丰田汽车高效工作方法精编版

：目的、期待、理由、原因
3）Where ：地区、场所、事业机构、组织等
4）When ：年、期、月、日、
5）Who
：客户、相关人员、竞争对手、资格、
能力水平
6）How
：系统、方法、规则、标准
7）How Much：金额、数量、件数、率 等
3.日程管理 （1）系统图 重点②： 确认大项目是否归纳了子项目的内容
数字化企业
TFTM的工作当中必要的知识和技巧
工作成果
业务知识・技巧
T ・问题解决法
F
・PDCA ・日程管理
T
・文件的书写方式
M ・专业知识
一 ・PC 般 ・外语
价值观・行动准则
・TOYOTA WAY
（⇒TFTM WAY）
此次讲义实施 的内容
・商务礼仪 ・工作态度
分组讨论 各组按下列重点，分为「上司的视角」，
「部下的视角」就TFTM现存的问题进行讨论和 归纳。（加入具体实例）
① 接受工作指示（PDCA） ② 汇报・联络・商谈 ③ 日程管理 ④ 资料制作（书写方式）
＜时间安排＞ 25min：讨论 15min：发表
1.PDCA
接受指示
Action
（对策）
Plan
（计划）
Check
（评价）
Do
（实施）
1.PDCA
4.文件的书写方式 （1）首先
你是否被上司这样说过？
◆ 不清楚究竟想说什么内容 ◆ 信息量太大 ◆ 全是文字，没有读下去的兴趣 ◆ 资料不美观
4.文件的书写方式 （1）首先
那么，什么是让人一目了然的资料呢？
◆将想说的事情 总结在一张纸内、通过图形化表达，并让任何人 都能一目了然 （资料的可视化）
3.日程管理 （2）考虑时间的日程制作方法
实施内容
Step1 ◆整理通过系统图筛选出的实施 项目、考虑项目顺序
注意点
[1]确认前后项目 的关系
Step2 ◆确认能否及时完成业务 Step3 ◆按业务期限调整实施日期
[2]使用最快的途 径
(critical path）
Step4 ◆将实施项目放入日程
▽通过推广好事例，提高公司整体的能力和效率。 ＜「标准化」「横向展开」＞
2.汇报・联络・商谈
（1）汇报･联络･商谈的时机
①制定计划时（Ｐ）
・当不清楚上司的指示内容时 ・自己制作的计划是否切实可行，需要与上司，老员工进行 确认，协商 ・在制定计划阶段出现不能如期完成等问题时应向上司汇 报，进行协商
②实际实施时（Ｄ）
3.日程管理
重点
▽为了能在准确的时间向上司汇报 １．事前确认好上司的日程 ２．将上司的日程放入自己的日程中
▽认真、细致的研究应形成什么样的业务 流程
3.日程管理
管理者的作用
▽确认部下制作的日程表： 「业务流程」是否明确
▽确认能否按日程推进工作 （特别是汇报、工作开展的具体时间等） =是否切实的实施了工作
・实施时间较长（1周以上）时，应对进行状况进行中间汇报 ・根据状况与相关部门进行沟通，并将结果向上司和老员工 切实汇报
2.汇报・联络・商谈
（1）汇报･联络･商谈的时机
③完成时（Ｃ・Ａ）
・工作结束时，应立即进行汇报
④情况发生变化时
・因个人原因想变更指示内容时 ・上司以外的其他人委派工作时（特别是其他部门及公司外
例） 实施培训
决定内容 决定日程
决定地点
重点③：统一同层次之间的具体程度
不好的事例） 实施研修
制作当日主持的讲稿概要
决定日程 决定地点
和同层次之间有 差异
3.日程管理 （1）系统图 ＜细分的标准＞ 细分工作，直到明确以下内容： ◆必须进行的工作有哪些 ◆具体的成果是什么
日程要具体到：
①明确每个项目是否完成 ②能够明确向其他相关人员可以明确实施项目 ③以每周为单位细分各个项目
[3]确认制约条件
3.日程管理 （2）考虑时间的日程制作方法
[1]所谓前后关系･･･ 明确区分准备项目和后续项目 （准备项目）实施某项目之前必须完成的项目 （后续项目）某项目不实施就无法实施的项目
3.日程管理 （2）考虑时间的日程制作方法 [2]最短途径･･･ 是指从实施到结束所花费的最短的时间
3.日程管理
（1）系统图
（参考） 所谓4M？
特别适用于制造行业的工作人员
①Man
（人）
②Machine （设备/物品）
③Material （材料）
④Method （方法）
3.日程管理 （1）系统图
（参考） 5W2H的应用事例
1）What ：经营方针、商品、广告内容、系统、
零件、活动、培训内容
2）Why
接受指示的同时，了解开展工作的状况 ◇ 在把握工作目的・期限等５Ｗ２Ｈ相关信息的基础上进行
工作计划。 ◇针对委派的工作（问题）考虑对策*（根据情况与上司和老 员工商量），并反映到计划中。
*重点 要反复思考接受的工作（问题点）， 「为什么」会发生。
◇ 考虑工作的优先顺序（重要程度，紧急程度），采取有效的 手段和有效的顺序。 ◇ 向上司和老员工确认，商量计划达成的可行性。
计划阶段的重要性
时间
D P
问题对应・改善计划需要较多时间
CA
通过制作切实的 P（计 划）、缩短 D（实施）C （确认・反思省)A（处 理）所需要的时间
按照计划完成、不必花费多余的时间
1.PDCA
（1）接受指示（把握现状）
接受指示的同时，需把握开展工作的状况
＜接受指示的方法＞
◇不要打断对方的讲话，认真听到最后。如有疑问应等对 方讲完再问。
【参考（提示）：培训企划、运营方面必须做的工作】
<企划> ・决裁企划
・委托相关责任人（各部门・外包）制作资料 ・委托、调整公司内部讲师 ・制作资料 ・上司最后确认
<运营> ・确定场所 ・给各部门发通知 ・统计出席情况 ・翻译资料（外包或在公司内部进行） ・给参加培训人员详细日程通知 ・资料印刷 ・召集和组织当天运营的事务局人员
▽为此理解和掌握「业务日程表的制作和管理技巧」是非常必 要的。
1.PDCA
管理者的作用
▽（指示时）准确的对部下指示「终点（=目标）」 ＜什么、多少，何时＞ ×具体内容由部下自己考虑，但不提示总体方向，全部 交给部下，不能达到人才培养的目的。
▽亲自确认Plan阶段是部下是否认真考虑了工作内容 （时而温和、时而严厉） ×因为工作忙，不仔细看内容
◆明确最短途径后与要求的工作期限作对比。 ◆如发现不能在期限内完成，则需缩短时间
[3]所谓制约条件･･･ 会议日程、上司日程及和其他部门的关系
3.日程管理 - Case Study -
你现在是TFTM培训的负责人。 从2月份开始负责集体外出培训的工作。
【关于培训目前了解的情况】 ▼必须从现在开始考虑培训的内容 （也就是说、资料制作负责人、讲师都没有决定） ▼现在以你的能力来看，2周后可以向经管会提交决裁
2.汇报・联络・商谈
管理者的使命
▽贯彻实施日程管理 ▽培养部下养成「汇报・联络・商谈」的习惯，通过、
持续适宜的指导，是提高业务执行能力的 有效方法
（具体） 一定要改掉这种「上司在座位上，好象有时间」，就去 商谈的不良习惯
3.日程管理 ◆ 日程管理的目的是？
为使包括自己的相关人员 能够把握业务进展情况 （问题、课题的视觉化）
注意点
1）没有疏漏、没有重复的细分工作项目
2）工作细分到什么程度
3.日程管理 （1）系统图
重点①： 考虑细分工作的突破口、筛选实施项目
通过「5W2H」「4M」找到突破口
（What)
决定内容
进行研修
（When) 决定日程 （Where) 决定地点 （Who) 决定人员 （How Much) 决定预算
决定讲师
必须要 做的工 作
（例：研 修企划）
决定日期
调查全公司活动日程 调查经营层日程 ･･･
决定地点
决定对象人数 举办场所信息收集
预约举办场所
内容 企划
時期 決定
場所 決定
▽ 决定实
询问有经验者
施对象
调查全公司
活动日程
･･･
调查经营层日程
决定 对象 人数
举办场所信息 收集
決定・予約
3.日程管理 （1）系统图
1.PDCA
（3）Do （实施）
按照计划确实实施
◇ 一边有意识思考工作的目的一边开展工作。 ◇ 实施过程中保持与相关部门的沟通。 ◇ 根据状况向上司进行中间汇报。 ◇ 状况有变时，重新讨论计划。
（4）Check （评价）
是否达到目的要进行评价和反思 ◇ 未能按照计划实施 → 调查原因
（5）Action （对策）
企划）
决定时期
So wenku.baidu.comow
决定地点
决定实施对象 询问有经验者 决定讲师・・・
调查全公司活动日程 调查管理层日程 ・・・ 决定対象人数
收集举办场所信息
决定并预约举办场所
Step1：筛选出完成工作的大项目
Step2：细分大项目、筛选制作出详细的实施项目
3.日程管理 （1）系统图
大项目
内容企划
决定实施对象 询问有经验者
使用这样的资料进行说明，立刻可以让对方：
① 了解把握整体状况 ② 了解各项目的内容 ③ 了解项目之间的关系
4.文件的书写方式 （2）资料制作的具体Step
Step1：明确资料制作的“需求” 文 本 的 Step2：「题目（向谁传达什么」的设定 制 作
…金额？所需数量？
1.PDCA
（1）接受指示（把握现状）
接受指示的同时，了解开展工作的状况
＜把握现状＞
◇ 收集相关信息，并进行整理（保证完整，准确） ・把握过去实施过的内容 ・确认所需花费的时间 ・通过交接工作和已有的报告书，使问题※明朗化
*重点
在下面的P （计划）中商讨对策
1.PDCA
（2）Plan （计划）
3.日程管理 ◆ 很好的进行日程管理有什么好处？
本人和相关人员在实施之前对 “谁”、“做什么”、“什么时候之前完成”、
“如何实施”等具体情况把握清晰
可以向上司提前报告业务量较大的时期 使相关部门人员明确必须要执行的工作 （明确业务上的契约关系＜责任・分担＞）
3.日程管理 （1）关于细化到详细的“实施项目” 的系统图
部人员） ・产生不良后果和出现问题时 ・由于自己的失误，有可能引发问题时 ・当认为不能按期完成时
2.汇报・联络・商谈
（2）汇报・联络・商谈的方法 ①直接向发出指示的人进行汇报
②根据情况用文件和便条进行汇报。 ・内容复杂的 ・有必要记录存档的 ・需要向他人汇报的
③根据状况，也可用ｅ－ｍａｉｌ进行汇报。 ※发送方须注意） 对重要事项必须以书面或当面说明 ※接收方须注意） 需要答复的内容必须回复
（2）应注意将“实施项目”沿时间轴（日程表的 横
轴）配置的方法
项目
（1）小项目
全体日程
（报告・决裁）
企划
公司的经营 环境
Toyota Way
1 2 3 4 5 6 （27） 8 9 10 11
▼
▼
部長決裁 総経理決裁
听取常务
听取常务
副总经理 信息收集 制作文本 副总经理
的意见
的意见
▼ 听取总经 资料制作 理的意见
考虑更好的对应策略，达到标准化 ◇ 向上司及相关人员汇报 ◇ 将评价结果反映到下次的计划、进行「改善」 防止再次发生。
1.PDCA
重点
▽合理的P（计划）、可以使D 、C 、A有效进行。 但是，计划是否只停留在自己的脑子里、就可以了呢？
▽计划不只是为了自己、还是为了与自己以外的相关人员能够 一同确认而制定的书面日程，将进展状况可视化非常重要
④正确・简洁・完整的汇报。 ・预告汇报的主题。（｢有关 XX 的汇报｣） ・最先从结果，然后对理由和经过简练的讲述。（5W2H） ・不要将事实和自己的意见混淆。
2.汇报・联络・商谈
重点
▽为在准确的时间内能够向上司汇报 １．提前预定上司的日程 ２．填写到自己制作的日程表里 ⇒即：日程管理！
▽考虑对方的状况・立场・关心事项 在适宜的时间汇报适宜的内容
▼ 报告总经 理
3.日程管理 （1）系统图
所谓系统图･･･ 将工作按照一定逻辑进行划分 「抽象概念⇒具体工作」的分解手法
▼通过「So How（下一步应如何进行）」的逻辑展
开，将课题分解为各个具体工作 ▼实施最后一项工作后、一定可以达成目标
3.日程管理 （1）系统图
内容企划
So How
必须要做的工 作（例：研修
【条件】 ▼在2月末的经管会上必须汇报此次培训的整体企划 ▼外出培训时间为4月3･4日2天
3.日程管理 - Case Study -
在这种情况下，你作为负责人必须制作出2月-4月 的业务日程表。
请设想业务内容，实际制作一份日程。
【时间】 ・个人思考：10min ・小组间确认：15min
3.日程管理 - Case Study -
◇ 记录要点。 ◇ 将内容归纳为5W2H※，简单重复。
・Ｗｈａｔ（内容）
… 做什么？
・Ｗｈｅｎ（时间・期限）
… 何时进行，何时完成？
・Ｗｈｅｒｅ（地点・担当部门） … 在何处进行？
・Ｗｈｙ（目的）
… 为何进行？
・Ｗｈｏ（担当，负责）
… 谁负责，和谁一同进行？
・Ｈｏｗ（方法・手段）
…用什么方法进行？
・Ｈｏｗ Ｍｕｃｈ（数量）