秘书工作机构的职能与工作
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第三章 秘书工作机构的职 能与工作要求
秘书工作机构设置原则 组织形式、性质 工作原则和工作要求 秘书机构的管理
办公室的分合
某党校党委办公室和校长办公室原来是两套班子， 后来党委书记退休，原校长兼任了党委书记，为 了让秘书部门提供所谓“一元化服务”，通过必 要的程序将党委办公室和校长办公室两个秘书机 构合二为一，改名“××大学办公室”。但是三 年以后，该校主要领导调整，新一届党委书记和 校长又分别由两个人担任，于是校领导又决定将 秘书部门分为党委办公室和校长办公室两个秘书 机构。
第四节 秘书部门和人员的管理
一、秘书部门和秘书人员的管理内容和要求 部门职责 岗位责任 工作程序和工作方法 信息系统办公自动化
第四节 秘书部门和人员的管理
二、秘书人员的自我管理
工作管理：明确工作计划、区分轻重缓急 行为管理：语言、举止、态度 时间管理：科学合理的利用时间 环境管理：整洁美观
思考题： 1、讨论此校的做法是否妥当？ 2、如果学校的做法不妥当，这一合一分违反了秘书机构设置的什么原则？ 3、讨论这种做法会对秘书部门的正常工作造成哪些干扰，会对整个学校的管
理工作造成哪些不利影响？
第一节 秘书工作机构的设置
一、秘书工作机构的设置原则
适应性原则: 适应领导工作的需要。法人单位必须设置秘书部门。 精简性原则: 减少层次 高效性原则： 办事效率高 稳定性原则： 相对稳定
四川省政府办公厅机构设置情况 11个内设机构
办 公 室 综合秘书处 秘书一处 秘书二处 秘书三处 秘书四处 电子政务处 保卫处 行政财务处 人事处 离退休人员工作处
省政府应急管理办公室 省政府督查室 省政府信息公开办公室 省政府口岸办公室 机关 党委 4个行政机构
省政府研究室 省政府金融办公室 省政府参事室省政府政务服务中心
秘书机构组织形式： 分理制 综理制
第二节 秘书机构的地位与作用
二、秘书工作机构的性质
1、机密性 2、辅助性 3、综合性 4、服务性
第三节 秘书机构的职能与工作要求
一、秘书机构的职能 (P54)
（一）助手职能：受领导安排，代行工作 （二）参谋职能：为决策提供信息，为工作制定方案 （三）枢纽职能：沟通上下，协调左右 （四）协调职能：消除隔阂，调整关系，统一协调 （五）保密职能：保守机密、保护隐私 （六）公关职能：广结良缘，内求团结，外求发展
学校办Hale Waihona Puke Baidu室秘书机构设置图
党委办公室 学校办公室
秘书科
综合科
机要室
四川省人民政府办公厅机构设置及职责 党委办公室、学校办公室职责
二、秘书机构的名称与组织形式
秘书机构名称： （一）狭义的秘书部门 机关（首长）+办公厅（室）或者秘书（局、处、科、股） （以“秘书”命名
的机构） （二）广义秘书部门 国务院研究室、四川省政府研究室、省政府参事室、政策研究室……（不以
“秘书”命名却从事秘书性质工作的机构） （三）临时秘书部门
二、秘书机构的名称与组织形式
第三节 秘书机构的职能与工作要求
三、秘书工作机构成员 （一）秘书机构成员不同层次的要求 高、中、基层要求不同，主要是侧重点不同：理论政策
修养、组织管理、协调、预测决策、文字表达；思想修 养专业知识、听写阅读、口头表达和会活动能力；职业 道德；基础知识、文字、技术能力，使用维护办公室器 械能力。 （二）秘书机构成员的群体优化 秘书群体优化应遵从“异质结合、求同存异”的原则； 秘书群体优化应遵循“合理分工，密切合作”的原则；
第三节 秘书机构的职能与工作要求
二、秘书工作机构的原则与要求
（一）明确职责、权限、目标、任务 （二）制定秘书工作的各项制度和标准 （三）分清主次、有条不紊 （四）科学的安排工作程序 （五）准确细致，切实无误 （六）迅速果断，讲求实效 （七）忠于职守，安于职分 （八）加强教育、管理，不断提高素质和能力
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第三章 秘书工作机构的职 能与工作要求
秘书工作机构设置原则 组织形式、性质 工作原则和工作要求 秘书机构的管理
办公室的分合
某党校党委办公室和校长办公室原来是两套班子， 后来党委书记退休，原校长兼任了党委书记，为 了让秘书部门提供所谓“一元化服务”，通过必 要的程序将党委办公室和校长办公室两个秘书机 构合二为一，改名“××大学办公室”。但是三 年以后，该校主要领导调整，新一届党委书记和 校长又分别由两个人担任，于是校领导又决定将 秘书部门分为党委办公室和校长办公室两个秘书 机构。
第四节 秘书部门和人员的管理
一、秘书部门和秘书人员的管理内容和要求 部门职责 岗位责任 工作程序和工作方法 信息系统办公自动化
第四节 秘书部门和人员的管理
二、秘书人员的自我管理
工作管理：明确工作计划、区分轻重缓急 行为管理：语言、举止、态度 时间管理：科学合理的利用时间 环境管理：整洁美观
思考题： 1、讨论此校的做法是否妥当？ 2、如果学校的做法不妥当，这一合一分违反了秘书机构设置的什么原则？ 3、讨论这种做法会对秘书部门的正常工作造成哪些干扰，会对整个学校的管
理工作造成哪些不利影响？
第一节 秘书工作机构的设置
一、秘书工作机构的设置原则
适应性原则: 适应领导工作的需要。法人单位必须设置秘书部门。 精简性原则: 减少层次 高效性原则： 办事效率高 稳定性原则： 相对稳定
四川省政府办公厅机构设置情况 11个内设机构
办 公 室 综合秘书处 秘书一处 秘书二处 秘书三处 秘书四处 电子政务处 保卫处 行政财务处 人事处 离退休人员工作处
省政府应急管理办公室 省政府督查室 省政府信息公开办公室 省政府口岸办公室 机关 党委 4个行政机构
省政府研究室 省政府金融办公室 省政府参事室省政府政务服务中心
秘书机构组织形式： 分理制 综理制
第二节 秘书机构的地位与作用
二、秘书工作机构的性质
1、机密性 2、辅助性 3、综合性 4、服务性
第三节 秘书机构的职能与工作要求
一、秘书机构的职能 (P54)
（一）助手职能：受领导安排，代行工作 （二）参谋职能：为决策提供信息，为工作制定方案 （三）枢纽职能：沟通上下，协调左右 （四）协调职能：消除隔阂，调整关系，统一协调 （五）保密职能：保守机密、保护隐私 （六）公关职能：广结良缘，内求团结，外求发展
学校办Hale Waihona Puke Baidu室秘书机构设置图
党委办公室 学校办公室
秘书科
综合科
机要室
四川省人民政府办公厅机构设置及职责 党委办公室、学校办公室职责
二、秘书机构的名称与组织形式
秘书机构名称： （一）狭义的秘书部门 机关（首长）+办公厅（室）或者秘书（局、处、科、股） （以“秘书”命名
的机构） （二）广义秘书部门 国务院研究室、四川省政府研究室、省政府参事室、政策研究室……（不以
“秘书”命名却从事秘书性质工作的机构） （三）临时秘书部门
二、秘书机构的名称与组织形式
第三节 秘书机构的职能与工作要求
三、秘书工作机构成员 （一）秘书机构成员不同层次的要求 高、中、基层要求不同，主要是侧重点不同：理论政策
修养、组织管理、协调、预测决策、文字表达；思想修 养专业知识、听写阅读、口头表达和会活动能力；职业 道德；基础知识、文字、技术能力，使用维护办公室器 械能力。 （二）秘书机构成员的群体优化 秘书群体优化应遵从“异质结合、求同存异”的原则； 秘书群体优化应遵循“合理分工，密切合作”的原则；
第三节 秘书机构的职能与工作要求
二、秘书工作机构的原则与要求
（一）明确职责、权限、目标、任务 （二）制定秘书工作的各项制度和标准 （三）分清主次、有条不紊 （四）科学的安排工作程序 （五）准确细致，切实无误 （六）迅速果断，讲求实效 （七）忠于职守，安于职分 （八）加强教育、管理，不断提高素质和能力