第十章办毕公文的处置
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2014-4-1 35
传统立卷方法中，分保管期限 是通过规定案卷排列方式实现的， 《机关档案业务建设规范》规定： “案卷应按不同保管期限分别排 列”。因为排列是依据分类方案进 行的，所以这实际意味着必须按保 管期限进行一次实体分类。《规范》 将保管期限直接作为一种分类标准 明确提出，从简化概念、理顺工作 流程看是必要的。
11
（ 3）归档文件质量要求（传统载体）
总的要求：收集齐全，分类清楚，期限 准确，装订美观，排列有序，检索科学。 具体要求： ①文件材料整理符合规范。每份文件的 主件与附件、定稿与存本（印本）、请 示与批复、转发件与被转发件、多种文 字形成的同一文件，应放在一起，不得 分开。文件电报合一归档整理。 ②不同年度的文件应分开整理。
从整体联系上把握其留存价值。
制定出详细、便于操作的文件保管期限表。明确划定公文 留存与否的依据。满足两方面需求：一是本机关查考工作 的需要；二是社会各有关方面的利用需求。
机构或部门留存公文的重心是“以我为主”，即本单位形
成的公文。
2014-4-1 6
二、办毕公文的处置方法 依照有关公文处置的 要求以及公文自身的保存 价值,对一个机构的公文来 说,通常可以采用四种不同 的处置方法:整理归档、销 毁、清退和暂存。
2014-4-1 2
办毕公文处置的含义
办毕公文处置,指根 据办毕公文的不同内 容或价值,对其分门别 类,剔除无用文件,对 有保存价值的文件进 行有序化整理的活动。
2014-4-1 3
办毕公文处置的作用
妥善处理办毕公文， 有助于降低文件冗余度， 凸显真正有价值的文件信 息，充分发挥公文中有持 续利用价值的信息的效用， 防止无用信息对各项活动 的干扰，保证日常及以后 快速查找和有效利用文件。
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2014-4-1
【案例】四川省档案局推荐的分
类： 保管期限——年度—— 机构（问题）
2014-4-1 10
4.归档制度 包括三方面内容 :归档范围、时间和质量要求 (1) 归档范围 通常情况下，凡是反映本机关职能活动、 对本机关 或社会具有查考利用价值的办毕公文均 属于归档范围。 (2) 归档时间
2014-4-1
纸质文件次年6月底以前归档 电子文件办理完毕及时归档 专门文件按有关规定归档或作专门规定
2014-4-1 21
暂存文件的处置
暂存公文应由各机关的文书 部门统一、集中保管。要合理排 列与编号并简单编目，必要时可 按公文号、主题、作者或查考利 用的其他需要和要求汇编装订成 册。密件与非密件应分别保管。 及时确认将具有长期或永久保存 价值的公文重新归卷。
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2014-4-1
第二节 案卷级整理方法 一、分类方法 分类方法是文件整理之前 确定的公文分门别类的原则和 依据，是文件整理的基础。机 关公文的分类方法有：分年度、 分组织机构、分问题、分保管 期限。
2014-4-1 19
清退范围
需要清退的公文主要包括如下数类：
①绝密公文； ②有重大错漏的公文； ③被明令撤销的公文； ④仅供征求意见或审阅的公文； ⑤未经本人审阅的领导人的讲话稿; ⑥其他由发文机关指定清退的公文等。
2014-4-1 20
(四) 暂存 公文暂存的含义及作用 公文的暂存，是指对既不应立卷归档或清退， 又暂不宜销毁的公文，仍需再留存一定时期以 备查用。 暂存公文范围 ①频繁查阅的已整理归档公文的重份文本与复 印本； ②具有参考价值的公文、简报等； ③一时难以准确判定是否留存或销毁的公文； ④反映一般情况的公文、报表等。
2014-4-1 12
③按照有关规定确定档案保管期 限，划定档案密级。 ④编制案卷目录、卷内文件目录、 归档文件目录等必要的检索工 具。 ⑤音像档案应有完整的文字说明。 ⑥参照当前国家有关部门颁发的 关于档案工作的技术性法规和 标准以及国际先进方法。
2014-4-1 13
OA平台上电子公文归档要求（与 传统载体文件归档要求的区别） （297页） （1）系统硬件方面：配置足够容量、 处理能力强及相对安全的系统设备。 （2）系统软件方面：系统中应设置符 合安全要求的操作日志，随时自动记 载实时操作人员、时间、设备、项目、 内容等。 （3）归档载体方面：长期和永久的文 件实行“双套制”。
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2014-4-1
（2）销毁公文的主要方式是：焚毁、 重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁。 （3）以各种方式销毁公文时均应履 行如下程序： ①由文书部门组织对公文进行鉴定; ②确认应销毁后，逐件核定造册； ③呈请本机关或上级机关有关领导 审定批准； ④获准后再行销毁。
2014-4-1 17
(三)清退
2014-4-1 7
(一)整理归档
1.文件整理归档的含义
整理指文件人员将已经办理完毕、
具有查考利用价值的公文材料，按照一定 的原则和方法组成具有有机联系的组合体 的过程；
归档指根据国家有关规定，将整理
完毕的文件定期向本单位档案机构或人员 移交。
2014-4-1 8
2.整理归档的意义
——维护文件之间的联系，防止散
2014-4-1 25
【案例】 1995年形成的《1996——2000年工作 规划》 ——归入1995年 1997年形成的《1996年××机关工作 总结》 ——应归入1997年 2004年8月28日通过，2005年4月1日 起实行的《电子签名法》的定稿、存本 ——应归入2004年
2014-4-1 26
公文清退的含义及作用 清退：经过清理将有关办毕的
收文按期返归原发文机关或由 其指定的有关单位。公文清退 工作的目的在于保证重要公文 或机密公文的安全。
2014-4-1 18
清退文件的处置 清退公文按规定和要求成批定期进行， 也可不定期甚至阅后随即清退。成批清 退时应附一式两份《公文清退报告表》 并由对方履行签收手续；单份清退时亦 应向对方索取收据以为凭证。需清退的 公文平时要单独保管。在以各种通信方 式传递应清退的公文时，只要公文本身 没有解密或降密，应一律按原文标注的 密级处理。
第十章
办毕公文的处置
学习重点
通过学习明确办毕公文的基本
概念，掌握办毕公文清退、销毁、 暂存的范围和方法，以及归档文件
整理的基本概念。
2014-4-1 1
Байду номын сангаас
概述
一、办毕公文的含义 指完成了公文处理程序的 公文。包括两层含义 （1）发文部门制作文件过程的 结束； （2）收文机关对文件信息所传 递的指令、任务已经处理完毕 或者处理程序运转完毕。
2014-4-1 30
□以党委或党组起草或讨论决定 , 以行政名义的发 文——归入行政办公室类。 □业务部门起草而以机关名义的发文 —— 一般应归 入机关办公室类；确有必要，也可归入起草机 构类。 □联合文件—— 原件由主办机关整理(立卷)归档, 其 他机关保存复制件或其他形式的文件副本。 □会议文件 —— 以机关名义召开的多个机构召开的 综合性会议，归入综合办公室类；以机关名义 召开的专业会议，归入专业对口的业务部门。 □兼职文件—— 本机关负责人兼任其他机关职务， 在履行兼职职务时形成的文件，由其兼职机关 整理归档。
2014-4-1 15
(二) 销毁
办毕公文销毁的含义与作用 销毁：对失去留存价值或留存可能性的办 毕公文所做的毁灭性处理。 公文销毁范围的具体内容 ①所有不具备留存价值的公文；②无留存必 要的重份公文；③在特殊情况下不即行销毁 就会造成失密和严重损失的公文；④一般性 公文的草稿；⑤印制公文过程中形成的校样、 印版等。
失；
——保证文件的安全与完整，方便 管理与检索、查阅与利用； ——有利于文件的积累，为档案工 作奠定基础（保存本机关历史记录；为 国家积累档案财富的重要途径）。
2014-4-1 9
3.公文整理依据原则 遵循公文自然形成 规律,保持公文之间的有 机联系,区别不同价值,保 证归档文件的齐全、完 整，便于保管和利用。
2. 跨年度形成的会议文件、案件材料等往往 统一在办结年度归档，分类时归入办结年度。 3. 几份文件作为一件时, “件”的日期应以装 订时排在最前面的文件的日期为准。（回复 性文件归入复文年） 4. 文件没有标注日期 内部文件(白头文件)，需要分析文件制成材 料、格式、字体以及各种标识，通过对照等 手段考证和推断其准确或近似日期，并据以 按年度合理归类。
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2014-4-1
在实际工作中，采用问题分类法 的 单位，大多数参照本单位内部组织机构 的职能性质来设置类别。 【案例】 □党委、工会、共青团等机构形成的归 档文件——党群类 □业务部门形成的归档文件 ——业务类 □行政后勤部门形成的归档文件 ——行政类
2014-4-1 33
(四)保管期限分类法
2014-4-1 31
(三)分问题
按照文件内容所反映的问题特征来划分类别。 可不受内部机构限制，机关中心任务和主要 活动可以单独设类，能够比较突出地反映一 个机关职能活动的主要面貌；较好地保持同 一内容文件之间的联系性。 适宜在第一层次采用问题分类的往往是一些 内部机构设置比较简单或不大稳定，机构分 工不明确且文件数量较少的机关。一般大中 型单位不宜在第一层次的分类就轻易打乱组 织机构而采取问题分类的方法。 问题分类可以按文件数量多次灵活使用。
2014-4-1 23
(一)年度分类法（教材301页） 即按照文件形成、处理的年 度特征将同一年度的文件分为一 类，不同年度的文件分为不同的 类别，是运用最广泛的分类方法。 正确地判定文件的日期并归 入相应年度，是决定分类质量的 关键。应处理好以下问题：
2014-4-1 24
1. 有多个时间特征的文件，应 以文件签发日期（即落款日期） 为准，据此判定文件年度。跨年 度文件处理方法：对于计划、规 划、总结、预决算、统计报表以 及法规性文件等内容涉及不同年 度的文件，统一规定为按文件签 发日期（即落款日期）判定文件 所属年度。
即按照文件的不同保存价值，将
其划分成不同种类，通常是在同 一个问题之下进行。 采用此法能将不同价值的归档文 件从实体上区分开来，便于有针 对性地采取整理、保护措施，并 为后续的档案工作提供便利。
2014-4-1 34
国家档案局有关规定中，
将档案保管期限规定为 永 久 、 长 期 （ 16-50 年 ） 、 短 期 （ 15 年 以 下）三种期限。还可划 分得更具体。
2014-4-1 27
(二)机构分类法
即按形成和处理文件的承办单位（内部组 织机构）进行分类。在现行机关文件由各 机构分工整理的情况下，机构向档案室移 交的归档文件，就自然构成一类。 此法能最好地保持全宗内文件在来源方面 固有的联系，在一定程度上集中反映了某 一方面工作内容的文件，便于按照一定的 专题查找和利用档案。 一个机构设一类，机构就是类名。各类按 照机关机构序列表规定或习惯来排列。
2014-4-1 14
（4）归档鉴定方面：检查项目包括 与纸质公文核对内容、签章，审核 电子公文收发登记表、操作日志及 相关著录条目，确认电子公文及相 关的信息和软件无缺损且未被非正 常改动，与相应的纸质公文内容及 表现形式一致，处理过程无差错。 （5）移交形式方面：可采用存储载 体传递或通过电子公文传输系统从 网上交接。（一式三套）
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2014-4-1
【案例】根据组织机构分类(见教材301页)
一个机关一个年度的文件
党
政
工
团
文秘部门 （办公室）
2014-4-1
业务 部门
业务 部门
业务 部门
业务 部门
业务 部门
业务 部门
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机构分类法中需要特殊处理的几个 问题 为避免重复立卷, 跨机构形成 处理的文件分类的处理原则是: （1）归入文件处理或承办(或主办) 部门的类别，即以谁的名义发文就 归入谁的类; （2）是哪个部门承办(主办)就归入 哪个类。 例如：
2014-4-1 4
电子公文形成机构应
指定有关部门或专人 负责本单位办毕电子 公文的处置工作。 机关档案部门应该参 与和指导电子公文的 形成、办理、收集和 归档等各项工作环节。
2014-4-1 5
第一节 办毕公文的去与留
一、办毕公文去与留的依据
1. 主要取决于公文的保存价值。 2. 判断公文保存价值要注意以下问题：
传统立卷方法中，分保管期限 是通过规定案卷排列方式实现的， 《机关档案业务建设规范》规定： “案卷应按不同保管期限分别排 列”。因为排列是依据分类方案进 行的，所以这实际意味着必须按保 管期限进行一次实体分类。《规范》 将保管期限直接作为一种分类标准 明确提出，从简化概念、理顺工作 流程看是必要的。
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（ 3）归档文件质量要求（传统载体）
总的要求：收集齐全，分类清楚，期限 准确，装订美观，排列有序，检索科学。 具体要求： ①文件材料整理符合规范。每份文件的 主件与附件、定稿与存本（印本）、请 示与批复、转发件与被转发件、多种文 字形成的同一文件，应放在一起，不得 分开。文件电报合一归档整理。 ②不同年度的文件应分开整理。
从整体联系上把握其留存价值。
制定出详细、便于操作的文件保管期限表。明确划定公文 留存与否的依据。满足两方面需求：一是本机关查考工作 的需要；二是社会各有关方面的利用需求。
机构或部门留存公文的重心是“以我为主”，即本单位形
成的公文。
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二、办毕公文的处置方法 依照有关公文处置的 要求以及公文自身的保存 价值,对一个机构的公文来 说,通常可以采用四种不同 的处置方法:整理归档、销 毁、清退和暂存。
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办毕公文处置的含义
办毕公文处置,指根 据办毕公文的不同内 容或价值,对其分门别 类,剔除无用文件,对 有保存价值的文件进 行有序化整理的活动。
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办毕公文处置的作用
妥善处理办毕公文， 有助于降低文件冗余度， 凸显真正有价值的文件信 息，充分发挥公文中有持 续利用价值的信息的效用， 防止无用信息对各项活动 的干扰，保证日常及以后 快速查找和有效利用文件。
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【案例】四川省档案局推荐的分
类： 保管期限——年度—— 机构（问题）
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4.归档制度 包括三方面内容 :归档范围、时间和质量要求 (1) 归档范围 通常情况下，凡是反映本机关职能活动、 对本机关 或社会具有查考利用价值的办毕公文均 属于归档范围。 (2) 归档时间
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纸质文件次年6月底以前归档 电子文件办理完毕及时归档 专门文件按有关规定归档或作专门规定
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暂存文件的处置
暂存公文应由各机关的文书 部门统一、集中保管。要合理排 列与编号并简单编目，必要时可 按公文号、主题、作者或查考利 用的其他需要和要求汇编装订成 册。密件与非密件应分别保管。 及时确认将具有长期或永久保存 价值的公文重新归卷。
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第二节 案卷级整理方法 一、分类方法 分类方法是文件整理之前 确定的公文分门别类的原则和 依据，是文件整理的基础。机 关公文的分类方法有：分年度、 分组织机构、分问题、分保管 期限。
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清退范围
需要清退的公文主要包括如下数类：
①绝密公文； ②有重大错漏的公文； ③被明令撤销的公文； ④仅供征求意见或审阅的公文； ⑤未经本人审阅的领导人的讲话稿; ⑥其他由发文机关指定清退的公文等。
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(四) 暂存 公文暂存的含义及作用 公文的暂存，是指对既不应立卷归档或清退， 又暂不宜销毁的公文，仍需再留存一定时期以 备查用。 暂存公文范围 ①频繁查阅的已整理归档公文的重份文本与复 印本； ②具有参考价值的公文、简报等； ③一时难以准确判定是否留存或销毁的公文； ④反映一般情况的公文、报表等。
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③按照有关规定确定档案保管期 限，划定档案密级。 ④编制案卷目录、卷内文件目录、 归档文件目录等必要的检索工 具。 ⑤音像档案应有完整的文字说明。 ⑥参照当前国家有关部门颁发的 关于档案工作的技术性法规和 标准以及国际先进方法。
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OA平台上电子公文归档要求（与 传统载体文件归档要求的区别） （297页） （1）系统硬件方面：配置足够容量、 处理能力强及相对安全的系统设备。 （2）系统软件方面：系统中应设置符 合安全要求的操作日志，随时自动记 载实时操作人员、时间、设备、项目、 内容等。 （3）归档载体方面：长期和永久的文 件实行“双套制”。
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（2）销毁公文的主要方式是：焚毁、 重新制成纸浆、粉碎、清洗消磁。 （3）以各种方式销毁公文时均应履 行如下程序： ①由文书部门组织对公文进行鉴定; ②确认应销毁后，逐件核定造册； ③呈请本机关或上级机关有关领导 审定批准； ④获准后再行销毁。
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(三)清退
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(一)整理归档
1.文件整理归档的含义
整理指文件人员将已经办理完毕、
具有查考利用价值的公文材料，按照一定 的原则和方法组成具有有机联系的组合体 的过程；
归档指根据国家有关规定，将整理
完毕的文件定期向本单位档案机构或人员 移交。
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2.整理归档的意义
——维护文件之间的联系，防止散
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【案例】 1995年形成的《1996——2000年工作 规划》 ——归入1995年 1997年形成的《1996年××机关工作 总结》 ——应归入1997年 2004年8月28日通过，2005年4月1日 起实行的《电子签名法》的定稿、存本 ——应归入2004年
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公文清退的含义及作用 清退：经过清理将有关办毕的
收文按期返归原发文机关或由 其指定的有关单位。公文清退 工作的目的在于保证重要公文 或机密公文的安全。
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清退文件的处置 清退公文按规定和要求成批定期进行， 也可不定期甚至阅后随即清退。成批清 退时应附一式两份《公文清退报告表》 并由对方履行签收手续；单份清退时亦 应向对方索取收据以为凭证。需清退的 公文平时要单独保管。在以各种通信方 式传递应清退的公文时，只要公文本身 没有解密或降密，应一律按原文标注的 密级处理。
第十章
办毕公文的处置
学习重点
通过学习明确办毕公文的基本
概念，掌握办毕公文清退、销毁、 暂存的范围和方法，以及归档文件
整理的基本概念。
2014-4-1 1
Байду номын сангаас
概述
一、办毕公文的含义 指完成了公文处理程序的 公文。包括两层含义 （1）发文部门制作文件过程的 结束； （2）收文机关对文件信息所传 递的指令、任务已经处理完毕 或者处理程序运转完毕。
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□以党委或党组起草或讨论决定 , 以行政名义的发 文——归入行政办公室类。 □业务部门起草而以机关名义的发文 —— 一般应归 入机关办公室类；确有必要，也可归入起草机 构类。 □联合文件—— 原件由主办机关整理(立卷)归档, 其 他机关保存复制件或其他形式的文件副本。 □会议文件 —— 以机关名义召开的多个机构召开的 综合性会议，归入综合办公室类；以机关名义 召开的专业会议，归入专业对口的业务部门。 □兼职文件—— 本机关负责人兼任其他机关职务， 在履行兼职职务时形成的文件，由其兼职机关 整理归档。
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(二) 销毁
办毕公文销毁的含义与作用 销毁：对失去留存价值或留存可能性的办 毕公文所做的毁灭性处理。 公文销毁范围的具体内容 ①所有不具备留存价值的公文；②无留存必 要的重份公文；③在特殊情况下不即行销毁 就会造成失密和严重损失的公文；④一般性 公文的草稿；⑤印制公文过程中形成的校样、 印版等。
失；
——保证文件的安全与完整，方便 管理与检索、查阅与利用； ——有利于文件的积累，为档案工 作奠定基础（保存本机关历史记录；为 国家积累档案财富的重要途径）。
2014-4-1 9
3.公文整理依据原则 遵循公文自然形成 规律,保持公文之间的有 机联系,区别不同价值,保 证归档文件的齐全、完 整，便于保管和利用。
2. 跨年度形成的会议文件、案件材料等往往 统一在办结年度归档，分类时归入办结年度。 3. 几份文件作为一件时, “件”的日期应以装 订时排在最前面的文件的日期为准。（回复 性文件归入复文年） 4. 文件没有标注日期 内部文件(白头文件)，需要分析文件制成材 料、格式、字体以及各种标识，通过对照等 手段考证和推断其准确或近似日期，并据以 按年度合理归类。
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在实际工作中，采用问题分类法 的 单位，大多数参照本单位内部组织机构 的职能性质来设置类别。 【案例】 □党委、工会、共青团等机构形成的归 档文件——党群类 □业务部门形成的归档文件 ——业务类 □行政后勤部门形成的归档文件 ——行政类
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(四)保管期限分类法
2014-4-1 31
(三)分问题
按照文件内容所反映的问题特征来划分类别。 可不受内部机构限制，机关中心任务和主要 活动可以单独设类，能够比较突出地反映一 个机关职能活动的主要面貌；较好地保持同 一内容文件之间的联系性。 适宜在第一层次采用问题分类的往往是一些 内部机构设置比较简单或不大稳定，机构分 工不明确且文件数量较少的机关。一般大中 型单位不宜在第一层次的分类就轻易打乱组 织机构而采取问题分类的方法。 问题分类可以按文件数量多次灵活使用。
2014-4-1 23
(一)年度分类法（教材301页） 即按照文件形成、处理的年 度特征将同一年度的文件分为一 类，不同年度的文件分为不同的 类别，是运用最广泛的分类方法。 正确地判定文件的日期并归 入相应年度，是决定分类质量的 关键。应处理好以下问题：
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1. 有多个时间特征的文件，应 以文件签发日期（即落款日期） 为准，据此判定文件年度。跨年 度文件处理方法：对于计划、规 划、总结、预决算、统计报表以 及法规性文件等内容涉及不同年 度的文件，统一规定为按文件签 发日期（即落款日期）判定文件 所属年度。
即按照文件的不同保存价值，将
其划分成不同种类，通常是在同 一个问题之下进行。 采用此法能将不同价值的归档文 件从实体上区分开来，便于有针 对性地采取整理、保护措施，并 为后续的档案工作提供便利。
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国家档案局有关规定中，
将档案保管期限规定为 永 久 、 长 期 （ 16-50 年 ） 、 短 期 （ 15 年 以 下）三种期限。还可划 分得更具体。
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(二)机构分类法
即按形成和处理文件的承办单位（内部组 织机构）进行分类。在现行机关文件由各 机构分工整理的情况下，机构向档案室移 交的归档文件，就自然构成一类。 此法能最好地保持全宗内文件在来源方面 固有的联系，在一定程度上集中反映了某 一方面工作内容的文件，便于按照一定的 专题查找和利用档案。 一个机构设一类，机构就是类名。各类按 照机关机构序列表规定或习惯来排列。
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（4）归档鉴定方面：检查项目包括 与纸质公文核对内容、签章，审核 电子公文收发登记表、操作日志及 相关著录条目，确认电子公文及相 关的信息和软件无缺损且未被非正 常改动，与相应的纸质公文内容及 表现形式一致，处理过程无差错。 （5）移交形式方面：可采用存储载 体传递或通过电子公文传输系统从 网上交接。（一式三套）
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【案例】根据组织机构分类(见教材301页)
一个机关一个年度的文件
党
政
工
团
文秘部门 （办公室）
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业务 部门
业务 部门
业务 部门
业务 部门
业务 部门
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机构分类法中需要特殊处理的几个 问题 为避免重复立卷, 跨机构形成 处理的文件分类的处理原则是: （1）归入文件处理或承办(或主办) 部门的类别，即以谁的名义发文就 归入谁的类; （2）是哪个部门承办(主办)就归入 哪个类。 例如：
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电子公文形成机构应
指定有关部门或专人 负责本单位办毕电子 公文的处置工作。 机关档案部门应该参 与和指导电子公文的 形成、办理、收集和 归档等各项工作环节。
2014-4-1 5
第一节 办毕公文的去与留
一、办毕公文去与留的依据
1. 主要取决于公文的保存价值。 2. 判断公文保存价值要注意以下问题：