企业档案工作目标管理的思考

企业档案工作目标管理的思考

发表时间：2010-07-26T11:16:31.217Z 来源：《中小企业管理与科技》2010年4月上旬刊供稿作者：刘丽平[导读] 2006年以来，中平能化集团在省、市档案局领导组织下，深入开展了企业档案工作目标管理复查认证活动。刘丽平（中平能化集团）

摘要：2006年以来，中平能化集团在省、市档案局领导组织下，深入开展了企业档案工作目标管理复查认证活动。文章紧紧围绕目标管理活动中发现的问题、如何更好地开展目标管理工作这一主题，针对突出问题，展开探讨和研究，理论结合工作实际，期望能改进企业档案工作目标管理活动，使企业档案工作能更好、更快地发展。关键词：企业档案目标管理问题

0 引言

根据国家及省、市档案局要求，2006年以来，中平能化集团深入开展了企业档案工作目标管理复查认定工作，同时，根据省档案局创建“河南省档案工作示范单位”精神，制定了集团本部创建示范单位方案，该方案共涉及46个需复查认证或申报档案管理先进单位。几年来，共有14个单位通过了考评认证。作为集团档案业务主管部门，负有对基层档案业务的指导职能，有幸陪同考评组参加了考评。在考评活动中，我深切感受到了考评组专家严谨认真、忘我的工作作风和企业领导及档案人员力争达标的工作热情，但同时也发现考评活动及考评标准存在的一些问题，在此提出，希望引起同行的共鸣。

1 档案管理作为企业一项基本的管理活动，没有得到企业领导足够的重视

由于档案事业直观消费和隐性效益的特点，不像生产经营、安全等问题直接关系企业的生存和发展，在企业整个管理系统中始终是个辅助环节，配角地位决定了档案工作很难引起较短任期领导的重视，认为档案工作没什么可干的，只要不出事就行，致使在人、财、物方面供给不足，不仅不能保证档案工作的正常进行，而且阻碍了档案事业的发展。

由于国有企业管理体制上的一些特性，企业领导实行任期制，在一个单位干上几年就会被调到其他单位，加上档案工作本身的性质，往往不被企业领导所重视。在考评活动中，虽然被查单位有关领导和档案人员都在尽心尽力地为顺利通过复查而加班加点、辛勤工作，但我发现他们大多是在为应付检查而作表面文章。集中表现在组织管理中的文件、文字材料部分，业务建设中的编研和设施设备，因为平时没有做好或者根本没有去做这些基础工作，为了能够顺利“过关”，仓促组织人员补“文件”、编“编研”、购“设备”，检查过后，不用说那些临时编写的“编研成果”没有什么实际利用价值，就连那些随时可用的空调器等库房防护设备也被挪作它用，“过关”之后，工作照旧，难以达到考评活动的初衷。

2 《企业档案工作目标管理考评标准》可操作性不强

在标准制定上，《企业档案工作目标管理考评标准》（以下简称《考评标准》）把国家一级、国家二级、省（部）级三个级别合在一起，一个标准，不同分数，这样，就给实际操作带来一定的难度。比如，某单位申报的是省（部）级，考评认定时却要用满分制标准来衡量，虽然最后得分只要求达到70分，但在考评组下达的整改意见中提出的却是达到100分的整改要求，致使基层单位反响强烈，抱怨颇多：面对如此严格的要求，简直无所适从，即使达到了申报的省（部）级70分的标准，问题还是提了一大堆，心情一点不比没有通过复查的单位轻松，更没有什么“成就感”，也就激不起申报单位及档案人员的积极性。

笔者私下认为，《科学技术事业单位档案管理升级标准》在制定上就十分可取，国家一级、国家二级、省（部）级分别有不同的标准，申报哪个级别就对照哪个标准，对考评组成员可以按照不同标准评定，增强标准的可操作性，对申报单位可以对照所申报的级别进行自查、整改，避免了无所适从。

3 《考评标准》中“一票否决权”未能充分利用

《考评标准》在制定时有带*号的必达项，这些是对企业档案工作的基本要求，具有“一票否决权”。在实际考评时，考评组对此标准的把握不是太严格，只是把握了总分，总分达到某一级别就可晋升相应等级，而没有严格行使带*项的“一票否决权”，这虽然体现了档案行政管理部门对企业的宽容和关心，但也在无意中给某些单位提供了“钻空子”的机会。因此，建议档案行政管理部门在考评时既要看总分，又要看必达项是否真正达标。果真能如此，那些平时没有做好基础业务工作的单位就无法再钻用硬件设备充分数的“空子”，也就不会出现那些“金玉其外、败絮其中”的所谓“空壳”先进单位了。

4 企业档案工作目标管理考评不能充分调动有关人员的积极性

为提高企业档案工作整体水平，更好地为企业发展和经济建设服务，国家档案局根据《中华人民共和国档案法》及有关法规，制定了《企业档案工作目标管理办法》（以下简称《管理办法》），对成立五年以上的企业，在单位自愿提出申请的情况下，国家依不同等级进行相应考评，对通过考评认证的企业及有关人员颁发相应等级荣誉证书。

这虽在一定程度上有了奖励机制，但并没有建立真正的奖罚体制：对积极申报、通过考评的单位，只是发个证书，没有其他的奖励措施及政策，不能充分调动单位的申报热情；没通过复查认证的单位，只是要求其限期整改，最多是降低或收回证书，没有其他的惩罚措施；而对不申报的单位也更是放任自流，不管不问。

由于《管理办法》本身“奖勤罚懒”体制不健全，致使很多单位认为申报不申报一个样，申报通过考评了，以后隔三差五还要被“复查”，反而“事多”，不申报却“没恁多事”，因而缺乏动力，没有申报的积极性、主动性。根据中平能化集团的情况来看，现有目标管理先进单位，除一个是在基建项目竣工验收的同时申报达到省级先进，其他都是在企业升级或创建示范院校时要求档案工作必须达到相应等级才申报通过的。

5 档案行政管理部门执法检查力度不够，致使目标管理考评缺少保障体系

因为《管理办法》本身没有对应申报而未申报单位的惩罚措施，作为档案行政管理部门的执法检查应该成为督促企业达标的有力保障，但现实的情况是各级档案行政管理部门由于人员少等种种原因，导致档案执法检查力度普遍不够，往往只对曾达标单位或档案工作较好的单位进行执法检查，对没达标或档案工作不好的单位顾及不到，这样做的后果只能是“两极分化”：好的越来越好，差的越来越差。好多单位档案工作长年处于没人管没人问的自由散漫状态，不知道档案工作该如何开展，档案收集、整理、开发利用等基础工作很不扎实，档案标准化建设严重滞后，档案信息不能满足企业发展的需要，给企业的生产建设和经营活动造成不良影响，企业的经营形势不好反过来又影响了对档案工作的投入，因而形成了恶性循环。