第五条档案收集应遵循以下原则：（一）真实性：收集的档案资料必须真实、准确、完整；（二）完整性：收集的档案资料应全面反映社会组织的工作情况；（三）及时性：档案收集工作应及时、高效；（四）安全性：确保档案资料在收集、整理、保管过程中不受损坏、丢失。
第三章档案整理第六条档案整理应按照以下要求进行：（一）分类：根据档案资料的性质、内容、时间等因素，将档案资料分为不同的类别；（二）编号：为每份档案资料编制统一编号，便于查阅和管理；（三）装订：按照档案资料的性质、数量和保存要求，采用合适的装订方式；（四）编目：对档案资料进行详细编目，包括档案名称、编号、类别、时间、页数、保管期限等信息。
第四章档案保管第七条档案保管应遵循以下要求：（一）存放：将档案资料存放在专用档案柜或密集架中，保持档案室通风、干燥、防潮、防虫、防霉；（二）标识：在档案柜或密集架上设置标识牌，标明档案类别、编号等信息；（三）查阅：档案查阅需经档案管理人员审批，确保档案资料的安全；（四）复制：复制档案资料需经档案管理人员审批，并注明复制目的、时间、复制份数等信息。
第五章档案利用第八条档案利用应遵循以下要求：（一）查阅：档案查阅者需出示有效证件，填写查阅申请表，经档案管理人员审批后方可查阅；（二）复制：档案复制需经档案管理人员审批，并注明复制目的、时间、复制份数等信息；（三）保密：涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案资料，未经批准不得查阅、复制。
档案三合一工作制度规范(3篇)
第1篇第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，提高档案利用率，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的档案管理工作，包括档案的收集、整理、保管、鉴定、利用、销毁等各个环节。
第三条档案管理工作应当遵循以下原则：（一）依法管理原则：严格遵守国家档案法律法规，确保档案管理的合法性。
（二）集中统一原则：实行档案集中统一管理，确保档案的完整性和连续性。
（三）分级管理原则：根据档案的重要性和保管要求，实行分级管理。
（四）安全保密原则：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损毁和泄密。
（五）科学利用原则：充分利用档案资源，为各项工作提供有效服务。
第二章档案收集与整理第四条档案收集工作应当遵循以下要求：（一）及时性：档案收集应当及时、全面，确保档案的真实性和完整性。
（二）准确性：档案收集应当准确无误，保证档案内容的真实性。
（三）完整性：档案收集应当涵盖单位各项工作，确保档案的全面性。
（四）规范性：档案收集应当符合国家档案分类和编号标准。
第五条档案整理工作应当遵循以下要求：（一）分类整理：按照档案的性质、来源、时间等特征进行分类整理。
（二）编目归档：编制档案目录，归档编号，确保档案的有序性。
（三）规范装订：按照国家档案装订标准，规范装订档案。
（四）数字化整理：积极推动档案数字化工作，提高档案管理效率。
第三章档案保管与鉴定第六条档案保管工作应当遵循以下要求：（一）安全保管：确保档案实体和信息安全，防止档案丢失、损毁和泄密。
（二）科学保管：根据档案的保存要求，采取科学的保管措施，延长档案寿命。
（三）清洁保管：保持档案库房整洁，防止档案受潮、霉变和虫蛀。
（四）定期检查：定期对档案进行检查，及时发现和处理问题。
第七条档案鉴定工作应当遵循以下要求：（一）依法鉴定：按照国家档案鉴定标准，依法进行档案鉴定。
（二）科学鉴定：根据档案的价值和保管要求，进行科学鉴定。
档案管理制度_工作细则
第一章总则第一条为加强档案管理，确保档案资料的安全、完整和有效利用，提高档案管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及相关法律法规，结合本单位的实际情况，制定本制度。
第二条本制度适用于本单位的各类档案，包括文书档案、科技档案、声像档案、电子档案等。
第三条档案管理应遵循以下原则：（一）统一领导，分级管理；（二）集中保管，分散利用；（三）科学管理，确保安全；（四）规范操作，提高效率。
第二章档案收集与整理第四条档案收集工作应按照档案收集范围、标准和程序进行，确保档案的完整性、准确性和及时性。
第五条档案收集范围包括：（一）本单位形成的各类文件、资料、图表、照片等；（二）与其他单位、个人交换的档案资料；（三）上级单位下发的文件、资料；（四）下级单位上报的文件、资料；（五）其他需要归档的资料。
第六条档案收集标准：（一）档案资料应真实、准确、完整；（二）档案资料应具有保存价值；（三）档案资料应便于检索和利用。
第七条档案收集程序：（一）制定档案收集计划；（二）收集档案资料；（三）对收集的档案资料进行整理；（四）对整理后的档案资料进行鉴定和分类；（五）对鉴定合格的档案资料进行归档。
第八条档案整理工作应按照档案分类、编号、装订等要求进行，确保档案的规范化、系统化。
第九条档案分类应遵循以下原则：（一）按照档案形成单位、档案内容、档案形式等进行分类；（二）分类应科学、合理、便于检索；（三）分类标准应统一。
第十条档案编号应遵循以下原则：（一）编号应唯一、规范、便于检索；（二）编号应按照档案分类、时间顺序等进行编排；（三）编号格式应符合档案管理规范。
第十一条档案装订应遵循以下原则：（一）装订应牢固、美观、便于翻阅；（二）装订材料应符合档案保护要求；（三）装订顺序应符合档案分类、编号要求。
第三章档案保管与利用第十二条档案保管工作应按照档案保管规范和档案保护要求进行，确保档案的实体安全和信息安全。
第十三条档案保管规范包括：（一）档案库房应保持清洁、干燥、通风、防潮、防虫、防鼠、防火、防盗；（二）档案资料应按照分类、编号、时间顺序等进行排列；（三）档案资料应定期检查、维护、修复；（四）档案资料应实行双人保管、分人负责；（五）档案资料应按照档案利用规定进行借阅。
标准档案室归档章程模板
第一章总则第一条为加强档案管理工作，确保档案资料的安全、完整和有效利用，根据国家档案法律法规和相关规定，结合本档案室实际情况，特制定本章程。
第二条本章程适用于本档案室所有档案资料的收集、整理、保管、鉴定、销毁等各个环节。
第三条档案室工作应遵循以下原则：1. 遵纪守法，严格执行国家档案法律法规；2. 安全保密，确保档案资料的安全；3. 完整准确，保证档案资料的真实性和完整性；4. 规范有序，实现档案资料的标准化、规范化管理；5. 效率优先，提高档案资料的服务质量。
第二章档案收集第四条档案收集范围：1. 各部门、各科室形成的各类文件、资料、图纸、照片等；2. 有关领导批示、会议纪要、讲话记录等；3. 各类统计数据、报表、报告等；4. 其他具有保存价值的资料。
第五条档案收集要求：1. 文件材料必须完整，包括正文、附件、抄送件等；2. 文件材料必须字迹清楚，不得使用圆珠笔、铅笔、红墨水及纯蓝墨水签批或书写，一律用黑笔书写或打印；3. 各部门、各科室应于每年底前将应归档的文件材料汇总整理，报送档案室。
第三章档案整理第六条档案整理原则：1. 分类清晰，便于检索；2. 编号有序，便于管理；3. 实体档案与电子档案相结合，实现档案资料的数字化管理。
第七条档案整理程序：1. 对收集到的档案资料进行初步整理，剔除无关、破损、假冒等不符合归档条件的资料；2. 对符合归档条件的档案资料进行分类、编号、装订；3. 按照档案类别、时间顺序、编号等要求，建立档案目录和索引；4. 对电子档案进行备份，确保数据安全。
第四章档案保管第八条档案保管要求：1. 严格执行档案保管制度，确保档案资料的安全；2. 定期检查档案库房，防止霉变、虫蛀、鼠咬等；3. 对重要档案资料进行特殊保管，确保其完好无损；4. 对电子档案进行定期备份，防止数据丢失。
第五章档案鉴定与销毁第九条档案鉴定原则：1. 符合国家档案法律法规；2. 依据档案资料的实际价值；3. 考虑档案资料的保管期限。
第二章 档案的收集
全宗是一个立档单位档案的有机整体，保持 全宗的不可分散性，是档案管理的一项基本原则。 在档案的收集工作中，必须把一个立档单位 的档案作为一个全宗集中在一个档案室或档案馆 中，不允许把一个全宗的档案人为地加以分割。 对于那些在同一时间、地点和社会历史条件 下 保存的档案全宗，档案馆应当注意维护它们 之间的互相联系，并将它们集中收藏在同一个档 案馆里，以保持全宗群档案的历史有机连续性。
４.实事求是地灵活掌握入馆时间 除了10年、20年的原则要求外，还有例外。 （１）在非和平环境、动乱（文革）期间的档案， 边远地区保管条件恶劣的档案可以提前接收。 （２）一些专门档案可以在机关多保存一些时间， 如国防档案、外交档案、公安档案、法院诉讼档案（按 规定，基层法院档案是保管20年），人民银行的财会档 案。
第三节 档案馆对档案的收集
档案馆档案的范围和期限
现行组织单位档案和撤销组织单位档案的接收
各级国家档案馆收集档案范围的规定 历史档案的接收与征集
一、档案馆收集档案的范围和期限
（１）本级各机关、团体及所属单位的具有永久保 存价值的档案，省辖市、州、盟和县级档案馆同时接收 长期保存的档案。（现行机关档案源） （２）撤销机关、团体的档案 （3 ）组织和个人保存的散失档案 （４）档案馆之间交接档案 （１）省级以上档案馆接收立档档案单位保管20年 左右的档案（永久保存的） （２）省辖市、州、盟和县级档案馆接收立档单位 保管10年左右的档案（长期和永久保存的）
G.声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、 地点、中心内容和责任者。 H.有关卷内文件材料的情况说明，都应逐项填写在 备考表内，若无情况可说明，也应将立卷人、检查人的 姓名和时间填上以示负责。备考表应置卷尾。
J.卷内文件要去掉金属物，对破损的文件材料应修
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第二章档案收集工作[教学目的与要求]通过讲授，使学生明确档案收集工作的重要性。
了解档案的主要收集方式、归档、接收和征集，以及在档案收集工作中需要注意的问题。
要求学生掌握收集档案的标准，学会合理收集档案。
[教学重点与难点]教学重点：1、档案收集工作的内容和要求；2、归档制度及其内容。
[教学内容]本章主要了解档案收集工作的要求与特点，特别要重视归档制度的内容，档案室、档案馆接收档案的途径。
第一节档案收集工作概述本节主要掌握档案收集工作的内容、要求与收集工作的特点。
档案是开展档案管理的物质基础，是档案信息资源开发的必要条件。
因而，档案的收集活动在整个档案业务管理工作中占有重要的地位，是一个关键性的业务工作环节。
做好档案的收集工作，必须了解和把握其工作内容、方法和途径，明确其指导思想与要求，处理好该项工作中的质与量、优化与丰富馆(室)藏等方面的关系。
一、档案收集工作的内容档案收集工作就是按照党和国家的有关规定，通过例行的接收制度和专门的征集办法，把分散在各单位、单位内部各机构和个人手中的档案，以及散失在社会上的零散档案，有计划地分别集中到有关的档案室和各级各类档案馆，实行集中统一管理。
在档案学中，对“收集”这个概念的运用有着不同的理解。
英国的希里拉·詹金逊1947年在伦敦大学为新开档案管理课程所做的开课演讲中说：档案不是搜集物，我甚至希望能够把“搜集”这个词从档案工作者的词汇中去掉。
在俄国、法国、美国等一些档案学著作和档案工作条例中，也常使用文件、档案材料的“补充”、“集中”或“接收”等词。
从对档案的本质的理解方面来说，档案是特定的机关或个人在其工作活动中形成的文件有机体，是自然形成的历史记录，不是人们随意搜集的拼凑体。
而作为对档案管理一项活动的描述来说，难以完全避免“收集”这个概括性和专指性的习惯通用术语。
应该指出的是，所谓档案的收集，就是按照档案形成的规律，把分散的材料接收、征集、集中起来。
所以，我国档案界还是通用“收集”之称。
档案收集的工作内容，从工作方式上来说，可以概括为两个方面：一是档案的接收，二是档案的征集。
档案的接收，是指档案馆(室)收存档案的活动过程。
它是整个档案收集工作的中心内容，是档案部门取得和积累档案的主渠道。
档案的征集，是指档案馆按照国家规定征收散存在社会上的档案和有关文献的活动。
它是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。
从具体的工作内容上来说，档案收集工作包括以下4个方面：(1)政府机关、企业、事业单位的档案室对本单位(部门)需要归档的档案的接收；(2)政府机关、企业、事业单位对那些未及时归档的档案的补充收集；(3)档案馆对现行机关、撤销机关的具有长久保存价值的档案的集中和接收；(4)档案馆对中华人民共和国建立以前各个历史时期形成的档案的接收与征集。
二、档案收集工作的特点1、预见性与计划性档案文件作为人类各种社会活动的产物，其产生和形成具有明显的分散性特点。
所以，必须在调查研究的基础上，科学地分析和预测其形成、使用、管理的规律和特点，才能作好档案的收集工作。
此外，档案实体管理部门还必须全面了解和掌握本档案馆(室)主要档案用户的利用动向、特点和规律，使收集来的档案文献符合档案用户当前的和长远的需要。
所以，档案收集工作要有计划性、主动地进行。
2、针对性与及时性档案收集工作，必须根据各级各类档案馆(室)的收集档案的范围来进行，不能违反国家规定，擅自收集不属于本馆(室)收集工作范围的档案，以保证收集工作能够有目的、有重点地进行；档案收集工作还具有及时性的特点。
它要求档案人员必须具有明确的时间意识，将应当接收和征集的档案及时收集进馆(室)。
应避免拖延迟误，在掌握有关线索的前提下，采取相应的方式，尽快将档案收集起来。
3、系统性与完整性档案收集工作的系统性，从横的方面来讲，就是收集来的档案在种类、内容方面应齐全完整，同一项社会活动的档案应当是一个有机的整体；从纵的方面说，要保证收集来的档案能够历史地反映出一个地区、一个部门、一个专业系统、一个单位的历史脉络。
此外，在收集档案时，应充分考虑到档案的科学文化价值及其在当前的工作、生产、科研活动中所能起到的积极作用。
这样才能使档案室真正成为机关、单位的参谋与咨询部门，使档案馆成为社会各方面开发利用档案史料的中心。
三、档案收集工作的意义(一)档案收集工作是档案工作的起点档案工作的对象是档案。
有了档案，档案室和档案馆才有进行整理、编目、鉴定、保管、统计和提供利用等各项工作的物质条件。
档案馆(室)所管理的档案，主要不是由档案馆(室)自己产生的，而是依靠长期收集，逐步积累和补充起来的。
收集是档案馆(室)取得和积累档案的一种手段，没有档案的收集工作，就不可能有完整的档案，档案工作就成了“无米之炊”。
因此，要做好档案工作，首先必须从档案的收集工作做起。
(二)档案收集工作是实行档案集中管理原则的前提和保证档案工作的基本原则要求实行档案集中统一管理。
国家的档案是宝贵财富，不能长期分散，更不能归个人所有，只有通过收集工作，才能把党和国家的全部档案集中到各机关的档案室或各级各类档案馆，形成统一的档案材料基地，实行统一的科学管理。
因此，收集工作是档案工作基本原则得以贯彻的一个重要前提和保证。
(三)档案收集工作是档案工作各环节的基础从全部档案业务工作的程序来说，收集工作是档案工作中的第一个环节。
收集工作的质量决定和影响着其他环节的质量，收集的档案齐全完整，合乎质量要求，就为其他环节创造了良好的条件，可以减少其他工作量，从而可以使档案馆(室)集中力量广泛开展档案的利用工作。
如果收集不及时，档案材料残缺不全，整理工作就不能顺利进行，就没有完整、系统的档案，并且会给今后的保管、鉴定、统计、利用等各项工作造成困难。
因此，要做好档案业务工作，就必须首先做好档案收集工作。
四、档案收集工作的要求档案收集工作的基本要求是：树立优化馆(室)藏的指导思想，坚持全宗不可分散性原则，推行入馆(室)档案的标准化，加强馆(室)外的调查研究。
(一)树立优化馆(室)藏的指导思想丰富的馆(室)藏是加强档案馆(室)业务建设的基础，也是开发利用档案不可缺少的条件。
档案工作的成就如何，从一定意义上讲，首先取决于档案材料的数量和质量。
档案数量是否充分，质量是否优化，这是衡量档案工作水平的重要标志之一。
所以档案收集工作首先要树立优化馆(室)藏的指导思想，认真执行国家有关规定，采取积极主动的态度和各种有效措施，把凡属于本馆本室管理的各种档案资料全部收集起来。
同时，还要注意收集的档案应该门类齐全，结构合理。
档案馆(室)既要收集反映党政机关活动的普通档案，也要收集包括科技档案在内的各种专门档案；既要收集有关领导机关的档案，也要收集各种类型的机关以及有代表性的基层单位的档案；既要收集公务活动的档案，也要收集著名人物的档案；既要收集纸质文件材料的档案，也要收集声像、电子、磁盘等新型载体材料的档案，力求优化馆藏，满足利用者的需要。
(二)坚持全宗不可分散性原则一个立档单位形成的全部档案是一个全宗。
一个立档单位的各项活动之间有着必然的联系，各项活动中形成的文件材料，在来源、内容、形式、时间等方面也存在着固有的联系，因此，全宗是一个单位档案不可分割的整体。
在收集过程中，必须把一个单位的档案全部集中到一个档案馆(室)，不允许人为的分散。
只有在收集时坚持了全宗的不可分散性原则，在以后的整理、鉴定、保管和统计等各项业务工作中，才能坚持按全宗和全宗群进行系统管理，以保持其固有的联系。
(三)推行入馆(室)档案的标准化档案收集是确保入馆(室)档案质量的首要的工作环节，因此，实现入馆(室)档案的标准化，关键在于档案收集的质量。
档案馆(室)应严格依照国家或地方及专业主管机关制定的有关标准，对入馆(室)档案进行检查。
档案馆(室)还应加强档案收集工作前的业务检查和监督工作，以减少不符合标准要求的案卷(保管单位)的产生。
关于在收集工作中推行标准化问题，各有关方面应按照国家档案局制定的《机关档案工作业务建设规范》的规定进行。
中央档案馆与地方档案馆都已提出了在全宗划分、分类、案卷质量和格式以及编目等方面具体而明确的要求。
实行入馆(室)档案的标准化，将会促进入馆档案质量的提高。
(四)加强馆(室)外调查研究收集工作是解决档案的集中问题，就是因为它的对象本来是分散的，这就要求收集工作必须做好馆(室)外调查研究，掌握应收入档案馆(室)的档案在分散、流动、管理和使用等方面的信息，使收集渠道畅通。
对于档案室来说，要了解本单位工作活动将产生哪些档案，这些档案是否形成和归档；对于档案馆来说，要了解被接收单位的历史、档案状况、保管条件等，以便统筹安排档案的进馆时间。
同时，对散失在社会上的历史文件，要广泛调查，一旦发现线索，应根据不同对象采取相应的收集方式和方法，以求收集到更多更好的档案。
应当指出，强调收集工作中的调查研究，还必须注意研究和掌握档案形成规律以及档案发挥作用的规律性，处理好从文件形成到归档、从档案室到档案馆的档案流程周期。
既要防止把档案形成机关尚在经常使用的档案过早地集中起来；又要防止忽视整体的需要，把需要集中的档案当作“小家底”据为已有，或者“拒之门外”不愿接收。
应该从全局出发，全面考虑局部和整体、当前和长远利用的需要，从而有利于维护国家历史文化财富的安全和便于提供利用。
第二节档案室的收集工作本节重点是归档制度的内容。
档案室的收集工作主要是指机关单位内文件材料的归档，即按照党和国家的有关规定，通过建立和健全归档制度，将文书处理部门和业务部门立卷归档的文件材料集中到档案室，实现统一管理。
一、归档制度(一)建立归档制度的必要性在正常情况下，机关档案的收集工作是通过执行一定的归档制度来完成的。
各机关在工作活动中不断产生的文件材料处理完毕以后，经文书部门或业务部门整理立卷，定期移交给档案室集中保存，称为“归档”。
简言之，归档就是指按照国家规定把档案交给机关档案部门集中保存的过程。
在我国，“归档”已成为党和国家对档案工作明文规定的一项制度，这就是通常所说的“归档制度”。
机关文件的归档，是机关文书或文件工作的最后一个环节，也是人们将办理完毕的文件作为档案保存起来的第一个重要关口(起点)。
因此，为了保证归档文件的齐全、完整，必须建立本机关或单位的归档制度。
归档制度是各机关、单位的文件处理部门或业务部门作好文件归档工作，及时、科学地移交档案的重要依据，同时也是机关档案部门取得档案、监督、指导、检查本机关、单位文件归档工作的必要手段。
我国许多法规性文件，均对归档制度作了明确规定。
1956年4月16日，国务院发布的《关于加强国家档案工作的决定》中就要求：“各级机关的档案材料(包括机关的收发文电、内部文书、会议记录、电话记录、技术文件、出版物原稿、印模、照片、影片、录音等)，应该由机关档案业务机构——档案室集中管理，不得由承办单位和个人分散保存。