浅析提高办公室工作质量和效率

浅析提高办公室工作质量和效率

质量和效率是办公室工作的两个基本要素，也是衡量办公室工作效能的两项硬指标。办公室系统有着优良的传统，有着积淀深厚的机关文化，其内在的效能应该说还远未发挥到极致。如何利用好、发挥好这些效能，使其最大限度地发挥作用，以推动办公室工作上质量、上水平，还需要在加强机关的组织效能建设上下功夫，在不断提高工作质量和办事效率上下功夫。

一、组级结构要合理。办公室要获得预期的管理功能，必须优化组织结构。结构之所以重要是因为它直接关系到队伍建设，关系到工作重点的明确，关系到人员力量的分布和使用，关系到工作关系的顺畅，关系到整体效能的发挥。衡量办公室结构优化与否，关键是要看处于该结构中的各个科室局之间的信息传递和处理能否做到全面、准确、及时和高效，从而能连续不断地为办公室工作的运行和发展输送新的信息能量。办公室系统一定要抓住即将进行机构改革的有利时机，按照结构优化的要求，遵循精简、统一、效能原则，调整办公室的内设机构，规范编制、职能、机构名称、使之更符合新时期办公室工作的实际和客观规律。在机构改革中，既要强调上下对口，又要从实际出发，允许必要的灵活性，减少工作交叉和不必要的环节，科学设置机构，理顺工

作关系，为办公室效能建设打下良好的基础。

二、组级运转要协调。结构合理的办公室，只有运转协调，才能使科室局的个体行为变为办公室组织整体的系统行为，使办公室系统的整体效能由可能变为现实。办公室系统运转协调主要表现为静态系统和动态系统两方面的协调。从静态角度看，办公室各科室局之间应相互协调，虽然各科室局的工作职责不同，有的从事政务服务，有的进行事务服务，但它们都是办公室系统内部一个有机的组成部分，缺了哪一方面都不行，因此必须在办公室系统内部大力营造分工不分家、团结协作的良好氛围。此外，还要重视办公室与系统外部的协调。办公室地位特殊，处在联系基层与领导的中枢位置，承担着上传下达、沟通左右的主要职责，办公室系统内外关系协调了，政令才会畅通，否则，就会出现“肠梗阻”，造成政令不畅。从动态的角度看，办公室系统功能发挥的各环节，也就是决策中心、执行机构、反馈机构之间要相互协调。主任办公会研究决定的事项，各科室局必须认真执行，并做好信息反馈。这就要求办公室从制度建设入手，严格目标管理，规范工作程序，形成职责范围、工作流程和工作标准“三位一体”的工作机制，使办公室工作走上制度化、规范化轨道。静态系统协调和动态系统协调是两个不同层面的协调形式，其发挥的作用也有所不同，其中，静态系统的协调是办公室运转协调的基础，而动态系统的协调则是办公室

运转协调的保证。不论哪一类系统协调不力，都会给办公室整体效能的实现造成严重障碍，因此必须予以高度重视。

三、工作要灵活高效。工作灵活高效是办公室效能建设的最终体现和根本标准。工作灵活，是指办公室工作要根据内外条件和环境的变化，适时适地进行调整，以保证办公室具有高度的应变能力。这也就是前面所讲到的工作创新。工作高效，是指办公室工作要做到质量高、效率高、符合规范。这一点对办公室工作来说至关重要。新形势下，市场经济就是质量经济、效率经济，办公室作为为经济建设服务的重要部门，必须跟上新时代的节奏。这就要求我们在主观上提高责任心，增强主动性，自觉地加快工作节奏，提高工作质量，搞好“三个服务”;在客观上要运用现代化科技手段，努力实现办公自动化。办公自动化是办公室今后发展的方向，它对于提高办公效率和工作质量可以说是一次历史性革命。要抓紧做好办公自动化硬件和软件上的准备，一方面加快办公室电脑的配备，构建办公局域网;另一方面加强办公人员徽机操作技术的培训，在这方面，宁要人才等装备，不可装备等人才。

顾晓玲

二〇一〇年五月十九日