规范合同管理和提升合同效能指导意见

2018年规范合同管理和提升合同效能指导意见

一、合同基础管理工作需进一步加强，部分合同签约前期的分析论证工作不够深入，签约程序不规范，后续履行过程缺乏跟踪管控。

（一）问题描述

根据各市分公司自查反馈结果发现，因政策变化、产权不明晰造成的基站、机房、营业用房租赁合同提前终止和变更的情况较多；部分合同的租金在同一区域内价格偏高；部分合同存在先执行后补签的问题，造成合同的签署日期滞后合同实际执行起始时间；部分合同实际已终止但合同双方未签署终止协议，部分合同到期后未及时续约，造成合同法律风险隐患；个别租赁合同虽已终止，但仍有部分租金未及时退回；部分合同的采购档案和履行记录未及时归档保存；合同实际已执行完毕，但未在合同管理系统中及时办结的合同较多；人员调岗和离职后，由于合同未及时移交，造成后续无人认领、无人跟踪执行的问题较多；因公司人员调整，新上岗人员对业务和合同管理系统不熟悉，合同信息录入错误、审批流程选择错误等情况经常发生，造成合同无法正常履行、合同审批流程不规范、合同变更频繁。

（二）指导意见

1、加强合同签署前期的分析论证工作。在基站建设用房租赁前期多关注市政规划，对于拆迁可能性较大的区域应慎重选址，减少公司拆站、重建的成本及资源投入；在房屋租赁合同谈判和签署过程中应做好业主产权证明的审核，减少由于产权问题引发的合同法律纠纷；在与小区物业公司签订租房协议时，要求物业公司出具业主委员会许可证明或直接与业主签订租赁合同，减少被业主委员会或业主投诉引起合同中止的问题；针对业主有意抬高基站和机房续租价格问题，建议业务部门多选择几个站址，在谈判前对同一区域的租赁价格行情做好充分调查，设定最高可承受的价格底线，有效控制和降低租赁成本。

2、规范合同签约程序。要严格按照规定做好合同的采购招标、合同签署、合同结算等工作，防范合同先执行后补签的审计和法律风险，以及合同延期结算影响财务费用准确入账的风险。

3、加强合同履行过程的跟踪管控，确保合同各项条款的有效执行，在合同付款

等环节应严格按合同约定执行付款，保证公司利益不受侵害。

4、合同签署、履行等相关资料应及时移交档案管理部门归档保存；对已办结的合同必须及时在合同管理系统中履行办结手续，避免造成合同系统中长期未办结合同比例偏高的现象。

5、各市分公司应重视人员调整后的合同移交管理工作。人力资源部门在办理人员离职手续时必须增加合同管理部门对离职人员合同移交工作的确认环节。同时，在公司机构和人员调整后，要适时组织开展合同管理等信息系统的操作培训，提高业务人员操作水平。

二、当渠道后期业务发展量与原先预期出现偏差时，前期公司预支付（预提取）的渠道补贴存在导致渠道合同效能偏低的风险。

（一）问题描述

通过抽取检查分公司630个佣金占收比高于50%的渠道，其中佣金加补贴占收比高于50%的渠道为123个。剔除“缴费渠道只有佣金没有收入的特殊性”、“新开业渠道营运初期一次性佣金较高”及“新开业渠道营运初期装修预进行” 等正常原因外，在渠道补贴预支付（或预提取）的情况下，当渠道后期业务发展量与原先预期出现偏差时，即会出现渠道系统性佣金正常，但加上补贴后其占收比偏高的问题。

（二）指导意见

各市分公司应对佣金政策执行情况进行动态跟踪和定期评估，根据评估结果和问题进行优化与清理，对于运营超过10个月，但其佣金占收比仍高于100%的渠道应坚决予以清退，高于50%的渠道限期提升效能，确保总体效能提升10%；需强化系统管控，将各类渠道代理及相关费用全部纳入系统管控，从源头上杜绝渠道费用的低效、无效支出；优化代理佣金与补贴政策，加强与用户发展质量、收入贡献等指标挂钩，全面贯彻落实渠道业绩承诺；加大稽核、提升稽查力度，多部门齐抓共管，及时堵塞渠道费用支付的漏洞，防范公司利益流失的风险；加强渠道销售能力的提升，从根本上解决效能不足的问题。

三、虽然全省大多数分公司实物类的维系获取金额已较1月下降973万元，但仍然存在维系活动开展后对效果缺乏持续跟踪评估，部分获取、维系活动效果有待提升及维系产品用户签收台帐不规范问题。

（一）问题描述

通过抽取37份公众市场维系获取成本合同，部分促销活动促销效果不佳。如本次抽查的“天降财神，入网有礼”活动，部分分公司的目标完成率仅达到60%。同时，在此次抽查的合同中，只有22%的合同锁定了该活动发展的用户进行了长效跟踪评估。此外，虽然所有市分公司将产品派往县分时均有较明晰的台帐清单，手续齐备，但通过渠道、客户经理派发到用户时，普遍存在代签现象。

（二）指导意见

优化维系和获取手段、精准维系，有效降低维系和获取成本占收比，要求该占比不得高于南方平均。原则上要取消普惠方式的活动，发放获取及维系的成本时要求必须关联具体用户，防止截留，规范台账；要严格控制实物类维系物质的使用，引导通信业务赠送和维系；加强维系的责任落实，谁发展谁维系，改变单一依靠成本维系的做法；加强维系、获取成本直达用户的控制和告知。可借鉴XX的做法，卡和实物绑定发放，避免拆包使用的风险。也可参考湖州的方式加强用户端的告知，即针对参与活动的用户进行短信提醒，且绑定用户的预存金额，控制维系产品无效用流失风险；建立维系获取活动评估制度，规范评估方法，要求开展分期跟踪评估机制，以提升维系获取活动的有效性。

四、集团客户类收入合同管理不规范，存在合同法律纠纷隐患，可能造成收入损失风险。

（一）问题描述

现场抽查了市分公司40个集团客户类收入合同，普遍存在签字、盖章、审批不规范现象；个别分公司存在合同台帐缺失，合同保管分散、不集中，合同签署日期和法定代表人或授权代表签字缺失等问题。

（二）指导意见

1、各市分公司要提升合同管理意识，开展现有合同排查、整改，夯实基础管理。规范合同资料管理，建立完备的合同台账；完善合同审批、盖章、签字等关键环节，实现合同流转、审批的闭环管控；加强培训，通过合同管理培训，进一步提升客户经理对合同管理的意识和技能。

2、各市分公司要强化合同的日常检查与管控，变阶段性工作为日常工作。进一步优化合同模板，强化合同的标准化，细化合同条款，明晰合同主体权利义务；