业务招待费控制方案
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控制业务招待费方案
1. 业务招待费控制关键
业务招待费是指企业为业务经营的合理需要,招待公司客户、政府部门及其他相关人员的支出,包括宴请、赠送礼品和其他活动等。
业务招待费控制的关键点如下:
(1) 规范不同额度费用的审批流程,防止不必要的超支。
(2) 按照月度分解预算定期考核,超额费用由超额部门负责人承担。
(3) 与性价比比较好的酒店、航空公司、饭店签订长期合作合同。
(4) 根据招待对象的级别和业务的重要程度,确定赠送礼品的标准。
2. 控制超支费用
(1) 根据月度分解超支的业务接待费,由部门领导承担。
(2) 任何接待的开支不得背离公司经营上的目的与要求。
(3) 各成员企业及项目组可参照本方案,结合企业特点制定本单位公关接待管理办法,上报行政部备案。
(4) 未按照公司标准进行接待工作从而造成负面影响或严重损失的,除追究直接责任人责任外,还将按照过失责任对有关人员进行处罚。
3. 规范接待费用的报销程序
(1 ) 预算内的业务招待费用,凭取得的正式票据,由经手人签字,注明活动性质、参加人数,报部门总经理审批,经助理总裁(含)以上的各主管领导签字,财务总监核准后予以报销。
(2) 子公司的业务招待费则要由总经理助理(含)以上的各主管领导签字、财务总监(或财务经理)核准后予以报销。
(3) 公司开展各类业务应酬活动,必须按规定开支。
(4) 在公司区域内用餐招待客人,必须安排在公司定点或签约酒店。
(5) 活动完成后,活动负责人应填写费用报销单,将活动发生的各项费用发
票按时间顺序均匀地粘贴在一起,附上“业务招待费申请审批单",经有审批权限的领导审批后方可报销。
4. 控制礼品费用
(1) 礼品由需求部门和综合管理部共同采购。
(2) 综合管理部建立礼品领用台账,由各部门签字后核发。
(3) 交际活动中的礼品由综合管理部统一采购,各部门凭"业务招待费申请
审批单"报综合管理部。
(4) 如有特殊情况各部门需单独购买礼品,必须获得综合管理部经理的授权,事后到综合管理部补办登记领用手续,方可报销。
5. 超额业务招待费用的管理
(1) 业务招待费依据地区全年净分段限额提取一定的比例。
(2) 超出预算的业务招待费用一般不予开支,如有特殊情况,须经集团总裁
签字、财务总监核准后予以报销。
(3) 对于预算在 1000 元以上的业务招待费,要填写“业务招待费用申请单”,提前向其上级主管申请。
(4) 如业务招待费超过经审批的"业务招待费用申请单”的预算,不予报销。
6. 其他控制措施
(1) 对重要客户应该设立接待卡,详细记载其嗜好、兴趣与特点。
(2) 付款采用月结的方式,减少因税务增加的费用。
(3) 负责接待的员工,需要充分考虑和认清接待的目的和接待的方法,合理
接待,有效使用经费。
业务招待费用申请单
编号:填报日期:
年月日
业务招待费申请审批单
申请日期:年月日
通信费费用报销单
编号:填表日期:年月日。