现代文员实务技巧培训(PPT课件)
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适应文员职业所必须具备的心理特征，就是文员的 心理素质。
a)完善的人格 b)坚强的意志 c)平衡的心态 d)随和的性格 e)广泛的兴趣 f) 良好的动机
3.现代文员的职业道德 Ø道德的概念 社会意识型态，是人们调整自身及相互关系的思想
意识和行为准则。
Ø职业道德 人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的
小结：兼具专业与独立的疯狂“打杂”
。普通文员是迈向高级白领的必经之路 。
二、现代文员工作的内容
简而言之：处理事务、操作实务 1.现代文员工作的范围和内容 （1）我国文员涉及或部分涉及的工作 Ø文书撰写 Ø文书制作 Ø文书处理 Ø档案管理 Ø会议服务
Ø信息资料 Ø信访工作 Ø接待工作 Ø日程安排 Ø日常事务 Ø办公室管理 Ø领导临时交办的其他事项
各种各样的“文员”
跟单文员 人事文员
行Байду номын сангаас文员 销售文员
文控文员
一、现代文员工作的基本概念
Ø广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员” 。
1.现代文员的职业定位 a)从事文书制作与管理的工作 b)特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作
内容扩大化 c)与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员
2.现代文员工作的特点 Ø工作方式：处理信息和事务 Ø特点 a)服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众 b)专业性 c)主动性 d)繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑
学科知识
Ø能力结构：一般能力、专业能力
a)观察能力：善于观察，做有心人 b)记忆能力 c)分析判断能力 d)应变能力
a)表达能力 b)办事能力 c)公关社交能力 d)处理信息能力 e)办公设备操作能力
2.文员的心理素质 心理素质：非智力结构，在社会环境和社会时间中
形成和发展的人自身表现出来的稳定的、经常性 的心理特征。
（2）我国外资企业、合资企业文员的工作 Ø办公室环境的布置与整理 Ø通讯事务、电话、信函与邮件处理 Ø执行领导交办事项 Ø照料领导身边的琐事 Ø接待宾客和员工来访 Ø记录领导指令及会谈、会议内容 Ø打印文稿及表格 Ø收集和整理各种信息 Ø保管办公室设备及用品 Ø外出办事
2.现代文员的职业权限 （1）正确认知、摆正位置 （2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的权力 （3）防止和克服“越位” Ø决策越位 Ø表态越位 Ø工作越位 Ø答复越位 Ø社交越位
现代文员实务技巧
第一章 现代文员的工作
现代文员工作的基本概念
1 文员是做什么的？ 2 举出几个你所能想到的“文员”
文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作 3. 负责办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作
Tips
好记性不如烂笔头 切忌自作聪明，以免弄巧成拙
3）请示与汇报方法 u 重大事，政策事、需授权之事，要书面请示，以
备日后查证。 u 一般事、事务性的事、疑难事，用口头请示 u 紧急事，先作口头请示，及时办理，再补上书面
请示，留档备查 u 请示要对口 u 请示要单一，一文一事
u 汇报，要简明扼要 u 汇报，要让领导及时了解下情，随时作出指导 u 主动汇报要分轻重缓急 u 汇报可以口头也可以书面
1）优先顺序方法 u 以工作的重要程度来划分 u 以紧急程度和重要程度来划分（应该做的事） 重要且紧急的事 紧急但不重要的 重要但不紧急 虽然有价值，但既不重要也不紧急的
2）接受委派方法 u 了解任务的重要性 u 了解任务的要求 u 确认职权范围：什么可以做，什么不可以做 u 了解完成任务的期限 u 确认理解 u 过程中的检查
4）计划与总结方法 u 计划，要制定得科学、明确 u 工作次序，要分清轻重缓急，有条理地进行，留
有余地 u 做好时间管理 u 总结要肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教
训
5）变通与挡驾方法 变通？要灵活 挡驾？要注意方式方法 前提与基础：了解你为谁而工作？
6）分工与协作方法 u 明确分工 u 服从安排，做好本职 u 善于合作 u 谦虚谨慎－－态度
小结：不该说的话，不要说；不该问的 问题，不要问；不该你知道的事情，不 要好奇！
做好本职工作，安分守己。
三、现代文员工作的原则和方法
1.现代文员工作的指导原则 ü准确：工作质量 ü高效：工作效率 ü保密：工作要求；守口如瓶 ü实事求是：工作准则
2.现代文员的工作方法 Ø优先顺序方法 Ø接受委派方法 Ø请示与汇报方法 Ø计划与总结方法 Ø变通与挡驾方法 Ø分工与协作方法
分工合作要领：不要犯错时，只懂明哲保身；出成 果时，分一杯羹。要与同事“有福同享，有难同 当”
四、现代文员的职业素养
素养的概念 知识结构、能力结构、心理素质、职业道德
1.文员的知识与能力结构 Ø知识结构 a)基础知识：人文社科基础、自然科学基础 b)专业知识：文员专业知识、所在行业专业知识 c)相关知识：社会背景知识、管理学科知识、新兴
谢谢 !
1.从以往的选文看，高考虽说回避社 会的焦 点和热 点问题 ，但倡 导并弘 扬真善 美是永 恒的时 代主题 ，结合 当前反 腐倡廉 和社会 舆论看 ，对忠 臣廉吏 的价值 判断依 然会影 响高考 文言文 的选文 。 2.可以根据上句或下句推导提醒。内 容提示 的默写 ，可先 在头脑 中默背 有关内 容，选 取与提 示相对 应的内 容默写 。如果 默写的 内容印 象不深 ，可先 记得几 个字默 写几个 字，暂 时放过 ，后面 记起来 了再默 写。 3.一般而言，课外文言文阅读文段都 会给出 标题。 同学们 要留意 并仔细 分析文 段的标 题。因 为大部 分标题 本身就 概括了 文言文 的主要 内容。 理解题 目可以 帮助自 己理解 材料的 内容， 从而正 确答题 。 4.课外文言文阅读问题设计有三种类 型即词 语解释 题、句 子翻译 题和内 容理解 题。对 于不同 的题目 则采用 不同的 解题方 法. 5.首先，能够读懂文章，理清文章的 思路， 把握文 章层次 之间的 关系， 并且能 够概括 出文章 各个层 次的含 义。其 次，能 够抓住 文章的 关键语 句，概 括文章 的要点 ，把握 文章的 主旨。 在答题 之前我 们要结 合注释 ，疏通 文意， 读懂语 段。 6.赫鲁晓夫因退一步成就了自己，卡 耐基因 退一步 获得友 谊，由 此可见 ，退一 步不但 给他人 留下一 片天地 ，同时 也给自 己留下 了更宽 阔的天 地。退 一步不 仅表现 了对他 人一份 爱，更 表现了 自己对 自己的 爱，这 种爱已 经超出 了人与 人的界 限，于 社会每 一个角 落中显 示着它 的力量 。 7.阳光总在风雨后，不管失败还是痛 苦，我 们如果 能快乐 地笑一 笑，高 歌生活 多么好 ，蓝天 白云多 么美， 那我们 就会获 得微笑 的幸福 ，甚至 能拥有 金灿灿 的硕果 。朋友 ，为了 生活更 加美好 ，快快 亮出你 的笑容 吧！ 8.社会性是人的本质属性。社会参与 ，重在 强调能 处理好 自我与 社会的 关系， 养成现 代公民 所必须 遵守和 履行的 道德准 则和行 为规范 ，增强 社会责 任感， 提升创 新精神 和实践 能力， 促进个 人价值 实现， 推动社 会发展 进步， 发展成 为有理 想信念 、敢于 担当的 人。 1、乐学善学重点是能正确认识和理解 学习的 价值， 具有积 极的学 习态度 和浓厚 的学习 兴趣;能养成 良好的 学习习 惯，掌 握适合 自身的 学习方 法;能自 主学习 ，具有 终身学 习的意 识和能 力等。
总和。
Ø现代文员职业道德的内容 ①忠于职守，自觉履行各项职责－主要规范 ②细致严谨，善于合作－职业习惯 ③兢兢业业，甘当无名英雄－埋头苦干 ④谦虚谨慎，办事公道，热情服务－美德 ⑤遵纪守法，廉洁奉公－重要保证 ⑥恪守信用，严守机密 ⑦实事求是，勇于创新 ⑧刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 ⑨钻研业务，掌握文员工作各项技能
a)完善的人格 b)坚强的意志 c)平衡的心态 d)随和的性格 e)广泛的兴趣 f) 良好的动机
3.现代文员的职业道德 Ø道德的概念 社会意识型态，是人们调整自身及相互关系的思想
意识和行为准则。
Ø职业道德 人们在一定的职业活动范围内所遵守的行为规范的
小结：兼具专业与独立的疯狂“打杂”
。普通文员是迈向高级白领的必经之路 。
二、现代文员工作的内容
简而言之：处理事务、操作实务 1.现代文员工作的范围和内容 （1）我国文员涉及或部分涉及的工作 Ø文书撰写 Ø文书制作 Ø文书处理 Ø档案管理 Ø会议服务
Ø信息资料 Ø信访工作 Ø接待工作 Ø日程安排 Ø日常事务 Ø办公室管理 Ø领导临时交办的其他事项
各种各样的“文员”
跟单文员 人事文员
行Байду номын сангаас文员 销售文员
文控文员
一、现代文员工作的基本概念
Ø广义：凡是办公室的工作人员，均称为“文员” 。
1.现代文员的职业定位 a)从事文书制作与管理的工作 b)特点：工作程序简单化、工作手段事务化、工作
内容扩大化 c)与秘书的区别：有私人秘书，但无私人文员
2.现代文员工作的特点 Ø工作方式：处理信息和事务 Ø特点 a)服务性：服务领导、服务企业/组织、服务公众 b)专业性 c)主动性 d)繁杂性：各个方面、各个层次、八面玲珑
学科知识
Ø能力结构：一般能力、专业能力
a)观察能力：善于观察，做有心人 b)记忆能力 c)分析判断能力 d)应变能力
a)表达能力 b)办事能力 c)公关社交能力 d)处理信息能力 e)办公设备操作能力
2.文员的心理素质 心理素质：非智力结构，在社会环境和社会时间中
形成和发展的人自身表现出来的稳定的、经常性 的心理特征。
（2）我国外资企业、合资企业文员的工作 Ø办公室环境的布置与整理 Ø通讯事务、电话、信函与邮件处理 Ø执行领导交办事项 Ø照料领导身边的琐事 Ø接待宾客和员工来访 Ø记录领导指令及会谈、会议内容 Ø打印文稿及表格 Ø收集和整理各种信息 Ø保管办公室设备及用品 Ø外出办事
2.现代文员的职业权限 （1）正确认知、摆正位置 （2）在职务许可的范围内，充分发挥自己的权力 （3）防止和克服“越位” Ø决策越位 Ø表态越位 Ø工作越位 Ø答复越位 Ø社交越位
现代文员实务技巧
第一章 现代文员的工作
现代文员工作的基本概念
1 文员是做什么的？ 2 举出几个你所能想到的“文员”
文员（会议、文书、印信、档案、接待、宣传栏、文件报纸收发）工作职责： 1. 接听、转接电话；接待来访人员。 2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密工作，做好办公室档案收集、整理工作 3. 负责办公室的清洁卫生。 4. 做好会议纪要。 5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志的分送。 6. 负责传真件的收发工作。 7. 负责办公室仓库的保管工作，做好物品出入库的登记。 8. 做好公司宣传专栏的组稿。 9. 按照公司印信管理规定，保管使用公章，并对其负责。 10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记，并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。 11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。 12. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善员工人事档案的管理，严格借档手续。 13 社会保险的投保、申领。 14 统计每月考勤并交财务做帐，留底。 15 管理办公各种财产,合理使用并提高财产的使用效率,提倡节俭。 16. 接受其他临时工作
Tips
好记性不如烂笔头 切忌自作聪明，以免弄巧成拙
3）请示与汇报方法 u 重大事，政策事、需授权之事，要书面请示，以
备日后查证。 u 一般事、事务性的事、疑难事，用口头请示 u 紧急事，先作口头请示，及时办理，再补上书面
请示，留档备查 u 请示要对口 u 请示要单一，一文一事
u 汇报，要简明扼要 u 汇报，要让领导及时了解下情，随时作出指导 u 主动汇报要分轻重缓急 u 汇报可以口头也可以书面
1）优先顺序方法 u 以工作的重要程度来划分 u 以紧急程度和重要程度来划分（应该做的事） 重要且紧急的事 紧急但不重要的 重要但不紧急 虽然有价值，但既不重要也不紧急的
2）接受委派方法 u 了解任务的重要性 u 了解任务的要求 u 确认职权范围：什么可以做，什么不可以做 u 了解完成任务的期限 u 确认理解 u 过程中的检查
4）计划与总结方法 u 计划，要制定得科学、明确 u 工作次序，要分清轻重缓急，有条理地进行，留
有余地 u 做好时间管理 u 总结要肯定成绩，得出经验，找出不足，吸取教
训
5）变通与挡驾方法 变通？要灵活 挡驾？要注意方式方法 前提与基础：了解你为谁而工作？
6）分工与协作方法 u 明确分工 u 服从安排，做好本职 u 善于合作 u 谦虚谨慎－－态度
小结：不该说的话，不要说；不该问的 问题，不要问；不该你知道的事情，不 要好奇！
做好本职工作，安分守己。
三、现代文员工作的原则和方法
1.现代文员工作的指导原则 ü准确：工作质量 ü高效：工作效率 ü保密：工作要求；守口如瓶 ü实事求是：工作准则
2.现代文员的工作方法 Ø优先顺序方法 Ø接受委派方法 Ø请示与汇报方法 Ø计划与总结方法 Ø变通与挡驾方法 Ø分工与协作方法
分工合作要领：不要犯错时，只懂明哲保身；出成 果时，分一杯羹。要与同事“有福同享，有难同 当”
四、现代文员的职业素养
素养的概念 知识结构、能力结构、心理素质、职业道德
1.文员的知识与能力结构 Ø知识结构 a)基础知识：人文社科基础、自然科学基础 b)专业知识：文员专业知识、所在行业专业知识 c)相关知识：社会背景知识、管理学科知识、新兴
谢谢 !
1.从以往的选文看，高考虽说回避社 会的焦 点和热 点问题 ，但倡 导并弘 扬真善 美是永 恒的时 代主题 ，结合 当前反 腐倡廉 和社会 舆论看 ，对忠 臣廉吏 的价值 判断依 然会影 响高考 文言文 的选文 。 2.可以根据上句或下句推导提醒。内 容提示 的默写 ，可先 在头脑 中默背 有关内 容，选 取与提 示相对 应的内 容默写 。如果 默写的 内容印 象不深 ，可先 记得几 个字默 写几个 字，暂 时放过 ，后面 记起来 了再默 写。 3.一般而言，课外文言文阅读文段都 会给出 标题。 同学们 要留意 并仔细 分析文 段的标 题。因 为大部 分标题 本身就 概括了 文言文 的主要 内容。 理解题 目可以 帮助自 己理解 材料的 内容， 从而正 确答题 。 4.课外文言文阅读问题设计有三种类 型即词 语解释 题、句 子翻译 题和内 容理解 题。对 于不同 的题目 则采用 不同的 解题方 法. 5.首先，能够读懂文章，理清文章的 思路， 把握文 章层次 之间的 关系， 并且能 够概括 出文章 各个层 次的含 义。其 次，能 够抓住 文章的 关键语 句，概 括文章 的要点 ，把握 文章的 主旨。 在答题 之前我 们要结 合注释 ，疏通 文意， 读懂语 段。 6.赫鲁晓夫因退一步成就了自己，卡 耐基因 退一步 获得友 谊，由 此可见 ，退一 步不但 给他人 留下一 片天地 ，同时 也给自 己留下 了更宽 阔的天 地。退 一步不 仅表现 了对他 人一份 爱，更 表现了 自己对 自己的 爱，这 种爱已 经超出 了人与 人的界 限，于 社会每 一个角 落中显 示着它 的力量 。 7.阳光总在风雨后，不管失败还是痛 苦，我 们如果 能快乐 地笑一 笑，高 歌生活 多么好 ，蓝天 白云多 么美， 那我们 就会获 得微笑 的幸福 ，甚至 能拥有 金灿灿 的硕果 。朋友 ，为了 生活更 加美好 ，快快 亮出你 的笑容 吧！ 8.社会性是人的本质属性。社会参与 ，重在 强调能 处理好 自我与 社会的 关系， 养成现 代公民 所必须 遵守和 履行的 道德准 则和行 为规范 ，增强 社会责 任感， 提升创 新精神 和实践 能力， 促进个 人价值 实现， 推动社 会发展 进步， 发展成 为有理 想信念 、敢于 担当的 人。 1、乐学善学重点是能正确认识和理解 学习的 价值， 具有积 极的学 习态度 和浓厚 的学习 兴趣;能养成 良好的 学习习 惯，掌 握适合 自身的 学习方 法;能自 主学习 ，具有 终身学 习的意 识和能 力等。
总和。
Ø现代文员职业道德的内容 ①忠于职守，自觉履行各项职责－主要规范 ②细致严谨，善于合作－职业习惯 ③兢兢业业，甘当无名英雄－埋头苦干 ④谦虚谨慎，办事公道，热情服务－美德 ⑤遵纪守法，廉洁奉公－重要保证 ⑥恪守信用，严守机密 ⑦实事求是，勇于创新 ⑧刻苦学习，努力提高思想、科学文化素质 ⑨钻研业务，掌握文员工作各项技能