某公司办公室管理设计及组织结构

数据收集 •输入原始数据
统计分析
•提出统计分析的内容 •提出数据分析目的 •选择分析工具
办公室
•确定信息系统框架、定义信息条 •根 据 部 门 需 求 提 出 软 件 系 统 设 计 方 案 •提交自行设计或外购软件系统建议 •经批准后进行设计或购买系统软件 •安装、调试、建立数据库系统 •进行数据备份 •监督检查数据输入情况 •确保信息系统保密性、安全性
召开时间、 •向总经理反馈相关部门执行情况
参加人员、
议题、目的、•确定会议时间、地点
所需硬件设 备等
•审核会议通知后转发至参加人员
•提供所需硬件设备，进行会场布置
•办公室协助董事会会议秘书准备 会议召开各项事宜
•转发通知，并发送至参会人员
•提供所需硬件设备，进行会场布 置
•参加会议人员准备 相应的资料、文件
各部门固 定资产低 值易耗品 需求预算
•各固定资产 及低值易耗 品需求部门 填写采购申 请报告，报 交办公室
•办公室审核 后报请总经 理审批
•本着成本最 低原则进行 采购。专业 性固定资产 及低值易耗 品采购应由 相关人员协 助采购
•采购后应由 总经理进行 审批、确认
•专业性固定 资产及低值 易耗品采购 回来后应经 其确认
护、车辆管理、办公场所的使用管理、办公用品（低值易耗品）的采购与 管理、固定资产采购与管理、档案图书管理、保密、安全、消防和清洁卫 生等工作 7. 负责公司计算机、网站及信息网络的建设、管理和日常维护 8. 负责公司对外的形象宣传与公关，对内企业文化建设。 9. 完成总经理交办的其它工作
办公室管理
登记
领/借用
•固定资产、 低值易耗品 采购回来后， 报交相关单 据给财务部 入账
•对固定资产 及低值易耗 品领用进行 登记，核算 部门固定资 产折旧费用
•办公室登记 固定资产卡 片
•按固定资产、 低值易耗品 类别、使用 部门分别进 行登记，以 便进行固定 资产核算、 低值易耗品 和部门费用 核算
•对固定资产 及低值易耗 品借用进行 登记，确保 安全使用、 按时归还
•查明帐实不 符原因，并 进行相应处 理
•对于需处置 固定资产， 低值易耗品， 填写“固定 资产处置单” 或“低值易 耗品处置 单”，经社 皮后进行相 应处理
•对需处置的， 填写及时报 交财务部相 关单据入账
注：2000元以上为固定资产，200元-2000元为低值易耗品
各部门
采购申请
固定资产采购流程
办公室管理-企业文化建设
业文 Βιβλιοθήκη Baidu建
设
制度建设
载体建设
树立典型人物
•公司管理制度是企业 文化的体现
•公司人力资源部统筹 规划公司的各项制度 建立
•由各部门进行相关制 度的制定，汇总到人 力资源部
•办公室负责从公司理 念的贯彻、企业文化 建设的角度对制度进 行审核
•员工行为规范是企业 文化的体现
•人力资源部负责制定 员工行为规范
理体系的完整和平稳运行；进行公司形象推广、公关和 公司企业文化建设，负责公司法律事务、行政支持工作
考核指标及权重：
制度建设完善性 公司网络运行的稳定性 员工满意度 固定资产状况 后勤支持投诉率 重要任务完成情况
办公室
部门职责：
1. 负责组织制定和完善公司各项管理制度，并监督各项制度执行情况 2. 负责组织制定公司长期发展规划，制定公司年度工作计划 3. 负责来访人员的接待，组织公司各种会议和其它重大活动 4. 负责对公司总经理指示和总经理办公会决议进行督办与落实 5. 负责文书、印章管理、合同审查及一般法律事务处理 6. 负责公司内部出差管理与支持、文件的打印、复印及办公设备的维修、养
•会议管理 •重大活动管理 •固定资产管理 •信息管理 •企业文化建设
办公室管理-会议管理
会议全过程
会议各环节
•确立会议 目的
•确立会议 议题
•会议时间 •参加人员 •会议要求
•确定会议 具体时间
•确定会议 地点
•通知参加 人员
•会场布置
•会议文件、 •会议纪录 材料准备 •拟定成文
•监督执行 •执行反馈
•提供数据接口 •保证分析工具自动化
•进行日常维护，保证信 息系统正常运转
企
理念建设
•公司理念的企业文化 的核心 •办公室负责公司的核 心价值观、企业哲学 等的提炼 •在实际工作中倡导这 种理念，将这种理念 逐渐灌输给员工 •在公司不断成长的过 程中，要注重随着内 外条件变化不断对企 业文化进行调整、更 新、丰富、发展
•
人生得意须尽欢，莫使金樽空对月。0 8:20:08 08:20:0 808:20 1/7/202 1 8:20:08 AM
•
做一枚螺丝钉，那里需要那里上。21. 1.708:2 0:0808:20Jan-2 17-Jan -21
•
日复一日的努力只为成就美好的明天 。08:20:0808:2 0:0808:20Thur sday , January 07, 2021
•办公室负责从公司理 念的贯彻、企业文化 建设的角度对制度进 行审核
•培训、刊物、发布网 络信息、组织员工活 动等载体是企业文化 建设的主要途径
•新员工培训及公司员 工企业文化培训中， 办公室要协助人力资 源部丰富培训内容， 由人力资源部负责实 施培训
•办公室负责公司内部 刊物发行、网络信息 发布、更新，倡导并 向员工灌输公司核心 价值观、经营哲学等
•参加会议人员准备 相应的文件、资料 •被指定人员进行会 议纪录并拟定成文 •相关人员监督实施 •董事会秘书负责组 织会议事宜 •参会人员准备相应 的资料、文件 •被制定人员进行会 议纪录并拟定成文
总经理
总经理级会议管理流程
办公室
办公室主任
提出会 议需要
审批
拟定会议 通知
下发
审核
否 合格
是
会议记录
•
每天都是美好的一天，新的一天开启 。21.1.7 21.1.70 8:2008:20:090 8:20:09 Jan-21
•
相信命运，让自己成长，慢慢的长大 。2021 年1月7 日星期 四8时20 分9秒 Thursday , January 07, 2021
•
爱情，亲情，友情，让人无法割舍。2 1.1.720 21年1 月7日星 期四8 时20分9 秒21.1. 7
相关人员工作
•活动负责人安排活 动进行的具体事项， 开展活动
•参加活动人员准备 相应的文件、资料 •根据办公室需要进 行相应配合
•参加人员做相应的 准备
各部门
部门需求 活动计划
重大活动组织流程
办公室主任
总经理
办公室
审核
是 同意
审批
否
是 同意
否
执行
办公室管理-固定资产及低值易耗品管理
预算
采购
•每年预算 期各部门在 规定期限内 向办公室提 交部门固定 资产及低值 易耗品需求 预算 •办公室审 核后，经总 经理批准后， 列入办公室 年度固定资 产低值易耗 品采购总预 算，报交财 务部
文书传真 网络管理 电脑维修 法律事务 行政秘书
战略规划委员会 技术中心
技术品管部
办公室
部门名称 办公室
上级：管理总监 拟设岗位： 办公室主任 法律顾问 电脑维护、网络维护 行政秘书 前台、文书、司机、清洁工
涉及流程名称： 重大活动组织流程 印章管理流程 计算机维修流程 文件借阅流程
职能： 负责为公司管理层提供决策支持，保证公司内部管
•由活动负责 人提出重大 活动申请
•填写“举办 重大活动申 请单”，注 明举办时间、 场所、参加 人员、事由、 食宿安排、 公车安排、 其他设备安 排等
•撰写活动计 划，报交办 公室
公司内部员工 活动
•各类庆祝活动、 旅游、聚餐等
办公室工作
• 确定活动场所 •根据需要，审核通知后发送至参加人员 •提供所需硬件设备，进行活动场所布置 •食宿安排、公车安排、礼品、娱乐等事项 安排 •协助解决活动中的意外事件 •根据部门需要提供相应的其他配合
•制定详细的活动计划 •确定活动时间、场所 •拟定通知，并发送至参加人员 •提供所需硬件设备，进行活动场所布置 •根据需要安排食宿、公车及其他所需车辆 •负责接待、礼品、娱乐等事项 •公司形象宣传资料制作 •负责解决活动中的意外事件 •活动后总结工作
•负责活动的全过程。确定活动时间、场所、 员工所需自备的物品等 •拟定通知，并发送至参加人员 •提供所需硬件设备，进行场所布置 •安排食宿、公车及其他车辆 •负责解决活动中的意外事件
•安排固定资 产购买财产 保险事宜
维修
•对投入使用 的固定资产 及低值易耗 品进行日常 的保养和维 修，最大限 度的延长固 定资产及低 值易耗品有 效使用寿命
•对所修理的 固定资产进 行修理情及 低值易耗品 况登记
盘点
报废、处理
•在年末由办 公室及财务 部联合在某 一固定时间 内进行固定 资产及低值 易耗品盘点， 保证及低值 易耗品帐实 相符
•
让自己更加强大，更加专业，这才能 让自己 更好。2 021年1 月上午 8时20 分21.1.7 08:20J anuary 7, 2021
•
这些年的努力就为了得到相应的回报 。2021 年1月7 日星期 四8时20 分9秒0 8:20:09 7 January 2021
•
科学，你是国力的灵魂；同时又是社 会发展 的标志 。上午8 时20分 9秒上 午8时20 分08:2 0:0921. 1.7
各环节负责人 会议发
起人
办公室
参加人 员
会议纪 录者
指定人
各类会议的管理
会议分类 提出申请
办公室工作
相关人员工作
总经理级会议
营销总监及以 下级会议 董事会会议
•由会议召 • 确定会议时间、地点
开人向办公 •拟定通知，并发送至参加人员
室提出召开 会议请求
•填写“会 议召开申请 单”，注明
•提供所需硬件设备，进行会场布置 •会议纪录 •会议纪录拟定成文，并通报执行 •监督相关部门会议决议的执行
办公室管理设计
•办公室组织结构 •办公室管理
办公室组织结构
•组织结构设计 •部门职责设计
监事会 财务规划委员会
管理中心
董事会 董事 长 总经理 营销中心
财务组织结构
投资管理部 人力资源部
财务部 办公室主任
成套部 美洲销售部 中东销售部 欧洲销售部 东南亚销售部 供应管理部 市场运作部
保洁员 司机
•
安全放在第一位，防微杜渐。21.1.721 .1.708:20:0808 :20:08J anuary 7, 2021
•
加强自身建设，增强个人的休养。202 1年1月 7日上 午8时20 分21.1. 721.1.7
•
精益求精，追求卓越，因为相信而伟 大。202 1年1月 7日星 期四上 午8时20 分8秒0 8:20:08 21.1.7
•办公室负责定期组织 开展员工活动，通过 活动的形式宣传、推 广、深化企业文化， 增强员工对公司文化 的认同感
•树立榜样人物是企业 文化建设的主要方法
•树立典型人物，号召 全体员工向榜样看齐。 定期评选优秀员工， 并给予优秀员工精神 与物质的双重奖励。
•宣传优秀事迹，将企 业精神深入人心。
•
生活中的辛苦阻挠不了我对生活的热 爱。21. 1.721.1. 7Thurs day , January 07, 2021
办公室
管理总监
总经理
审批签字
审批签字
签字
财务部
询价采购
审核
审批
付款记账
固定资产卡片 确认后领用
注：2000元以上
计算机等办公设备维修流程
申请部门
维修申请
硬件维护员
检查
办公室主任
处理方案 否
权限 是
维修 维修登记
审批 同意 是
维修反馈表
办公室管理-信息系统管理
信息相关部门
•提出信息需求内容、框架
数据库建立 •协助进行信息条定义
拟定成文
文件下发 监督执行
各部门
准备相关材料
办公室管理-重大活动管理
重大活动分类 提出申请
以部门为主的 活动
•销售部门、供应管 理部客户来访等
•财务部接待相关的 机构检查等
•人力资源部开展的 在公司进行的培训 等
•其他部门活动
以公司为主的 活动
•接待相关单位、 上级单位来访
•与新闻媒体的接 触
•其他活动
谢谢大家！