会议的基本要素及礼仪

（5）时间 ※会议召开时间 首先是需要，如每周一次的工作例会，通常放在周末的下 午，一周即将结束，下一周就要开始，利于承上启下。一年 一度的职工代表会议，宜于年初召开，既利于总结上年的工 作、生产成果，又利于讨论、部署新一年的工作、生产计划， 通过各种预算等。有些会议如农业生产、学校教育等本身就 有很强的季节性或季度性。 其次是可能，即最好是每位与会者都能参加的时间。如日 本的有些企业召开各部门干部汇报会，常定在下班前半小时， 而不是安排在刚上班时。 再次是适宜，即要考虑气候、环境等自然因素和社会因素。 ※会议需要时间 会议需要时间可长可短，尽量紧缩。少则几分钟、几十分 钟；多则几天、十几天。会议组织者应尽可能准确地预计需 要时间，在会议通知中写明，便于与会者有计划地安排。 ※会议时间限度 每次会议时间最好不超过一小时。如果需要更长时间，应 该安排中间休息。
（6）地点 会议地点，又称“会址”。既是指会议召开的 地区、城乡，又是指会议召开的具体会场。为了 使会议取得预期效果，选择会议的最佳会址也得 考虑多种因素。 国际性或全国性会议，要考虑政治、经济、文 化等大因素；专业性会议，应选择富有专业特征 的城乡地区召开，以便结合现场考察。小型的、 经常性的会议就安排在单位的会议室。选择会址， 还要考虑会场设施、交通条件、安全保卫、气候 与环境条件等因素。
★ 主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋 里邋遢。
★Leabharlann Baidu走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定， 一般地说，对热烈的会议步频应较慢。 ★ 入席后如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右 手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。 坐姿主持时，应身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中， 切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。
二、会议的作用
在商务交往中，商务会议通常发挥着种种极其重 要的作用：
√它是实现决策民主化、科学化的必要手段； √它是实施有效领导、有效管理、有效经营的重要
工具；
√它是贯彻决策、下达任务、沟通信息、协调行动
的有效方法；
√它是保持接触、建立联络、结交朋友的基本途径。
会议前
1、会议的时间选择要合适 会议的时间选择应避开企业的业务繁忙期或重大的节假日。 过冷或过热的天气，风雨交加的天气也不适合举行会务活 动。特别是室外的会议活动。即使室内举行的会务活动， 天气太冷太热太闷也都不利于会议的顺利召开。 2、会议场所选择要恰当 • 交通要便利 • 大小要适中 • 设施要齐全 • 要符合主题 如洽谈会、发布会等，应尽量避开闹市区， 保证会场不受外界干扰。 • 要方便停车 • 费用要合理
商务0801 司洁 任娜 丁俊哲
会议，又称集会或聚会。在现代社会里，它是人们从事各类 有组织的活动的一种重要方式。简单地说，三个人以上、聚 合在一起、就某个或某些议题进行讨论或解决，就是会议。
会议的基本要素
（1）与会者 与会者就是参加会议的正式成员，包括主持人，也包 括秘书，但不包括在会场上的其他服务人员。 会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有 序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声 说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途 退场应轻手轻脚，不影响他人。 （2）主持人 主持人是会议过程中的主持者和引导者，也往往是会议 的组织者和召集者，对会议的正常开展和取得预期效果起 着领导和保证作用。 会议主持人通常由有经验、有能力、懂行的人，或是有 相当地位、威望的人担任。其礼仪表现对会议能否成功有 着重要的影响。
根据会议活动特征的不同 可分为：
◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ ◆ 商务型会议 政治性会议 展销会议 文化交流会议 度假型会议 专业学术会议 培训会议
商务会议
会议的类型和作用 一、会议的类型： ▲ 行政型会议。它是商界的各个单位所召开的工作性、执 行性的会议。例如，行政会、董事会，等等。 ▲ 业务型会议。它是商界的有关单位所召开的专业性、技 术性会议。例如，展览会、供货会，等等。 ▲ 群体型会议。它是商界各单位内部的群众团体或群众组 织所召开的非行政性、非业务性的会议，旨在争取群体权 利，反映群体意愿。例如，职代会、团代会，等等。 ▲ 社交型会议。它是商界各单位以扩大本单位的交际面为 目的而举行的会议。例如，茶话会、联欢会，等等。
★ 主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。
★主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳， 或活泼。
★主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始 前，或会议休息时间可点头、微笑致意。
（3）议题 议题是会议所要讨论的题目。议题必须具有必要性，明确性 和可行性。会议围绕这样的议题展开讨论、进行研究，才容易 取得共识或最后表决通过。每次会议的议题应该尽可能集中、 单一，不宜过多，不宜太分散。尤其是不宜把许多互不相干的 问题放在同一会议上讨论，使与会者的注意力分散，不利于解 决问题。 有些重大的代表会议，先由代表提出“提案”，由秘书或秘 书处汇总。再提交主席团或专门的“提案审查委员会”审议通 过，才能成为列入会议议程的正式议题。 （4）名称 正式会议必须有一个恰当、确切的名称。俗话说，名不正则 言不顺。会议的名称要求能概括并能显示会议的内容、性质、 参加对象、主办单位或组织、时间、届次、地点或地区、范围、 规模，等等。 会议名称必须用确切、规范的文字表达。它既用于会前的 “会议通知”，使与会者心中有数，作好准备；又用于会后的 宣传，扩大会议的效果；更用于会议过程中使与会的全体成员 产生凝聚力。 大中型的会议名称被制作成横幅大标语，置于会议主席台的 上方或后方，作为会议的标志，简称“会标”。会标必须用全 称，不能随意省略，以免不通，产生误会。
3、拟定嘉宾名单要谨慎 与会嘉宾身份的高低，往往决定了会议活动规格的高低。确 定与会嘉宾的名单要周全考虑、仔细斟酌，切不可掉以轻心、 随意确定。一般而言，商务会议的嘉宾应包括以下人员： 上级领导、社会名流、新闻记者、同行业代表、 广告公司、主要客户和项目工作有关的本单位负 人、技术人员。 4、约请客人 • 商务会议一般需要约请客人，弄清楚约请客人的姓名、 公司名称、主营业务、客人的职务和会议的目的。 • 任何约请必须明确时间、地点和会议对象，要通过一定 方式给予确认，重要的客人必须亲自面请，并送交请柬 备忘。