集团公司档案管理规定

集团公司档案管理办法

第一章总则

第一条根据《档案法》、《企业法》、《乡镇企业档案管理暂行规定》和《电子文件归档与电子档案管理办法》(试行稿)的规定，为加强档案的科学管理，更好地为集团经营管理服务，特制订本办法。

第二条集团档案指各公司、企业、部门在各个历史时期的各项活动中形成的全部档案，包括纸质档案、电子档案、照片档案、磁性载体档案、实物档案等，它们都是集团档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。

第三条集团档案工作是集团生产、技术、经营管理的基础工作之一，是维护集团经济利益、合法权益和历史面貌的一项重要工作，档案工作应紧跟集团各项工作的发展，不断地改变工作方法以满足新的需要。

第四条集团档案工作坚持集中统一管理原则，档案的所有权归集团，集团档案工作的主管部门是集团信息中心。

第二章管理体制和人员

第五条集团档案管理涉及董事局、各公司、企业、部门的党、政、群以及生产、技术、经营等活动，由集团公司信息中心分管，并列入公司办公会议、工作议事日程。各公司、企业档案工作由相应的部门负责人分管，列入企业发展规划和年度计划。

第六条加强和充实集团档案管理机构，加强集团化档案管理体制。集团公司档案室具有双重职能，既要管理公司各种门类、不同载体的档案，又负责对各企业档案工作的监督、检查和指导。

第七条建立和健全集团档案工作运行机制，实现“四个统一”。

一、统一人员安排，集团公司档案室定编2-_4人，各公司、企业档案室定编1—3人；各部门配备在数量上与工作相适应的指定人员，负责本部门各种载体文件(文字、电子文件、实物等)的归档工作；

二、统一工作部署，集团公司档案室制定工作规划，确定集团档案工作总体目标，各公司、企业档案室制订年度计划，认真组织实施；

三、统一规章制度，由集团公司档案室制定档案管理制度，报集团公司批准后下发各企业执行，以实现档案工作制度化、规范化、程序化管理；

四、统一档案管理，分级保存，集团档案由集团公司档案室和各公司、企业档案室分级集中统一管理。集团公司各部门的文件材料按规定向集团公司档案室归档；各公司、企业档案室按规定向档案室移交永久档案；任何个人不得将集团的档案材料据为己有。

第三章文件材料的形成、积累、归档和移交

第八条各公司、企业、部门在工作活动中不断产生的文件材料在处理完毕后，不得由承办单位或个人分散保存，必须由文书部门或职能部门整理立卷，定期移交给各公司、企业档案室或集团公司档案室集中保管。

第九条集团公司各部门在oa网上生成的电子文件在审批定稿后或者定稿后在网上发布，各部门负责电子文件管理的指定人员应对电子文件进行整理、著录，建立本部门的电子文件归档库，在年度归档时转入归档的档案管理库；同时，应随时做好备份工作。

第十条凡是直接记述和反映本企业、本部门科技、生产、职能活动的，具有现实的和长远查考价值的文件材料(文字、电子文件、图样、照片、实物等)，均须归档保存。

第十一条集团公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作要列入各部门工作计划和有关人员岗位职责。

一、生产、基建、科研活动中形成的科技文件材料，分别由产品制造、科研课题、工程项目、设备引进和维修负责人指定专人负责积累、整理后归档；

二、生产、技术、经营管理及党群、政务工作中形成的文件材料，由文书部门或业务部门按其管辖范围，指定专人负责积累、整理后归档；

三、集团公司各部门在oa系统中形成的电子文件及各公司、企业形成的电子文件应由各部门指定人员进行归档。

第十二条集团公司信息中心及各公司、企业办公室定期对各自单位各部门文件材料的归档工作进行考核，并对考核结果进行通报；集团公司信息中心负责对各公司、企业的档案工作进行考核。

第十三条集团各公司、企业、部门文件材料归档时间

一、党群工作、行政管理、劳动人事、生产技术管理、经营管理等方面的文件材料，在次年的第二季度前归档；

二、会计档案，暂由本单位财务会计部门按会计档案归档整理要求立卷，可保管一年后归档；

三、科技档案一般按工作阶段或在项目结束时归档；对活动周期较长的科技项目或时间连续性强的科技活动中形成的文件材料，可视具体情况按年度分批归档；对于机密性强的，重要的外来材料(如外购设备的随机图纸和文字说明材料等)须在工作完成时随时归档；

四、集团公司各部门在oa网上形成的电子文件经审批定稿后或者在网上发布的，各部门指定人员应随时在网上归档并做好备份；并应定期将本部门在网上的电子文件拷贝至光盘，按年度归档。

第十四条集团文件材料的归档要求

一、归档的文件材料必须齐全完整，照片(包括底片)、录音、录像带等必须同其详细的文字说明材

料一起归档；

二、归档的文件材料必须经过系统整理，准确地反映生产、基建、科研、技术、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，符合自然形成规律；

三、归档的文件材料必须是原件(定稿)，具有重大意义的文件应同时保存历次修改稿，重要的或利用频率高的文件材料根据需要可复制若干份归档；

四、归档的文件材料，其制成材料必须易于长久保存，同时要保证图像清晰、字迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸；

五、归档的案卷质量符合国家标准《科学技术管理案卷构成的一般要求》和《文书档案案卷格式》的要求；

六、电子文件的归档应遵守两个原则：

(一)电子文件的归档实行“双套制”，即在电子文件归档时应制作相应的纸质拷贝件，同时存档；

(二)同时做好网络归档和脱机载体电子文件归档两方面的工作，网络归档是指将经过整理的电子文件，转入档案库；脱机

载体电子文件是指从网络的硬盘上刻录到光盘上，进行归档。

第十五条归档前由档案部门验收，文件材料在归档前遗失，文件形成部门或经办人应尽力弥补，并承担相应责任。归档部门或个人应填写归档材料移交清单，一式两份，交接双方按清单交点清楚，双方签字，各留—份，以备查考。

第十六条电子文件移交前，各部门负责电子文件管理的人员应对电子文件进行检查，如载体的质量、有无病毒、保证电子档案的完整性和有效性，检查登记表、软件、注明资料等是否齐全。

第十七条产品试制定型、科研成果鉴定，基建、技改项目竣工验收，引进设备开箱验收等活动，必须有专(兼)职档案员参加，文件材料不完整、不准确、不系统，不能进行鉴定、验收。

第十八条工作人员因公外出参观学习、考察和参加各种会议，收集获得的文件材料，要按照归档范围的规定，及时送交本部文书部门立卷。

第十九条集团各企业按规定向集团公司档案室移交永久档案。各企业员工档案永久部分向公司人事部门移交，部分重要的、利用频率高的档案(如营业执照、设备档案等)可根据需要适当延长移交期限(十年左右)；参股企业只移交部分有关档案原件或复印件。

第二十条员工人事档案归为人事部门收集保管，但必须按档案管理规范要求保管。

第二十一条集团公司档案室、各公司、企业档案室要加强对本单位文件材料的形成、积累、整理、归档和移交工作的指导、监督和检查。